Microsoft Office

Business Intelligence mit SharePoint und Excel

Ben Curry und Bill English mit den Microsoft SharePoint-Teams

 

Auf einen Blick:

• Die Microsoft-BI-Architektur
• Analysieren von Daten mittels Excel
• Veröffentlichen und Aktualisieren von SharePoint-Listen
• Arbeiten mit Excel Services

Inhalt

Überblick über Microsoft-BI
BI-Integration in SharePoint Server 2007
Analysieren von Daten mittels Excel
Excel-Add-Ins
Integration von Office-BI in SharePoint-Listen
Excel Services
Authentifizierung zwischen Client und Server
Veröffentlichen von Excel-Arbeitsmappen
Konfigurieren von Excel Web Access-Webparts
Nicht unterstützte Features in Excel Services
Optionen und Kosten

Entscheidungsträger für geschäftliche Fragen verfügen heute in Bezug auf Business Intelligence-Tools (BI), die sie zur Analyse und Präsentation von Daten sowie zur Trendeinschätzung verwenden können, gegenüber ihren Vorgängern über einen eindeutigen Vorteil. Durch eine gute BI-Strategie, die sich auf eine solide Basis von BI-Technologien stützt, können Geschäftsprozesse optimiert und gleichzeitig die Produktivität und der Gewinn gesteigert werden.

Die BI-Strategie von Microsoft umfasst eine Suite server- und clientseitiger Datenintegrationstools. Leistungsfähige Analyse- und Berichterstattungstools in SQL Server 2005 stellen die Backbone-Datenverwaltungsinfrastruktur bereit, während Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Microsoft Office Excel, Büroanwendern die Flexibilität zur Remoteinteraktion mit zentralisierten und sicheren Datenquellen bieten.

Dieser Artikel, der auf dem Microsoft Press-Buch Microsoft Office SharePoint Server 2007 Best Practices beruht, konzentriert sich darauf, wie Sie mithilfe von Excel und Excel Services Business Intelligence-Daten innerhalb von SharePoint-Websites analysieren können. Beachten Sie, dass einige der in diesem Artikel erwähnten Features, beispielsweise Datenverbindungsbibliotheken, nur im Rahmen der SharePoint Server 2007 Enterprise-Lizenzierung angeboten werden.

Überblick über Microsoft-BI

Für die Analyse externer Daten und ihre Veröffentlichung auf SharePoint-Websites gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, einschließlich der Verwendung von Excel Services. In Abhängigkeit von Ihren speziellen Geschäftsanforderungen können Sie eine Datenintegrationsmethode wählen, die einem Administrator die gezieltere Erstellung und Bereitstellung von Datenberichten und die Minimierung der Endbenutzerkontrolle ermöglicht, oder Sie können den Endbenutzern gestatten, direkt in SharePoint auf Datenquellen zuzugreifen und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen. Die BI-Suite von Microsoft bietet die Flexibilität zur sicheren und selektiven Bereitstellung von Daten auf Grundlage von Benutzeranmeldeinformationen.

Die BI-Strategie von Microsoft umfasst drei Hauptkomponenten:

• Die BI-Plattform
• Endbenutzertools und Anwendungen zur Leistungsverwaltung
• Die Bereitstellungsmethoden

Die BI-Plattform enthält die verschiedenen Datenbank- und Data Warehousing-Komponenten für Datenspeicherung und -schema. SQL Server 2005 Analysis Services (SSAS) bietet ein semantisches Modell, das als UDM (Unified Dimensional Model) bezeichnet wird. Das UDM definiert Geschäftsentitäten, Geschäftslogik, Berechnungen und Metriken und bietet eine Brücke zwischen Endbenutzern und Datenquellen. Endbenutzer können mit BI-Tools wie Excel und Office PerformancePoint Server 2007 direkt Abfragen für das UDM ausführen. Abbildung 1 zeigt, wie ein Benutzer SQL Server-Datenquellen über das UDM abfragen kann.

Abbildung 1 Interaktion zwischen Endbenutzertools und der BI-Plattform

Abbildung 2 zeigt die integrierte Microsoft-BI-Gesamtlösung. SharePoint Server 2007 befindet sich am oberen Ende des Stapels und fungiert als Hub, über den Büroanwender gemeinsam auf Daten zugreifen und diese analysieren können.

Abbildung 2 Architektur der integrierten Microsoft-BI-Lösung

BI-Integration in SharePoint Server 2007

Excel, Excel Services, SharePoint-Berichtscenter und der Geschäftsdatenkatalog (Business Data Catalog, BDC) sind die standardmäßigen (bzw. zentralen) BI-Features innerhalb der Office-Produktsuite. SQL Server 2005 Reporting Services, Analysis Services und PerformancePoint Server 2007 erweitern die zentrale BI-Funktionalität durch verbesserte Berichterstattungsfunktionen, Data Warehousing, detaillierte Datenanalyse und Echtzeitüberwachung. Abbildung 3 zeigt die Beziehung zwischen den verschiedenen BI-Anwendungen. Beachten Sie, welch entscheidende Rolle SharePoint Server 2007 als Verhandlungspunkt für Daten zwischen Server- und Clientanwendungen spielt.

