Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie für Exchange Online

In Exchange Online können Sie Aufbewahrungsrichtlinien für die Messagingdatensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) verwenden, um den E-Mail-Lebenszyklus zu verwalten. Aufbewahrungsrichtlinien werden angewendet, indem Aufbewahrungstags erstellt und zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt werden, die auf Postfachbenutzer angewendet wird.

Weitere Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Verfahren zur Verwaltung von Nachrichtendatensätzen.

Was sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen?

• Geschätzte Zeit bis zum Abschließen dieser Aufgabe: 30 Minuten.

• Für die Verfahren in diesem Thema sind bestimmte Berechtigungen erforderlich. Informationen zu den Berechtigungen finden Sie in den einzelnen Verfahren.

• Die Konfiguration für die MRM-Aufbewahrungsrichtlinien und -Tags befindet sich im Microsoft Purview-Complianceportal.

• Postfächer, auf die Sie diese Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, müssen sich in Microsoft 365 befinden.

Schritt 1: Erstellen eines Aufbewahrungstags

Bevor Sie dieses Verfahren bzw. diese Verfahren ausführen können, müssen Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Informationen dazu, welche Berechtigungen Sie benötigen, finden Sie im Thema "Featureberechtigungen in Exchange Online" im Eintrag "Messagingdatensatzverwaltung".

Verwenden des Purview-Complianceportals zum Erstellen eines Aufbewahrungstags

1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Complianceportal an, navigieren Sie zu Lösungen>Datenlebenszyklusverwaltung>Exchange (Legacy)>MRM-Aufbewahrungstags, und wählen Sie dann + Neues Tag aus.

2. Wählen Sie auf der Seite Definieren, wie das Tag angewendet wird eine der folgenden Optionen aus, und wählen Sie dann Weiter aus:

   • Automatisch zum gesamten Postfach (Standard): Wählen Sie diese Option aus, um ein Standardrichtlinientag (DPT) zu erstellen. Mithilfe von Standardrichtlinientags können Sie eine Standardlöschrichtlinie und Standardarchivrichtlinie erstellen, die für alle Elemente im Postfach gilt.

     Sie können diese Konfiguration nicht verwenden, um ein DPT zum Löschen von Voicemailelementen zu erstellen. Ausführliche Informationen zum Erstellen eines DPT zum Löschen von Voicemailelementen finden Sie im Exchange Online PowerShell-Beispiel auf dieser Seite.

   • Automatisch im Standardordner: Wählen Sie diese Option aus, um ein Aufbewahrungsrichtlinientag (RPT) für einen Standardordner wie Posteingang oder Gelöschte Elemente zu erstellen, und wählen Sie dann den Ordner aus.

     Sie können RPTs nur mit den Aufbewahrungsaktionen Löschen und Wiederherstellung oder Dauerhaftes Löschen erstellen.

   • Von Benutzern zu Elementen und Ordnern (persönlich): Wählen Sie diese Option aus, um persönliche Tags zu erstellen. Mit diesen Tags können Outlook- und Outlook im Web-Benutzer (früher als Outlook Web App. oder OWA bezeichnet) Archiv- oder Löscheinstellungen auf eine Nachricht oder Ordner anwenden, die sich von den Einstellungen unterscheiden, die auf den übergeordneten Ordner oder das gesamte Postfach angewendet werden.

3. Auf der Seite Aufbewahrungseinstellungen definieren variieren der Titel und die Optionen je nach ausgewähltem Tagtyp. Füllen Sie die folgenden Felder aus, und wählen Sie dann Weiter aus:

   • Aufbewahrungszeitraum: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

     • Wenn das Element das folgende Alter (in Tagen) erreicht: Wählen Sie diese Option aus, und geben Sie die Anzahl der Tage an, die Elemente aufbewahrt werden sollen, bevor sie verschoben oder gelöscht werden. Der Aufbewahrungszeitraum für alle unterstützten Elemente – ausgenommen Kalender- und Aufgabenelemente – wird ab dem Datum berechnet, an dem ein Element empfangen oder erstellt wird. Der Aufbewahrungszeitraum für Kalender- und Aufgabenelemente wird ab dem Enddatum berechnet.

