Planen der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen

Gilt für: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-28

Zwar ist die Konfiguration und Verwaltung von MRM (Messaging Records Management, Messaging-Datensatzverwaltung) in Microsoft Exchange Server 2010 technisch nicht schwierig, die Planung einer erfolgreichen MRM-Implementierung kann jedoch zeitaufwendig sein und Eingaben von einer Vielzahl von Geschäftsbereichen erfordern. Bei der Planung können neben den Exchange-Administratoren und der IT-Abteilung Manager, Datensatzmanager, Mitarbeiter der Personalabteilung, Rechtsberater und sogar Endbenutzer eine wichtige Rolle spielen.

Wo fange ich an?

Vor der Implementierung einer MRM-Lösung müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden, die nicht alle technischer Natur sind. Die folgenden Abschnitte beschreiben einige dieser Faktoren.

Sandkasten

Um Erfahrungen mit der Installation, Konfiguration und Verwaltung von MRM zu sammeln, wird empfohlen, zuerst eine Testumgebung (auch als Sandkasteninstallation bezeichnet) einzurichten. Exchange-Administratoren, die versiert hinsichtlich der Einzelheiten des Einrichtens und Konfigurierens von MRM in einer Testumgebung sind, befinden sich in einer besseren Position bei der Beratung und dem Aussprechen von Empfehlungen für andere Mitglieder in der Organisation zu den technischen Anforderungen einer erfolgreichen MRM-Lösung. Sie können eine virtualisierte Sandkastenumgebung mit dem Betriebssystem Windows Server 2008 und mit Hyper-V einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Virtualisierung mit Hyper-V: Übersicht.

Mithilfe dieser virtualisierten Umgebung können Sie auch andere Richtlinien- und Kompatibilitätsfunktionen für das Messaging testen, wie z. B. persönliche Archive, die Postfachsuche über mehrere Postfächer, die Journalfunktion und die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM).

Richtlinien und Pläne

Mithilfe der MRM-Funktionen in Exchange 2010 kann Ihre Organisation ihre Aufbewahrungs- und Verwaltungsrichtlinien für Datensätze implementieren. Eine effektive MRM-Implementierung beginnt mit einer Verwaltungsrichtlinie für Datensätze. Bei der Planung der Implementierung einer MRM-Lösung sollten Sie ein Team mit der Aufgabe einrichten, die Verwaltungsrichtlinie für Datensätze Ihrer Organisation zu erstellen oder zu aktualisieren. Folgende Gruppen sollten ggf. in die Richtlinienerstellung oder den Überprüfungsvorgang einbezogen werden:

• Experten in der Verwaltung von Datensätzen

• Rechtsberater

• Personalabteilung

• Schulung

• Führungsstab

• IT-Verwaltung

• Berater

Die Aufgabe des Teams besteht in der Erstellung einer Richtlinie für die Verwaltung von Datensätzen, die breit genug angelegt ist, um sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen der Organisation zu erfüllen, die aber gleichzeitig eindeutig und detailliert genug ist, damit die Richtlinie von einem Exchange-Administrator als MRM-Lösung implementiert werden kann. Der Entwicklungsvorgang für diese Richtlinie kann zeitaufwendig sein. Dies liegt daran, dass jedes Teammitglied die Arbeit der anderen Mitglieder zur Kenntnis nimmt, Vorschläge unterbreitet und Bewertungen abgibt. Dabei müssen gesetzliche Anforderungen, das Budget, die Komplexität sowie Verwaltungs- und Personalaspekte berücksichtigt werden, um eine Richtlinie zu erstellen, aus der sich eine verwaltbare MRM-Implementierung ergeben kann.

