Vytvořit požadavek na nabídku

Platí pro: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Toto téma vysvětluje, jak vytvořit požadavek na nabídku (RFQ).

Tato úloha je součástí většího procesu

Následující obrázek znázorňuje celý proces vytváření RFQ, její zpřístupnění pro dodavatele a vyhodnocení nabídek vrácených od dodavatelů. Tento postup popisuje číslované kroky.

Požadavky

Následující tabulka zobrazuje požadavky, které musí být splněny, než začnete.

1. Připravte výchozí pole v RFQ

Kromě informací o zboží nebo službách, u kterých podáváte nabídky, obsahuje RFQ informace o samotné objednávce. Například můžete zadat požadavky na dodání a umožnit podávání nabídky pouze pro pozvané konkrétní dodavatele. Tyto informace můžete zadat ve formuláři Nový požadavek na nabídku.

Při přípravě počátečních polí v RFQ postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Zásobování a zdroje > Společné > Požadavky na nabídky > Všechny požadavky na nabídky.

2. V části Podokno akcí, na kartě Nabídka klikněte na Požadavek na nabídku.

3. Ve formulář Nový požadavek na nabídku vyberte z následujících možností položku Typ nákupu:

   • Nákupní objednávka – Dohoda o nákupu určitého množství nebo hodnoty produktu od dodavatele.

   • Nákupní smlouva – Dohoda o nákupu určitého množství nebo hodnoty produktu během času. Pokud vyberete tento typ nákupu, musíte vybrat rozsah dat, který se týká nákupní smlouvy a jména osoby, která spravuje nákupní smlouvu.

     Poznámka

     Nákupní žádanka – Tento typ je automaticky zaškrtnut, pokud vytvoříte RFQ přímo z nákupní žádanky. Při ručním výběru tohoto typu se zobrazí chybové hlášení. Další informace naleznete v tématu Vytvořit požadavek na nabídku na základě nákupní žádanky.

4. V poli Měna vyberte měnu. Výchozí je měna zdrojové právnické osoby.

5. V poli Datum dodání vyberte datum, dokdy je vyžadován příjem položek.

6. V poli Datum a čas vypršení platnosti zadejte datum a čas, do kdy musí dodavatelé odpovědět na RFQ.

7. V poli ID projektu vyberte projekt, pokud jsou položky v RFQ pro projekt.

8. Pokud se dodací adresa liší od adresy právnické osoby, klikněte na tlačítko Adresa dodání a zadejte adresu dodání.

9. Pokud existuje skupina nákupčích pro pro žadatele zboží, vyberte ji v poli Skupina nákupčích.

10. V poli Jazyk vyberte jazyk, ve kterém chcete zobrazit nabídky. Dodavatel může jazyk v nabídce změnit.

11. Do pole Nadpis dokumentu zadejte vhodný popis pro RFQ.

    Poznámka

    Kroky 11 13 použijte, pokud využíváte AX 2012 R3.

12. Ze seznamu Typ oslovení vyberte typ, který chcete použít jako RFQ. Další informace naleznete v tématu Vytvoření a použití typu oslovení.

    Pokud je s typem spojena metoda hodnocení, poslouží jako výchozí pro vytvářenou RFQ. Tuto metodu hodnocení můžete podle potřeby později změnit. Další informace naleznete v tématu Vytváření a používání kritérií a metod hodnocení.

13. Pokud konkrétní oddělení posílá požadavek, určete je v poli Oddělení požadavků.

14. Klepnutím na tlačítko OK vytvoříte RFQ. Informace budou přeneseny do Požadavek na záhlaví nabídky. Nejvyšší a nejnižší stav RFQ je Vytvořeno.

2. Určete podrobnosti o požadovaném zboží nebo službách

Po zadání základních informací o RFQ je třeba zadat zboží nebo služby, pro které chcete vytvořit nabídku od dodavatelů.

Pokud chcete poskytnout specifické informace pro požadavek, postupujte takto:

1. Ve formuláři Podrobnosti požadavku na nabídku na pevné záložce Řádky požadavku na nabídku vyberte typ řádku:

   • Položka – Položka, která je sledována jako zásoby v aplikaci Microsoft Dynamics AX a má číslo položky. Položka je výchozí typ řádku.