Abbildung 3 SharePoint Server 2007 als Kernstück der Microsoft-BI-Lösung

Analysieren von Daten mittels Excel

Excel lässt sich gut in SQL Server 2005 und SharePoint Server 2007 integrieren und spielt bei der Bereitstellung der Tools zur Datenanalyse, Data Mining-Entwicklung und Erstellung von PivotTables für Endbenutzer eine zentrale Rolle. Mit Excel 2007 können die Benutzer mithilfe von PivotTables und PivotCharts besser auf Daten aus SSAS-Cubes zugreifen und diese analysieren. Auf Analysis Services-Daten kann auch mit Excel 2003 über PivotTables zugegriffen werden, aber hierfür sind zusätzliche Konfigurationsschritte erforderlich.

Excel 2007 bietet neue Features wie die Möglichkeit zur Anzeige von und zur Arbeit mit Analysis Services-KPIs und die Flexibilität zur Erstellung von KPI-Scorecards. (Beachten Sie, dass wir Berichte, Dashboards, Scorecards und Key Performance Indicators (KPIs) als Mittel zur Analyse, Vorbereitung und Darstellung von Daten in SharePoint Server 2007 bezeichnen.) Der Bildschirm in Abbildung 4 zeigt eine Excel-PivotTable. Die Arbeitsmappe ist direkt mit einem SSAS-Cube verknüpft. Zur Erstellung von Scorecards, einschließlich KPIs, können Felder aus der PivotTable-Feldliste, die auf der rechten Seite der Abbildung zu sehen ist, per Drag & Drop in den Hauptarbeitsbereich gezogen werden.

Abbildung 4 Direkt mit SSAS verbundene Excel-Arbeitsmappe mit PivotTable-Funktionalität

Excel-Arbeitsmappen können in SharePoint-Dokumentbibliotheken gespeichert werden, wo sie freigegeben und mit Versionsangaben versehen werden können. Für jede Arbeitsmappe können Verlaufsdetails dynamisch erfasst und gespeichert werden. Noch wichtiger ist, dass Excel-Arbeitsmappen, die aktive Verbindungen zu Analysis Services enthalten, in Excel Services veröffentlicht und über einen Webbrowser für die Anzeige zur Verfügung gestellt werden können, ohne dass ein Excel-Client erforderlich ist.

Excel-Add-Ins

Zwei BI-Add-Ins für Excel unterstützen die Remotedatenanalyse und die End-to-End-Datenübermittlung. Die SQL Server 2005 Data Mining-Add-Ins für Office 2007 umfassen benutzerdefinierte Data Mining- und Prognosetools für Excel, beispielsweise die Möglichkeit zur Schätzung und Vorhersage auf Grundlage bestimmter Muster innerhalb ausgewählter Datenfelder. Abbildung 5 zeigt das Menü „Data Mining“ auf der Excel 2007-Multifunktionsleiste.

Abbildung 5 Excel 2007-Multifunktionsleiste mit den Optionen des Menüs „Data Mining“

Im Data Mining-Add-In ist auch eine Data Mining-Vorlage für Visio enthalten, und Sie können problemlos Abhängigkeitsnetzwerk-, Cluster- und Entscheidungsstrukturen auf Grundlage von Miningmodellen aus SSAS generieren. Das Data Mining-Add-In kann zum Erstellen von Data Mining-Modellen für vorhandene Analyseserverdaten oder zur Durchführung zusätzlicher Abfragen in Excel-Arbeitsmappen verwendet werden. Abbildung 6 zeigt ein Beispiel für ein Vorhersagemodell auf Grundlage vorhandener Analyseserverdaten.

Abbildung 6 Entscheidungsstruktur eines Data Mining-Modells auf Grundlage einer vorhandenen Analyseserververbindung in einer Excel 2007-Arbeitsmappe

Als bewährte Methode sollten Sie das PerformancePoint-Add-In für Excel verwenden, um Benutzern zu ermöglichen, von einem Remotestandort aus auf zugewiesene Aufgaben zuzugreifen und aktualisierte Arbeitsblätter zur Genehmigung an PerformancePoint Server zu übermitteln. (Abbildung 7 zeigt das in der Excel 2007-Multifunktionsleiste aktiv ausgewählte PerformancePoint-Add-In für Excel.) Das Add-In bietet in Excel 2007 und Excel 2003 gleichwertige Funktionalität, jedoch mit der Ausnahme, dass bestimmte Formatierungsfeatures, die speziell mit Pivotformaten in Verbindung stehen, in Excel 2003 nicht verfügbar sind. Beachten Sie, dass das PerformancePoint-Add-In für Excel eine vorhandene Installation von Excel 2003 (SP2) oder Excel 2007 erfordert. Weitere Informationen zu den Voraussetzungen finden Sie im Artikel Installieren des PerformancePoint-Add-Ins für Excel.

