Erste Schritte bei der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen

 

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2011-06-21

Messaging Records Management (MRM) ist die Technologie für die Verwaltung von Nachrichtendatensätzen in Microsoft Exchange Server 2007 Enterprise Edition, die Organisationen dabei unterstützt, die mit E-Mail-Nachrichten und anderen Kommunikationsformen einhergehenden rechtlichen Risiken zu verringern. MRM ermöglicht Benutzern die Aufbewahrung von Nachrichten, die für das Einhalten von Unternehmensrichtlinien, amtlichen Vorschriften oder rechtlichen Erfordernissen erforderlich sind, und das Entfernen von Inhalten ohne rechtlichen oder geschäftlichen Wert. Dies wird durch die Verwendung verwalteter Ordner erreicht; dabei handelt es sich um Postfachordner, auf die Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner angewendet wurden. Der Administrator oder der Benutzer platziert diese verwalteten Ordner im Postfach des Benutzers. Anschließend sortieren die Benutzer Nachrichten entsprechend ihren eigenen Anforderungen und gemäß der Organisationsrichtlinie zum Aufbewahren von Nachrichten in die verwalteten Ordner ein. Nachrichten, die in den verwalteten Ordnern abgelegt werden, werden von Exchange regelmäßig gemäß den Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner verarbeitet. Wenn eine Nachricht einen Aufbewahrungsgrenzwert erreicht hat, kann sie archiviert, gelöscht oder zur Kenntnisnahme markiert werden; alternativ kann das Ereignis einfach protokolliert werden. 

Andere neue Features in Exchange 2007 unterstützen Organisationen dabei, rechtlich bedingte Aufträge zur Offenlegung effizienter einzuhalten und die Benutzerkonformität mit den Organisationsrichtlinien für die Verwaltung von Datensätzen zu überwachen.

In diesem Artikel wird die Funktionsweise von MRM beschrieben. Des Weiteren werden einige Punkte aufgeführt, die bei der Planung und Implementierung einer Lösung zur Verwaltung von Datensätzen zu beachten sind, und die Vorgehensweise zum Einrichten einer einfachen MRM-Implementierung wird erläutert.

Wie funktioniert MRM?

Das Kernstück von MRM ist der Assistent für verwaltete Ordner, ein Microsoft Exchange-Postfach-Assistent, der die Postfächer von Benutzern konfiguriert und Postfachinhalte in Übereinstimmung mit einer von Ihnen erstellten MRM-Konfiguration verarbeitet.

Sie können z. B. zum Erstellen eines sehr einfachen MRM-Testsetups die Exchange-Verwaltungskonsole oder die Exchange-Verwaltungsshell verwenden, um die folgenden Aufgaben auszuführen:

1. Erstellen eines verwalteten Ordners mit Einstellungen, die den Assistenten für verwaltete Ordner anweisen, alle neuen Elemente, die dem Ordner hinzugefügt werden, in Journalen zu erfassen, d. h., diese zu archivieren.

2. Erstellen eines zweiten verwalteten Ordners mit Einstellungen, die den Assistenten für verwaltete Ordner anweisen, alle Elemente im Ordner zu löschen, die älter als 30 Tage sind.

3. Erstellen einer Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner, die den Assistenten für verwaltete Ordner anweist, bei der nächsten Ausführung die beiden neu erstellten verwalteten Ordner dem Postfach aller Benutzer hinzuzufügen.

4. Planen der Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner, sodass die neuen verwalteten Ordner den Postfächern der Benutzer hinzugefügt werden können.

5. Anweisen von Benutzern zum Verschieben einzelner Elemente oder ganzer Ordner in die neuen verwalteten Ordner entsprechend ihren Anforderungen und gemäß der Messagingrichtlinie der Organisation.

6. Planen der Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner, sodass in Übereinstimmung mit den Ordnereinstellungen die Inhalte des ersten verwalteten Ordners in Journalen erfasst und die Inhalte des zweiten Ordners gelöscht werden.

Weitere Informationen finden Sie unter den folgenden Themen:

• Eine Beschreibung der Vorgehensweise beim Setup finden Sie weiter unten in diesem Thema im Abschnitt "Wie wird MRM eingerichtet?".

• Nähere Informationen zu MRM-Setup und -Konfiguration finden Sie unter Verwalten der Nachrichtendatensatzverwaltung.

• Eine Übersicht über MRM finden Sie unter Grundlagen der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen.

Wo fange ich an?

Vor dem Implementieren einer MRM-Lösung gibt es viele Punkte zu beachten, von denen nicht alle technischer Natur sind. Nachfolgend finden Sie einige dieser Punkte, die es zu beachten gilt.