   • Kategorie – Neinventární zboží nebo služby, které zadáte ručně z hierarchie kategorií zásobování.

2. Tento krok se používá, pokud používáte AX 2012 R3. Pokud chcete povolit dodavatelům předložit uzavřené nabídky, vyberte v části Požadavek na záhlaví nabídkyv seznamu Typ nabídky možnost Zapečetěné. Nabídky, které přijmete, budou zašifrovány a nedostupné až do zahájení tabelace nabídky po datu uzávěrky RFQ.

   Poznámka

   Dodavatele mohou použít funkci uzavřené nabídky pouze na portálu pro dodavatele v rámci Podnikový portál aplikace Microsoft Dynamics AX. Tuto funkce není v rámci Služba Sites Services pro aplikaci Microsoft Dynamics ERP k dispozici.

3. Tento krok se používá, pokud používáte AX 2012 R3. Pokud chcete dodavatelům umožnit, aby poskytovaly náhradní verze nebo alternativy, na pevné záložce Obecné označte pole Povolit alternativy na řádcích odpovědi. Na řádek v kategorii je povolena pouze jedna alternativa.

4. Zadejte informace pro řádek, jako jsou například skladové dimenze, množství, jednotka, cena a informace o slevách. Chcete-li, aby tyto informace poskytl dodavatel, ponechte tato pole prázdná.

   Datum vypršení platnosti RFQ a požadované datum dodávky jsou zkopírovány ze záhlaví RFQ. Tato data můžete změnit pro každý řádek.

5. Klepněte na tlačítko Přidat řádek tolikrát, kolikrát potřebujete. Každému řádku se přiřadí číslo, které bude uvedeno ve všech dokumentech souvisejících s RFQ.

   Poznámka

   Pokud používáte AX 2012 R3, číslo řádku lze použít pro řazení a filtrování ve všech souvisejících dokumentech. Přírůstek čísla je vždy 10. Pokud chcete přidat nový řádek mezi dvěma existující řádky, je mu přiřazeno číslo mezi dvěma řádky. Například pokud původní oslovení obsahuje tři řádky, jsou očíslované jako 10, 20 a 30, a pokud chcete přidat řádek mezi řádky 10 a 20, je mu přiřazeno číslo 15.

   Řádky můžete také přečíslovat a změnit tak přiřazení řádků s přírůstkem 10. Dokud neproběhne publikování nebo odeslání oslovení, můžete přidávat další řádky a přečíslovat seznam. Po vydání potvrzení nákupu však přečíslovat seznam nelze.

6. Pokud chcete použít dodavatele, proveďte některou z následujících akcí:

   • Pokud používáte AX 2012 R3, můžete přidávat dodavatele do RFQ automaticky podle kategorie zásobování požadovaných položek. Na pevné záložce Dodavatel klepněte na volbu Automatické přidání dodavatelů.

   • Případně v záložce s náhledem Dodavatel vyberte dodavatele v poli Účet dodavatele. Kontaktní informace se přidají do RFQ. Stav dodavatele je Vytvořeno. To znamená, že informace o dodavateli byly uloženy do RFQ, ale RFQ nebyl odeslán dodavateli ani publikován na portálu pro dodavatele. Dodavatele lze přidat do RFQ bez ohledu na stav dodavatele.

     Poznámka

     Informace specifické pro dodavatele, například platební podmínky a měna, nejsou součástí RFQ.

7. Můžete připojit dokumenty k záhlaví a řádkům RFQ.

   • Chcete-li připojit dokument k záhlaví RFQ, v podokně akcí klikněte na možnost Přílohy.

   • Chcete-li připojit dokument k řádku RFQ, na záložce s náhledem Řádky požadavku na nabídku klepněte na ikonu Dokumenty na řádku.

8. Tento krok se používá, pokud používáte AX 2012 R3. Pokud dojde na dotazník, který musí dodavatelé dokončit v rámci nabídky, lze jej připojit k RFQ klepnutím na kartu Dotazník a klepnutím na položku Přidat. Další informace o dotaznících v AX 2012 R3 viz Pomocí dotazníků.

