Kommunikation

Eine leistungsfähige Alternative zu öffentlichen Ordnern

Alan Maddison

Kurz zusammengefasst:

• Freigeben von Kalendern und Kontakten
• Kommunikation mit Blogs und Wikis
• Freigeben und Verwalten von Dokumenten

Öffentliche Ordner gibt es seit der ersten Version von Microsoft Exchange, wobei das ursprüngliche Ziel darin bestand, eine grundlegende Plattform für die Freigabe von Dokumenten, Verteilerlistenarchivierung und benutzerdefinierte Anwendungsentwicklung bereitzustellen. Fast von

Anfang an hatten Administratoren jedoch mit der Verwaltung und der Verwendung eines zunehmend komplexen Teils vieler Exchange-Umgebungen zu kämpfen. Obwohl in Exchange Server 2007 einige bedeutende Verbesserungen bei der Verwaltung öffentlicher Ordner eingeführt wurden, bleiben die Herausforderungen bestehen. Öffentliche Ordner bieten einfach nicht die stabile Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentverwaltung, die heutige Unternehmen benötigen.

Microsoft hat bekannt gegeben, dass Exchange Server 2007 möglicherweise die letzte Version des Produkts ist, das öffentliche Ordner unterstützt. Obwohl öffentliche Ordner nach wie vor unterstützt werden und nach der Veröffentlichung von Exchange Server 2007 weitere 10 Jahre Unterstützung zur Verfügung stehen, ist dies ein guter Zeitpunkt, sich nach einer Alternative umzusehen.

Glücklicherweise hat Microsoft mit der Veröffentlichung von Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 eine überzeugende Option bereitgestellt. MOSS 2007 bietet die Plattform, die IT-Administratoren und Unternehmen brauchen, um die Funktionen öffentlicher Ordner zu ersetzen und zu erweitern. In diesem Artikel wird erläutert, in welcher Weise MOSS ein stabiles und leistungsfähiges Framework zur Verfügung stellt, das weitaus mehr Funktionen als öffentliche Exchange-Ordner bietet. Speziell geht es um die Verwendung von SharePoint für Aufgaben, für die öffentliche Ordner normalerweise verwendet werden, beispielsweise die Freigabe von Kalendern, Kontakten und Dokumenten.

Beachten Sie, dass Sie öffentliche Ordner weiterhin brauchen, bis Sie zumindest Ihre Clients aktualisieren. Die Microsoft Outlook®-Clients von Outlook 97 bis Outlook 2003 benötigen öffentliche Ordner aus einer Reihe von Gründen, zu denen Offlineadressbücher, die Organisationsformularbibliothek und die Suche nach Frei/Gebucht zählen. Wenn Sie auf Outlook 2007 und Exchange Server 2007 umsteigen, können Sie die Verwendung öffentlicher Ordner jederzeit einstellen.

SharePoint-Kalender

Freigegebene Kalender sind ein typisches Szenario für öffentliche Ordner, und SharePoint macht es sehr einfach, einen Kalender im öffentlichen Ordner durch einen SharePoint-Kalender zu ersetzen. Die Standardinstallation einer SharePoint-Site umfasst zwar einen Kalender, Sie müssen aber wahrscheinlich mehrere Kalender erstellen, um die Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen. Zur Erläuterung wird hier die Erstellung eines freigegebenen Kalenders für eine Personalabteilung dargestellt. Der erste Schritt besteht in der Auswahl von „Alle Websiteinhalte einblenden“. Dies wird normalerweise in der oberen, linken Ecke der SharePoint-Site angezeigt (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1** Erstellen von neuem Siteinhalt **

Nachdem Sie „Alle Websiteinhalte einblenden“ ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ (die ebenfalls in Abbildung 1 dargestellt ist). Nach Laden der Seite „Erstellen“, werden die standardmäßigen Optionen für den Inhaltstyp angezeigt (wie in Abbildung 2 dargestellt). Zum Erstellen eines Kalenders müssen Sie „Kalender“ in der Spalte „Nachverfolgen“ auswählen. Anschließend füllen Sie das Namens- und Beschreibungsfeld aus und entscheiden, ob der Kalender in den Quicklinks-Bereich aufgenommen werden soll.