Die folgenden Aspekte müssen beispielsweise vom Team berücksichtigt werden, insbesondere in Organisationen, die über eine gut entwickelte E-Mail-Kultur verfügen:

• Benutzerbedenken und mögliche Widerstände gegen eine MRM-Lösung

• Überwachen und Erzwingen der Messagingrichtlinien einer Organisation

Für die Verwaltung von Nachrichten geeignete Speicherorte

Damit der Assistent für verwaltete Ordner Nachrichten verwalten kann, muss er auf die Nachrichten zugreifen können. Das bedeutet, dass Nachrichten auf einem Exchange-Server gespeichert werden müssen, damit eine effektive Messaging-Datensatzverwaltung (MRM) möglich ist. Diese Vorgehensweise zieht zweierlei Konsequenzen nach sich:

• Die Postfächer von Benutzern müssen in vielen Fällen vergrößert werden, damit sie mehr Elemente aufnehmen können.

• Der Zugriff auf Persönliche Ordner-Dateien (PST-Dateien) auf den Computern von Benutzern sollte eingeschränkt oder unterbunden werden.

Vergrößern der Postfachgröße

Das Speichern aller Benutzernachrichten in Postfächern auf dem Server bedeutet in der Regel eine Vergrößerung der Speicherkontingente der Benutzer möglichst auf mindestens 1 GB. Dank der höheren Leistung von Exchange 2010 können diese größeren Postfächer verwaltet werden. An Extensible Storage Engine (ESE) wurden verschiedene Änderungen vorgenommen, um die Leistung zu erhöhen und die Speicheranforderungen zu senken. Dank dieser Änderungen können Sie größere Postfachkontingente zu geringeren Kosten planen und bereitstellen. Weitere Informationen zu Änderungen an ESE finden Sie unter Neue wichtige Funktionen des Exchange-Informationsspeichers.

Persönliches Archiv

In Exchange 2010 können Sie den Benutzern persönliche Archive bereitstellen, sodass sie über ein Onlinearchivpostfach verfügen können, auf das sie über Microsoft Outlook 2010 und Microsoft Office Outlook Web App zugreifen können. Archivpostfächer stellen eine ähnliche Funktionalität wie von Outlook verwendete PST-Dateien bereit, vermeiden jedoch die Risiken, die bei der Verwendung von PST-Dateien entstehen. Weitere Informationen zu Risiken, die Ihrer Organisation bei der Verwendung von PST-Dateien entstehen, sowie zu den Vorteilen eines persönlichen Archivs für die Benutzer finden Sie unter Grundlegendes zu persönlichen Archiven.

Mithilfe einer Kombination von größeren Postfächern und Archivpostfächern können Sie die Verringerung der Verwendung von PST-Dateien in Ihrer Organisation planen, mit dem Ziel, sie ganz zu vermeiden.

Einschränken des Zugriffs auf PST-Dateien

In einem ersten Schritt können Sie eine Gruppenrichtlinie erstellen, die das Hinzufügen neuer Elemente zu vorhandenen PST-Dateien unterbindet, damit die Benutzer die Verwendung von PST-Dateien einstellen. Wenn Sie PST-Dateien mit Schreibschutz versehen, können Benutzer nach wie vor auf die ggf. bereits vorhandenen PST-Dateien zugreifen, gleichzeitig fördern Sie dadurch jedoch, dass die Benutzer die Nachrichten, die sie behalten möchten, in ihren Exchange-Postfächern aufbewahren. Wenn Sie die Bereitstellung von Archivpostfächern planen, können Daten aus PST-Dateien in das Archivpostfach des Benutzers verschoben werden. Und schließlich können Sie eine Gruppenrichtlinie erstellen, um den Zugriff auf PST-Dateien vollständig zu entfernen.

Durch das Einschränken des Zugriffs auf PST-Dateien müssen einige Benutzer möglicherweise ihre Arbeitsweise ändern, aber diese Vorgehensweise bietet auch zahlreiche Vorteile.

Folgende Vorteile können erzielt werden, wenn Benutzernachrichten auf dem Server verbleiben und der Zugriff auf PST-Dateien eingeschränkt wird:

• Deutliche Erhöhung der Effektivität der Messaging-Datensatzverwaltung (MRM) dadurch, dass Nachrichten an Orten abgelegt werden, an denen sie verwaltet und überwacht werden können.