Sandbox

Zunächst sollten Sie das Einrichten einer so genannten Sandbox-Installation in Betracht ziehen, um Kenntnisse der Installation, Konfiguration und Verwaltung von MRM zu erlangen. Exchange-Administratoren, die mit den Details des Einrichtens und Konfigurierens von MRM in einer Testumgebung vertraut sind, sind besser gerüstet, um anderen Mitgliedern der Organisation im Hinblick auf die technischen Anforderungen für eine gute MRM-Lösung mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Richtlinien und Pläne

Ein weiterer wichtiger, bereits früh bei der Implementierung einer MRM-Lösung zu beachtender Punkt ist das Einrichten eines Ad-hoc-Teams zum Erstellen oder Aktualisieren der Organisationsrichtlinie für die Verwaltung von Datensätzen. Folgende Gruppen sollten ggf. in die Richtlinienerstellung oder den Überprüfungsvorgang einbezogen werden:

• Experten in der Verwaltung von Datensätzen

• Rechtsberater

• Personalabteilung

• Schulungen

• Führungsstab

• IT-Verwaltung

• Berater

Die Aufgabe des Teams besteht in der Erstellung einer Richtlinie für die Verwaltung von Datensätzen, die breit genug angelegt ist, um sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen der Organisation zu erfüllen, die aber gleichzeitig eindeutig und detailliert genug ist, damit die Richtlinie von einem Exchange-Administrator als MRM-Lösung implementiert werden kann. Die Entwicklung dieser Richtlinie kann lange dauern, da jedes Teammitglied Überlegungen anstellt, Vorschläge unterbreitet und die Beiträge der anderen Teammitglieder überarbeitet, wobei gesetzliche Bestimmungen, Budgets, die Komplexität sowie administrative und personelle Überlegungen abgewogen werden müssen, um am Ende zu einer Richtlinie zu gelangen, aus der eine funktionsfähige MRM-Implementierung erstellt werden kann.

Unbedingt berücksichtigen muss das Team auch, insbesondere in Organisationen mit einer gut entwickelten E-Mail-Kultur, die Bedenken von Benutzern und eine mögliche Ablehnung einer MRM-Lösung sowie die Frage, wie die Messagingrichtlinien der Organisation überwacht und durchgesetzt werden können.

Für die Verwaltung von Nachrichten geeignete Speicherorte

Damit der Assistent für verwaltete Ordner Nachrichten verwalten kann, muss er auf die Nachrichten zugreifen können. Das bedeutet, dass Nachrichten auf einem Exchange-Server gespeichert werden müssen, damit eine effektive Verwaltung von Nachrichtendatensätzen möglich ist. Diese Vorgehensweise zieht zweierlei Konsequenzen nach sich:

• Die Postfächer von Benutzern müssen in vielen Fällen vergrößert werden, damit sie mehr Elemente aufnehmen können.

• Der Zugriff auf Persönliche Ordner-Dateien (PST-Dateien) auf den Computern von Benutzern sollte eingeschränkt oder unterbunden werden.

Vergrößern von Postfächern

Das Speichern aller Benutzernachrichten in Postfächern auf dem Server bedeutet in der Regel eine Vergrößerung der Postfächer der Benutzer möglichst auf mindestens 1 GB. Dank der höheren Leistung von Exchange 2007 können diese größeren Postfächer verwaltet werden.

Einschränken des Zugriffs auf PST-Dateien

In einem ersten Schritt können Sie eine Gruppenrichtlinie erstellen, die das Hinzufügen neuer Elemente zu vorhandenen PST-Dateien unterbindet, damit die Benutzer die Verwendung von PST-Dateien einstellen. Wenn Sie PST-Dateien mit Schreibschutz versehen, können Benutzer nach wie vor auf die ggf. bereits vorhandenen PST-Dateien zugreifen, gleichzeitig fördern Sie dadurch jedoch, dass die Benutzer die Nachrichten, die sie behalten möchten, in ihren Exchange-Postfächern aufbewahren. Und schließlich können Sie eine Gruppenrichtlinie erstellen, um den Zugriff auf PST-Dateien vollständig zu entfernen.

Durch das Einschränken des Zugriffs auf PST-Dateien müssen einige Benutzer möglicherweise ihre Arbeitsweise ändern, aber diese Vorgehensweise bietet auch zahlreiche Vorteile.

Folgende Vorteile können erzielt werden, wenn Benutzernachrichten auf dem Server verbleiben und der Zugriff auf PST-Dateien eingeschränkt wird:

• Deutliche Erhöhung der Effektivität der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen dadurch, dass Nachrichten an Orten abgelegt werden, an denen sie verwaltet und überwacht werden können.

• Mindern des Risikos des Verlusts wichtiger Daten, die auf einzelnen Festplatten statt auf Servern gespeichert sind, die regelmäßig gesichert werden.

• Verringern des Verlusts geistigen Eigentums der Organisation, wenn Lieferanten, Praktikanten und Mitarbeiter die Organisation verlassen.

• Verbessern des Zugriffs von Benutzern auf ihre Daten, indem alle Nachrichten in ihren Postfächern verbleiben.

• Steigern der Effektivität von Microsoft Outlook Web Access, da alle Benutzernachrichten über eine Webverbindung überall verfügbar sind.

