Outlook Voice Access-Benutzerszenarien

 

Gilt für: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-28

Mithilfe der Funktion Outlook Voice Access in Microsoft Exchange Server 2010 Unified Messaging (UM) können Benutzer zum Abrufen von E-Mail-Nachrichten mit einem Analog-, Digital- oder Mobiltelefons auf ihr Postfach zugreifen. Sie können mit ihrem Postfach über Tonwahl- oder Sprachbefehle interagieren.

Die Schnellreferenz zu Outlook Voice Access enthält eine grafische Darstellung aller Menüoptionen von Outlook Voice Access und erläutert die Navigation im Menüsystem. Wenn Sie ein Exemplar der Schnellreferenz herunterladen möchten, besuchen Sie das Microsoft Download Center (möglicherweise in englischer Sprache).

Wenn UM-aktivierte Benutzer auf ihr Exchange 2010-Postfach mithilfe eines Telefons zugreifen, erhalten sie eine Reihe von Ansagen. Diese Ansagen werden verwendet, um sie bei der Navigation durch das Unified Messaging-System zu unterstützen und ihnen zu ermöglichen, auf ihr Postfach zuzugreifen. Mit Outlook Voice Access können Benutzer die folgenden Aufgaben ausführen:

  • Abrufen, Anhören, Beantworten, Erstellen und Weiterleiten von Sprach- oder E-Mail-Nachrichten.

  • Anhören oder Ändern von Kalenderinformationen.

  • Ändern persönlicher Optionen, z. B. Ändern einer PIN, oder Anrufen eines persönlichen Kontakts bzw. Senden einer Sprachnachricht an diesen.

Inhalt

Lesen und Überprüfen von E-Mail-Nachrichten

Verwalten von Kalenderelementen

Verwalten persönlicher Optionen und Kontakte

Benutzer können mithilfe des Telefons E-Mail-Nachrichten anhören, beantworten, erstellen und ungelesene E-Mail-Nachrichten weiterleiten. Wenn ein Benutzer z. B. auf eine wichtige E-Mail-Nachricht wartet und keinen Zugang zum Internet hat, kann er ein Mobiltelefon verwenden, um die Teilnehmerzugriffsnummer oder die Nummer anzuwählen, die für Outlook Voice Access verwendet wird. Wenn der Benutzer seine Durchwahl und seine PIN eingegeben hat und dann "E-Mail" sagt, greift der Unified Messaging-Server auf das Postfach des Benutzers zu und liest seine ungelesene E-Mail-Nachricht vor. Während der Unified Messaging-Server die E-Mail-Nachricht vorliest, kann der Benutzer eine der folgenden Anweisungen sagen:

  • "Antworten", um dem Absender zu antworten.

  • "Allen antworten", um allen Empfängern der E-Mail-Nachricht zu antworten.

  • "Weiterleiten", um die E-Mail-Nachricht an einen anderen Benutzer weiterzuleiten.

  • "Kennzeichnen", um die Nachricht für die Nachverfolgung zu kennzeichnen.

  • "Ausblenden", um die Unterhaltung auszublenden.

Um E-Mail-Nachrichten mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe (Voice User Interface, VUI) anzuhören, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "E-Mail", um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Der Unified Messaging-Server liest den Namen, den Betreff, die Uhrzeit und die Priorität der ersten ungelesenen E-Mail-Nachricht vor.

  3. Anschließend können Sie eine der folgenden Optionen sagen:

    • "Nächste Nachricht", um die Nachricht als gelesen zu markieren und mit der nächsten E-Mail-Nachricht fortzufahren.

    • "Als ungelesen markieren", um die Nachricht als ungelesen zu markieren und mit der nächsten Nachricht fortzufahren.

    • "Ende", um zum Ende der Nachricht zu springen.

    • "Löschen", um die Nachricht zu löschen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Anhören von E-Mail-Nachrichten über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um E-Mail-Nachrichten mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle anzuhören, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 2, um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Der Unified Messaging-Server liest den Namen, den Betreff, die Uhrzeit und die Priorität der ersten ungelesenen E-Mail-Nachricht vor.