Abbildung 7 Excel 2007-Multifunktionsleiste mit den Optionen des Menüs „PerformancePoint“

Integration von Office-BI in SharePoint-Listen

Excel und Access spielen weiterhin eine Schlüsselrolle bei der Verhandlung zwischen client- und serverseitiger BI-Funktionalität in SharePoint Server 2007 und bieten die Möglichkeit, Daten innerhalb von SharePoint-Websites verfügbar zu machen. Excel-Arbeitsblätter können beispielsweise als SharePoint-Liste veröffentlicht werden, in der mehrere Benutzer auf die Daten zugreifen und sie aktualisieren können.

Im Folgenden sind einige Szenarios aufgeführt, die Sie bei der Verwendung von Access-Datenbanken und bei der Beurteilung Ihrer Datenanalyseanforderungen berücksichtigen sollten:

• Sie können eine Access-Datenbank als SharePoint-Liste veröffentlichen und zusätzliche Datenanalysen in SharePoint durchführen. Weitere wichtige Vorteile sind Filterung und Sortierung.
• Access 2007-Datenbanken können mit dem Upsizing-Assistenten von Access 2007 auf SQL Server 2005-Datenbanken aktualisiert werden. Sie könnten beispielsweise für eine skalierbare Datenbanklösung ein Upsizing einer vorhandenen Access 2007-Datenbank auf SQL Server 2005 durchführen und dann mithilfe von Reporting Services benutzerdefinierte Berichte erstellen, die Sie dann direkt in SharePoint Server 2007 veröffentlichen können.
• Sie könnten Access 2007 als Front-End-Berichterstellungsmechanismus für SharePoint-Listen verwenden. Access 2007 bietet die Möglichkeit, eine oder mehrere SharePoint-Listen für zusätzliche Berichte in eine Access 2007-Datenbank zu importieren und gleichzeitig eine aktive Verknüpfung zurück zur Liste auf dem SharePoint-Server beizubehalten.

Zwischen der Arbeit mit Daten in Excel 2003 und in Excel 2007 gibt es einige wesentliche Unterschiede, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden.

Excel – SharePoint und Datensynchronisierung Neue Listen innerhalb von SharePoint-Websites können direkt von vorhandenen Excel-Tabellen aus erstellt werden (z. B. durch Auswahl von „Erstellen“ | „Benutzerdefinierte Listen“ | „Kalkulationstabelle importieren“). SharePoint importiert alle Spalten und vorhandenen Daten, oder Sie können einen Bereich zu importierender Zellen angeben, beispielsweise einen Zellenbereich, einen Tabellenbereich oder einen benannten Bereich. Vorhandene Formeln innerhalb des Excel-Quellarbeitsblatts werden in berechnete Spalten konvertiert.

Wenn Sie Excel 2003 verwenden, können Sie direkt in Excel eine SharePoint-Liste erstellen, indem Sie in der Excel-Tabelle auf eine einzelne Zelle klicken und „Liste“ | „Liste veröffentlichen“ auswählen. Dadurch wird in der Datenblattansicht eine neue SharePoint-Liste erstellt. Beachten Sie, dass bei der Veröffentlichung einer SharePoint-Liste von Excel 2003 aus nur ein einziges Arbeitsblatt veröffentlicht wird – d. h., wenn Sie über eine Excel-Arbeitsmappe mit mehreren Arbeitsblättern verfügen, werden nicht alle Arbeitsblätter veröffentlicht.

Die Verknüpfung zwischen der Excel 2003-Originaldatei und der neu erstellten SharePoint-Liste kann beibehalten und die Synchronisierung in beiden Richtungen durchgeführt werden. Das bedeutet, dass Sie dem Excel 2003-Quellarbeitsblatt neue Zeilen hinzufügen und die verknüpfte SharePoint-Liste aktualisieren lassen können. Sie können auch die SharePoint-Liste aktualisieren und das Excel-Quellarbeitsblatt aktualisieren lassen.

Bei Verwendung von Excel 2007 haben Sie zwei Optionen für die Veröffentlichung von Daten in SharePoint:

• Sie können Daten in Excel Services veröffentlichen. Wenn Excel Services als Bestandteil Ihrer SharePoint Server 2007-Bereitstellung installiert ist, erfolgt eine unidirektionale Synchronisierung zwischen der Excel 2007-Quelldatei und der veröffentlichten Serverversion. Mit anderen Worten: Aktualisierungen der Quelldatei können mittels Push an eine vorhandene veröffentlichte Version übertragen und Änderungen innerhalb einer Webseite wiedergegeben werden.
• Sie können eine Tabelle in Excel 2007 in eine SharePoint-Liste exportieren. Nachdem eine Tabelle exportiert wurde, ist keine Verknüpfung zwischen den Quell- und Zieldaten mehr vorhanden. Das bedeutet, dass durch Aktualisieren der Excel-Originaldatei die Daten in der SharePoint-Liste nicht aktualisiert werden und die Excel 2007-Originaldatei nicht mit in der SharePoint-Liste aktualisierten Daten aktualisiert wird.