• Reduzieren der Kosten für die rechtliche bedingte Offenlegung in Gerichtsverfahren. Die Erfassung und Offenlegung von in PST-Dateien gespeicherten Informationen ist ein arbeitsintensiver und kostspieliger Vorgang, da PST-Dateien zuerst auf den Benutzercomputern gesucht und die Inhalte dann durch Rechtsmitarbeiter verarbeitet werden müssen.

So konfigurieren Sie Benutzersysteme, sodass diese ohne PST-Dateien in Microsoft Office Outlook 2007 verwendet werden können

1. Erstellen Sie eine Gruppenrichtlinie, mit der der folgende Registrierungsunterschlüssel auf den Wert 1 festgelegt wird. Durch diese Einstellung kann verhindert werden, dass Benutzer PST-Dateien neue Elemente hinzufügen. Die Benutzer können so nach wie vor neue PST-Dateien erstellen, aber sie können ihnen keine Elemente hinzufügen. Durch diese Einstellung werden nur Microsoft Outlook-PST-Dateien blockiert. Es ist nach wie vor möglich, die Verbindung mit PST-Dateien von Microsoft SharePoint herzustellen und diese im Outlook-Profil eines Benutzers zu aktualisieren. Mit einem ähnlichen Registrierungsschlüssel kann das Schreiben in PST-Dateien  in Outlook 2003 deaktiviert werden.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow
   

2. Erstellen Sie eine Gruppenrichtlinie, mit der die folgenden Registrierungsunterschlüssel auf den Wert 0 festgelegt werden. Durch diese Einstellungen wird das Menü AutoArchivierung in Outlook deaktiviert und die Option AutoArchivierung entfernt, die angezeigt wird, wenn der Benutzer im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Andere klickt.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging
   

3. Erstellen Sie eine Gruppenrichtlinie, mit der der folgende Registrierungsunterschlüssel auf den Wert 5575 festgelegt wird. Durch diese Einstellung wird die Option Outlook-Datendatei in Outlook entfernt, die angezeigt wird, wenn der Benutzer im Menü Datei auf Neu zeigt.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1
   

Pilotprogramm

Wenn Sie mit einer Pilotimplementierung starten, können Sie die MRM-Lösung optimieren, und Sie erhalten einen Eindruck von der Zufriedenheit der Endbenutzer mit der Lösung, bevor Sie eine organisationsweite Implementierung ausführen. Dabei können Sie z. B. zu der Erkenntnis gelangen, dass eine sechs Monate lange Aufbewahrungszeit für den Posteingang der Benutzer zu kurz ist und diese auf ein Jahr ausgeweitet werden sollte. Oder Sie finden heraus, dass aufgrund der Erstellung zusätzlicher Journale ein Upgrade der Archivierungslösung ausgeführt werden muss.

Die Mitglieder eines MRM-Planungsteams eignen sich gut zur Teilnahme an einem MRM-Pilotprojekt. Auch IT-Mitarbeiter und interessierte Verwaltungsmitarbeiter können für ein Pilotprojekt herangezogen werden. Wenn sich das Pilotprojekt in einem stabilen Betrieb befindet, können weitere Mitglieder der Organisation dazu eingeladen werden. Sollten Benutzer dem verwalteten Messaging mit Skepsis begegnen, können Sie ihre Abneigung u. U. abschwächen, wenn Sie ihnen im Gegenzug ein größeres Postfach, die automatische Verwaltung von E-Mails (einschließlich des automatischen Löschens von routinemäßig gesendeten Hinweisen und Nachrichten, die in einen Ordner mit kurzer Aufbewahrungszeit verschoben werden) und Schulungen in Aussicht stellen, um Fragen und Bedenken auszuräumen.

Wie wird MRM bereitgestellt?

Wenn es zur Implementierung der MRM-Lösung in der gesamten Organisation kommt, sollten Sie eine stufenweise Bereitstellung in Betracht ziehen, damit sich sowohl die Benutzer in der Organisation als auch das Exchange-System auf die Änderungen einstellen können.

Überlegungen in Bezug auf die Mitarbeiter während der MRM-Bereitstellung

Bei einer stufenweisen Einführung der MRM-Lösung haben die Benutzer die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise an die erforderlichen Änderungen anzupassen. Gehen Sie z. B. folgendermaßen vor:

1. Starten Sie ein Pilotprogramm, um etwaige Fehler in der Lösung zu beheben und die Details zu optimieren.

2. Laden Sie weitere Benutzer dazu ein, am Pilotprogramm teilzunehmen. Größere Postfächer können einen guten Anreiz für eine Teilnahme darstellen.

3. Bieten Sie Schulungen zu MRM und relevanten Messagingrichtlinien in der Organisation an, sobald die Bereitstellung der MRM-Lösung in der gesamten Organisation erfolgen kann.

