Exchange Server 2007 Messaging Records Management

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Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-02-25

Verwaltung von Nachrichtendatensätzen (Messaging Records Management, MRM) ist die Sammlung der Ereignisse, die eine beliebige E-Mail-Nachricht oder ein nachrichtenbezogenes Element (z. B. ein Kalenderelement) angewendet wird. Diese Ereignisse werden von der Erstellung des Elements bis zu seiner Löschung angewendet. In Exchange Server 2007 definieren E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien, für welchen Zeitraum ein Element aufbewahrt wird, wo dies geschehen muss und wann der Ablauf erfolgen soll.

Eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie berücksichtigt Geschäftsbedürfnisse und Vorschriften oder gesetzliche Anforderungen. Normalerweise sind diese Richtlinien komplex. Sie führen verschiedene Aktionen auf, die für verschiedene Arten von Inhalt ausgeführt werden müssen. Vielen Information Workern fehlt die Zeit für ein umfassendes Verständnis dieser Anforderungen, oder sie widersetzen sich einfach ihrer Einhaltung.

Die Verwaltung von Nachrichtendatensätzen dient dem folgenden Zweck:

  • Bereitstellen von Features für Kunden, um deren gesetzliche Haftung zu verringern, z. B. durch die folgenden Aktionen:

    • Beibehalten von Nachrichten, die aufbewahrt werden müssen.

    • Dauerhaftes Löschen von Nachrichten, die unter geschäftlichen oder gesetzlichen Aspekten nicht mehr erforderlich sind.

    • Verringern der Zeitspanne, die erforderlich ist, um die "E-Mail im Heuhaufen" zu finden, wenn das Durchsuchen großer Datenspeicher für bestimmte Elemente erforderlich ist.

    • Ermitteln von Benutzern, die die Unternehmensrichtlinien nicht beachten und Vorschriften oder gesetzliche Bestimmungen nicht einhalten.

  • Bereitstellen von Features, die nicht erforderliche Daten entfernen, um die Speicherkosten zu verringern, z. B. das Löschen nicht benötigter Nachrichten.

  • Ermöglichen der unaufdringlichen Durchsetzung von Richtlinien für Information Workers (minimaler Benutzeraufwand für die Kategorisierung von Nachrichten und das Anwenden der entsprechenden Richtlinie).

Definitionen

Begriff Definition

Element

In diesem Thema gilt Folgendes: Alle Objekte, die in Exchange gespeichert sind und mit denen ein Benutzer normalerweise interagiert (z. B. Kalenderelemente, Besprechungsanfragen, Kontakte und andere Microsoft Office- und Nicht-MSFT-Dateianlagen, z. B. PDF-Dateianlagen).

Aufbewahrungsrichtlinien

Richtlinien, die definieren, für welchen Zeitraum ein Element aufbewahrt wird, wo dies geschehen muss und wann der Ablauf erfolgen soll.

Ablauf

Löschen von Elementen, die unter geschäftlichen oder gesetzlichen Aspekten nicht mehr erforderlich sind.

Aufbewahrung

Das Aufbewahren mindestens eines Elements für einen bestimmten Zeitraum.

Erkennung

Das Anfordern und Bereitstellen von Dokumenten und anderen potenziellen Beweisen zwischen gegnerischen Parteien für die Verwendung vor Gericht oder bei einem Verfahren (dieser Vorgang umfasst normalerweise das Durchsuchen von E-Mail-Speichern nach Elementen, die ein bestimmtes Projekt oder Thema betreffen).

Journale

Das Verschieben von Inhalten aus dem E-Mail-Produktionsspeicher in ein langfristiges Repository.

Beweis

Alle Daten und Eigenschaften eines Elements (einschließlich Elementkategorie, Absender, Empfänger und Text im Betreff der Nachricht).

Szenario für die Verwaltung von Nachrichtendatensätzen

Im folgenden Szenario gelten für das Unternehmen die folgenden Anforderungen:

  • Benutzerpostfachelemente müssen 15 Tage nach dem Empfang des Elements im Posteingang des Benutzers überprüft werden.

  • Nachrichten des Typs "Besprechungsanfragen, -antworten und -absagen" müssen 16 Tage nach dem Empfang des Elements im Posteingang des Benutzers gelöscht werden.