Der Hauptunterschied zwischen der Veröffentlichung von Daten auf einer SharePoint-Website von Excel 2003 und von Excel 2007 aus besteht darin, dass Sie nicht nur ein einzelnes Excel-Arbeitsblatt, sondern eine ganze Excel-Arbeitsmappe veröffentlichen können, wenn Sie Excel 2007 verwenden und Excel Services installiert ist. In Excel 2007 wurde die Veröffentlichungsoption in das Hauptmenü „Datei“ integriert und ermöglicht es, eine ganze Excel-Arbeitsmappe in Excel Services zu veröffentlichen.

SharePoint – Excel und Datensynchronisierung Listen innerhalb von SharePoint-Websites können nach Excel exportiert werden, und Sie können wahlweise eine Verknüpfung zwischen den exportierten Daten und der SharePoint-Originalliste beibehalten. Aktualisierungen der SharePoint-Liste werden mit der externen Excel-Tabelle synchronisiert. Dabei handelt es sich um eine unidirektionale Synchronisierung – Aktualisierungen der exportierten Excel-Tabelle werden nicht an die SharePoint-Originalliste repliziert. Beachten Sie, dass bei der Verwendung der Option „Nach Excel exportieren“ im Menü „Aktionen“ innerhalb einer SharePoint Server 2007-Dokumentbibliothek oder -Liste (in der Standard- oder Datenblattansicht) der Excel 2007-Client vorhanden sein muss.

Wenn Sie die Datenblattansicht verwenden, können Sie direkt im Browser in der Datenblattansicht mit Daten interagieren und diese bearbeiten (z. B. durch Auswählen und Löschen mehrerer Datenzeilen). Datenblattansichten ermöglichen Ihnen auch, zusätzliche Datenanalysen wie das Exportieren von Listendaten und das Erstellen entsprechender Berichte in Access und das Abfragen, Drucken und Erstellen von Diagrammen und PivotTables mit Excel durchzuführen (wie im rechten Aufgabenbereich in Abbildung 8 gezeigt). Wenn Sie innerhalb der Datenblattansicht im Aufgabenbereich die Option „Abfrageliste mit Excel“ auswählen, werden sowohl Excel 2003 als auch Excel 2007 unterstützt.

Abbildung 8 Die Datenblattansicht

Beachten Sie, dass die Datenblattansicht das Vorhandensein eines clientseitigen, mit Windows SharePoint Services kompatiblen Listendatenblatt-Steuerelements (z. B. Excel 2003, Excel 2007, Access 2003 oder Access 2007) sowie Unterstützung für ActiveX-Steuerelemente erfordert. Dies unterscheidet sich vom Excel Web Access-Webpart, das in Verbindung mit Excel Services verwendet wird, keine ActiveX-Steuerelemente erfordert und keine clientseitigen Abhängigkeiten aufweist.

Konsequenzen von Excel-Add-Ins

Beachten Sie, dass bestimmte Excel-Add-Ins ein Problem verursachen können, wenn Sie versuchen, Excel in SharePoint-Listen zu integrieren. Insbesondere wenn Sie versuchen, eine neue SharePoint-Liste (SharePoint Server 2007 oder Windows SharePoint Services 3.0) aus einer Excel 2007- oder Excel 2003-Tabelle zu erstellen und die Fehlermeldung „Method 'post' of object 'IOW-SPostData' failed“ (Methode 'post' des Objekts 'IOW-SPostData' fehlgeschlagen) erhalten, könnte das Problem auf eines oder mehrere Excel-Add-Ins zurückzuführen sein.

Ich wurde speziell in Verbindung mit dem Add-In „Analysis ToolPack“, das Bestandteil der standardmäßigen Add-In-Optionen von Excel 2007 ist, mit einem Problem konfrontiert. Es gibt eine clientseitige Lösung für dieses Problem, die das Bearbeiten der Datei EXPTOOWS.XLA auf dem Client und das Bearbeiten der Datei in Excel mit dem Visual Basic-Codeeditor erfordert. Informationen hierzu finden Sie in meinem Blogbeitrag unter Method 'post' of object 'IOWSPostData' failed.