4. Vergrößern Sie die Postfächer der Benutzer.

5. Fügen Sie den Postfächern der Benutzer verwaltete Ordner ohne Ablaufdatum hinzu. Motivieren Sie die Benutzer, sich mit MRM vertraut zu machen und den Inhalt ihrer Postfächer gemäß ihren eigenen Anforderungen und gemäß der Richtlinie der Organisation zur Nachrichtenaufbewahrung in die entsprechenden verwalteten Ordner einzusortieren.

6. Aktivieren Sie die MRM-Lösung drei Wochen nach der Bereitstellung verwalteter Ordner, und versehen Sie PST-Dateien mit Schreibschutz.

7. Treffen Sie alle Vorbereitungen, um zu Beginn der MRM-Implementierung in hohem Maße Unterstützung bereitstellen zu können. (Durch im Vorfeld der Bereitstellung durchgeführte Schulungen können Fragen und Bedenken seitens der Benutzer ausgeräumt werden.)

8. Überwachen Sie die Systemleistung.

9. Überwachen Sie die Benutzerkonformität.

Überlegungen in Bezug auf das System während der MRM-Bereitstellung

Auch das Exchange-System muss sich auf MRM einstellen. Bei der ersten Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner wird normalerweise eine große Anzahl von Elementen verarbeitet. Für den Postfachserver und das Netzwerk kann dies ein ressourcenintensiver Vorgang sein. Eine mögliche Folge kann auch sein, dass Outlook-Clients während der Synchronisierung von Postfachinhalten mit dem Server viel Zeit und Netzwerkressourcen in Anspruch nehmen. Sie sollten bei der Zeitplanung also mit Bedacht vorgehen, um eine Überbelastung der Ressourcen zu vermeiden. Wenn Sie den Assistenten für verwaltete Ordner zu einem Zeitpunkt ausführen, zu dem die Serverlast gering ist, und Benutzer nicht alle gleichzeitig, sondern stufenweise hinzufügen, kann dies zu einem reibungslosen Übergang beitragen.

Schulungen und die menschliche Komponente

E-Mails sind für den Menschen eine persönliche Angelegenheit, auch wenn es sich nicht um private E-Mails handelt. Bei unerwarteten Änderungen an den Messagingrichtlinien der Organisation sind Benutzer daher möglicherweise verärgert oder verwirrt, insbesondere, wenn die neuen Richtlinien das automatische Löschen von Nachrichten vorsehen. Änderungen an lange für gut befundenen Vorgehensweisen (z. B. den Posteingang nie zu leeren oder alle Elemente in PST-Dateien zu speichern) können bei einigen Benutzern zu einem Bruch in ihrer Arbeitsweise führen. Bedenken Sie Folgendes, um sicherstellen zu können, dass die Bereitstellung der MRM-Lösung mit möglichst wenigen Störungen und Verstimmungen erfolgt.

Stufenweise Bereitstellung

Stellen Sie die MRM-Lösung stufenweise bereit, nicht von jetzt auf gleich.

Schulungen

Mithilfe von Schulungen können die Bedenken von Benutzern im Vorfeld ausgeräumt werden, sodass eine Bereitstellung problemloser ablaufen kann. Zu den Themen, die in Schulungen zur Sprache gebracht werden sollten, gehören die folgenden:

• Eine Einführung in die Messagingrichtlinien der Organisation.

• Die Notwendigkeit der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen am modernen Arbeitsplatz mit einer Übersicht über die potenzielle gesetzliche Haftung, die aus einer fehlenden Verwaltung von Datensätzen entstehen kann, welche Kosten dadurch für die Organisation entstehen können und dass dadurch Arbeitsplätze verloren gehen können.

• Wie das automatische Löschen von E-Mails zu Zeiteinsparungen führen kann und wie dabei automatisch veraltete Inhalte entfernt werden können, die sich routinemäßig ansammeln und zu einer Belastung werden.

• Dass größere Postfächer mehr Platz für die Nachrichtenspeicherung bieten.

• Wie die serverbasierte Speicherung zu einem besseren mobilen Zugriff auf Daten führt.

• Dass gewisse Änderungen an der Arbeitsweise von Benutzern unvermeidbar sind, u. a., dass sie keine Nachrichten zu PST-Dateien hinzufügen können und dass mehr auf das Klassifizieren und Verarbeiten von Nachrichten geachtet werden muss.

• Wie MRM dazu beitragen kann, Einsparungen bei den IT-Ressourcen der Organisation zu erzielen.

Vorankündigung

Setzen Sie die Benutzer bereits im Vorfeld über Änderungen in Kenntnis, geben Sie die genauen Zeitpunkte bekannt, zu denen die MRM-Implementierung erfolgt, und rufen Sie den Benutzern die Details der anstehenden Änderungen in Erinnerung.

Benutzerunterstützung

Eine besonders gute Benutzerunterstützung in den frühen Phasen der Bereitstellung kann den Übergang zur MRM-Lösung erleichtern. In der Regel treten während der Bereitstellung weniger Probleme technischer Natur auf als erwartet, sondern eher Fragen zu Vorgehensweisen. Es kann viel ausmachen, wenn dann ein Team zur Verfügung steht, das diese Art von Fragen beantworten kann.