  3. Anschließend können Sie eine der folgenden Optionen drücken:

    • Die Rautetaste (#), um die Nachricht als gelesen zu markieren und mit der nächsten Nachricht fortzufahren.

    • 9, um die Nachricht als ungelesen zu markieren und mit der nächsten Nachricht fortzufahren.

    • 33, um zum Ende der Nachricht zu springen.

    • 7, um die Nachricht zu löschen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Anhören von E-Mail-Nachrichten über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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Um E-Mail-Nachrichten mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe anzuhören und anschließend zu beantworten, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "E-Mail", um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Sagen Sie wiederholt "Nächste Nachricht", bis Sie zu der E-Mail-Nachricht gelangen, auf die Sie antworten möchten.

  3. Hören Sie die Nachricht an, oder sagen Sie "Ende", um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

  4. Sagen Sie eine der folgenden Optionen:

    • "Antworten", um dem Absender zu antworten.

    • "Allen antworten", um dem Absender und allen anderen Empfängern zu antworten.

    • "Weiterleiten", um die Nachricht an einen anderen Benutzer oder eine andere Gruppe weiterzuleiten.

  5. Zeichnen Sie eine Antwort auf, und legen Sie dann auf, sagen Sie nichts, oder drücken Sie eine beliebige Taste. Um die Antwortnachricht zu akzeptieren und zu senden, sagen Sie "Senden".

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Antworten auf eine E-Mail-Nachricht über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um E-Mail-Nachrichten mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle anzuhören und anschließend zu beantworten, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 2, um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Drücken Sie wiederholt die Rautetaste (#), bis Sie zu der E-Mail-Nachricht gelangen, auf die Sie antworten möchten. Drücken Sie 9, um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

  3. Hören Sie die Nachricht an, oder drücken Sie 33, um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

  4. Drücken Sie 8, um dem Absender zu antworten, drücken Sie 88, um dem Absender und allen anderen Empfängern zu antworten, oder drücken Sie 6, um die Nachricht an einen anderen Benutzer oder eine andere Gruppe weiterzuleiten.

  5. Zeichnen Sie eine Antwort auf, und drücken Sie dann die Rautetaste (#). Um die Antwortnachricht zu akzeptieren und zu senden, drücken Sie 1.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Antworten auf eine E-Mail-Nachricht über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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Um eine E-Mail-Nachricht anzuhören und dann mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe zur nächsten ungelesenen Nachricht zu wechseln, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "E-Mail".

  2. Sagen Sie "Nächste ungelesene". Sagen Sie "Als ungelesen markieren", um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Lesen der nächsten ungelesenen E-Mail-Nachricht über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um eine E-Mail-Nachricht anzuhören und dann mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zur nächsten ungelesenen Nachricht zu wechseln, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 2, um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Drücken Sie die Rautetaste zweimal (##), um die nächste ungelesene E-Mail-Nachricht anzuhören. Drücken Sie 9, um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Lesen der nächsten ungelesenen E-Mail-Nachricht über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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Um E-Mail-Nachrichten mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe anzuhören und anschließend zur Nachverfolgung zu kennzeichnen, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "E-Mail", um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Sagen Sie wiederholt "Nächste Nachricht", bis Sie zu der E-Mail-Nachricht gelangen, die Sie zur Nachverfolgung kennzeichnen möchten. Sagen Sie "Als ungelesen markieren", um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

  3. Hören Sie die Nachricht an, oder sagen Sie "Ende", um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

  4. Sagen Sie "Kennzeichnen" oder "Zur Nachverfolgung kennzeichnen", um die Nachricht für die Nachverfolgung zu kennzeichnen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Kennzeichnen einer E-Mail-Nachricht zur Nachverfolgung über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um E-Mail-Nachrichten mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle anzuhören und anschließend zur Nachverfolgung zu kennzeichnen, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 2, um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Drücken Sie wiederholt die Rautetaste (#), bis Sie zu der E-Mail-Nachricht gelangen, die Sie zur Nachverfolgung kennzeichnen möchten. Drücken Sie 9, um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

  3. Hören Sie die Nachricht an, oder drücken Sie 33, um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

  4. Drücken Sie 00, um auf weitere Optionen zuzugreifen.

  5. Drücken Sie 44, um die Nachricht für die Nachverfolgung zu kennzeichnen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Kennzeichnen einer E-Mail-Nachricht zur Nachverfolgung über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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Um die E-Mail-Nachrichten anzuhören und eine Unterhaltung so auszublenden, dass UM über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe keine weiteren E-Mail-Nachrichten vorliest, die in der gleichen E-Mail-Unterhaltung enthalten sind, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "E-Mail", um die E-Mail-Nachrichten zu öffnen.

