Exchange Server 2007

Exchange & Outlook: Gemeinsam besser

Michael Khalili

Kurz zusammengefasst:

• Vereinfachtes Setup
• Integration von Voicemail, Fax und E-Mail
• Verwaltete Ordner für Konformität

Seit vielen Jahren bereits werden Microsoft Exchange Server und Outlook von Millionen von Menschen nicht nur für die zuverlässige Zustellung ihrer E-Mails, sondern auch zur Planung der Zusammenarbeit mit anderen Personen, zur Verwaltung von Kalendern und zum Organisieren von Kontakten verwendet. Einige werden sich fragen, was dieses Erfolgsduo als Zugabe zu bieten haben könnte. Exchange Server 2007

und Microsoft Office Outlook 2007 stehen kurz vor der Veröffentlichung. Die Kombination dieser beiden Anwendungen stellt einen Quantensprung im Bereich der Kommunikation und Zusammenarbeit dar.

Die Verbesserungen, die von Exchange Server 2007 und Office Outlook® 2007 angeboten werden, sind sofort nach dem Starten des Outlook-Clients offensichtlich. In bisherigen Versionen hat Outlook erwartet, dass Sie den Namen Ihres Exchange-Postfachservers kennen, was viele Benutzer überfordert hat. Das Ergebnis waren häufige Anrufe beim Helpdesk oder komplizierte Initialisierungsskripts, was zu erhöhten Kosten und größerer Komplexität bei der Ausführung einer effizienten Messagingumgebung führte. Mit dem neuen Exchange Autodiscover-Webdienst ist Outlook in der Lage, das Konto automatisch zu konfigurieren, wenn der Client mit der Domäne verbunden ist. Wenn der Client nicht mit der Domäne verbunden ist, braucht der Benutzer nur einen Namen, eine E-Mail-Adresse und ein Kennwort einzugeben. Outlook und Exchange übernehmen alles Weitere selbsttätig (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1** Einrichten von Konten **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Gleichermaßen musste Outlook früher von den Benutzern nicht nur für die erstmalige Verwendung eingerichtet, sondern auch bei jedem Wechsel zu einem anderen E-Mail-Server neu konfiguriert werden. Selbst wenn Benutzer per E-Mail über den bevorstehenden Wechsel ihres Postfach informiert wurden, wurde dies von vielbeschäftigten Mitarbeitern häufig ignoriert, bis sie eines Morgens ins Büro kamen und keinen Zugang zu Outlook mehr hatten. An dieser Stelle musste erneut der Helpdesk in Aktion treten. Der Autodiscover-Webdienst löst auch dieses Problem. Wenn ein Benutzer von einem Postfachserver an einen anderen verschoben wird, erkennt Outlook, dass die alte Konfiguration nicht mehr gültig ist, fragt den Autodiscover-Webdienst erneut ab und konfiguriert dann den Client für das neue Postfach. Das gesamte Verfahren ist für den Endbenutzer vollständig transparent.

Neuerfindung des Kalenders

In der Vergangenheit war ein Großteil der Kalenderlogik in Outlook integriert. Jede Aktualisierung einer Besprechung wurde als separate Besprechungseinladung behandelt, und dies bedeutete, dass Benachrichtigungen möglicherweise in der falschen Reihenfolge angenommen wurden. Wenn zwei Besprechungsaktualisierungen kurz hintereinander gesendet wurden und ein Empfänger die zweite Aktualisierung vor der ersten akzeptiert hatte, enthielt sein Kalender möglicherweise veraltete Informationen. Der Zugriff auf Outlook-Informationen von Smartphones oder PDAs aus konnte darüber hinaus je nach Methode, mit der die Daten von den Benutzern angezeigt wurden, zu abweichenden Informationen in Bezug auf freie oder nicht verfügbare Zeiten führen.

