Voicemailgrüße, Ankündigungen, Menüs und Eingabeaufforderungen in Exchange Server

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Gilt für: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

Wenn Sie Unified Messaging (UM) installieren, wird ein allgemeiner Satz von Standardaudiodateien installiert, die für das Voicemailsystem und für Menüaufforderungen, Begrüßungen und Informationsankündigungen verwendet werden. Obwohl Sie eine voll funktionsfähige automatische UM-Telefonzentrale oder einen Wählplan erstellen können, der nur die Standard-Audioansagen verwendet, sind diese Eingabeaufforderungen zu generisch, um für viele Unternehmen als akzeptable öffentliche Schnittstelle zu dienen. In diesem Thema werden die System- und Menüeingabeaufforderungen, Begrüßungen und Informationsankündigungen erläutert, die von UM-Wählplänen und automatischen Telefonzentralen verwendet werden, und wie sie verwendet werden, wenn Anrufer auf das Voicemailsystem zugreifen.

Übersicht über Telefonansagen und Begrüßungen

Nach dem Installieren von Unified Messaging werden Audiodateien für UM-Wähleinstellungen und automatische Telefonzentralen auf den Postfachserver kopiert. Standardmäßig kopiert das Installationsprogramm die Audiodateien in den Ordner %ExchangeInstallPath%Unified Messaging\Prompts_\<language>_. Wenn Sie die englische Version (USA) installiert haben, wird während der Installation ein Ordner namens \en erstellt, in dem die englischen Versionen der Systemansagen gespeichert werden. Diese Systemansagen werden vom Postfachserver für Anrufer wiedergegeben, damit diese Begrüßungen, Menüansagen und Informationsansagen hören können, und damit Anrufer durch die UM-Menüs navigieren können.

Diese Systemaudiodateien oder Ansagen sollten niemals ersetzt werden. UM ermöglicht jedoch das Anpassen der Begrüßungen, Hauptmenü- und Informationsansagen der UM-Wähleinstellungen und der automatischen Telefonzentrale.

Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht über die für UM-Wähleinstellungen verwendeten Ansagen und Begrüßungen.

Telefonansagen für UM-Wähleinstellungen

Telefonansagen und Begrüßungen Beschreibung
Systemansagen Dürfen nicht geändert werden.
Begrüßung Die Standardbegrüßung ist eine Systemansage, die standardmäßig wiedergegeben wird. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Begrüßungsdatei verwenden.
Informationsansage Informationsansagen sind standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie eine Informationsansage aktivieren, müssen Sie eine benutzerdefinierte Begrüßungsdatei angeben.

Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht über die für automatische UM-Telefonzentralen verwendeten Ansagen und Begrüßungen.

Telefonansagen für automatische UM-Telefonzentralen

Telefonansagen und Begrüßungen Beschreibung
Systemansagen Dürfen nicht geändert werden.
Menüansagen während der Geschäftszeit Menüansagen während der Geschäftszeit sind standardmäßig aktiviert, und es wird eine Systemansage wiedergegeben. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Begrüßungsdatei verwenden.
Menüansagen außerhalb der Geschäftszeit Menüansagen außerhalb der Geschäftszeit sind standardmäßig aktiviert, und es wird eine Systemansage wiedergegeben. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Begrüßungsdatei verwenden.
Begrüßung während der Geschäftszeit Die Begrüßung während der Geschäftszeit ist standardmäßig aktiviert, und es wird eine Systemansage wiedergegeben. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Begrüßungsdatei verwenden. Diese wird auch als Willkommensansage bezeichnet.
Begrüßung außerhalb der Geschäftszeit Die Begrüßung außerhalb der Geschäftszeit ist standardmäßig aktiviert, und es wird eine Systemansage wiedergegeben. Sie können jedoch eine von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Begrüßungsdatei verwenden. Diese wird auch als Willkommensansage bezeichnet.
Informationsansage Informationsansagen sind standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie eine Informationsansage aktivieren, müssen Sie eine benutzerdefinierte Begrüßungsdatei angeben.

Warnung

Das Ändern der installierten Systemansagen wird nicht unterstützt.