  2. Sagen Sie wiederholt "Nächste Nachricht", bis Sie zu der gewünschten E-Mail-Nachricht gelangen. Sagen Sie "Als ungelesen markieren", um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

  3. Hören Sie die Nachricht an oder sagen Sie "Ende", um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

  4. Sagen Sie "Ausblenden" oder "Unterhaltung ausblenden", um die Unterhaltung auszublenden. Die nächste E-Mail-Nachricht wird vorgelesen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Ausblenden einer Unterhaltung über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um die E-Mail-Nachrichten anzuhören und eine Unterhaltung so auszublenden, dass UM über die Tonwahlbenutzerschnittstelle keine weiteren E-Mail-Nachrichten vorliest, die in der gleichen E-Mail-Unterhaltung enthalten sind, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 2, um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Drücken Sie die Rautetaste (#), bis Sie zu der E-Mail-Nachricht gelangen, die Sie ausblenden möchten. Drücken Sie 9, um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

  3. Hören Sie die Nachricht an, oder drücken Sie 33, um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

  4. Drücken Sie 99, um die Unterhaltung auszublenden. Die nächste E-Mail-Nachricht wird vorgelesen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Ausblenden einer Unterhaltung über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

HinweisHinweis:
Wenn eine Unterhaltung ausgeblendet ist, gilt dies nur für die aktuelle Sitzung. Wenn sich ein Benutzer abmeldet und dann erneut an seinem Postfach anmeldet, liest Unified Messaging die E-Mail-Nachrichten vor, die zu der gleichen Unterhaltung gehören.

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Benutzer können mithilfe des Telefons Elemente in ihrem Kalender anhören, beantworten, erstellen und weiterleiten.

Angenommen, um 10:00 Uhr findet eine Besprechung statt. Einer der Teilnehmer wird unerwarteterweise aufgehalten und wird ungefähr 15 Minuten zu spät kommen. Er kann die anderen Besprechungsteilnehmer über diese Verspätung informieren, indem er die Telefonnummer für Outlook Voice Access anruft, sich an seinem Exchange 2010-Postfach anmeldet und auf seine Liste der Besprechungen für den betreffenden Tag im Kalender zugreift. Nachdem Unified Messaging die Besprechungsanfrage für die Besprechung um 10:00 Uhr vorgelesen hat, kann der Benutzer die Funktion Verspätung verwenden, um alle Besprechungsteilnehmer über die Verspätung von 15 Minuten zu informieren. Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail-Nachricht mit der Information, dass sich der Benutzer 15 Minuten verspätet. Der Benutzer kann optional eine Voicemailnachricht anhängen.

In einem anderen Szenario hat ein Benutzer einen wichtigen Kunden, der sehr kurzfristig eine ganztägige Besprechung einplant. Der Benutzer muss auf möglichst einfache Weise alle zuvor geplanten Besprechungen für den betreffenden Tag absagen. Mithilfe der Funktion Meinen Kalender löschen können Benutzer schnell und einfach die Termine für den gesamten Tag löschen.

Um mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe eine Verspätungsmitteilung an die Besprechungsteilnehmer zu senden, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "Kalender für heute".

  2. Hören Sie die Besprechungsanfrage an.

  3. Sagen Sie "Verspätung", nachdem die Besprechungsanfrage vorgelesen wurde.

  4. Unified Messaging fragt, "Um wie viele Minuten?" Sagen Sie "10 Minuten".

  5. Unified Messaging fragt: "Möchten Sie eine Nachricht aufzeichnen?". Sagen Sie "Ja". Zeichnen Sie die Nachricht auf und sagen dann "Senden".