Abbildung 2** Die Seite „Erstellen“ zeigt viele Standardoptionen an. **

Jetzt ist der Kalender erstellt. Der Benutzer kann entscheiden, ob er sich den freigegebenen Kalender über die SharePoint-Site oder direkt in Outlook anzeigen lassen will. Für letztere Möglichkeit muss der Benutzer mithilfe des Webbrowsers eine Verbindung zum Kalender herstellen und dann das Menü „Aktionen“ öffnen und die Option zum Herstellen einer Verbindung mit Outlook auswählen.

Wenn die Verbindung erstmalig hergestellt wird, zeigt Outlook eine Sicherheitswarnung an. Diese erinnert Benutzer daran, eine Verbindung nur zu bekannten und vertrauenswürdigen Quellen herzustellen. Durch Bestätigen mit „Ja“ wird eine Verbindung zwischen dem Kalender und Outlook hergestellt. Abbildung 3 zeigt die Standardansicht, die den SharePoint-Kalender und den Outlook-Kalender nebeneinander zeigt.

Abbildung 3** Anzeigen des SharePoint- und des Outlook-Kalenders nebeneinander **

Nachdem die Verbindung des Kalenders mit Outlook hergestellt wurde, kann die gegenseitige Synchronisierung stattfinden. Ereignisse, die über Outlook eingegeben wurden, werden mit SharePoint synchronisiert, und alle Benutzer, die sich den Kalender anzeigen lassen, sehen die aktualisierten Einträge. Wenn Sie SMTP-Support in SharePoint aktiviert haben, können Ereignisse auch direkt per E-Mail an den Kalender gesendet werden, und SharePoint fügt diese Einträge hinzu.

SharePoint-Kontakte

Freigegebene Kontakte, für die ebenfalls öffentliche Ordner erforderlich sind, werden von vielen Organisationen verwendet. Auch hier bietet SharePoint eine stabilere Alternative, mit der sich Kontaktlisten leicht erstellen und verwalten lassen. Anhand desselben Beispiels sehen Sie hier, wie eine freigegebene Kontaktliste für die als Beispiel verwendete Personalabteilung erstellt wird.

Zu diesem Zweck wählen Sie ebenfalls „Alle Websiteinhalte einblenden“ aus und klicken auf die Schaltfläche „Erstellen“. Jetzt wählen Sie den Link „Kontakte“ in der Kommunikationsspalte aus. Ein Bildschirm wird angezeigt, in den Sie Informationen für den Namen, die Beschreibung und die Quicklink-Konfiguration eingeben (siehe Abbildung 4). Anschließend klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Erstellen“, und die neue Kontaktliste ist erstellt.

Abbildung 4** Ausfüllen von Namen, Beschreibung und Quicklink-Konfiguration **

Benutzerkommunikation

Sie können SharePoint auch zum Erstellen einer Diskussionsrunde verwenden, die auch als Diskussionsliste bezeichnet wird. Wie bei den Kalendern und Kontakten ist die Erstellung höchst einfach: Wählen Sie „Alle Websiteinhalte einblenden“ aus, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“, und wählen Sie den Link „Diskussionsrunde“ in der Kommunikationsspalte aus. Wie zuvor geben Sie die entsprechenden Informationen für den Namen, die Beschreibung und die Quicklink-Konfiguration ein und klicken dann auf die Schaltfläche „Erstellen“. Abbildung 5 zeigt eine Diskussionsrunde mit einigen Beispielbeiträgen.

Abbildung 5** Beispiel einer Diskussionsrunde mit einigen Beiträgen **

Neben Diskussionsrunden unterstützt SharePoint Server jetzt zwei sehr populäre Kommunikationstools: Blogs und Wikis. Blogs und Wikis, die bei öffentlichen Ordnern nicht zur Verfügung stehen, sind neu in SharePoint Server 2007. Diese Tools ergänzen die Features mit interessanten und nützlichen Funktionen für die Zusammenarbeit.

Blogs bieten ein interaktives Forum, in dem Blogger Gedanken und Ideen einfach miteinander austauschen können, indem sie diese an eine Website senden. In der Regel sind solche Beiträge nach Kategorien geordnet, sodass Leser die für sie interessanten Beiträge leichter finden können. Leser können auch Antworten zu den Kommentaren eines Bloggers geben. In einem Unternehmen könnten beispielsweise Mitglieder des Vorstands einen Blog unterhalten. Dies kann ein leistungsfähiges Instrument für die Kommunikation mit den Mitarbeitern sein und bietet die Möglichkeit, Ideen auszutauschen und den Informationsfluss auf allen Ebenen aufrechtzuerhalten.

