Führung eines IT-UnternehmensBerechnen des Werts der IT-Infrastruktur in Behörden

Acer Maamoun

Die Vorteile einer Investition in die IT-Infrastruktur (Hardware und Software) aufzuzeigen, kann in Behörden schwierig sein. Wie in anderen großen Organisationen müssen Manager überzeugende Argumente für alle Erweiterungen und Verbesserungen liefern, die mit anderen Anträgen auf Finanzierung konkurrieren.

Da es viele verschiedene Möglichkeiten gibt, Geschäftsszenarios auszuarbeiten, müssen IT-Manager die Möglichkeit auswählen, die sich am besten für ihre spezifische Organisationskultur eignet. Dies gilt sowohl für Behörden als auch für Unternehmen. Die Abstimmung zwischen IT und anderen Geschäftsprioritäten ist unbedingt notwendig. In Behörden haben IT-Organisationen mit der Artikulierung von Geschäftsszenarios Erfolge verzeichnet, indem sie in ihrem Ansatz zum Erstellen von Portfolios für Projekte und Initiativen das Konzept des öffentlichen Werts verwenden.

Es ist ein schwieriger Prozess, ein Geschäftsszenario zusammenzustellen, in dem demonstriert wird, wie eine Infrastrukturverbesserung zu einer besseren Produktivität oder einem verbesserten Dienst führt. Im Folgenden werden einige von behördlichen IT-Organisationen eingesetzte Lösungen für das Definieren und Erfassen des Werts, der hinter Investitionen in die IT-Infrastruktur steht, vorgestellt.

Rechtfertigen von Investitionen

Eine häufige Klage innerhalb von IT-Organisationen ist, dass sie zu viele Anforderungen von zu vielen verschiedenen Geschäftsbereichen erhalten, wobei jede Anforderung selbstverständlich äußerst dringend ist. Neue Initiativen sind in der Regel einzelnen Abteilungsrichtlinien oder Zielprioritäten zugeordnet. Diese Initiativen können wie eine zufällige Auswahl erscheinen, sind jedoch oft eng am öffentlichen Wert ausgerichtet, der von einer bestimmten Abteilung erstrebt wird.

Andererseits können Betriebskosten, die nach Aufwand für die Unterstützung einzelner Abteilungsvorgänge aufgeschlüsselt werden, die Kosten (und den Wert) unternehmensweiter Funktionen oder gemeinsam genutzter Dienste bergen. In diesem Fall kann es äußerst schwierig sein, den Wert von Investitionen in eine neue Infrastruktur oder in Verbesserungen einer vorhandenen Infrastruktur, die eine unternehmensweite Auswirkung haben oder direkt den Zielen einzelner Abteilungen zugeordnet werden können, zu evaluieren.

Folglich fällt es der Gesamt-IT-Organisation oft schwer, eine unternehmensübergreifende Sichtweise der Informationstechnologie zu ermöglichen, wie sie in dem Dokument „GSA Federal Enterprise Architecture Framework“ (whitehouse.gov/omb/egov/a-1-fea.html) beschrieben wird. Die praktische Umsetzung der meisten Bemühungen um eine gemeinsame Sichtweise der Unternehmensarchitektur, ein allgemeines Modell zur Erstellung von Geschäftsszenarios und einen Portfolioverwaltungsprozess, bei dem Anträge auf IT-Investitionen und Ausgaben fair behandelt werden, gestaltet sich in solchen Umgebungen schwierig. Ein wirksameres Modell ist, ein Portfolio der IT-Aktivitäten zu unterstützen, die die Vorteile des öffentlichen Werts effektiv maximieren. Dies erfordert, dass die allgemeinen Kriterien im Hinblick auf den öffentlichen Wert im Laufe der Geschäftsszenarioentwicklung, Portfolioverwaltung Erkenntnis der Vorteile und Bewertung ausgewählt und in Kraft gesetzt werden.