Kompatibilität, Überwachung und Durchsetzung

MRM ist zwar ein leistungsstarkes Tool, aber es ist nicht unüberwindbar. Benutzer können MRM u. a. auf folgende Weise umgehen:

• Sie können Nachrichten in PST-Dateien speichern (wenn PST-Dateien nicht durch die Verwendung von Gruppenrichtlinien deaktiviert sind).

• Sie können Nachrichten an andere Speicherorte weiterleiten (z. B. an ein Microsoft Hotmail®-Konto).

• Sie können Nachrichten als Dateien auf ihren Computern speichern.

• Sie können Nachrichten an Microsoft OneNote senden (mit Outlook 2007).

• Sie können Nachrichten drucken.

• Sie können all ihre Postfachordner in dem verwalteten Ordner mit der längsten Aufbewahrungseinstellung platzieren.

Benutzerschulungen zu den Messagingrichtlinien der Organisation können nützlich sein, um deren Einhaltung sicherzustellen, doch ist möglicherweise trotzdem eine Überwachung erforderlich, um die Effektivität der MRM-Lösung zu gewährleisten. Zur Durchsetzung der Messagingrichtlinien muss wahrscheinlich das Führungspersonal tätig werden und die Benutzer anleiten.

Abrufen von Informationen zur Benutzerkonformität mit dem Cmdlet "Get-MailboxFolderStatistics"

Sie können das Cmdlet Get-MailboxFolderStatistics in der Exchange-Verwaltungsshell verwenden, um Informationen zu den Ordnern in bestimmten Postfächern abzurufen, u. a. die Anzahl und Größe von Elementen in den Ordnern sowie die Namen und IDs der Ordner. Auf diese Weise kann wirkungsvoll festgestellt werden, wenn Benutzer die Messagingrichtlinien nicht einhalten (wenn z. B. alle Postfachelemente in Ordner mit den am wenigsten einschränkenden Aufbewahrungsrichtlinien verschoben werden).

In diesem Beispiel wird mithilfe des Cmdlets Get-MailboxFolderStatistics die Verteilung des Inhalts der verwalteten Ordner von John Peoples überwacht.

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• Mithilfe des Parameters -FolderScope können Sie die von diesem Befehl zurückgegebenen Informationen eingrenzen. In diesem Beispiel wurde lediglich eine Statistik zum Inhalt der verwalteten Ordner von John angefordert.

• In diesem Befehl werden die Ergebnisse mittels Pipeline an den Befehl Format-List übergeben, um mehr Informationen in einem aussagekräftigeren Format zu erhalten, als dies allein mit dem Befehl Get-MailboxFolderStatistics möglich wäre.

Weitere Informationen zum Cmdlet Get-MailboxFolderStatistics finden Sie unter get-MailboxFolderStatistics.

Einhalten rechtlich bedingter Aufträge zur Offenlegung

Das Cmdlet Export-Mailbox in der Exchange-Verwaltungsshell erleichtert die Einhaltung rechtlich bedingter Aufträge zur Offenlegung von Postfachinhalten, da Sie den Inhalt bestimmter Postfächer in einen Ordner in einem anderen Postfach kopieren können. So können Sie z. B. mit folgendem Befehl den Inhalt des Postfachs des Benutzers John Peoples in einen Ordner kopieren, der sich in einem speziell zu diesem Zweck erstellten Postfach mit dem Namen DiscoveryOrderMailboxes befindet.

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• Durch den Parameter -TargetMailbox wird das Postfach angegeben, in das der Inhalt von Johns Postfach kopiert werden soll.

• Durch den Parameter -TargetFolder wird der Ordner im Zielpostfach angegeben, in den der Inhalt von Johns Postfach kopiert werden soll.

Weitere Informationen finden Sie unter export-Mailbox.

Wie wird MRM eingerichtet?

Die Einrichtung einer erfolgreichen MRM-Lösung setzt umfangreiche Planungsarbeiten voraus. Die Basiseinrichtung lässt sich jedoch in fünf Schritten realisieren.

Vorgehensweise für MRM

Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die ausgeführt werden müssen, um eine einfache MRM-Lösung zu implementieren. Dabei wird ein verwalteter Ordner erstellt und einem Benutzerpostfach hinzugefügt. Der gesamte Vorgang kann mithilfe einer grafischen Benutzeroberfläche in der Exchange-Verwaltungskonsole ausgeführt werden, ausgehend vom Knoten Postfach unter Organisationskonfiguration. In diesem Beispiel wird jedoch die neue Exchange-Verwaltungsshell verwendet.

