SharePoint
Nutzen Sie Wikis bei der Arbeit
Mauro Cardarelli
Kurz zusammengefasst:
- Was ist ein Wiki?
- Erstellen eines Wikis in SharePoint
- Bearbeiten und Nachverfolgen von Änderungen
Das Wiki-Konzept existiert seit über 10 Jahren. In seiner einfachsten Form ist ein Wiki – der hawaiische Begriff für „schnell“ – ein Onlinespeicherort, an dem Benutzer Webseiteninhalte frei erstellen und bearbeiten können,
und das lediglich mithilfe eines Browsers. Das Ziel besteht darin, einen Ort zu bieten, an dem Mitglieder einer virtuellen Community beliebige Seiten bearbeiten und dabei Inhalte nach Belieben hinzufügen, ändern und löschen können, auch in Texten anderer Autoren. Im Unterschied zu Blogs, die für strukturierteren Wissensaustausch und Kommunikation von einer Person an viele vorgesehen sind, ermöglichen Wikis eine intensivere Zusammenarbeit.
In jüngster Zeit wurde der nächsten Onlinetoolgeneration, dem so genannten Web 2.0, hohe Aufmerksamkeit geschenkt. Voraussetzung ist, dass Barrieren beim Erstellen von Inhalten gesenkt werden, um Benutzern die Möglichkeit zu bieten, sowohl als Autoren als auch als Nutzer von Onlineinformationen aufzutreten. Dieses Phänomen ist nicht nur in der Internetwelt, sondern auch hinter Unternehmensfirewalls anzutreffen. Sie sollten sich dies wie Enterprise 2.0-Tools vorstellen, die allen Mitarbeitern das Erstellen von Inhalten erleichtern. Technologien wie Blogs und Wikis werden bei der Art und Weise, wie Unternehmen ihr firmeneigenes Fachwissen bewerten, speichern und wiederverwenden, für große Veränderungen sorgen.
Microsoft erleichtert diese Fähigkeiten der nächsten Generation mit der Einführung von Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007, die dritte Version der populären SharePoint-Technologie. MOSS 2007 bietet einen erweiterten Funktionsumfang für Zusammenarbeit und Kommunikation, einschließlich Unterstützung für das Erstellen von Blogs und Wikis. In diesem Artikel werden die ersten Schritte für das Erstellen von Wikis mithilfe von MOSS 2007 erläutert.
Erste Schritte
Wenn Sie schon mit SharePoint Portal Server 2003 gearbeitet haben, sind Sie mit der Verwendung von Websitevorlagen bereits sehr vertraut. Websitevorlagen stellen ein Grundgerüst für das Layout einer konkreten Art von Seite (z. B. für ein Team oder ein Meeting oder ein gesellschaftliches Ereignis) zur Verfügung, in dem bereits Platzhalter für bestimmte Inhalte vorhanden sind. MOSS 2007 weitet die Verwendung von Websitevorlagen durch Einführen einer neuen Sammlung an Vorlagentypen aus. Einer dieser Vorlagentypen ist für ein Wiki vorgesehen.
Abbildung 1 zeigt die Seite „Neue SharePoint-Website“, die zum Erstellen einer SharePoint-Website verwendet wurde. Beachten Sie, dass in der Vorlagenliste ein Element für eine Wiki-Website vorhanden ist. Durch Auswählen dieser Vorlage können Sie schnell und problemlos Ihr erstes Wiki erstellen. Sehen Sie sich Abbildung 2 an, die Standarddarstellung des neu erstellten Wiki. Die Struktur eines Wiki ist so aufgebaut, dass diese Standardseite Ihre Homepage ist. Hier kann alles bearbeitet werden. Ordnungsgemäß autorisierte Benutzer – Ihre virtuelle Community – können diese Seite bearbeiten und neue Seiten erstellen.
Abbildung 1** Auswählen der Wiki-Vorlage für eine neue Website **
Abbildung 2** Ihr neues SharePoint-Wiki, bereit zum Bearbeiten **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)
Bevor wir fortfahren, gehen wir einen Schritt zurück und diskutieren die Einführung von Wikis bei Ihren Benutzern. Wie ich bereits erwähnt habe, sind Wikis schon seit einer gewissen Zeit im Internet oder über Tools von Drittanbietern verbreitet. Zum größten Teil aber wurden Wikis sehr spezialisiert verwendet und wurden nur langsam, durch persönliche Weiterempfehlung populär. MOSS 2007 ist in der Lage, diese Situation zu ändern, indem für alle Intranetbenutzer Wiki-Funktionalität bereitgestellt wird. Dies ist eine sehr weitreichende (und möglicherweise ein wenig erschreckende) Möglichkeit. Wie erklären Sie den Nutzen eines Wiki technisch weniger versierten Mitarbeitern ohne Interneterfahrung? Was Sie diesen Menschen verdeutlichen müssen, ist, dass das Ziel von Wikis in der Förderung des kreativen Austauschs von Ansichten und Ideen besteht, in einer Umgebung, die allen Benutzern die Möglichkeit bietet, sich einzubringen. Wikis ermöglichen die Zusammenarbeit an Inhalten, aber sie sind in Wirklichkeit viel mehr. Das Endergebnis eines Wikis ist kein Dokument und kein Kapitel, sondern eher ein Buch, das nie abgeschlossen wird und an dem Sie, wenn notwendig, zu jeder Zeit Änderungen vornehmen können.