– Kathy Hughes, Microsoft MVP

Excel Services

Excel Services ist Bestandteil von SharePoint Server 2007 Enterprise Edition. Ein Vorteil dieser Edition besteht darin, dass Sie eine Excel-Arbeitsmappe auf einer Webseite veröffentlichen und Endbenutzer Arbeitsmappeninhalte ohne Vorhandensein des Excel-Clients anzeigen können. Für die Interaktion von Benutzern mit Excel Services wird für Clients jedoch die Office SharePoint 2007 Enterprise-Clientzugriffslizenz (Client Access License, CAL) benötigt.

Die veröffentlichte Arbeitsmappe ist im Grunde eine schreibgeschützte Version der Excel-Quellarbeitsmappe. Dies stellt eine gute Möglichkeit dar, Informationen freizugeben und gleichzeitig die Integrität der Daten zu schützen – eine veröffentlichte Excel-Arbeitsmappe, beispielsweise ein Jahres- oder Finanzbudget, ist eine einzelne, zentralisierte Version, auf die alle Benutzer zugreifen. In diesem Abschnitt werden die Hauptfeatures von Excel Services beschrieben.

Im Unterschied zur Erstellung einer neuen SharePoint-Liste durch Importieren einer Excel-Tabelle oder Veröffentlichen eines Excel 2003-Arbeitsblatts können Sie mit Excel 2007 eine ganze Excel-Arbeitsmappe in Excel Services veröffentlichen. Innerhalb jeder Arbeitsmappe können Sie die Anzahl der zu veröffentlichenden Arbeitsblätter begrenzen oder wahlweise alle Arbeitsblätter veröffentlichen.

Im Folgenden werden die drei Hauptkomponenten von Excel Services vorgestellt:

• Die Komponente „Dienste für Excel-Berechnungen“ (Excel Calculation Services, ECS) lädt die Excel-Arbeitsmappe in eine Webseite, führt serverseitige Berechnungen durch und aktualisiert externe Daten.
• Das Excel Web Access-Webpart (EWA) zeigt eine Arbeitsmappe oder miteinander verbundene Teile einer Arbeitsmappe auf einer Webseite oder einem Dashboard an. Dabei werden DHTML und JavaScript für die Webseiteninteraktion verwendet, sodass keine ActiveX-Steuerelemente auf den Client heruntergeladen werden müssen. EWA-Webparts können für die Filterung nach bestimmten Werten konfiguriert werden. Im Unterschied zur Datenblattansicht ist EWA in SharePoint-Listen verfügbar, was von ActiveX-Steuerelementen und dem Excel- oder Access-Client abhängt. EWA bietet zudem zusätzliche Features wie die Möglichkeit, einen Snapshot einer Excel-Arbeitsmappe zu erstellen.
• Excel-Webdienste (Excel Web Services, EWS) ist eine Webdienst-API, mit der Entwickler benutzerdefinierte Anwendungen oder Add-On-Anwendungen für Excel Services entwickeln können. Die typische Adresse für den Zugriff auf diese Webdienste lautet server_site_name/_vti_bin/excelservice.asmx.

Bei der Bereitstellung von Excel Services sind zahlreiche Konfigurationsoptionen verfügbar. In der Regel werden von Excel Services EWA und EWS auf dem Front-End-Webserver und eine Instanz von ECS auf dem Anwendungsserver installiert. Bei einer Einzelserverbereitstellung werden EWA, EWS und ECS auf dem gleichen Server installiert. Bei Multiserverbereitstellungen können die Komponenten auf separaten Servern installiert werden. Ein wesentlicher Aspekt bei der Bereitstellung von Excel Services, den Sie sorgfältig planen sollten, besteht darin, wie die Authentifizierung zwischen Servern und Clients ausgehandelt wird.

Authentifizierung zwischen Client und Server

In einer verteilten Serverumgebung, bei der sich SQL Server 2005 und Analysis Services auf einem anderen Computer als SharePoint Server 2007 und Excel Services befinden und Sie externe Datenverbindungen – d. h. eine ODC-Datei (Office Data Connection) – zu SSAS als Grundlage für Ihre veröffentlichte Excel-Arbeitsmappe nutzen, müssen Sie Kerberos konfigurieren, um die Identität des Benutzers anzunehmen, der auf den Datenbankserver zugreift, und um die Vertrauensstellung/Delegierung zwischen Servern zu imitieren. Dasselbe gilt, wenn Sie die Reporting Services-Integration implementieren und SQL Server 2005 und Reporting Services sich auf einem anderen Computer als SharePoint Server 2007 befinden.