Ein einfaches Beispiel: Der Ordner Retain One Month

In diesem Beispiel erstellen Sie einen neuen verwalteten benutzerdefinierten Ordner mit dem Namen Retain One Month, dessen Inhalt einen Monat aufbewahrt werden soll. Verwaltete Ordner mit sehr kurzen Aufbewahrungszeiten werden von Benutzern häufig verwendet, um automatisch gesendete Routinehinweise und andere Nachrichten speichern, die nur kurzfristig von Interesse sind, bevor sie im Postfach nicht mehr benötigt werden. Wenn solche Nachrichten an einen verwalteten Ordner mit kurzer Aufbewahrungszeit weitergeleitet werden, wird das Postfach automatisch aufgeräumt.

Eine ausführliche Anleitung zum Einrichten einer anspruchsvolleren MRM-Lösung finden Sie unter dem Thema Verwalten der Nachrichtendatensatzverwaltung.

Weitere Informationen zum Verwenden der Exchange-Verwaltungsshell finden Sie unter Verwenden der Exchange-Verwaltungsshell.

Schritt 1: Erstellen eines verwalteten Ordners

Wenn Sie mit dem Erstellen einer MRM-Lösung beginnen, können Sie wie in diesem Beispiel zunächst einen neuen verwalteten Ordner erstellen oder aber einen vorhandenen verwalteten Ordner (z. B. Posteingang) konfigurieren. (Sie können sogar eine neue Instanz von Posteingang mit anderen Einstellungen erstellen.) Ausführliche Informationen finden Sie unter Erstellen eines verwalteten Ordners.

Wenn Sie den Aufbewahrungsgrenzwert (sofern vorhanden) in den Namen von verwalteten Ordnern einfließen lassen (z. B. Langfristig (5 Jahre) oder Persönlich (keine Verfallszeit)), erleichtert dies die Verwendung, da viele Benutzer Nachrichten nach ihrer Aufbewahrungszeit sortieren.

Sie können einem verwalteten Ordner auch einen Kommentar hinzufügen. Dieser Kommentar wird den Benutzern angezeigt, wenn diese den Ordner in Outlook oder Outlook Web Access auswählen. (Dies wird im folgenden Codebeispiel veranschaulicht.)

Der folgende Befehl wird in der Exchange-Verwaltungsshell ausgeführt, um einen neuen verwalteten Ordner zu erstellen.

New-ManagedFolder -FolderName "Retain One Month" -Name "ShortRetentionFolder" -Comment "Items in this folder are deleted after one month."

• Der Parameter -FolderName gibt den Namen des Ordners an, wie er im Postfach angezeigt wird.

• Der Parameter -Name gibt einen anderen Namen an, der nur dem Administrator in der Exchange-Verwaltungsshell und in der Exchange-Verwaltungskonsole angezeigt wird.

• Mit dem Parameter -Comment wird ein Kommentar zugewiesen, der dem Benutzer in Microsoft Outlook oder Outlook Web Access angezeigt wird.

Weitere Informationen zum Cmdlet New-ManagedFolder finden Sie unter New-ManagedFolder.

Schritt 2: Erstellen von Einstellungen für verwaltete Inhalte für den verwalteten Ordner

Nachdem nun ein verwalteter Ordner erstellt worden ist, werden mit folgendem Befehl Einstellungen für verwaltete Inhalte erstellt, durch die der Assistent für verwaltete Ordner angewiesen wird, jegliche Ordnerinhalte, die älter als 30 Tage sind, in den Ordner Gelöschte Elemente zu verschieben.

Der folgende Befehl wird in der Exchange-Verwaltungsshell ausgeführt, um die Einstellungen für verwaltete Inhalte zu erstellen.

New-ManagedContentSettings -FolderName "ShortRetentionFolder" -Name "Short Retention Setting" -MessageClass AllMailboxContent -AgeLimitForRetention "30" -RetentionAction MoveToDeletedItems -RetentionEnabled $true 

• Der Parameter -FolderName gibt den Ordner an, für den die Inhaltseinstellungen gelten.

  Wichtig

     Im Befehl New-ManagedContentSettings bezieht sich der Parameter -FolderName auf die Einstellung, die in Schritt 1 im Parameter -Name im Cmdlet New-ManagedFolder angegeben wurde.

• Der Parameter Name gibt den Namen dieser Inhaltseinstellung an: Short Retention Setting.

• Der Parameter -MessageClass gibt den Nachrichtentyp an, für den die Einstellungen gelten.

• Durch den Parameter -AgeLimitForRetention wird dem Assistenten für verwaltete Ordner das maximal zulässige Alter für Elemente im Ordner mitgeteilt, in diesem Fall 30 Tage.

• Der Parameter -RetentionAction gibt an, wie der Assistent für verwaltete Ordner mit Elementen verfahren soll, deren Aufbewahrungsgrenzwert erreicht ist. In diesem Fall werden die Elemente in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben.

• Durch den Parameter -RetentionEnabled wird die Verarbeitung der Aufbewahrungseinstellungen aktiviert. Wenn dieser Parameter auf $false festgelegt ist, ignoriert der Assistent für verwaltete Ordner die Einstellungen für die Aufbewahrung von Inhalten. Wenn Sie mit dem Parameter -RetentionAction einen Wert angeben, müssen Sie -RetentionEnabled auf $true festlegen.