Das Erstellen eines Blogs in SharePoint ist einfach. Der erste Schritt ist das Auswählen von „Alle Websiteinhalte einblenden“ sowie das Klicken auf die Schaltfläche „Erstellen“ und auf „Websites und Arbeitsbereiche“ in der Webseitenspalte. Sie gelangen nun auf die Seite „Neue SharePoint-Website“, wo Sie Titel, Namen und URL für die Website angeben müssen. Dann wählen Sie eine Vorlage für die Website aus. In diesem Fall ist es die Blogvorlage. Die letzten drei Konfigurationsoptionen dienen für Berechtigungen, Navigation und die Websiteverzeichnisliste. Nach Ausfüllen aller erforderlichen Optionen klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“. Dadurch wird eine Unterwebsite innerhalb Ihrer Website auf höchster Ebene erstellt, und innerhalb der Unterwebsite sind Bibliotheken und Listen enthalten, die Blogfunktionen bereitstellen. Abschließend gelangen Sie zum neuen Blog.

Ein Wiki ist ein weiteres hervorragendes Tool für erhöhte Zusammenarbeit bei der Dokumenterstellung. Die Benutzer können Inhalt auf der Website hinzufügen, entfernen und bearbeiten und viele Seiten miteinander verknüpfen. Die einfachste Möglichkeit zum Erstellen eines Wikis ist die Wahl von „Alle Websiteinhalte einblenden“, das Klicken auf den Link „Erstellen“ und die Wahl von „Wiki-Seitenbibliothek“ in der Bibliotheksspalte. Nach Ausfüllen der erforderlichen Namens-, Beschreibungs- und Navigationskonfigurationsfelder klicken Sie zum Abschließen des Vorgangs auf die Schaltfläche „Erstellen“. Weitere Informationen zum Verwenden von Wikis in SharePoint finden Sie im Artikel „Nutzen Sie Wikis bei der Arbeit“ in der Ausgabe des TechNet Magazins vom Januar 2007.

SharePoint-Bibliotheken

Öffentliche Ordner sind praktisch zu Dokumentrepositorys geworden und bieten einen zentralen Speicherort, an dem Benutzer leicht auf Dokumente zugreifen und diese freigeben können. Exchange-Administratoren haben im Lauf der Zeit festgestellt, dass dies eine der hauptsächlichen Verwendungsformen ist, durch die öffentliche Ordner so unhandlich wurden. Dies führt nämlich nicht nur zu einer Zunahme bei Exchange-Ein- und -Ausgaben für die Datenbank der öffentlichen Ordner, sondern wirkt sich auch auf die Replikation innerhalb der Exchange-Infrastruktur aus. SharePoint-Bibliotheken stellen eine ausgezeichnete Alternative dar, da hierdurch der Zugriff auf Exchange und Exchange-Ressourcen verringert wird.

Eine SharePoint-Bibliothek ist ein Speicherort innerhalb einer SharePoint-Site, die das Speichern und Verwalten von Dateien ermöglicht. Es gibt mehrere Arten von Bibliotheken, darunter Bibliotheken für Bilder, Wiki-Seiten, Formulare und Dokumente. Wenn Sie einen Ersatz für öffentliche Ordner in Betracht ziehen, ist die Dokumentbibliothek die richtige Wahl. Eine Dokumentbibliothek unterstützt das Speichern, Verwalten und in einigen Fällen auch das Erstellen von Dokumenten innerhalb der SharePoint-Site.

In einer Dokumentbibliothek können viele verschiedene Dateitypen gespeichert werden, aber bestimmte Dateitypen wie ausführbare Dateien und Skripts sind aus Sicherheitsgründen standardmäßig eingeschränkt. Diese Einschränkungen können jedoch über den Abschnitt „Operations“ (Vorgänge) der Website für die SharePoint-Zentraladministration konfiguriert werden.