Veröffentlichen von Excel-Arbeitsmappen

Als bewährte Methode sollten Sie unbedingt vertrauenswürdige Dateispeicherorte sowie vertrauenswürdige Datenverbindungsbibliotheken gemäß der Definition in den Excel Services-Einstellungen in „Gemeinsame Dienste“ einrichten, bevor Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen veröffentlichen. Diese bilden die Grundlage für die erfolgreiche Veröffentlichung von Excel-Arbeitsmappen, beispielsweise für die Veröffentlichung einer OLAP-PivotTable (Online Analytical Processing, analytische Onlineverarbeitung), bei der eine ODC-Datei verwendet wird, die in einer vertrauenswürdigen Datenverbindungsbibliothek gespeichert ist. Im Hauptmenü „Datei“ von Excel 2007 ist eine Option für die Veröffentlichung in Excel Services enthalten. (Beachten Sie, dass die Excel-Arbeitsmappe zuerst an einem vertrauenswürdigen Dateispeicherort gespeichert werden muss.)

ECS führt in der Excel-Quellarbeitsmappe enthaltene Berechnungen auf dem Server durch, was bedeutet, dass die eigentlichen Funktionen und Formeln für Endbenutzer nicht direkt zugänglich sind.

Die wesentliche Schlussfolgerung bei der Verwendung von Excel Services besteht darin, dass eine Excel-Arbeitsmappe zwar auf einer Webseite veröffentlicht, aber die veröffentlichte Version nicht bearbeitet werden kann. Benutzer haben nicht die Möglichkeit, Bearbeitungen durchzuführen oder neue Daten einzugeben und die Änderungen dann in der Excel-Quelldatei/-arbeitsmappe zu speichern. Stattdessen können die Benutzer zur Laufzeit Berechnungen über den Browser auf Grundlage von in der Excel-Quellarbeitsmappe erstellten Parametern durchführen. Sobald eine Webseite, die EWA enthält, aktualisiert wird oder ein Benutzer ihre Browsersitzung beendet, gehen alle berechneten Änderungen verloren.

Snapshots von Excel-Arbeitsmappen können aufgezeichnet und als separate Excel-Dateien auf dem Clientcomputer gespeichert werden. Ein Snapshot enthält die Datenwerte innerhalb der veröffentlichten Excel-Arbeitsmappe, aber keine Formeln oder andere Geschäftslogik aus der Quellarbeitsmappe. Endbenutzer mit Anzeigeberechtigungen für die Dokumentbibliothek, die die Excel-Quelldatei und den Speicherort der veröffentlichten Excel-Datei enthält, können die veröffentlichte Excel-Arbeitsmappe in eine Excel-Datei kopieren (einschließlich Datenwerten und Formeln) und einen Snapshot einer Excel-Arbeitsmappe öffnen. Abbildung 9 zeigt die Optionen „In Excel öffnen“ und „Snapshot in Excel öffnen“, die in der Symbolleiste des EWA-Webparts verfügbar sind.

Abbildung 9 In der Symbolleiste des EWA-Webparts verfügbare Excel-Exportoptionen

Für Excel-Snapshots und Excel-Kopien von einem EWA-Webpart aus ist Excel 2007 erforderlich. Wenn Excel 2007 auf dem Clientcomputer, auf dem die Erstellung eines Snapshots oder einer Kopie versucht wird, nicht installiert ist, wird die folgende Meldung angezeigt: „Die Arbeitsmappe kann nicht geöffnet werden. Möglicherweise ist Excel nicht richtig installiert (oder wurde für die Installation bei der ersten Verwendung konfiguriert), der Pfad zum Dokument stimmt nicht, oder bei der Sitzung ist eine Zeitüberschreitung aufgetreten. Öffnen Sie die Arbeitsmappe erneut, oder klicken Sie in der Excel Web Access-Symbolleiste auf 'Erneut laden'.“

Excel 2007-Arbeitsmappen, die mehrere Arbeitsblätter enthalten, können in Excel Services veröffentlicht werden. Der Benutzer, der die Arbeitsmappe veröffentlicht, kann auswählen, welche Arbeitsblätter innerhalb einer Arbeitsmappe beim Speichern und Veröffentlichen in Excel Services angezeigt werden sollen. Es können auch Teile eines Excel-Arbeitsblatts auf Grundlage benannter Zellen oder Parameter, die innerhalb der Excel-Quellarbeitsmappe definiert sind, veröffentlicht werden.

Als bewährte Methode sollten Sie für veröffentlichte Excel-Arbeitsmappen die Überwachung, Versionsverwaltung und Inhaltsgenehmigung für die Dokumentbibliothek „Berichte“ (oder den benannten Speicherort der Dokumentbibliothek) aktivieren, um Bearbeitungs- und Aktualisierungsvorgänge für die Excel-Quellarbeitsmappen zu überwachen.

Konfigurieren von Excel Web Access-Webparts

Nachdem eine Excel 2007-Arbeitsmappe in Excel Services veröffentlicht wurde, stellt das EWA-Webpart die Methode zum Anzeigen und Bearbeiten der veröffentlichten Arbeitsmappe im Browser bereit. (Das EWA-Webpart weist keine clientseitigen Abhängigkeiten auf und erfordert für das Herunterladen auf den Client kein ActiveX-Steuerelement.)