• Minderung des Verlustrisikos für wichtige Daten, die auf einzelnen Festplatten statt auf Servern gespeichert sind, die regelmäßig gesichert werden.

• Verringern des Verlusts geistigen Eigentums der Organisation, wenn Lieferanten, Praktikanten und Mitarbeiter die Organisation verlassen.

• Verbessern des Zugriffs von Benutzern auf ihre Daten, indem alle Nachrichten in ihren Postfächern verbleiben.

• Steigern der Effektivität von Outlook Web App, da alle Benutzernachrichten über eine Webverbindung überall verfügbar sind.

• Reduzieren der Kosten für die rechtliche bedingte Offenlegung (Legal Discovery) in Gerichtsverfahren. Die Erfassung und Offenlegung von in PST-Dateien gespeicherten Informationen ist ein arbeitsintensiver und kostspieliger Vorgang, da PST-Dateien zuerst auf den Benutzercomputern gesucht und die Inhalte dann durch Rechtsmitarbeiter verarbeitet werden müssen.

Konfigurieren von Benutzersystemen, um das Verschieben oder Kopieren von Daten aus Exchange-Postfächern in PST-Dateien zu verhindern

Mit Outlook 2010 können Sie die Postfachdaten Ihrer Organisation effektiv steuern, sodass sie nicht in eine PST-Datei verschoben oder kopiert werden können. So können Benutzer PST-Dateien öffnen und die Daten in ein Exchange-Postfach kopieren, aber keine Nachrichten aus dem Exchange-Postfach in PST-Dateien kopieren oder verschieben. Mit Outlook 2010 können Sie den Benutzern einen Migrationspfad bereitstellen, mit dem sie Nachrichtendaten aus PST-Dateien in ihr primäres Exchange-Postfach oder ihr Archivpostfach (falls bereitgestellt) verschieben können.

Um zu verhindern, dass Daten aus Exchange-Postfächern in eine PST-Datei kopiert werden, legen Sie für die Outlook 2010-Benutzer den folgenden Registrierungswert fest. Sie können den Registrierungswert festlegen, indem Sie administrative Vorlagen in einer Gruppenrichtlinie konfigurieren. Sie können einem Gruppenrichtlinienobjekt Gruppenrichtlinieneinstellungen von Outlook 2010 hinzufügen, indem Sie die Richtliniendatei "Outlook14.adm" hinzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen einer administrativen Vorlage finden Sie unter Hinzufügen oder Entfernen einer administrativen Vorlage (ADM-Datei).

Achtung:
Eine fehlerhafte Bearbeitung der Registrierung kann zu schwerwiegenden Problemen führen, die eine Neuinstallation des Betriebssystems erforderlich machen kann. Durch fehlerhafte Bearbeitung der Registrierung verursachte Probleme können unter Umständen nicht mehr behoben werden. Sichern Sie alle wichtigen Daten, bevor Sie die Registrierung bearbeiten.

Konfigurieren von Benutzersystemen für den Betrieb ohne PST-Dateien in Outlook 2010

1. Verhindern des Kopierens oder Verschiebens von Nachrichten in PST-Dateien   Erstellen Sie eine Gruppenrichtlinie, mit der der folgende Registrierungsunterschlüssel auf den Wert 1 festgelegt wird. Diese Einstellung verhindert, dass Benutzer Nachrichten in PST-Dateien verschieben oder kopieren. Benutzer können weiterhin neue PST-Dateien erstellen, sie können ihnen jedoch nichts hinzufügen. Durch diese Einstellung werden nur Microsoft Outlook-PST-Dateien blockiert. Es ist nach wie vor möglich, die Verbindung mit PST-Dateien von Microsoft SharePoint herzustellen und diese im Outlook-Profil eines Benutzers zu aktualisieren. Mit einem ähnlichen Registrierungsschlüssel kann das Schreiben in PST-Dateien in Office Outlook 2003 deaktiviert werden.