Systemansagen

Unified Messaging wird mit einer Sammlung von Standardtelefonansagen für die Verwendung mit Outlook Voice Access, Wähleinstellungen und automatischen Telefonzentralen installiert. Auf einem Postfachserver werden für jede Sprache Hunderte von Systemansagen installiert. Der Postfachserver gibt die Audiodateien für diese Systemansagen für Anrufer wieder, wenn diese auf das Voicemailsystem zugreifen. Im Folgenden sind Beispiele für diese Systemansagen aufgeführt:

  • "Geben Sie Ihre PIN ein".
  • "Wenn Sie auf Ihr Postfach zugreifen möchten, geben Sie Ihre Durchwahl ein".
  • "Zum Kontaktieren einer Person drücken Sie die Raute-Taste".
  • "Schreiben Sie den Namen der Person, die Sie anrufen, Nachname zuerst."
  • "Wenn Sie mit einer bestimmten Person sprechen möchten, nennen Sie den Namen".

Warnung

Das Ändern der installierten Systemansagen wird nicht unterstützt.

Hinweis

Wenn der Unified Messaging-Dienst auf dem Postfachserver gestartet wird, überprüft er, ob alle Systemansagen verfügbar sind. Wenn eine Systemansage nicht gefunden werden kann, gibt Unified Messaging eine Fehlermeldung aus. Um den zurückgegebenen Fehler zu beheben, suchen Sie das Ereignis mithilfe der Ereignisanzeige, und kopieren Sie die Datei, die im Fenster Ereigniseigenschaften aufgelistet wird, von der -Installations-DVD in den entsprechenden Ordner auf dem Postfachserver.

Begrüßungen und Ansagen für UM-Wählpläne

Nachdem Sie den Postfachserver installiert und einen UM-Wählplan erstellt haben, besteht die Option, die Audiodateien für die Standardsystemansagen zu verwenden, die während der Installation erstellt wurden, oder angepasste Audiodateien zu erstellen, die mit UM-Wählplänen verwendet werden können.

UM-Wählpläne verfügen über eine Begrüßung und eine optionale Informationsankündigung, die Sie ändern können. Die Begrüßung wird verwendet, wenn ein Outlook Voice Access-Benutzer oder ein anderer Anrufer die Zugriffsnummer des Abonnenten aufruft. Die Anrufer hören eine standardmäßige Begrüßungsgruß, die besagt: "Willkommen, Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden." Möglicherweise möchten Sie diese Standardansprache ändern und eine für Ihr Unternehmen spezifische alternative Begrüßungsgruß bereitstellen, z. B. "Willkommen bei Outlook Voice Access for Woodgrove Bank". Wenn Sie diese Begrüßung anpassen, können Sie die benutzerdefinierte Begrüßung aufzeichnen und als .wav-Datei speichern. Anschließend können Sie den Wählplan so konfigurieren, dass diese angepasste Begrüßung verwendet wird.

Bei Unified Messaging kann im Anschluss an die Begrüßung eine Informationsansage wiedergegeben werden. Standardmäßig ist keine Informationsankündigung konfiguriert. Sie können jedoch eine Informationsansage für Anrufer zur Verfügung stellen. Sie können die Informationsansage für allgemeine Ankündigungen verwenden, die sich häufiger ändern als die Begrüßung, oder für Ankündigungen, die zur Einhaltung von Unternehmensrichtlinien erforderlich sind. Wenn Anrufer unbedingt die gesamte Informationsansage abhören sollen, kann diese als nicht unterbrechbar konfiguriert werden. In diesem Fall kann ein Anrufer die Informationsansage nicht durch Drücken einer Taste oder Sprechen eines Befehls abbrechen.

In der folgenden Tabelle werden die Begrüßungen und Informationsansagen für UM-Wähleinstellungen beschrieben.

Begrüßungen und Informationsansagen für UM-Wählpläne

Begrüßung Standardbeispiel Angepasstes Beispiel
Begrüßung "Willkommen, Sie sind mit Microsoft Exchange verbunden." "Willkommen bei Outlook Voice Access der Woodgrove Bank".
Informationsansage Standardmäßig ist keine Informationsansage konfiguriert. "Durch die Verwendung dieses Systems erklären Sie sich damit einverstanden, alle Unternehmensrichtlinien einzuhalten, wenn Sie auf dieses System zugreifen."