Wertmessung

Es gibt einige große Probleme mit unternehmensweiten IT-Investitionen. Erstens sind ihre Auswirkungen im Hinblick auf den öffentlichen Wert eher indirekt und länger anhaltend. Es profitieren verschiedene Teile der Organisation, und zwar oft in unterschiedlichem Ausmaß, sodass die Vorteile nicht immer direkt erkennbar sind. Darüber hinaus werden zugehörige Risiken und Kosten schneller wahrgenommen als der nicht so schnell ersichtliche und quantifizierbare öffentliche Wert.

Ein Geschäftsszenario sollte darauf beruhen, wie eine Infrastrukturinvestition zukünftige Investitionen und derzeitige Aktivitäten ermöglicht. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diesen Wert zu berechnen. Sie haben alle ihre Vor- und Nachteile, und jede Möglichkeit eignet sich bis zu einem bestimmten Grad für die Kultur und Reife einer bestimmten Organisation.

Mathematisch Diese Methoden basieren auf einem mathematischen Modell potenzieller Vorteile. Eine wirksame Methode, die der „Realoptionen“, basiert auf finanzmathematischen Grundlagen. Sie schließt die Überlegung künftiger Änderung und Flexibilität ein, indem sie explizit das Recht in Betracht zieht, eine Maßnahme (d. h. die Realoption) zu einem bestimmten Preis eine bestimmte Zeit lang zu ergreifen. Die Optionen umfassen das Zurückstellen, Erweitern, Bereitstellen oder Abbrechen von Investitionen, das Ändern der Eingaben oder Ausgaben sowie das Entwickeln von Pilotprojekten.

Realoptionen sind besonders dann geeignet, wenn eine Investitionsentscheidung unter dem Einfluss künftiger Ereignisse erfolgt. Im Fall der IT-Infrastruktur kann es sich dabei um Folgendes handeln: Gesetzliche Anforderungen, Geschäftsnachfrage oder gar ein kritisches Ereignis wie ein schwerer Betriebsfehler.

Simulation Die Ungewissheitsanalyse basiert auf der Monte-Carlo-Simulation, die automatisierte Tools verwendet, um die Ergebnisse alternativer Szenarios zu berechnen, die auf der Auswahl veränderlicher Werte und der Wiederholung des Prozesses basieren. Die Simulation erfordert die Identifikation eines Wertebereichs (wie die Anzahl der betroffenen Arbeitsstationen oder das Auffassungsvermögen des elektronischen Kanals) und die Wahrscheinlichkeitsverteilung für jede Variable. Die Simulation ergibt eine Reihe möglicher Ergebnisse und lässt die Ermittlung des Mittelwerts für Vorteile sowie für Kosten und Risiken zu. Die sorgfältige Auswahl der Wert- und Risikovariablen zur Repräsentation der möglichen Auswirkungen von Infrastrukturinvestitionen ermöglicht, dass die Rendite solch einer Investition ins rechte Licht gerückt wird.

Szenarios Wenn mathematische oder Simulationsmodelle unpraktisch oder für die Organisationskultur und -fähigkeiten nicht geeignet sind, können stattdessen auf Szenarios basierte Verfahren verwendet werden. Dadurch, dass sie das Geschäft oder Geschäftsziel einer Behörde, die politischen Prioritäten und relevante Trends (einschließlich Technologietrends) in Betracht zieht, kann eine Organisation eine begrenzte Anzahl plausibler Szenarios für die nächsten drei bis fünf Jahre entwickeln. Jedes Szenario sollte sich ausschließlich auf das Vorführen der Vorteile der Infrastrukturinvestition konzentrieren.

Im Gegensatz zur langfristigeren Planung müssen Szenarios sich nicht gegenseitig ausschließen und können Wahrscheinlichkeiten enthalten. Szenarios können zukünftige Wahlen, die Ergebnisse politischer Debatten und mögliche IT-Marktereignisse wie Akquisitionen oder beachtliche Verschiebungen bei Herstellerstrategien berücksichtigen.

