Berichte aus der PraxisDie wichtigste Aufgabe des Tages

Eric N. Bush

Bill Gates bleibt zwei Mal im Jahr seinem Büro fern, um eine „Denkwoche“ einzulegen, wie er das nennt.In dieser Zeit schottet er sich von Menschen, Telefonaten und E-Mails ab und widmet seine Zeit der Lektüre.Er denkt über den Zustand der Technologie bei Microsoft und in der Welt nach.Dadurch will er begreifen, woran sein eigenes und andere Unternehmen arbeiten und wie sich die Vorgehensweise strategisch verbessern lässt.Bill Gates weiß, wie wichtig es ist, nachzudenken und zu planen.

Jeder von uns kann davon profitieren, indem er sich jeden Tag Zeit dafür reserviert, einfach nur nachzudenken und zu planen – Zeit, um Ideen zu formulieren, Probleme zu lösen, den bevorstehenden Aufgaben Prioritäten zuzuweisen, sich Ziele zu setzen und mit offenen Augen zu träumen.Versuchen Sie, dies jeden Tag zur selben Uhrzeit und am selben Ort zu tun, und meiden Sie während dieses Zeitraums alle sonstigen Ablenkungen.Ihre wichtigste Aufgabe besteht darin zu planen, was Sie mit Ihrem Tag anfangen wollen, und Ihren Vorsätzen Prioritäten zuzuweisen.Wenn Sie in einer betrieblichen Führungsposition arbeiten, verbringen Sie wahrscheinlich sowieso den größten Teil Ihrer Zeit damit, die Arbeit anderer Menschen zu planen und ihr Prioritäten zuzuweisen.

Unabhängig davon, ob Sie für das betriebliche Netzwerk zuständig sind, für eine unternehmenswichtige Datenbank Verantwortung tragen oder die Informationssysteme des Unternehmens entwerfen und verwalten, tauchen jeden Tag aufs Neue Probleme auf, die Sie von Ihren eigentlichen wichtigen Aufgaben ablenken.Am Ende des Tages wissen Sie einfach nicht genau, ob Sie Fortschritte gemacht haben oder noch weiter im Rückstand sind.

Ihr Ziel sollte sein, effektiver zu planen und zu organisieren und besser darauf vorbereitet zu sein, auf IT-Notfälle reagieren zu können.Durch gute Planung lässt sich eine reaktionsorientierte Denkweise in eine proaktive Denkweise verwandeln.Um diesen Wandel zu schaffen, müssen Sie jedoch nachdenken, planen und Prioritäten setzen.Dabei hilft es, eine in drei Kategorien unterteilte Aufgabenliste zu führen und diese Liste am Anfang jedes Tages zu überprüfen. Die drei Kategorien lauten:„In Arbeit“, „So schnell wie möglich“ und „Wunschliste“.Anhand dieser Teillisten können Sie Zeit freisetzen, um Lösungen einzurichten, die Krisen überhaupt erst nicht entstehen lassen.

Die Liste „In Arbeit“ muss auf jeden Fall äußerst gewissenhaft geführt werden.Es ist von entscheidender Bedeutung, bei diesen wichtigen Aufgaben täglich Fortschritte zu machen.Arbeiten Sie daran, zuerst die primären Ziele Ihres Unternehmens und Ihrer Gruppe zu erreichen.Aufgaben, die sich nicht direkt auf diese Priorität auswirken, können in der Liste weiter nach unten verschoben werden.Wenn Sie in einer Führungsposition arbeiten, sollten Sie einen Prozess einrichten, der allen Mitarbeitern die obersten Prioritäten ständig vor Augen hält.

Die Teillisten „So schnell wie möglich“ und „Wunschliste“ sind in der Regel für strategische Pläne vorgesehen, durch die Ihr Unternehmen Zeit und Geld einsparen und somit konkurrenzfähiger werden kann.Ermitteln Sie diese Aufgaben, und arbeiten Sie sie langsam und methodisch ab. Verschieben Sie diese Aufgaben in die Teilliste „In Arbeit“, sobald sie eine höhere Priorität einnehmen.

Vergessen Sie dabei aber Folgendes nicht:Die Tatsache, dass Sie diese nach Prioritäten geordneten Listen führen, bedeutet nicht automatisch, dass auch tatsächlich alles erledigt wird.Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen werden, Ihre Aufgaben zu meistern:

• Schaffen Sie zuerst die schnell und einfach zu erledigenden Aufgaben aus dem Weg.
• Erledigen Sie danach diejenigen Aufgaben, die Sie nicht gerne tun.
• Wenden Sie sich zum Schluss den interessanten Aufgaben zu.
• Vermeiden Sie es, den Kontext zu wechseln.Ordnen Sie Ihre Arbeiten in einer seriellen Reihenfolge an, sofern dies möglich ist.
• Sollten Sie jedoch bei einer Aufgabe einfach nicht mehr weiterkommen, dann gehen Sie zur nächsten Aufgabe über, und fahren Sie zu einem späteren Zeitpunkt mit der vorherigen Aufgabe fort.
• Delegieren Sie Aufgaben, die nicht unbedingt von Ihnen erledigt werden müssen, bzw. lehnen Sie Aufgaben ab, die Ihnen nicht sinnvoll erscheinen, oder machen Sie Alternativvorschläge.
• Finden Sie heraus, wann Sie am besten und produktivsten arbeiten.Reservieren Sie sich diese Zeit, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Durch gute Arbeitseinteilung wird sich Ihre Arbeitsleistung erheblich verbessern.Ohne einen Plan durchs Leben zu gehen, führt fast nie zu Zufriedenheit, weil es von vornherein an einer Zielsetzung fehlt.

Eric N. Bush ist als leitender Softwareentwickler in der Engineering Excellence Group bei Microsoft tätig.In seiner Eigenschaft als interner Berater und Seminarleiter fördert er technische und organisatorische Verbesserungen in den Bereichen Mitarbeiter, Prozesse und Technologien.Sie erreichen ihn unter ericbush@microsoft.com.

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