Stellen Sie beim Anpassen und Konfigurieren von Begrüßungen und Ankündigungen sicher, dass die im UM-Wählplan konfigurierte Spracheinstellung mit der Sprache der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Eingabeaufforderungen übereinstimmt. Andernfalls kann ein Anrufer eine Nachricht oder Begrüßung in einer Sprache und eine andere Nachricht oder Begrüßung in einer anderen Sprache hören.

Begrüßungen, Ansagen und Menüansagen für automatische UM-Telefonzentralen

Wie bei UM-Wählplänen verfügen automatische UM-Telefonzentralen über eine Begrüßung, eine optionale Informationsankündigung und eine optionale benutzerdefinierte Menüaufforderung. Sie können verschiedene Versionen der Begrüßung und der Menüaufforderung für Geschäftszeiten und außerhalb der Geschäftszeiten konfigurieren. Sie können alle ändern.

Die Begrüßung ist das Erste, was ein Anrufer hört, wenn eine automatische UM-Telefonzentrale seinen Anruf beantwortet. Standardmäßig lautet dies: "Willkommen bei der automatischen Microsoft Exchange-Telefonzentrale". Die Audiodatei, die für den Anruf wiedergegeben wird, ist die Standard-Systemaufforderung für die automatische UM-Telefonzentrale. Sie können jedoch eine für Ihr Unternehmen spezifische alternative Begrüßung bereitstellen, z. B. "Vielen Dank für ihr Anruf bei der Woodgrove Bank". Um diese Begrüßung anzupassen, notieren Sie die angepasste Begrüßung, speichern Sie sie als .wav-Datei, und konfigurieren Sie dann die automatische Telefonzentrale für die Verwendung dieser angepassten Begrüßung. Ebenso wie Begrüßungen können Sie auch die Menüansagen anpassen.

Unified Messaging ermöglicht auch eine Informationsankündigung, um einer Begrüßung zur Geschäftszeiten oder einer Begrüßung außerhalb der Geschäftszeiten zu folgen. Standardmäßig ist keine Informationsankündigung konfiguriert, aber Sie können eine für Anrufer bereitstellen. Die Informationsmitteilung kann die Geschäftszeiten Ihres Unternehmens ankündigen, z. B. "Unsere Geschäftszeiten sind 8:00 bis 17:00 Uhr, Montag bis Freitag und 8:30 bis 13:00 Uhr am Samstag." Die Informationsmitteilung kann auch Informationen enthalten, die für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien erforderlich sind, z. B. "Anrufe können zu Schulungszwecken überwacht werden". Wenn es wichtig ist, dass die gesamte Informationsankündigung gehört wird, können Sie sie so konfigurieren, dass sie unterbrechungslos ist. Dadurch wird verhindert, dass der Aufrufer eine Taste drückt oder einen Befehl spricht, um die Informationsankündigung zu unterbrechen und zu beenden.

In der folgenden Tabelle werden die Begrüßungen und Informationsansagen für automatische UM-Telefonzentralen beschrieben.

Begrüßungen, Informationsansagen und Menüansagen für automatische UM-Telefonzentralen

Begrüßung Standardbeispiel Angepasstes Beispiel
Begrüßung während der Geschäftszeit "Willkommen bei der automatischen Telefonzentrale von Microsoft Exchange". "Danke für Ihren Anruf bei der Woodgrove Bank".
Begrüßung außerhalb der Geschäftszeit Es wird keine Begrüßung außerhalb der Geschäftszeit wiedergegeben, bevor Sie Geschäftszeiten für die automatische Telefonzentrale konfigurieren. Die Begrüßung innerhalb der Geschäftszeit wird jedoch jederzeit für Anrufer wiedergegeben. "Sie rufen die Woodgrove Bank außerhalb der Geschäftszeit an. Unsere Geschäftszeiten sind Montag und Freitag zwischen 8:00 Uhr und 17:00 Uhr."
Informationsansage Standardmäßig sind keine Informationsansagen konfiguriert. "Anrufe können zu Schulungszwecken überwacht werden".
Hauptmenüansage während der Geschäftszeit Es wird keine Standardgeschäftszeit Standard Menüeingabeaufforderung wiedergegeben, bis Sie Schlüsselzuordnungen in der automatischen Telefonzentrale konfigurieren. "Wenn Sie technischen Support benötigen, drücken oder sagen Sie 1. Wenn Sie mit Unternehmensstandorten oder der Unternehmensverwaltung verbunden werden möchten, drücken oder sagen Sie 2. Wenn Sie mit dem Vertrieb verbunden werden möchten, drücken oder sagen Sie 3".
Hauptmenüansage außerhalb der Geschäftszeit Es wird keine Standardmenüansage außerhalb der Geschäftszeit wiedergegeben, bevor Sie Tastenzuordnungen und die Geschäftszeiten für die automatische Telefonzentrale konfigurieren. "Ihr Aufruf ist uns sehr wichtig. Sie haben die Woodgrove Bank jedoch nach den Geschäftszeiten erreicht. Wenn Sie eine Nachricht hinterlassen möchten, drücken Oder sagen Sie 1, und wir werden Ihren Anruf so bald wie möglich zurückgeben."