     • Nie: Wählen Sie diese Option aus, um anzugeben, dass Elemente niemals gelöscht oder in das Archiv verschoben werden sollen.

   • Aufbewahrungsaktion: Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, nachdem das Element seinen Aufbewahrungszeitraum erreicht hat:

     • Löschen und Wiederherstellung zulassen: Wählen Sie diese Aktion aus, um Elemente zu löschen, aber ermöglichen Sie Benutzern, sie mithilfe der Option Gelöschte Elemente wiederherstellen in Outlook oder Outlook im Web wiederherzustellen. Elemente werden aufbewahrt, bis die Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente, die für die Postfachdatenbank oder den Postfachbenutzer konfiguriert ist, erreicht ist.

     • Endgültig löschen: Wählen Sie diese Option aus, um das Element endgültig aus der Postfachdatenbank zu löschen.

       Wichtig

       Postfächer oder Elemente unterliegen zwar aufbewahrungsrechtlichen Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft 365, Aufbewahrungsbezeichnungen oder Beweissicherungen, werden jedoch nicht endgültig gelöscht und werden weiterhin bei eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben.

     • Element ins Archiv verschieben: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn Sie ein DPT oder ein persönliches Tag erstellen. Wählen Sie diese Aktion aus, um Elemente in das Archivpostfach des Benutzers zu verschieben.

4. Geben Sie auf der Seite Tag benennen einen Namen und eine optionale Beschreibung ein, und wählen Sie dann Weiter aus:

   • Name: Geben Sie einen Namen für das Aufbewahrungstag ein. Der Tagname dient nur zu Anzeigezwecken und hat keine Auswirkungen auf den Ordner oder das Element, auf den das Tag angewendet wird. Bedenken Sie, dass die von Ihnen bereitgestellten persönlichen Tags in Outlook und Outlook im Web verfügbar sind.

   • Beschreibung: Verwenden Sie dieses optionale Feld, um administrative Notizen oder Kommentare einzugeben. Das Feld wird Benutzern nicht angezeigt.

5. Überprüfen Und übermitteln Sie es, um das Tag mit ihrer ausgewählten Konfiguration zu erstellen.

Verwenden Exchange Online PowerShell zum Erstellen eines Aufbewahrungstags

Verwenden Sie das Cmdlet New-RetentionPolicyTag, um ein Aufbewahrungstag zu erstellen. Unterschiedliche im Cmdlet verfügbare Optionen ermöglichen Ihnen das Erstellen verschiedener Typen von Aufbewahrungstags. Verwenden Sie den Type-Parameter , um ein DPT (Wert von All), RPT (geben Sie einen Standardordnertyp an, z. B. Posteingang) oder ein persönliches Tag (Wert von Persönlich).

Im folgenden Beispiel wird ein DPT erstellt, um alle Nachrichten im Postfach nach 7 Jahren (2.556 Tagen) zu löschen:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Im folgenden Beispiel wird ein DPT erstellt, um alle Nachrichten in 2 Jahren (730 Tage) in das In-Place Archive zu verschieben:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

Im folgenden Beispiel wird ein DPT erstellt, um Voicemailnachrichten nach 20 Tagen zu löschen:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Im folgenden Beispiel wird ein RpT erstellt, um Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner nach 30 Tagen endgültig zu löschen:

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

Im folgenden Beispiel wird ein persönliches Tag erstellt, um eine Nachricht niemals zu löschen:

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Schritt 2: Erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie

Bevor Sie dieses Verfahren bzw. diese Verfahren ausführen können, müssen Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Informationen dazu, welche Berechtigungen Sie benötigen, finden Sie im Thema "Featureberechtigungen in Exchange Online" im Eintrag "Messagingdatensatzverwaltung".