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Senden einer Verspätungsmitteilung über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle eine Verspätungsmitteilung an die Besprechungsteilnehmer zu senden, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 3, um auf den Kalender zuzugreifen.

  2. Hören Sie Ihre Besprechungsanfragen an, um die Besprechung zu suchen, für die die Nachricht "Verspätung" gesendet werden soll.

  3. Nachdem die Besprechungsanfrage vorgelesen wurde, drücken Sie 3.

  4. Unified Messaging fragt, "Um wie viele Minuten?" Geben Sie 10 über die Telefontastatur ein.

Senden einer Verspätungsmitteilung über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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Um eine Besprechung absagen zu können, muss der Benutzer der Besprechungsorganisator sein. Um die Besprechung mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe abzusagen, müssen Sie als Besprechungsorganisator die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "Kalender für heute", um auf den Kalender zuzugreifen.

  2. Hören Sie die Besprechungsanfrage an.

  3. Nachdem die Besprechungsanfrage vorgelesen wurde, sagen Sie "Besprechung absagen".

  4. Bestätigen Sie die Besprechungsabsage, indem Sie "Ja" sagen.

  5. UM fragt, ob Sie als Besprechungsorganisator eine aufgezeichnete Nachricht anhängen möchten. Sagen Sie "Ja". Zeichnen Sie die Nachricht auf und sagen dann "Senden".

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Absagen einer Besprechung über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um eine Besprechung absagen zu können, muss der Benutzer der Besprechungsorganisator sein. Um die Besprechung mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle abzusagen, müssen Sie als Besprechungsorganisator die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 3, um auf den Kalender zuzugreifen.

  2. Hören Sie die Besprechungsanfragen an, um die abzusagende Besprechung zu suchen.

  3. Drücken Sie 7, um die Besprechung abzusagen.

  4. Wenn Sie als Besprechungsorganisator eine Sprachnachricht senden möchten, können Sie eine der folgenden Tasten drücken:

    • Die Rautetaste (#), um die Aufzeichnung der Nachricht zu beenden.

    • 1, um die aufgezeichnete Nachricht zu übernehmen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Absagen einer Besprechung über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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Um den Inhalt des Kalenders mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe zu löschen, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "Kalender für heute", um auf den Kalender zuzugreifen.

  2. Sagen Sie "Meinen Kalender löschen".

  3. Geben Sie die zu löschende Uhrzeit oder die Anzahl der zu löschenden Tage ein.

  4. UM fragt, ob Sie eine aufgezeichnete Sprachnachricht anhängen möchten. Sagen Sie "Ja", zeichnen Sie die Nachricht auf, und sagen Sie dann "Senden". Wenn Sie keine angehängte aufgezeichnete Sprachnachricht senden möchten, sagen Sie "Nein".

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Löschen des Inhalts eines Kalenders über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um den Inhalt des Kalenders mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zu löschen, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 3, um auf den Kalender zuzugreifen.

  2. Drücken Sie 00, um zum Menü "Weitere Optionen" zu gelangen.

  3. Drücken Sie 77, um den Inhalt des Kalenders zu löschen.

  4. Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, die aus dem Kalender gelöscht werden sollen.

  5. Wenn Sie eine Sprachnachricht senden möchten, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Drücken Sie die Rautetaste (#), um keine Sprachnachricht zu senden.

    • Zeichnen Sie die Sprachnachricht auf, wenn Sie dazu aufgefordert werden, drücken Sie die Rautetaste (#), um die Aufzeichnung der Nachricht zu beenden, und drücken Sie dann 1, um die aufgezeichnete Nachricht zu übernehmen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Löschen des Inhalts eines Kalenders über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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Um eine Besprechungsanfrage mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe zu akzeptieren, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "E-Mail", um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Hören Sie die E-Mail-Nachricht an, die die Besprechungsanfrage enthält.