Für Neueinsteiger in die Wiki-Welt steht über den Link „How to Use This Wiki Site“ eine Onlineanleitung zur Verfügung. Der Standard-Wiki-Vorlage ist eine umfassende Dokumentation beigefügt, mit deren Hilfe neue Benutzer in kürzester Zeit eigene Inhalte beitragen können.
So funktionieren Wikis
Auf jeder Wiki-Seite befinden sich rechts oben interaktive Schaltflächen. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ klicken, werden Sie zu einer Seite geleitet, die dem Bearbeiten von Inhalten dient. Abbildung 3 zeigt ein Beispiel. Alle Bearbeitungsvorgänge erfolgen im Browser. Es müssen keine externen Tools wie z. B. Microsoft Word verwendet werden. Die Bearbeitungen werden online und in Echtzeit (nach dem Speichern) implementiert. Außerdem sind keine Fertigkeiten in Webdesign und Webentwicklung erforderlich. Die Bearbeitungsschnittstelle ermöglicht die uneingeschränkte Nutzung des Rich-Text-Formats (einschließlich Fettdruck, Farben, Aufzählungszeichen und Bildern), und dies alles durch die Verwendung von Standardschaltflächen. Ein Benutzer öffnet einfach eine vorhandene Seite im Bearbeitungsmodus und fügt Inhalte hinzu oder ändert sie. Das ist alles.
Abbildung 3** Bearbeiten von Wiki-Inhalten im Browser **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)
Wie verwalten Sie Änderungen in einer Umgebung, in der Inhalte beständig weiterentwickelt werden? Sie werden nicht unbedingt das Bedürfnis haben, alle Inhalte und Beiträge streng zu überwachen, aber Sie möchten sicherlich über einige Mittel zum Nachverfolgen von Änderungen und zur Verwaltung des Versionsverlaufs verfügen. Mit MOSS 2007 ist das kein Problem. Abbildung 4 zeigt, wie eine Standardseite aussieht, nachdem Sie auf die Schaltfläche „Verlauf“ geklickt haben. Sie werden bemerken, dass in der Seitenmitte alle Bearbeitungen am Text erfasst wurden. Links können Sie den Änderungsverlauf sehen, der jede Änderung enthält. Die Community das uneingeschränkte Recht, Änderungen zu überprüfen, nachzuverfolgen und sogar rückgängig zu machen. Dies ist ein leistungsfähiges Konzept. Während Sie Ihr Wiki erstellen und ändern, verfolgt MOSS 2007 diese Entwicklung nach.
Abbildung 4** Langfristiges Nachverfolgen von Änderungen an einem Wiki **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)
Wie bereits erwähnt, ist ein Wiki keine Webseite. Ein Wiki ist eine Sammlung einer unbegrenzten Zahl von Seiten. Als Mitglied einer Wiki-Community können Sie die Entscheidung treffen, eine neue Idee oder einen neuen Diskussionspunkt einzuführen. Statt einer bereits vorhandenen Seite Text hinzuzufügen, möchten Sie vielleicht eine Verzweigung zu einer neuen Seite erstellen. MOSS 2007 unterstützt dies, indem auf einfache Weise neue Wiki-Seiten hinzugefügt werden können. Klicken Sie einfach auf „Neu“, und schon haben Sie eine neue Wiki-Seite eröffnet. Beginnen Sie mit dem Einfügen von Inhalten, und schon sind Sie mitten im Erstellungsprozess.
Schlussbemerkung
MOSS 2007 hat sicherlich nicht das Konzept der Wikis erfunden, aber indem es Wikis allgemein verfügbar macht, werden sie wesentlich attraktiver. Wikis können die Art und Weise, wie Mitarbeiter innerhalb einer Organisation zusammenarbeiten, stark verändern. Die Mitarbeiter sind nicht mehr an die Grenzen einzelner Dokumente gebunden. Wikis ermutigen zum Denken über Strukturen hinweg und zu einer breiteren Zusammenarbeit. Dies passt sehr gut in die weit gefassten Konzepte, die mit der Philosophie von Enterprise 2.0 verbunden sind. Wikis machen Dinge möglich. Sie ermöglichen allen Benutzern, teilzuhaben statt nur mitzumachen und dabei auch in neue Richtungen zu gehen.
Mauro Cardarelli ist geschäftsführender Teilhaber bei Jornata, einer IT-Beratungsfirma in Boston. In seinem Verantwortungsbereich liegen Technologieförderung, Architekturentwurf und Softwareentwicklung. Mauro Cardarelli kann über mauro.cardarelli@jornata.com erreicht werden.
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