  • Alle juristischen Dokumente müssen ein Jahr lang aufbewahrt werden.

Zu diesem Zweck müssen die folgenden Aufgaben ausgeführt werden:

  • Erstellen eines verwalteten benutzerdefinierten Ordners namens Bereinigungsüberprüfung

  • Verschieben aller Elemente aus dem Posteingang des Benutzers in den Ordner Bereinigungsüberprüfung nach 15 Tagen

  • Geben Sie für den Ordner Bereinigungsüberprüfung die folgenden Einstellungen an:

    • Nachrichten des Typs "Besprechungsanfragen, -antworten und -absagen" einen (1) Tag nach der Zustellung der Nachrichten in den Ordner Bereinigungsüberprüfung dauerhaft löschen.

    • Alle anderen Elemente nach 15 Tagen in den Ordner Gelöschte Elemente verschieben.

  • Erstellen Sie einen verwalteten benutzerdefinierten Ordner namens Juristische Dokumente, der folgendermaßen konfiguriert ist:

    • Journalelemente, die in den Ordner Juristische Dokumente verschoben wurden. Dies bedeutet, dass eine Kopie jeder Nachricht, die in den Ordner Juristische Dokumente verschoben wird, automatisch an ein Postfach namens Journal weitergeleitet wird.

    • Dokumente, die in diesen Ordner verschoben werden, sollen ein (1) Jahr lang nach dem Verschieben in diesen Ordner aufbewahrt werden. Nach diesem Zeitraum können die Dokumente in den Ordner Bereinigungsüberprüfung verschoben werden.

Erstellen und Konfigurieren der verwalteten benutzerdefinierten Ordner

Erstellen eines neuen verwalteten benutzerdefinierten Ordners

  1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole, erweitern Sie Organisationskonfiguration, und klicken Sie dann auf Postfach.

  2. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neuer verwalteter benutzerdefinierter Ordner, um den Assistenten für neue verwaltete benutzerdefinierte Ordner zu starten.

  3. Geben Sie im Feld Name die Angabe Bereinigungsüberprüfung ein.

  4. Klicken Sie auf Neu und dann auf Fertig stellen.

Konfigurieren des Aufbewahrungszeitraums für den Posteingang

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwaltete Standardordner.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Posteingang, und wählen Sie dann Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte aus.

  3. Wählen Sie in der Liste Nachrichtentyp die Angabe Alle Nachrichteninhalte aus.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage), und geben Sie dann 15 als Wert ein.

  5. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den verwalteten anderen Ordner auszuwählen. Wählen Sie Bereinigungsüberprüfung aus, und klicken Sie dann auf OK.

  6. Klicken Sie zweimal auf Weiter und dann auf Neu.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  8. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwalteter Standardordner, und überprüfen Sie dann die Einstellungen für neue verwaltete Inhalte, um die Änderungen zu bestätigen.

Konfigurieren der neuen Einstellungen für verwaltete Inhalte

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Bereinigungsüberprüfung, und klicken Sie dann auf Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte.

  2. Geben Sie im Feld Name die Angabe Besprechungsanfragen, -antworten und -absagen bereinigen ein.

  3. Wählen Sie in der Liste Nachrichtentyp die Option Besprechungsanfragen, -antworten und -absagen aus.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage), und geben Sie dann 15 als Wert ein.

  5. Wählen Sie unter Am Ende des Aufbewahrungszeitraums auszuführende Aktion die Option Endgültig löschen aus.

  6. Klicken Sie zweimal auf Weiter und dann auf Neu.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Bereinigungsüberprüfung, und klicken Sie dann auf Neue Einstellungen für verwaltete Inhalte.

  9. Geben Sie im Feld Name die Angabe Alle anderen Elemente nach 15 Tagen bereinigen ein.

  10. Wählen Sie in der Liste Nachrichtentyp die Angabe Alle Postfachinhalte aus.

  11. Wählen Sie unter Aufbewahrungszeitraum beginnt die Option Wenn das Element in den Ordner verschoben wird aus.

  12. Wählen Sie unter Am Ende des Aufbewahrungszeitraums auszuführende Aktion die Option In Ordner 'Gelöschte Elemente' verschieben aus.