GAU-Szenario Diese Variante des szenariobasierten Ansatzes wird angewendet, wenn die IT-Organisation glaubt, dass eine Investition dringend notwendig ist, um bevorstehende Geschäfts- oder Missionsherausforderungen zu erfüllen oder einfach um aktuelle Serviceniveaus beizubehalten. Wenn Infrastrukturprobleme vernachlässigt werden, verschlechtern sie sich, und die Problembehebung erfordert mehr Aufwand. Diejenigen, die sich für Veränderungen einsetzen, werden wahrscheinlich auf Widerstand stoßen und für ihre Mühe keinen Dank erhalten. So eine Lage kann teilweise mit einem starken Nachdruck auf Metrik und Messung, die für Teile der betroffenen Leistung wichtig sind, behoben werden, wie zum Beispiel die Antwortzeit für Anforderungen und die Zeit für Reparaturen. Diese Informationen müssen allgemein zur Verfügung stehen, sodass potenzielle Leistungsänderungen sichtbar werden.

Bei GAU-Szenarios werden durch Hervorheben der Nachteile und Risiken die Konsequenzen hervorgehoben, die das Unterlassen der Investition hat. Dieser Ansatz sollte sehr umsichtig und nur unter wirklich außergewöhnlichen Umständen verwendet werden. Wird dieser Ansatz routinemäßig verwendet, könnte der Eindruck entstehen, dass die IT-Organisation versucht, feststehende Prozesse für die Investitionsverwaltung umzuwerfen, was zu Konflikten und Unstimmigkeiten führen würde, deren Vermeidung Aufgabe eben dieser Prozesse ist.

Auswählen eine Planungsmethodik

In Abbildung 1 werden die Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden zusammengefasst. Außerdem wird aufgeführt, wann sie jeweils in Betracht kommen. Nachdem eine Methode ausgewählt ist, sollte sie organisationsübergreifend gleichförmig verwendet werden, um die Vergleichbarkeit zu sichern.

Figure 1 Geschäftsszenariomethodik

Die Wirksamkeit der einzelnen Ansätze hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Beantwortung der nachfolgenden Fragen ist ein guter Ausgangspunkt. Wie stark ist der Ansatz in obligatorische Prozesse integriert oder mit ihnen kompatibel (wie z. B. Budgetplanung und Investitionsrechnung)? Ist die ausgewählte Szenariomethode leicht zu verwenden und teilt sie den Wert allen Beteiligten wirksam mit?

Organisationen müssen zwischen der Flexibilität beim Auswählen der für eine bestimmte Behörde geeigneten Wertindikatoren und der Steuerung zur Gewährleistung behördenübergreifender Vergleichbarkeit ein Gleichgewicht finden. Zudem ist die Fähigkeit, eine gegebene Bewertungsmetrik im gesamten Investitionslebenszyklus und nicht nur zur Geschäftsszenariozeit zu verwenden, äußerst wichtig. Ebenso sollte der Plan für verschiedene Arten von Investitionen einen Nutzen haben.

Aus diesem Grund empfiehlt sich die Auswahl eines Wertansatzes und seine Entwicklung in Verbindung mit den Beteiligten in der Führungsstruktur der Organisation. Es ist unbedingt notwendig, dass der ausgewählte Rahmen eine effektive Möglichkeit bereitstellt, internen und externen Beteiligten den Wert zu vermitteln. Dies gilt sowohl für Unternehmensleiter als auch für gewählte Funktionäre oder Behördenverwaltungen.

Zusätzliche Ressourcen

• Webcast: IT als strategische Geschäftsanlage
• Reihe „IT Manager Connections“

Acer Maamoun ist ein Unternehmensstrategieberater, der für Microsoft tätig ist. Er hat mehr als 18 Jahre Erfahrung in den Bereichen IT-Strategie und Betriebsabstimmung.

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