  3. Sagen Sie "Zusagen", um die Besprechungsanfrage zu akzeptieren.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Akzeptieren einer Besprechungsanfrage über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um eine Besprechungsanfrage mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zu akzeptieren, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 2, um auf die E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

  2. Hören Sie die E-Mail-Nachricht an, die die Besprechungsanfrage enthält.

  3. Drücken Sie 4, um die Besprechungsanfrage zu akzeptieren.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Akzeptieren einer Besprechungsanfrage über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

Um mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe auf eine Besprechungsanfrage zu antworten, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "Kalender für heute".

  2. Hören Sie die Besprechungsanfragen an, um die Besprechungsanfrage zu suchen, auf die Sie antworten möchten.

  3. Sagen Sie "Weitere Optionen", um das Menü "Weitere Optionen" zu öffnen.

  4. Sagen Sie "Antworten", um dem Besprechungsorganisator zu antworten.

  5. Zeichnen Sie eine Nachricht auf.

  6. Sagen Sie "Senden".

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Antworten auf eine Besprechungsanfrage über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

  1. Um mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle auf eine Besprechungsanfrage zu antworten, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  2. Drücken Sie 3, um auf den Kalender zuzugreifen.

  3. Hören Sie die Besprechungsanfragen an, um die Besprechungsanfrage zu suchen, auf die Sie antworten möchten.

  4. Drücken Sie 00, um weitere Optionen zu erhalten.

  5. Drücken Sie 8, um dem Besprechungsorganisator zu antworten.

  6. Zeichnen Sie eine Nachricht auf, und drücken Sie dann die Rautetaste (#).

  7. Drücken Sie 1, um die Aufzeichnung zu übernehmen und die Nachricht zu senden.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Antworten auf eine Besprechungsanfrage über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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Benutzer können ihre persönlichen Optionen und Kontakte mithilfe von Outlook Voice Access verwalten. Sie können die folgenden Aufgaben durchführen:

  • Anrufen eines persönlichen Kontakts

  • Ermitteln und Anrufen eines Benutzers im Verzeichnis

  • Konfigurieren persönlicher Optionen, z. B. Ändern der PIN, mithilfe des Telefons

Wenn ein Benutzer sein Postfach erstmals einrichtet, muss er eine persönliche Begrüßung und eine Abwesenheitsansage erstellen, die Anrufer hören, wenn der Benutzer einen Anruf nicht entgegennehmen kann. Angenommen, ein Benutzer stellt fest, dass er vergessen hat, die Abwesenheitsansage zu aktivieren, die Anrufern eine alternative Telefonnummer zur Verfügung stellt, wenn ein akutes Problem vorliegt. In diesem Fall kann der Benutzer Outlook Voice Access für den Zugriff auf seine persönlichen Optionen verwenden und eine Abwesenheitsansage über ein beliebiges Telefon aufzeichnen und aktivieren.

Wenn ein Benutzer einem Account Manager wichtige Informationen zu einem Kunden übermitteln möchte, kann er die Nummer anrufen, die für Outlook Voice Access verwendet wird, mithilfe der Funktion "Verzeichnissuche" den Account Manage ermitteln und dann den Anruf tätigen.

HinweisHinweis:
Für den Zugriff auf das Menü "Persönliche Optionen" müssen Sie die Tonwahlbenutzerschnittstelle verwenden.

Um eine persönliche Begrüßung mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe aufzuzeichnen, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "Persönliche Optionen", um auf das Menü "Persönliche Optionen" zuzugreifen.

  2. Drücken Sie 2, um Begrüßungen aufzuzeichnen.

  3. Drücken Sie 1, um eine persönliche Begrüßung aufzuzeichnen.

  4. Drücken Sie die Rautetaste (#), um die Aufzeichnung der persönlichen Begrüßung zu beenden.

  5. Drücken Sie 2, wenn Sie die persönliche Begrüßung erneut aufzeichnen möchten.

  6. Drücken Sie 1, um die persönliche Begrüßung zu übernehmen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Aufzeichnen einer persönlichen Begrüßung über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

  1. Um eine persönliche Begrüßung mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle aufzuzeichnen, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  2. Drücken Sie 6, um auf die persönlichen Optionen zuzugreifen.