Dies ist nun behoben worden, indem die gesamte Kalenderlogik vom Outlook-Client auf Exchange Server 2007 übertragen wurde. Wenn der Server nun eine Besprechungsanfrage empfängt, wird die Besprechung automatisch zunächst mit dem Status „Mit Vorbehalt“ in den Kalender eingetragen, bis der Benutzer auswählt, ob er den Termin annehmen oder ablehnen möchte. Wenn eine Zeit- oder Ortsänderung für die Besprechung empfangen wird, wird die Besprechung automatisch aktualisiert und die alte Einladung als veraltet markiert, sodass Benutzer sie nicht versehentlich annehmen können. Diese Logik wird von allen Clients angewendet, d. h. von Office Outlook, Outlook Web Access, Outlook Mobile oder anderen Clients von Drittanbietern, damit nur die korrekten und aktuellsten Besprechungen im Kalender enthalten sind.

Der Kalender ist damit zuverlässig und genau, und es ist möglich, einen neuen Satz von Tools anzubieten, mit denen die Benutzer noch produktiver werden können. In der Vergangenheit war es nicht leicht, Besprechungen mit mehreren vielbeschäftigten Mitarbeitern zu planen. Benutzer mussten freie Zeiten für Besprechungen manuell finden und dabei häufig viele Tage durchblättern, bis eine passende Zeit für alle Teilnehmer gefunden werden konnte. Nun kann der Planungsassistent von Outlook 2007, der in Abbildung 2 dargestellt wird, den für jeden Teilnehmer optimalen Zeitpunkt ermitteln. Nachdem Sie die erforderlichen und optionalen Teilnehmer sowie ggf. die gewünschten Räumlichkeiten oder Ressourcen eingegeben haben, zeigt der Planungsassistent eine farblich kodierte Ansicht der besten Tage für eine Besprechung an. Nach der Auswahl eines Tages wird dasselbe Schema verwendet, um an diesem Tag die beste Uhrzeit zu finden.

Abbildung 2** Planungsassistent **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Der Planungsassistent setzt Prioritäten zunächst für erforderliche Teilnehmer, dann für optionale Teilnehmer und schließlich für Räumlichkeiten und Ressourcen, um die optimale Zeit für eine Besprechung zu bestimmen. Der Planungsassistent vereinfacht auch die Berücksichtigung flexibler Arbeitszeiten und verschiedener Zeitzonen. Benutzer können ihre eigenen Arbeitszeiten festlegen, indem sie ihren täglichen Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende definieren. Daher können Personen, die erst um 9 oder 10 Uhr zur Arbeit kommen, den Beginn ihrer Arbeitszeit entsprechend festlegen. Wenn andere Personen eine Besprechung mit diesem Mitarbeiter planen müssen, wird kein früherer Zeitpunkt, wie z. B. 8 Uhr, vorgeschlagen. Für Besprechungen, deren Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen wohnen (beispielsweise in Berlin und New York), werden nur Zeiten vorgeschlagen, die sich für alle Teilnehmer innerhalb der Arbeitszeiten befinden. Für die Teilnehmer in Berlin wird die Besprechung am Nachmittag geplant, wenn für die Teilnehmer in New York der Arbeitstag erst anfängt. Es wird kein Zeitpunkt vorgeschlagen, an dem es für einen der Teilnehmer erst 2 Uhr morgens ist.

Die Nadel im Heuhaufen

Im Laufe der Jahre ist die Anzahl der E-Mail-Nachrichten, die im Posteingang des durchschnittlichen Benutzers ankommen, mit alarmierender Geschwindigkeit gestiegen. Während ein typisches Postfach am Arbeitsplatz früher nur ein paar hundert Nachrichten umfasste, erhalten einige Mitarbeiter jetzt so viele Nachrichten an einem einzigen Tag. Irgendwo in dieser Nachrichtenlawine sind die wichtigen Informationen vergraben, die für Geschäftsabläufe unverzichtbar sind. Das Auffinden der richtigen Informationen genau zum benötigten Zeitpunkt kann eine Herausforderung darstellen.