Ausführliche Informationen zum Erstellen von Einstellungen für verwaltete Inhalte finden Sie unter Erstellen von Einstellungen für verwaltete Inhalte.

Weitere Informationen zum Cmdlet New-ManagedContentSettings finden Sie unter New-ManagedContentSettings.

Schritt 3: Erstellen einer Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner

Als Nächstes wird der neu erstellte verwaltete Ordner mit einer Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner verknüpft. Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner werden zum Erstellen logischer Gruppen von verwalteten Ordnern verwendet. Dadurch können Benutzerpostfächern ganz einfach verwaltete Ordner hinzugefügt werden.

In der obigen Abbildung z. B. wurde eine Richtlinie mit dem Namen Research Staff erstellt und mit zwei verwalteten Ordnern verknüpft: mit einem Posteingang mit einer Aufbewahrungszeit von 180 Tagen und einem anderen verwalteten Order mit dem Namen R&D Folder. Anschließend wird die Richtlinie Research Staff auf die Postfächer aller neuen Mitarbeiter im Forschungsteam angewendet, und deren Postfächern werden automatisch zwei verwaltete Ordner hinzugefügt.

Berücksichtigen Sie bei der Arbeit mit Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner folgende Punkte:

• Sie können einer Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner beliebig viele verwaltete Ordner hinzufügen.

• Sie können so viele Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner erstellen, wie Sie möchten.

• Allerdings ist für jedes Benutzerpostfach nur eine Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner zulässig.

• Unter dem Aspekt von Support und Verwaltung kann sich die Unterstützung mehrerer Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner als schwierig erweisen, da möglicherweise Benutzereinstellungen geändert werden müssen, wenn sich die Rollen von Benutzern in der Organisation ändern.

Der folgende Befehl wird in der Exchange-Verwaltungsshell ausgeführt, um die Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner zu erstellen.

New-ManagedFolderMailboxPolicy -Name ShortRetentionPolicy -ManagedFolderLinks ShortRetentionFolder

• Mit dem Parameter -Name wird der neuen Richtlinie der Name ShortRetentionPolicy zugewiesen.

• Mit dem Parameter -ManagedFolderLinks wird der in Schritt 1 erstellte Ordner ShortRetentionFolder mit der Richtlinie ShortRetentionPolicy verknüpft.

Ausführliche Informationen zum Erstellen von Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner finden Sie unter Erstellen einer Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner.

Weitere Informationen zum Cmdlet New-ManagedFolderMailboxPolicy finden Sie unter New-ManagedFolderMailboxPolicy.

Schritt 4: Anwenden der Richtlinie auf ein Postfach

Im nächsten Schritt wird die neu erstellte Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner auf ein Benutzerpostfach angewendet. Dies führt dazu, dass der Assistent für verwaltete Ordner die mit der Richtlinie verknüpften Ordner dem Postfach hinzufügt.

Der folgende Befehl wird in der Exchange-Verwaltungsshell ausgeführt, um die Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner auf ein Benutzerpostfach anzuwenden.

Set-Mailbox -Identity jpeoples -ManagedFolderMailboxPolicy ShortRetentionPolicy

• Die neue Richtlinie wird auf das Postfach von John Peoples angewendet, wobei das Postfach mit dem Alias jpeoples angegeben wird.

Ausführliche Informationen zum Anwenden einer Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner auf Benutzerpostfächer finden Sie unter Anwenden einer Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner auf Benutzerpostfächer.

Weitere Informationen zum Cmdlet Set-Mailbox finden Sie unter Set-Mailbox.

Schritt 5: Ausführen des Assistenten für verwaltete Ordner

MRM wird erst mit der Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner implementiert. Alle bis dahin erstellten Ordner, Einstellungen und Richtlinien bleiben so lange ungenutzt, bis der Assistent für verwaltete Ordner seine Arbeit in den Postfächern auf dem Postfachserver verrichtet.

Da die Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner ein ressourcenintensiver Vorgang sein kann (besonders die erste Ausführung), empfiehlt es sich, den Assistenten zu Zeiten mit geringer Serverlast auszuführen. (Auch die Überwachung der Leistung ist empfehlenswert. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter Überwachen der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen.)

Planen des Assistenten für verwaltete Ordner

Der folgende Befehl wird in der Exchange-Verwaltungsshell ausgeführt, um den Assistenten für verwaltete Ordner zu planen.

Set-MailboxServer -Identity MyMailboxServer -ManagedFolderAssistantSchedule "Sun.02:00-Sun.06:00"

• Der Parameter -Identity gibt die Namen des Servers an, auf dem der Assistent für verwaltete Ordner ausgeführt werden soll.

• Der Parameter -ManagedFolderAssistantSchedule legt das Zeitintervall fest, in dem der Assistent ausgeführt werden soll. In diesem Beispiel wird die Ausführung zwischen 02:00 und 06:00 am Sonntagmorgen festgelegt.