3. Definujte odpovědi na požadavky na nabídku

Můžete zadat informace, které chcete získat od dodavatelů společně s nabídkou pro RFQ. Pole, která vyberete ve formuláři Výchozí pole odpovědi na požadavek na nabídku, jsou vytištěna na listu odpovědi, který odešlete dodavatelům.

Můžete také definovat výchozí pole, která platí pro všechny odpovědi na RFQ (nabídky). Další informace naleznete v tématu Definování odpovědí na požadavky na nabídku.

Ke změně polí pro odpovědi konkrétního RFQ z výchozího nastavení slouží tento postup:

1. Klepněte na tlačítko Zásobování a zdroje > Společné > Požadavky na nabídky > Všechny požadavky na nabídky.

2. Vyberte RFQ, se kterou chcete pracovat.

3. V části Podokno akcí, na kartě Nabídka klikněte na Konfigurovat odpověď na požadavek na nabídku.

4. Ve formuláři Výchozí pole odpovědi na požadavek na nabídku zaškrtněte políčka, která odpovídají informacím, které chcete získat od dodavatelů v odpovědích na požadavky na nabídku, nebo jejich zaškrtnutí zrušte.

4. Odeslání RFQ a listu s odpovědí na RFQ

Po zadání všechny podrobnosti musíte umožnit zobrazení RFQ dodavatelům.

Listy odpovědi obsahují pole vyplněná od dodavatelů, kterým RFQ odešlete. Jedna RFQ a list odpovědi se vytvoří pro každého dodavatele a je vytvořen deník RFQ. Deník RFQ obsahuje RFQ a listy odpovědi. Pokud chcete zpřístupnit RFQ dodavatelům vybraným pro případ RFQ, postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Zásobování a zdroje > Společné > Požadavky na nabídky > Všechny požadavky na nabídky.

2. Vyberte RFQ, se kterou chcete pracovat. Nejnižší stav RFQ musí být Vytvořeno nebo Odesláno.

   Pokud je nejnižší stav na řádku nastaven na Vytvořeno, existuje alespoň jeden dodavatel, kterému dokument nebyl odeslán. Pokud je nejnižší stav řádku Odesláno, alespoň jeden dodavatel neposlal odpověď a můžete mu tak RFQ odeslat znovu.

3. V části Podokno akcí klepněte na tlačítko Odeslat.

4. Ve formuláři Odesílání požadavku na nabídku ověřte, zda v seznamu dodavatelů jsou ti, kteří mají přijmout RFQ. Pro odebrání dodavatelů vyberte dodavatele a klepněte na tlačítko Odstranit.

   Poznámka

   Dodavatele, které odstraníte pomocí formuláře Odesílání požadavku na nabídku, nebudou odebráni z RFQ, a mohou vidět RFQ v seznamech Všechny požadavky na nabídky a Uzavřené požadavky na nabídky na portálu pro dodavatele.

5. V dolním podokně vyberte řádky RFQ, které chcete odeslat, a odstraňte řádky, které odeslat nechcete.

6. Pokud chcete vytisknout RFQ a seznam odpovědí, pokračujte krokem 5 „Tisk RFQ a listu odpovědí na RFQ“. V opačném případě ve formuláři Odesílání požadavku na nabídku klepněte na možnost OK a odešlete tak RFQ vybraným dodavatelům.

   Poznámka

   Pokud je nainstalována aplikace a je povoleno uzamknutí RFQ v rámci Parametry modulu Zásobování a zdroje, budou upravitelná pouze některá pole. RFQ zůstane v tomto stavu uzamčení, dokud nevytvoříte změny. Další informace naleznete v tématu Změna požadavků na nabídku.

5. [Volitelné] Vytiskněte RFQ a list odpovědi na RFQ

Pokud se rozhodnete RFQ vytisknout při jejím odeslání, vytisknete jedno RFQ a list odpovědi pro každého dodavatele a vytvoří se deník RFQ. Deník RFQ obsahuje RFQ a listy odpovědi. Deníky RFQ jsou vytvořeny pokaždé, když je aktualizována RFQ pomocí formuláře Odesílání požadavku na nabídku.

Pokud chcete vytisknout RFQ, postupujte takto:

1. V dolním podokně vyberte řádky RFQ, které chcete odeslat, a odstraňte řádky, které odeslat nechcete, kliknutím na možnost Vytisknout.