   Achtung:
   Eine fehlerhafte Bearbeitung der Registrierung kann zu schwerwiegenden Problemen führen, die eine Neuinstallation des Betriebssystems erforderlich machen kann. Durch fehlerhafte Bearbeitung der Registrierung verursachte Probleme können unter Umständen nicht mehr behoben werden. Sichern Sie alle wichtigen Daten, bevor Sie die Registrierung bearbeiten.

   Registrierungspfad	HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/14.0/Outlook/PST
   Registrierungswert	PstDisableGrow
   Werttyp	DWORD
   Wertdaten	1

2. Deaktivieren der AutoArchivierung   Erstellen Sie eine Gruppenrichtlinie, die die folgenden Registrierungsunterschlüssel auf den Wert 0 festlegt. Diese Einstellungen deaktivieren das Menü AutoArchivierung in Outlook und entfernen die Option AutoArchivierung, die angezeigt wird, wenn der Benutzer auf Extras > Optionen und dann auf die Registerkarte Andere klickt.

   Registrierungspfad

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/14.0/Outlook/Preferences

   Registrierungswert	Werttyp	Wertdaten
   ArchiveDelete	DWORD	0
   ArchiveMount	DWORD	0
   ArchiveOld	DWORD	0
   DeleteExpired	DWORD	0
   DoAging	DWORD	0
   PromptForAging	DWORD	0

3. Verhindern der Erstellung neuer PST-Dateien   Erstellen Sie eine Gruppenrichtlinie, mit der der folgende Registrierungsunterschlüssel auf den Wert 5575 festgelegt wird. Mit dieser Einstellung wird die Option Outlook-Datendatei in Outlook entfernt, die angezeigt wird, wenn der Benutzer auf Datei klickt und dann auf Neu zeigt.

   Registrierungspfad	HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/14.0/Outlook/DisableCmdBarItemsList
   Registrierungswert	TCID1
   Werttyp	DWORD
   Wertdaten	5575

Pilotprogramm

Wenn Sie mit einer Pilotimplementierung starten, können Sie die MRM-Lösung optimieren, und Sie erhalten einen Eindruck von der Zufriedenheit der Endbenutzer mit der Lösung, bevor Sie eine organisationsweite Implementierung ausführen. Dabei können Sie z. B. zu der Erkenntnis gelangen, dass eine sechs Monate lange Aufbewahrungszeit für den Posteingang der Benutzer zu kurz ist und diese auf ein Jahr ausgeweitet werden sollte. Oder Sie finden heraus, dass aufgrund der Erstellung zusätzlicher Journale ein Upgrade der Archivierungslösung ausgeführt werden muss.

Die Mitglieder eines MRM-Planungsteams eignen sich gut zur Teilnahme an einem MRM-Pilotprojekt. Auch IT-Mitarbeiter und interessierte Verwaltungsmitarbeiter können für ein Pilotprojekt herangezogen werden. Wenn sich das Pilotprogramm in einem stabilen Betrieb befindet, können weitere Mitglieder der Organisation dazu eingeladen werden. Sollten Benutzer dem verwalteten Messaging mit Skepsis begegnen, können Sie ihre Abneigung u. U. abschwächen, wenn Sie ihnen im Gegenzug ein größeres Postfach, die automatische Verwaltung von E-Mails (einschließlich des automatischen Löschens von routinemäßig gesendeten Hinweisen und Nachrichten, die in einen Ordner mit kurzer Aufbewahrungszeit verschoben werden) und Schulungen in Aussicht stellen, um Fragen und Bedenken auszuräumen.

Wie wird MRM implementiert?

Wenn es zur Implementierung der MRM-Lösung in der Organisation kommt, sollten Sie eine stufenweise Implementierung in Betracht ziehen, damit sich sowohl die Benutzer in der Organisation als auch das Exchange-System auf die Änderungen einstellen können.