Die Suchfunktionen von Office Outlook 2007 und Exchange Server 2007 wurden gegenüber den Vorgängerversionen erheblich verbessert. Unabhängig davon, ob ein Benutzer im zwischengespeicherten Modus oder im Online-Modus arbeitet, werden die gleichen Suchalgorithmen auf die Nachricht angewendet. Im Online-Modus wird die Suchabfrage an den Exchange Server gesendet, wo die Suche ausgeführt wird. Die Exchange-Inhaltsindexerstellung, die bis zu 35-mal schneller als die Indexerstellung in Exchange Server 2003 ausgeführt wird, gewährleistet, dass Nachrichten schnell gefunden und abgerufen werden können. Im zwischengespeicherten Modus verwendet Outlook die Sofortsuche, die auf der Windows® Desktopsuche 3.0 basiert, um die Indizierungsmodule zu vereinen und die CPU-Zeit zu reduzieren. Sie können eine Textsuche im Betreff, im Nachrichtentext, in den Felder „An“ und „Von“ und sogar in Anlagen durchführen (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3** Neue Wege bei der Suche nach wichtigen E-Mail-Nachrichten **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Zugriff von überall mit Unified Messaging

Exchange Unified Messaging ist eine integrierte Komponente von Exchange Server 2007, die alle Arten von Geschäftskommunikation in einem einzelnen Posteingang vereint, einschließlich E-Mail, Voicemail und Fax. In traditionellen Systemen werden Voicemails über das Telefon, E-Mails über den Computer und Faxe über ein dediziertes Faxgerät ausgetauscht. Exchange Unified Messaging ermöglicht dem Benutzer die Auswahl des besten Clients für seine Bedürfnisse zum jeweiligen Zeitpunkt und am jeweiligen Ort. In Outlook werden Voicemail- und Faxnachrichten im Posteingang direkt neben E-Mail-Nachrichten angezeigt. Wenn die Voicemailnachricht ausgewählt wird, enthält sie einen eingebetteten Player, mit dem die Nachricht direkt im Lesebereich wiedergegeben werden kann (siehe Abbildung 4).

Abbildung 4:** Wiedergabe von Voicemailnachrichten in Outlook **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Outlook ermöglicht auch die Behandlung von Nachrichten im Kontext. Viele Personen schreiben beim Abhören von Voicemail kurze Notizen auf ein Blatt Papier. Diese Notizen sind nicht mit der Voicemailnachricht verknüpft und können verloren gehen – kein gutes Modell für eine effiziente Kommunikation. Mit Exchange Unified Messaging können Sie Notizen direkt in Outlook aufschreiben. Die Notizen bleiben der Nachricht zugeordnet und werden als suchbarer Text indiziert. Dies gewährleistet, dass die Notizen immer im Kontext der entsprechenden Voicemailnachricht angezeigt werden. Auf diese Weise können sie mit der verbesserten Suchfunktion von Exchange Server 2007 und Office Outlook 2007 rasch gefunden werden.

Outlook kann auch zahlreiche Voicemailoptionen verwalten (siehe Abbildung 5). Mit einer dieser Funktionen sind Benutzer in der Lage, die persönliche Identifikationsnummer (PIN) ihres Voicemailpostfachs direkt innerhalb des Clients zu ändern. (Bei Voicemailsystemen ist das Zurücksetzen von PINs einer der Hauptgründe für Helpdeskanrufe.) Benutzer können über ihre Optionen in Outlook eine neue PIN generieren und sich per E-Mail zuschicken lassen. Mit dieser PIN erhalten sie einmaligen Zugriff auf die Telefonschnittstelle von Exchange Unified Messaging, Outlook Voice Access, und werden dann aufgefordert, ihre PIN zu ändern.