  13. Klicken Sie zweimal auf Weiter und dann auf Neu.

  14. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Erstellen eines neuen verwalteten benutzerdefinierten Ordners namens "Juristische Dokumente"

  1. Öffnen Sie die Exchange-Verwaltungskonsole, erweitern Sie Organisationskonfiguration, und wählen Sie dann Postfach aus.

  2. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neuer verwalteter benutzerdefinierter Ordner, um den Assistenten für neue verwaltete benutzerdefinierte Ordner zu starten.

  3. Geben Sie im Feld Name die Angabe Juristische Dokumente ein.

  4. Klicken Sie auf Neu.

  5. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen Ordner namens Juristische Dokumente.

  7. Klicken Sie auf Neue verwaltete benutzerdefinierte Einstellung.

  8. Wählen Sie in der Liste Nachrichtentyp die Angabe Alle Postfachinhalte aus.

  9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dauer des Aufbewahrungszeitraums (Tage), und geben Sie dann 365 als Wert ein.

  10. Wählen Sie in der Liste Aufbewahrungszeitraum beginnt die Option Nach der Übermittlung, Enddatum für Kalenderaufgaben und Aufgabenserien aus.

  11. Wählen Sie in der Liste Am Ende des Aufbewahrungszeitraums auszuführende Aktion die Option Endgültig löschen aus.

  12. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie dann Bereinigungsüberprüfung aus, um die Elemente nach 365 Tagen in diesen verwalteten benutzerdefinierten Ordner zu verschieben.

  13. Klicken Sie auf OK und dann auf Weiter.

  14. Klicken Sie auf der Seite Journale unter Kopien weiterleiten an auf Durchsuchen.

  15. Wählen Sie Journal aus, und klicken Sie dann auf OK.

  16. Klicken Sie auf Weiter, und klicken Sie dann auf Neu.

  17. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Erstellen der Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner

Nachdem Sie verwaltete benutzerdefinierte Ordner erstellt haben, müssen Sie die Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner erstellen.

Erstellen der Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner

  1. Erweitern Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole den Eintrag Organisationskonfiguration, und klicken Sie dann auf Postfach.

  2. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Neue Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner. Der Assistent für neue Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner wird angezeigt.

  3. Geben Sie im Feld Name der Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner den Namen MRM - Posteingang und Bereinigungsüberprüfung ein.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie dann Bereinigungsüberprüfung aus.

  5. Klicken Sie auf Neu.

  6. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  7. Klicken Sie auf Neue Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner.

  8. Geben Sie im Feld Name der Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner den Namen MRM - Juristische Dokumente, Posteingang und Bereinigungsüberprüfung ein.

  9. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie dann die folgenden Ordner aus:

    • Bereinigungsüberprüfung

    • Posteingang

    • Juristische Dokumente

  10. Klicken Sie auf Neu.

  11. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Bereitstellen von Benutzern

Bereitstellen von Benutzern

  1. Erweitern Sie Empfängerkonfiguration, und klicken Sie auf Postfach.

  2. Klicken Sie im Detailbereich mit der rechten Maustaste auf einen Benutzer, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.

Hinweis

Die Seite Eigenschaften für den Benutzer wird angezeigt.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Postfacheinstellungen.

  2. Klicken Sie auf Verwaltung von Nachrichtendatensätzen und dann auf Eigenschaften.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.

  4. Wählen Sie die Postfachrichtlinie aus, die angewendet werden soll.

  5. Klicken Sie dreimal auf OK.

  6. Führen Sie folgenden Befehl in der Exchange-Verwaltungsshell aus:

    Start-ManagedFolderAssistant -mailbox mailboxname

  7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Serverobjekt in der Exchange-Verwaltungskonsole, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Verwaltung von Nachrichtendatensätzen, um den Assistenten für die Ausführung auf einer geplanten Basis zu konfigurieren.

  8. Wählen Sie unter Planen des Assistenten für verwaltete Ordner die Option Benutzerdefinierten Zeitplan verwenden aus.

  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen, um den Zeitplan anzupassen.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Datensatzverwaltungsteam finden Sie auf der Website Microsoft Records Management Team Blog (englischsprachig).

Hinweis

Der Inhalt jedes Blogs und die dazugehörige URL kann ohne vorherige Ankündigung geändert werden.