  3. Drücken Sie 2, um Begrüßungen aufzuzeichnen.

  4. Drücken Sie 1, um eine persönliche Begrüßung aufzuzeichnen.

  5. Drücken Sie 2, um die persönliche Begrüßung erneut aufzuzeichnen.

  6. Drücken Sie die Rautetaste (#), um die Aufzeichnung der persönlichen Begrüßung zu beenden.

  7. Drücken Sie 1, um die persönliche Begrüßung zu übernehmen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Aufzeichnen einer persönlichen Begrüßung über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

HinweisHinweis:
Wenn ein Benutzer seine Telefonansage ändert, kann er optional auch seine automatische E-Mail-Abwesenheitsmitteilung aktivieren bzw. deaktivieren.

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Benutzer können einen anderen UM-aktivierten Benutzer suchen und diesem eine Sprachnachricht senden. Um einem anderen Benutzer mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe eine Sprachnachricht zu senden, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "Verzeichnis".

  2. Sagen Sie den Namen der Person, die gesucht werden soll.

  3. Wählen Sie die richtige Person aus der Liste aus.

  4. Sagen Sie "Eine Nachricht senden", und zeichnen Sie dann die Sprachnachricht auf.

  5. Sagen Sie "Senden", um die Nachricht zu senden.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Senden einer Sprachnachricht an einen anderen Benutzer über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

  1. Benutzer können einen anderen UM-aktivierten Benutzer suchen und diesem eine Sprachnachricht senden. Um einem anderen Benutzer mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle eine Sprachnachricht zu senden, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  2. Drücken Sie 4, um nach einem Kontakt zu suchen.

  3. Drücken Sie 00, um die entsprechende Person im Verzeichnis zu suchen.

  4. Buchstabieren Sie den Namen der zu suchenden Person mithilfe der Telefontastatur.

  5. Wählen Sie die richtige Person aus der Liste aus.

  6. Drücken Sie 3, um eine Sprachnachricht an die Person zu senden.

  7. Zeichnen Sie die Sprachnachricht auf, und drücken Sie dann die Rautetaste (#), um die Aufzeichnung zu beenden.

  8. Drücken Sie 1, um die Sprachnachricht zu übernehmen und zu senden.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Senden einer Sprachnachricht an einen anderen Benutzer über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

Um einen anderen Benutzer mithilfe der Benutzerschnittstelle für Spracheingabe zu suchen und anzurufen, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "Verzeichnis".

  2. Sagen Sie den Namen der Person, die gesucht werden soll.

  3. Wählen Sie die richtige Person aus der Liste aus.

  4. Sagen Sie "Geschäftliche Telefonnummer anrufen".

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Suchen und Anrufen eines Benutzers im Verzeichnis über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

Um einen anderen Benutzer im Verzeichnis mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zu suchen und anzurufen, müssen Sie die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, Ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Drücken Sie 4, um auf die persönlichen Kontakte zuzugreifen.

  2. Drücken Sie 00, um eine Person im Verzeichnis zu suchen.

  3. Buchstabieren Sie den Namen der zu suchenden Person mithilfe der Telefontastatur.

  4. Wählen Sie die richtige Person aus der Liste aus.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Suchen und Anrufen eines Benutzers im Verzeichnis über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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Um die PIN mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle zu ändern, müssen die Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  1. Sagen Sie "Persönliche Optionen".

  2. Drücken Sie 3, um Ihre PIN zu ändern.

  3. Geben Sie die neue PIN ein, und drücken Sie dann die Rautetaste (#).

  4. Drücken Sie die Rautetaste (#), um die neue PIN zu bestätigen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Ändern einer PIN über die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe

  1. Um die PIN mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle zu ändern, müssen die Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen:

  2. Drücken Sie 6, um die persönlichen Optionen zu ändern.

  3. Drücken Sie 3, um Ihre PIN zu ändern.

  4. Geben Sie die neue PIN ein, und drücken Sie dann die Rautetaste (#).

  5. Drücken Sie die Rautetaste (#), um die neue PIN zu bestätigen.

Dieser Prozess wird in der folgenden Abbildung veranschaulicht.

Ändern einer PIN über die Tonwahlbenutzerschnittstelle

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