Abbildung 5:** Unified Messaging umfasst eine Funktion zum Zurücksetzen der PIN **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Sichern und schützen

Organisationen stehen heute vielen Bedrohungen für ihre Messagingumgebung gegenüber. Outlook und Exchange arbeiten zusammen, um gegen diese Bedrohungen vorzugehen. Spam ist nur eine dieser Bedrohungen, und Office Outlook 2007 unterstützt nun Outlook-E-Mail-Poststempel, eine neue Methode zum Bekämpfen von Spam. Outlook führt an ausgehender Post ein kleines Rechenrätsel durch und fügt die Antwort zu diesem Rätsel der Nachricht bei. Exchange überprüft dann diese Antwort. Dieses Rätsel nimmt relativ wenig CPU-Zeit in Anspruch, wenn es nur einmal pro Nachricht ausgeführt wird, wie das bei legitimer E-Mail der Fall wäre. Wenn allerdings der Computer eines Spammers dieses Rätsel für Massensendungen erstellen müsste, würde dies enorme Computerressourcen beanspruchen. Daher sind Nachrichten mit einem Outlook-E-Mail-Poststempel mit viel größerer Wahrscheinlichkeit legitim als Nachrichten ohne Poststempel, und Exchange berücksichtigt dies beim Bestimmen der Gültigkeit von E-Mail-Nachrichten.

Zusätzlich zu alten Bedrohungen wie Spam stellen neue gesetzliche Vorschriften neue Anforderungen an Nachrichtensysteme. Vorschriften wie Sarbanes-Oxley, HIPPA und Basel II enthalten strenge Regeln für die Speicherung oder Zerstörung von Datensätzen. Um diesem neuen Bedürfnis gerecht zu werden, unterstützen Exchange und Outlook nun verwaltete Ordner. Diese Ordner werden von einem Administrator für Nachrichten eines bestimmen Typs eingerichtet. In Outlook werden diese Ordner dem Endbenutzer mit einer Beschreibung der Inhalte angezeigt, die im Ordner gespeichert werden sollten (siehe Abbildung 6). Nachrichten können unter Verwendung der Exchange-Transportregeln auch automatisch in einen bestimmten Ordner gesendet werden. Nach dem Ablegen der Nachrichten in einem bestimmten verwalteten Ordner behalten die Nachrichten die Archivierungs-, Speicherungs- und Ablaufrichtlinien des entsprechenden Ordners bei und werden automatisch im Einklang mit der Richtlinie der Organisation behandelt.

Abbildung 6:** Verwaltete Ordner erzwingen Konformitätsregeln für E-Mail **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Trotz bester Bemühungen finden gelegentlich Konformitätsverstöße statt. In diesen Fällen ist die schnelle Identifikation und Behebung unumgänglich. Die von Exchange angebotene schnelle Suche wird zu einem zentralen Tool für Konformitätsprüfer, um Nachrichten zu finden, die Anhaltspunkte für die Identifikation von Konformitätsverstößen enthalten könnten. Die Suche kann über mehrere Postfächer hinweg durchgeführt werden, um solche Verstöße zu erkennen und zu korrigieren.

Eine leichter zu verwaltende Umgebung

Zusammen bilden Exchange Server 2007 und Office Outlook 2007 ein stark verbessertes Nachrichtensystem im Vergleich zu vorherigen Versionen. Die beiden Anwendungen vereinen die gesamte wichtige Geschäftskommunikation an einem Ort und ermöglichen eine einfache Suche und problemlose Einrichtung bei erhöhter Sicherheit und Kompatibilität ohne zusätzliche Konfiguration. Zusammen bieten sie ein höheres Level der Zusammenarbeit und Kommunikation.

Michael Khalili ist Produktmanager für Exchange Server und verantwortlich für Clientzugriff und Unified Messaging. Er ist unter anderem für die Integration von Outlook und Exchange verantwortlich.

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