Ausführliche Informationen zum Planen und Ausführen des Assistenten für verwaltete Ordner finden Sie unter Zeitplanung des Assistenten für verwaltete Ordner.

Weitere Informationen zum Cmdlet Set-MailboxServer finden Sie unter Set-MailboxServer.

Starten und Beenden des Assistenten für verwaltete Ordner

Die Planung des Assistenten für verwaltete Ordner ist nicht unbedingt erforderlich, um diesen auszuführen. Sie können den Assistenten für verwaltete Ordner auch mithilfe der Exchange-Verwaltungsshell einfach starten und beenden. (Dies ist eine der zahlreichen nützlichen Aufgaben, die Sie in der Exchange-Verwaltungshell, jedoch nicht in der Exchange-Verwaltungskonsole ausführen können.)

Folgende Befehle werden verwendet:

• Start-ManagedFolderAssistant

• Stop-ManagedFolderAssistant

Weitere Informationen zu den Cmdlets Start-ManagedFolderAssistant und Stop-ManagedFolderAssistant finden Sie unter Start-ManagedFolderAssistant und Stop-ManagedFolderAssistant.

Deaktivieren von MRM

Sie können MRM auf der Postfachebene (z. B. wenn Benutzer in Urlaub sind) oder auf der Serverebene vorübergehend deaktivieren. Außerdem können Sie MRM für eine vollständige Organisation dauerhaft deaktivieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Deaktivieren der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen und Dauerhaftes Deaktivieren der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen für eine Organisation.

MRM aus der Benutzerperspektive

Bei der Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner im vorstehenden Beispiel wird dem Postfach des Benutzers John Peoples der neue verwaltete Ordner Retain One Month hinzugefügt. Wenn John das nächste Mal Microsoft Outlook oder Outlook Web Access öffnet, wird in der E-Mail-Struktur nicht ein neuer Ordner angezeigt, sondern zwei:

• Retain One Month, der neu erstellte verwaltete Ordner

• Verwaltete Ordner, der MRM-Stammordner, der alle verwalteten benutzerdefinierten Ordner im Benutzerpostfach enthält

In Outlook 2007 werden beide Ordner mit einem doppelten Häkchen angezeigt, wodurch sie als verwaltete Ordner markiert werden, die weder verschoben, noch gelöscht oder umbenannt werden können. John kann den Kommentar anzeigen, der dem Ordner in Schritt 1 hinzugefügt wurde. Diesem kann er entnehmen, dass die Elemente im Ordner nach einem Monat gelöscht werden.

Postfach mit einem verwalteten benutzerdefinierten Ordner im MRM-Stammordner

John hat in Microsoft Outlook bereits eine Regel erstellt, durch die alle eingehenden routinemäßigen Ankündigungsnachrichten in einen Ordner mit dem Namen Announcements verschoben werden. Früher musste er die Nachrichten, die sich dort ansammelten, manuell löschen. Nun muss er nur den Ordner Announcements in den Ordner Retain One Month ziehen, damit die Ankündigungen nach einem Monat automatisch gelöscht werden.

Postfach, nachdem der Benutzer einen Ordner in den neuen verwalteten Ordner gezogen hat

In einer tatsächlichen MRM-Implementierung hätte John wahrscheinlich die Wahl zwischen mehreren Ordnern, u. a. verwalteten Ordnern mit längeren Aufbewahrungszeiten und verwalteten Ordnern, in denen für den Ordnerinhalt automatisch die Journalfunktion verwendet wird.

Website für die Eigenverwaltung von Ordnern durch Benutzer

Die Organisation, in der John arbeitet, könnte auch eine Website erstellen, auf der John seinem Postfach zusätzliche verwaltete Ordner hinzufügen kann. Durch diese Option für die Eigenverwaltung werden die Steuerungsmöglichkeiten für Benutzer ausgedehnt, was zu einer höheren Benutzerzufriedenheit führt. Gleichzeitig wird die Arbeitslast der Administratoren verringert. Weitere Informationen zum Hinzufügen einer Website für die Benutzerverwaltung verwalteter Ordner finden Sie auf der Seite zur Beispielanwendung "Managed Folder Selector".

Wo sind weitere Informationen verfügbar?

In der Exchange-Hilfe stehen zahlreiche Informationen zu MRM zur Verfügung:

• Eine Übersicht über MRM finden Sie unter Grundlagen der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen.

• Eine ausführliche Beschreibung der Vorgehensweise zum Einrichten von MRM finden Sie unter Verwalten der Nachrichtendatensatzverwaltung.

• Ein Verzeichnis der MRM-Terminologie finden Sie unter Verwaltung von Nachrichtendatensätzen - Terminologie.

Die folgenden Blog-Artikel des Exchange Server-Teams bieten eine gut verständliche Einführung in MRM und die Funktionsweise dieses Features:

• Records Management: Why Do We Care

• Records Management in Exchange Server 2007 and Outlook 2007 in 5 Easy Steps