2. Označením pole Vytisknout požadavek na nabídku vytiskněte vybrané RFQ, a označením pole Tisk listu odpovědí na požadavek na nabídku vytiskněte listu odpovědí na RFQ. Další informace o způsobu definování polí v listu odpovědi na RFQ naleznete v tématu Definování odpovědí na požadavky na nabídku.

3. Zaškrtnutím políčka Tisk cen/částek požadavku na nabídku vytisknete ceny a množství uvedené v RFQ.

   Vyberte, chcete-li vytisknout list odpovědi klepnutím na tlačítko Rozšířené možnosti tisku.

4. Klepněte na tlačítko OK pro tisk RFQ a listů odpovědi na RFQ.

   Jedna RFQ pro každého dodavatele se vytiskne, kde řádky mají nejnižší stav Vytvořeno nebo Odesláno a nejvyšší stav Vytvořeno nebo Odesláno. Zrušené řádky a řádky s registrovanými odpověďmi nebudou vytištěny. Deníky RFQ jsou vytvořeny pokaždé, když je aktualizována RFQ pomocí formuláře Odesílání požadavku na nabídku.

5. Ve formuláři Odesílání požadavku na nabídku klepněte na možnost OK a odešlete tak RFQ vybraným dodavatelům.

6. Publikovat RFQ (veřejný sektor)

V případě Veřejný sektor v aplikaci Microsoft Dynamics AX 2012 R3 můžete následujícím postupem zpřístupnit RFQ libovolnému dodavateli na portálu pro dodavatele, a současně jej odeslat dodavatelům zatrhnutým v rámci případu RFQ:

1. Klepněte na tlačítko Zásobování a zdroje > Společné > Požadavky na nabídky > Všechny požadavky na nabídky.

2. Vyberte RFQ, se kterou chcete pracovat.

3. V Podokně akcí, ve skupině Zpracovat klepněte na tlačítko Odeslat a publikovat na portálu pro dodavatele.

4. Ve formuláři Odesílání a publikování požadavku na nabídku klepněte na možnost OK a poté klepněte na tlačítko OK v nově otevřeném informačním protokolu.

Požadavek na nabídku se zobrazí v seznamu Otevřít požadavky na nabídky. Všichni dodavatelé, kteří mají přístup k portálu, mohou zobrazit požadavek na nabídku. Deníky RFQ se vytváří pokaždé, když aktualizujete RFQ pomocí formuláře Odesílání a publikování požadavku na nabídku.

Další krok

Můžete upravit RFQ, která byla odeslána dodavatelům, a RFQ odeslat znovu. Pokud se nacházíte ve veřejném sektoru a pokud byl požadavek na nabídku publikován na portálu pro dodavatele, můžete jeho upravenou verzi znovu publikovat. Další informace naleznete v tématu Změna požadavků na nabídku.

Dalším běžným krokem však bývá porovnání a vyhodnocení nabídek, které byly vráceny. To může zahrnovat hodnocení a seřazení nabídek. Poté můžete odmítnout nebo přijmout řádky v nabídkách od jednoho nebo více dodavatelů. Můžete také vrátit nabídky dodavatelům a vyžadovat další informace. Další informace o těchto krocích naleznete v tématu Porovnání nabídky smluvní odměna. Informace o krocích, které dodavatelé musí provést při odpovědi na RFQ, naleznete v tématu O nabídkách dodavatele.

Související úkoly

Informace o požadavcích na nabídku

Informace o zavřených nabídkách

Nastavit požadavky na nabídku

Vytvoření a použití typu oslovení

Vytváření a používání kritérií a metod hodnocení

Vytvořit požadavek na nabídku na základě nákupní žádanky

Definování odpovědí na požadavky na nabídku

Vytvořit odpověď na požadavek na nabídku

Změna požadavků na nabídku

Porovnání nabídky smluvní odměna

O nabídkách dodavatele

Technické informace pro správce systému

Pokud nemáte přístup ke stránkám, které se používají k dokončení tohoto úkolu, obraťte se na správce systému a poskytněte informace, které jsou uvedeny v následující tabulce.