Personalerwägungen während einer MRM-Implementierung

Bei einer stufenweisen Einführung der MRM-Lösung haben die Benutzer die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise an die erforderlichen Änderungen anzupassen. Gehen Sie z. B. folgendermaßen vor:

1. Starten Sie ein Pilotprogramm, um die Lösung zu testen und zu optimieren.

2. Laden Sie weitere Benutzer dazu ein, am Pilotprogramm teilzunehmen. Größere Postfächer und die Verfügbarkeit eines Archivpostfachs können einen Anreiz für die Teilnahme darstellen.

3. Bieten Sie Schulungen zu MRM und relevanten Messagingrichtlinien in der Organisation an, sobald die Bereitstellung der MRM-Lösung in der gesamten Organisation erfolgen kann.

4. Vergrößern Sie die Postfächer der Benutzer.

5. Wenden Sie Aufbewahrungsrichtlinien auf die Postfächer der Benutzer an, verwenden Sie jedoch kein Ablaufdatum. Fordern Sie die Benutzer auf, sich mit MRM und den geeigneten Aufbewahrungstags gemäß ihren Anforderungen und der Aufbewahrungsrichtlinie für Nachrichten der Organisation vertraut zu machen.

6. Aktivieren Sie die MRM-Lösung drei Wochen nach der Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien auf Benutzer, und versehen Sie PST-Dateien mit Schreibschutz.

7. Treffen Sie alle Vorbereitungen, um zu Beginn der MRM-Implementierung in hohem Maße Unterstützung bereitstellen zu können. (Durch im Vorfeld der Bereitstellung durchgeführte Schulungen können Fragen und Bedenken seitens der Benutzer ausgeräumt werden.)

8. Überwachen Sie die Systemleistung.

9. Überwachen Sie die Benutzerkonformität.

Systemerwägungen während einer MRM-Implementierung

Ihr Exchange-System muss sich auch an MRM anpassen. Bei der ersten Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner wird normalerweise eine große Anzahl von Elementen verarbeitet. Für den Postfachserver und das Netzwerk kann dies ein ressourcenintensiver Vorgang sein. Eine mögliche Folge kann auch sein, dass Outlook-Clients während der Synchronisierung von Postfachinhalten mit dem Server viel Zeit und Netzwerkressourcen in Anspruch nehmen. Sie sollten bei der Zeitplanung also mit Bedacht vorgehen, um eine Überbelastung der Ressourcen zu vermeiden. Wenn Sie den Assistenten für verwaltete Ordner zu einem Zeitpunkt ausführen, zu dem die Serverlast gering ist, und Benutzer nicht alle gleichzeitig, sondern stufenweise hinzufügen, kann dies zu einem reibungslosen Übergang beitragen.

Schulungen und die menschliche Komponente

E-Mails sind für den Menschen eine persönliche Angelegenheit, auch wenn es sich nicht um private E-Mails handelt. Bei unerwarteten Änderungen an den Messagingrichtlinien der Organisation sind Benutzer daher möglicherweise verärgert oder verwirrt, insbesondere, wenn die neuen Richtlinien das automatische Löschen von Nachrichten vorsehen. Änderungen an lange für gut befundenen Methoden (z. B. den Posteingang nie zu leeren oder alle Elemente in PST-Dateien zu speichern) können bei einigen Benutzern zu einem Bruch in ihrer Arbeitsweise führen. Bedenken Sie die folgenden Empfehlungen, um sicherstellen zu können, dass die Implementierung der MRM-Lösung mit möglichst wenigen Störungen erfolgt.

• Stufenweise Implementierung
  Stellen Sie die MRM-Lösung stufenweise bereit, anstatt sie gleich vollständig zu implementieren.

• Schulung
  Mithilfe von Schulungen können die Bedenken von Benutzern im Vorfeld ausgeräumt werden, sodass eine Implementierung problemloser ablaufen kann. Zu den Themen, die in Schulungen zur Sprache gebracht werden sollten, gehören die folgenden:

  • Eine Einführung in die Messagingrichtlinien der Organisation.