Stellen Sie wie bei UM-Wählplänen sicher, dass die für die automatische UM-Telefonzentrale konfigurierte Spracheinstellung mit der Sprache der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Begrüßungen übereinstimmt und auf die gleiche Sprache wie der UM-Wählplan festgelegt ist. Andernfalls kann ein Anrufer eine Nachricht oder Begrüßung in einer Sprache und eine andere Nachricht oder Begrüßung in einer anderen Sprache hören.

Anpassen von Begrüßungen, Informationsansagen und Menüansagen sowie Navigationsmenüs

Auch wenn Systemansagen nicht ersetzt oder geändert werden dürfen, möchten Sie möglicherweise die Begrüßungen, Informationsansagen, Menüansagen und Navigationsmenüs anpassen, die mit UM-Wähleinstellungen und automatischen Telefonzentralen verwendet werden. Nach der Installation können Sie die UM-Wählpläne und automatischen UM-Telefonzentralen für die Verwendung von benutzerdefinierten Audiodateien (WAV oder WMA) konfigurieren. Vor der Aktivierung von benutzerdefinierten Sprachansagen für Anrufer müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Zeichnen Sie die benutzerdefinierten Begrüßungen, Informationsansagen und Menüansagen auf, und speichern Sie sie als WAV-Dateien. Der lineare PCM-Audiocodec (16 Bit/Sample) mit 8 KHz ist zum Codieren der WAV-Dateien erforderlich. Wenn Sie nicht dieses spezifische Format für die WAV-Dateien verwenden, wird ein Fehler generiert, der besagt, dass die Quelldatei ein nicht unterstütztes Format aufweist. Obwohl ein Fehler generiert wird, wird er nicht in der Ereignisanzeige angezeigt.
  2. Konfigurieren des UM-Wahlplans oder der automatischen Telefonzentrale für die Verwendung von benutzerdefinierten Begrüßungen, Informationsansagen und Menüansagen.

Wenn Sie eine automatische UM-Telefonzentrale erstellen, sind die Begrüßungen und Ansagen innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten nicht konfiguriert, und es sind keine Tastenzuordnungen für Ansagen für das Hauptmenü innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten definiert. Um benutzerdefinierte Begrüßungen und Ansagen für eine automatische Telefonzentrale korrekt zu konfigurieren, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

  • Konfigurieren der Zeiten während und außerhalb der Geschäftszeiten auf der Seite Geschäftszeiten.
  • Erstellen der Begrüßungsaudiodateien (WAV oder WMA), die für die Begrüßungsansagen während der Geschäftszeiten bzw. außerhalb der Geschäftszeiten verwendet werden.
  • Konfigurieren der Begrüßungsansagen während und außerhalb der Geschäftszeiten auf der Seite Begrüßungen.
  • Erstellen der Begrüßungsdateien, die für die Begrüßungsansagen für das Hauptmenü während und außerhalb der Geschäftszeiten verwendet werden.
  • Konfigurieren der Begrüßungsansagen für das Hauptmenü während und außerhalb der Geschäftszeiten auf der Seite Begrüßungen.
  • Aktivieren und Konfigurieren der Menünavigation während und außerhalb der Geschäftszeiten auf der Seite Menünavigation.