In einem einzigen EWA-Webpart kann eine ganze Excel-Arbeitsmappe angezeigt werden. Endbenutzer können genau wie bei der Verwendung des Excel-Clients durch Arbeitsblätter in einer veröffentlichten Arbeitsmappe navigieren. Abschnitte von Excel-Arbeitsmappen können auch auf Grundlage benannter Parameter in der Excel 2007-Quellarbeitsmappe in einzelne EWA-Webparts auf einer Webseite unterteilt werden (auch als Dashboard bezeichnet). Abbildung 10 zeigt mehrere EWA-Webparts auf einer einzelnen Webseite, die Filterung und Webpartverbindungen zwischen den einzelnen EWA-Webparts umfasst, damit die Daten auf Grundlage des Namens des ausgewählten Kontobeauftragten dynamisch aktualisiert und angezeigt werden.

Abbildung 10 Dashboard mit mehreren Instanzen von EWA-Webparts

Mithilfe von Filterung, Excel-Parametern und Webpartverbindungen zwischen EWA-Webparts können Sie leistungsfähige und intuitive Dashboards in SharePoint Server 2007 generieren.

Nicht unterstützte Features in Excel Services

In Excel Services werden nicht alle Excel-Clientanwendungsfeatures unterstützt. So führt beispielsweise der Versuch, Excel-Dateien zu veröffentlichen, die Code enthalten (z. B. Visual Basic for Applications-Makros, eingebettete Bilder oder ClipArt), dazu, dass die Veröffentlichung fehlschlägt. Weitere clientseitige Funktionen, die nicht unterstützt werden, sind unter anderem die Datenüberprüfung sowie externe Verweise auf verknüpfte Arbeitsmappen.

Es ist nicht immer offensichtlich, ob eine Excel-Arbeitsmappe mit Excel Services kompatibel ist, bis Sie versuchen, sie zu veröffentlichen. Es gibt jedoch eine Open-Source-Kompatibilitätsprüfung für Excel Services. (Weitere Informationen finden Sie unter Add-In zur Excel Services-Kompatibilitätsprüfung – Betaversion und im Download auf der Downloadseite für die Excel Services-Kompatibilitätsprüfung.)

Optionen und Kosten

Wenn Sie derzeit über die Standardversion von SharePoint Server 2007 verfügen und erwägen, im Rahmen Ihrer BI-Gesamtlösung Excel-Arbeitsmappen in SharePoint-Websites zu integrieren, sollten Sie die folgenden Optionen in Betracht ziehen:

1. Aktualisieren Sie auf SharePoint Server 2007 Enterprise Edition, und verwenden Sie Excel Services.
2. Behalten Sie SharePoint Server 2007 Standard Edition bei, und verwenden Sie die integrierten Dokumentverwaltungsfeatures in SharePoint-Dokumentbibliotheken, um Excel-Arbeitsmappen in ihrem systemeigenen Format zu speichern, mit Versionsangaben zu versehen und freizugeben.
3. Behalten Sie SharePoint Server 2007 Standard Edition bei, und erstellen Sie von einer vorhandenen Excel-Tabelle aus eine neue SharePoint-Liste.

Option 1 ist mit zusätzlichen Kosten und Bereitstellungsüberlegungen wie der Umstellung auf Kerberos (wenn Sie nicht bereits im Kerberos-Modus arbeiten) und der Aktualisierung auf Excel 2007 (falls Sie derzeit Excel 2003 verwenden) verbunden. Sie bietet jedoch eine besser skalierbare Excel-Lösung, die keinen Excel-Client und keine ActiveX-Steuerelemente erfordert.

Option 2 bedeutet, dass die Excel-Arbeitsmappe in ihrem ursprünglichen systemeigenen Format beibehalten wird und von autorisierten Benutzern ausgecheckt und bearbeitet werden kann. Auf den für die Aktualisierung von Excel-Arbeitsmappen verantwortlichen Clients muss jedoch der Excel-Client vorhanden sein. Excel-Arbeitsmappen, die in eine SharePoint-Dokumentbibliothek hochgeladen werden, können mithilfe der Sicherheitsfeatures von Excel gesichert werden, aber es besteht das Risiko, dass Endbenutzer die Arbeitsmappe dennoch an anderer Stelle erneut veröffentlichen können, was zu doppelten Kopien derselben Arbeitsmappen führt.

Option 3 bedeutet, dass es Auswirkungen hinsichtlich der weiteren Aktualisierung der Liste von einem Excel-Client aus oder bezüglich der Portabilität der Daten innerhalb der Liste gibt, obwohl eine neue Liste aus einem Excel-Arbeitsblatt erstellt wird. SharePoint-Listen weisen Einschränkungen für Datentypen und Excel-Funktionen auf, und es ist schwierig, von einer Excel-Arbeitsmappe aus Aktualisierungen an eine vorhandene Liste anzufügen. Wenn Ihre Organisation derzeit Excel 2003 verwendet, werden die Benutzer zudem mit Kompatibilitätsproblemen konfrontiert, wenn Sie auf Excel 2007 aktualisieren. Im Unterschied zu Excel 2003 bietet Excel 2007 keine bidirektionale Synchronisierung mit SharePoint.