  • Die Notwendigkeit der Messaging-Datensatzverwaltung (MRM) am modernen Arbeitsplatz mit einer Übersicht über die potenzielle gesetzliche Haftung, die aus einer fehlenden Verwaltung von Datensätzen entstehen kann, welche Kosten dadurch für die Organisation entstehen können und dass dadurch Arbeitsplätze verloren gehen können.

  • Wie das automatische Löschen von E-Mails zu Zeiteinsparungen führen kann und dabei automatisch veraltete Inhalte entfernt werden können, die sich routinemäßig ansammeln.

  • Dass größere Postfächer mehr Platz für die Nachrichtenspeicherung bieten.

  • Wie die serverbasierte Speicherung zu einem besseren mobilen Zugriff auf Daten führt.

  • Dass gewisse Änderungen an der Arbeitsweise von Benutzern unvermeidbar sind, u. a., dass sie keine Nachrichten zu PST-Dateien hinzufügen können und dass mehr auf das Klassifizieren und Verarbeiten von Nachrichten geachtet werden muss.

  • Wie MRM dazu beitragen kann, Einsparungen bei den IT-Ressourcen der Organisation zu erzielen.

• Vorankündigung
  Setzen Sie die Benutzer bereits im Vorfeld über Änderungen in Kenntnis. Geben Sie insbesondere die genauen Zeitpunkte bekannt, zu denen die MRM-Implementierung erfolgt, und rufen Sie den Benutzern die Details der anstehenden Änderungen in Erinnerung.

• Benutzerunterstützung
  Eine besonders gute Benutzerunterstützung in den frühen Phasen der Implementierung kann den Übergang zur MRM-Lösung erleichtern. In der Regel treten während der Bereitstellung weniger Probleme technischer Natur auf als erwartet. Eher ist mit Fragen der Benutzer zu Vorgehensweisen zu rechnen. Wenn dann ein Team zur Verfügung steht, das diese Art von Fragen beantworten kann, können diese Probleme auf einfache Weise gelöst werden.

Kompatibilität, Überwachung und Durchsetzung

Benutzer können MRM-Richtlinien beispielsweise mit den folgenden Methoden umgehen:

• Sie können Nachrichten in PST-Dateien speichern (wenn PST-Dateien nicht durch eine Gruppenrichtlinie deaktiviert sind).

• Sie können Nachrichten an andere Speicherorte weiterleiten (z. B. ein externes E-Mail-Konto)

• Sie können Nachrichten als Dateien auf ihren Computern speichern.

• Sie können Nachrichten an Microsoft OneNote senden (mithilfe von Outlook 2010 oder Outlook 2007).

• Sie können Nachrichten drucken.

• Wenn Ihre Organisation verwaltete Ordner bereitgestellt hat, können sie alle ihre Postfachordner in den verwalteten Ordner mit der längsten festgelegten Aufbewahrungsdauer platzieren.

Benutzerschulungen zu den Messagingrichtlinien der Organisation können nützlich sein, um deren Einhaltung sicherzustellen. Möglicherweise ist jedoch trotzdem eine Überwachung erforderlich, um die Effektivität der MRM-Lösung sicherzustellen. Zur Durchsetzung der Messagingrichtlinien muss wahrscheinlich das Führungspersonal tätig werden und die Benutzer anleiten.

Einhalten rechtlich bedingter Aufträge zur Offenlegung

In Exchange 2010 hilft Ihnen die Suche in mehreren Postfächern, rechtlich bedingte Anforderungen zur Offenlegung von elektronisch gespeicherten Informationen zu erfüllen. Sie können die Suche in mehreren Postfächern verwenden, um Inhalte bestimmter Exchange 2010-Postfächer zu finden. Sie können mit einer Reihe von Suchparametern leistungsstarke Suchabfragen erstellen. Von der Suche zurückgegebene Nachrichten werden in das angegebene Discoverypostfach kopiert. Weitere Informationen zur Postfachsuche ü̈ber mehrere Postfächer finden Sie unter Grundlegendes zur Suche in mehreren Postfächern.

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