Verwenden der Microsoft Purview-Complianceportal zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Complianceportal an, navigieren Sie zu Lösungen>Datenlebenszyklusverwaltung>Exchange (Legacy)>MRM-Aufbewahrungsrichtlinien, und wählen Sie dann Neue Richtlinie aus.

2. Geben Sie auf der Seite Richtlinie konfigurieren einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie ein, und wählen Sie dann + Tag hinzufügen aus, um die Tags auszuwählen, die Sie dieser Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen möchten.

   Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne dieser Aufbewahrungstags hinzuzufügen, doch Elemente im Postfach, für das die Richtlinie gilt, werden nicht verschoben oder gelöscht. Sie können auch nach der Erstellung von Aufbewahrungstags diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen oder entfernen.

3. Wählen Sie auf der Seite Aufbewahrungstags auswählen die gewünschten Tags und dann Hinzufügen aus.

   Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann die folgenden Tags enthalten:

   • Ein DPT mit der Aktion Element in Archiv verschieben .

   • Ein DPT mit den Aktionen Löschen und Zulassen von Wiederherstellung oder Endgültiges Löschen .

   • Ein DPT für Voicemailnachrichten mit den Aktionen Löschen und Zulassen von Wiederherstellung oder Dauerhaftes Löschen .

   • Ein Aufbewahrungsrichtlinientag pro Standardordner, wie z. B. Posteingang, um Elemente zu löschen.

   • Eine beliebige Anzahl von persönlichen Tags.

   Hinweis

   Sie können einer Aufbewahrungsrichtlinie zwar beliebig viele persönliche Tags hinzufügen; viele persönliche Tags mit unterschiedlichen Aufbewahrungseinstellungen können Benutzer aber zusätzlich verwirren. Es wird empfohlen, mit einer Aufbewahrungsrichtlinie nicht mehr als 10 persönliche Tags zu verknüpfen.

4. Überprüfen Und übermitteln Sie diese, um Ihre Aufbewahrungsrichtlinie mit Ihren Konfigurationen zu erstellen.

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne dieser Aufbewahrungstags hinzuzufügen, doch Elemente im Postfach, für das die Richtlinie gilt, werden nicht verschoben oder gelöscht. Sie können auch nach der Erstellung von Aufbewahrungstags diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen oder entfernen.

Verwenden von Exchange Online PowerShell zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

Im folgenden Beispiel wird die Aufbewahrungsrichtlinie RetentionPolicy-Corp erstellt, und der Parameter RetentionPolicyTagLinks wird verwendet, um der Richtlinie fünf Aufbewahrungstags zuzuordnen:

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Ausführliche Informationen zu Syntax und Parametern finden Sie unter New-RetentionPolicy.

Schritt 3: Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfachbenutzer

Nachdem Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellt haben, wenden Sie sie auf Postfachbenutzer an. Sie können auf mehrere Benutzer unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien anwenden. Ausführliche Anweisungen finden Sie unter Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer.

Woher wissen Sie, dass dieses Verfahren erfolgreich war?

Nachdem Sie Aufbewahrungstags erstellt, diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt und die Richtlinie auf einen Postfachbenutzer angewendet haben, werden Nachrichten bei der nächsten Verarbeitung des Postfachs basierend auf den in den Aufbewahrungstags konfigurierten Einstellungen verschoben oder gelöscht.

Gehen Sie wie folgt vor, um sich zu vergewissern, dass die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wurde:

1. Ersetzen Sie <Mailbox Identity> durch den Namen, die E-Mail-Adresse oder den Alias des Postfachs, und führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell-Befehl aus, um den MRM-Assistenten manuell für ein einzelnes Postfach auszuführen:

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"
   

2. Melden Sie sich mit Outlook oder Outlook im Web bei dem Postfach an, und überprüfen Sie, ob Nachrichten entsprechend der Richtlinienkonfiguration gelöscht bzw. in ein Archiv verschoben wurden.