Die Standardinstallation von MOSS umfasst eine anpassbare Dokumentbibliothek. Die meisten Organisationen wollen wahrscheinlich mehrere Bibliotheken erstellen, um die verschiedenen Geschäftsbereiche innerhalb der Organisation zu unterstützen. Dies lässt sich mit den Tools von SharePoint leicht bewerkstelligen. Um beispielsweise eine Dokumentbibliothek für die Personalabteilung bereitzustellen, wählen Sie „Alle Websiteinhalte einblenden“aus, klicken Sie auf den Link „Erstellen“, und wählen Sie anschließend „Dokumentbibliothek“ in der Bibliotheksspalte aus. Hier müssen eine Reihe von Einstellungen konfiguriert werden: geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Bibliothek an, bestimmen Sie, ob die Bibliothek in den Quicklinks-Bereich aufgenommen werden soll, entscheiden Sie, ob die Versionskontrolle aktiviert werden soll, und wählen Sie ein Standardformat für neue Dokumente aus, die direkt in der Bibliothek erstellt werden.

Beachten Sie besonders die Option für den Dokumentversionsverlauf. Diese ist standardmäßig deaktiviert. Die Versionskontrolle kann jedoch nützlich und in vielen Umgebungen angemessen sein. Neben der Speicherung von Verlaufskopien von Dokumenten verfolgt diese Funktion, wann und von wem Änderungen durchgeführt wurden, und bietet die Möglichkeit, frühere Versionen anzuzeigen und wiederherzustellen.

Abbildung 6 zeigt die neu erstellte Dokumentbibliothek mit einigen Dokumenten, die hochgeladen wurden. Wenn Sie die Dokumentbibliotheken erstellt haben, können Sie diese Repositorys mit Microsoft Outlook und Windows® Explorer zur Verfügung stellen. Mithilfe von Outlook können Sie sich den Inhalt einer Dokumentbibliothek offline anzeigen lassen. Benutzer, die keinen Zugriff auf das Netzwerk haben, erhalten so eine schreibgeschützte Kopie. Beim Zugriff mit Windows Explorer wird die Netzwerkumgebung genutzt. Durch Eingeben der URL der Dokumentbibliothek können Sie Benutzern den Zugriff ermöglichen. In größeren Umgebungen könnten Sie die Verwendung von Gruppenrichtlinien in Betracht ziehen, um diese Netzwerkumgebung bereitzustellen.

Abbildung 6** Dokumentbibliothek, die einige hochgeladene Dokumente enthält **

Über die Grundlagen hinaus

SharePoint bietet Features, die deutlich über die Funktionen von öffentlichen Ordnern hinausgehen. Neben den allgemeinen Funktionen öffentlicher Ordner bietet SharePoint Server leistungsfähigere Funktionen, durch die diese allgemeinen Funktionen erweitert werden. Diese verbesserten Möglichkeiten umfassen:

• Versionsverlauf
• Genehmigungssteuerung
• Checkoutverfahren
• Workflowsteuerung
• Dokumentaufbewahrungsrichtlinien
• Überwachung
• RSS

Diese Features sind für jede Unternehmensplattform zum Verwalten von Inhalten wichtig, und SharePoint bietet ein stabiles Framework, das Administratoren einfach verwenden können. Diese erweiterten Funktionen können für viele SharePoint-Features einschließlich Kalender, Aufgaben, Diskussionsrunden und Dokumentbibliotheken aktiviert werden.

Zum Konfigurieren dieser Funktion wählen Sie das Menü „Einstellungen“ und dann die jeweilige Einstellungsoption aus, z. B. die Option für Dokumentbibliothekseinstellungen, wie in Abbildung 7 dargestellt. Nun wird die Seite mit den Einstellungen angezeigt, auf der alle verfügbaren Konfigurations- und Anpassungsoptionen angezeigt werden. Der Link für die Einstellungen der Versionskontrolle in der Spalte „Allgemeine Einstellungen“ beispielsweise ermöglicht die Konfiguration des Versionsverlaufs.

Abbildung 7** Auswahl der Einstellungsoption zum Konfigurieren erweiterter Funktionen **

Wie bereits erwähnt, bietet diese Funktion die Aufzeichnung von Dokumentänderungen mit Angaben dazu, wer die Änderungen wann durchgeführt hat. Außerdem kann der Benutzer sich frühere Versionen anzeigen lassen und diese gegebenenfalls wiederherstellen. Es kann auch festgelegt werden, wie viele Versionen von SharePoint gespeichert werden. Wenn dieses Limit erreicht wird, werden Elemente gelöscht, ohne zum SharePoint-Papierkorb gesendet zu werden.

Im Abschnitt für die Versionskontrolle können Sie auch die gewünschten Anforderungen für Inhaltsgenehmigung und Checkout konfigurieren. Wenn die Inhaltsgenehmigung aktiviert ist, müssen alle eingereichten Elemente genehmigt werden, bevor sie anderen Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Elemente, die nicht genehmigt wurden, werden auf den Status „ausstehend“ gesetzt. Das Checkoutverfahren stellt eine Inhaltssteuerung bereit, indem verhindert wird, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an einer Datei arbeiten.