Wenn Sie planen, bei der Standard Edition zu bleiben, und in Ihrer Organisation mehrere Excel-Arbeitsmappen (und benutzerdefinierte Formeln) verwenden, empfiehlt es sich, dass Sie die vorhandenen Excel-Arbeitsmappen in ihrem systemeigenen Excel-Format beibehalten und die Dokumentverwaltungsfeatures in SharePoint-Dokumentbibliotheken wie Versionsverwaltung und Genehmigung nutzen, damit Sie überwachen können, wer was wann aktualisiert hat. Außerdem sollten Sie den Zugriff auf Excel-Arbeitsmappen mithilfe des integrierten SharePoint-Sicherheitsmodells sperren und nur jenen Benutzern Bearbeitungsrechte erteilen, die tatsächlich vorhandene Arbeitsmappen aktualisieren und neue Arbeitsmappen hochladen müssen.

Wenn Sie in Erwägung ziehen, die Aktualisierung zu einem späteren Zeitpunkt vorzunehmen, und die Basis dieser Aktualisierung BI ist – insbesondere Excel-Features – sollten Sie die Geschäftsanforderungen sorgfältig berücksichtigen. Denken Sie beispielsweise daran, eine schreibgeschützte Version von Excel-Arbeitsmappen bereitzustellen, oder planen Sie eine verteilte Excel-Erstellungsumgebung? Falls Letzteres zutrifft, sollten Sie den Erwerb von PerformancePoint Server 2007 in Betracht ziehen.

Obwohl Excel Services Ihnen ermöglicht, eine ganze Excel 2007-Arbeitsmappe als Webseite zu veröffentlichen, auf der Endbenutzer auf Excel-Daten zugreifen und Berechnungen zur Laufzeit durchführen können (ohne die Daten wieder in der Excel-Quellarbeitsmappe speichern zu können), liegt die Last der Aktualisierung und erneuten Veröffentlichung einer Excel-Arbeitsmappe auf den Schultern einer oder mehrerer Personen. PerformancePoint Server 2007 bietet hingegen die Möglichkeit, Excel-Aufgaben an Endbenutzer zu verteilen, und ermöglicht somit eine zentralisierte und sichere Kontrolle über Benutzerzugriff und Excel-Vorlagen.

Verwenden von Analysis Services-Daten in Excel Services

Ich habe in meiner virtuellen Umgebung damit begonnen, in Kombination mit Analysis Services-Daten mit Excel Services zu arbeiten. Dies bedeutete im Grunde, dass alle Komponenten, einschließlich Client, SQL Server 2005, SharePoint Server 2007 und Excel Services auf dem einen virtuellen Computer konfiguriert wurden. Die Webanwendung wurde für die Verwendung von NTLM konfiguriert, und alles funktionierte reibungslos. In einem realen Szenario, bei dem die Bereitstellung des Kunden aus einer Umgebung mit mehreren Servern besteht – in der beispielsweise SharePoint Server 2007 und Excel Services auf einem Server und SQL Server 2005 und Analysis Services auf einem anderen Server gehostet werden – werden Sie jedoch plötzlich feststellen, dass NTLM den Anforderungen nicht gerecht wird!

Damit Excel Services erfolgreich auf einen separaten SQL-Server zugreifen kann, müssen Sie die Identität des Benutzerkontos annehmen und das Konto delegieren. Sie können dies durch Implementierung der Kerberos-Authentifizierung oder des einmaligen Anmeldens (Single Sign-On, SSO) erreichen. Die einfache Verwendung von NTLM reicht nicht aus, weil der Webserver den aktuellen Benutzer nicht an den SQL-Server delegieren kann (auch als „Double Hop“ bezeichnet).

Eine bewährte Methode beim Testen eines Szenarios mit Excel Services und Analysis Services besteht darin, innerhalb einer Multiserverumgebung zu testen, damit Sie die Authentifizierung sorgfältig testen und sicherstellen können, dass Clients und Server erfolgreich auf Analysis Services-Cubes und -Daten auf dem Back-End zugreifen können. Dadurch werden Sie besser auf reale Szenarios und Bereitstellungen vorbereitet.

– Kathy Hughes, Microsoft MVP

Dieser Artikel beruht auf dem Buch Microsoft Office SharePoint Server 2007 Best Practices (Microsoft Press, 2008).

Ben Curry und Bill English sind die Autoren von Microsoft Office SharePoint Server 2007 Best Practices (Microsoft Press, 2008).