Workflows sind ein weiteres nützliches Feature von SharePoint, das bei öffentlichen Ordnern nicht zur Verfügung steht. Workflows bieten einen strukturierten Ansatz für Geschäftsprozesse, der zur Rationalisierung der Vorgänge in Ihrem Unternehmen beitragen kann. In SharePoint implementierte Workflows sind eine Reihe von vordefinierten Aufgaben, durch die das Verschieben eines Dokuments im festgelegten Prozess automatisiert wird. Der Prozess kann iterativ sein, wobei jeder Schritt abgeschlossen sein muss, bevor der nächste Schritt eingeleitet wird, oder er kann parallel verlaufen, wobei die jeweilige Aufgabe jederzeit abgeschlossen werden kann. Die Standardworkflows in SharePoint sind:

• Genehmigung
• Rückmeldungen sammeln
• Signaturen sammeln
• Dispositionsgenehmigung

Zur Einhaltung von Regelungen und Geschäftsanforderungen werden Informationsverwaltungsrichtlinien verwendet. Eine Richtlinie besteht aus einem Satz an Regeln, die sich auf die Verwaltung und Steuerung von Dokumenten beziehen. SharePoint Server unterstützt benutzerdefinierte Regeln, umfasst jedoch auch praktische Standardregeln wie:

• Überwachung
• Ablauf
• Beschriftungen
• Barcodes

Die Überwachung bietet die Möglichkeit, Ereignisse auf der Grundlage einer Reihe von Aktionen zu protokollieren, die Sie unter Websiteeinstellungen definieren. Sie können Aktionen wie das Öffnen eines Dokuments, das Herunterladen oder Anzeigen eines Elements oder seiner Eigenschaften, das Bearbeiten eines Dokuments, das Aus- oder Einchecken eines Dokuments, das Verschieben oder Kopieren von Elementen und das Löschen und Wiederherstellen von Elementen nachverfolgen.

Der Inhaltsablauf ermöglicht das Löschen von Inhalt, um die Datenaufbewahrungsrichtlinien Ihrer Organisation einzuhalten. Dieser Datenablauf kann an einem bestimmten Datum oder nach einer festgelegten Zeitspanne nach einem bestimmten Ereignis wie der Dokumenterstellung eintreten.

Beim Drucken wird dem Ausdruck mithilfe von Beschriftungen Text hinzugefügt. In der Praxis gibt es eine Reihe von Einsatzmöglichkeiten für diese Richtlinie. Sie könnten beispielsweise festlegen, dass alle Dokumente aus der freigegebenen Dokumentbibliothek einen Vertraulichkeitshinweis enthalten, damit die Vorschriften der Rechtsabteilung eingehalten werden.

Barcodes bieten eine formelle Überwachungsmethode für gedruckte und Onlinedokumente. SharePoint erstellt für jedes Dokument einen eindeutigen Bezeichner. Die Benutzer haben dann die Möglichkeit, ein Bild des Barcodes in ihr Dokument einzufügen.

Eine weitere deutliche Verbesserung von SharePoint ist die Integration mit RSS-Feeds. Kalender, Kontakte, Dokumentbibliotheken und Diskussionsrunden stellen einen RSS-Feed bereit, den ein Benutzer abonnieren kann. Die Benutzer erhalten auf Wunsch automatische Updates, um den Überblick über ihre täglichen Aufgaben zu behalten. Dazu ist lediglich ein RSS-Reader wie Outlook 2007 erforderlich.

Zusammenfassung

Microsoft Office SharePoint Server 2007 bietet nützliche Features für Unternehmen und stellt eine leistungsfähigere Alternative zu öffentlichen Exchange-Ordnern dar. Ein stabiles Administrationssystem ermöglicht die einfache Implementierung einer Lösung für die Freigabe von Kalendern, Kontakten und Dokumenten. Zudem können Sie verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten wie Diskussionsrunden, Blogs und Wikis erstellen.

Alan Maddison ist Senior Consultant in der Microsoft Technology Practice der MTI Technology Corporation. Im Mittelpunkt seiner Tätigkeit stehen Active Directory, Exchange Server und die Virtualisierung.

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