Planen der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen

Gilt für: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2011-06-21

Dieses Thema enthält Anleitungen zum Planen der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen (Messaging Records Management, MRM) und beschreibt einige der Vorteile, bewährten Methoden und zu berücksichtigenden Aspekte. Zwar ist die Konfiguration und Verwaltung von MRM in Exchange 2007 technisch nicht schwierig, die Planung einer erfolgreichen MRM-Implementierung kann jedoch zeitaufwendig sein und Eingaben von einer Vielzahl von Geschäftsbereichen erfordern. Bei der Planung können neben den Exchange-Administratoren und der IT-Abteilung Manager, Datensatzmanager, Mitarbeiter der Personalabteilung, Rechtsberater und sogar Endbenutzer eine wichtige Rolle spielen.

Wo fange ich an?

Vor der Implementierung einer MRM-Lösung müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden, die nicht alle technischer Natur sind. Die folgenden Abschnitte beschreiben einige dieser Faktoren.

Sandbox

Um Erfahrungen mit der Installation, Konfiguration und Verwaltung von MRM zu sammeln, wird empfohlen, zuerst eine Testumgebung (auch als Sandboxinstallation bezeichnet) einzurichten. Exchange-Administratoren, die versiert hinsichtlich der Einzelheiten des Einrichtens und Konfigurierens von MRM in einer Testumgebung sind, befinden sich in einer besseren Position bei der Beratung und dem Aussprechen von Empfehlungen für andere Mitglieder in der Organisation zu den technischen Anforderungen einer erfolgreichen MRM-Lösung.

Richtlinien und Pläne

Als weiterer früher Schritt beim Implementieren einer MRM-Lösung wird empfohlen, ein Team zusammenzustellen, das die Richtlinie für die Verwaltung von Datensätzen in Ihrer Organisation erstellt und aktualisiert. Folgende Gruppen sollten ggf. in die Richtlinienerstellung oder den Überprüfungsvorgang einbezogen werden:

• Experten in der Verwaltung von Datensätzen

• Rechtsberater

• Personalabteilung

• Schulungen

• Führungsstab

• IT-Verwaltung

• Berater

Die Aufgabe des Teams besteht in der Erstellung einer Richtlinie für die Verwaltung von Datensätzen, die breit genug angelegt ist, um sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen der Organisation zu erfüllen, die aber gleichzeitig eindeutig und detailliert genug ist, damit die Richtlinie von einem Exchange-Administrator als MRM-Lösung implementiert werden kann. Der Entwicklungsvorgang für diese Richtlinie kann zeitaufwendig sein. Dies liegt daran, dass jedes Teammitglied die Arbeit der anderen Mitglieder zur Kenntnis nimmt, Vorschläge unterbreitet und Bewertungen abgibt. Dabei müssen gesetzliche Anforderungen, das Budget, die Komplexität sowie Verwaltungs- und Personalaspekte berücksichtigt werden, um eine Richtlinie zu erstellen, aus der sich eine verwaltbare MRM-Implementierung ergeben kann.

Die folgenden Aspekte müssen beispielsweise vom Team berücksichtigt werden, insbesondere in Organisationen, die über eine gut entwickelte E-Mail-Kultur verfügen:

• Benutzerbedenken und mögliche Widerstände gegen eine MRM-Lösung

• Überwachen und Erzwingen der Messagingrichtlinien einer Organisation

Für die Verwaltung von Nachrichten geeignete Speicherorte

Damit der Assistent für verwaltete Ordner Nachrichten verwalten kann, muss er auf die Nachrichten zugreifen können. Das bedeutet, dass Nachrichten auf einem Exchange-Server gespeichert werden müssen, damit eine effektive Verwaltung von Nachrichtendatensätzen möglich ist. Diese Vorgehensweise zieht zweierlei Konsequenzen nach sich:

• Die Postfächer von Benutzern müssen in vielen Fällen vergrößert werden, damit sie mehr Elemente aufnehmen können.

• Der Zugriff auf Persönliche Ordner-Dateien (PST-Dateien) auf den Computern von Benutzern sollte eingeschränkt oder unterbunden werden.

Vergrößern der Postfachgröße

Das Speichern aller Benutzernachrichten in Postfächern auf dem Server bedeutet in der Regel eine Vergrößerung der Postfächer der Benutzer möglichst auf mindestens 1 GB. Dank der höheren Leistung von Exchange 2007 können diese größeren Postfächer verwaltet werden.

Einschränken des Zugriffs auf PST-Dateien

In einem ersten Schritt können Sie eine Gruppenrichtlinie erstellen, die das Hinzufügen neuer Elemente zu vorhandenen PST-Dateien unterbindet, damit die Benutzer die Verwendung von PST-Dateien einstellen. Wenn Sie PST-Dateien mit Schreibschutz versehen, können Benutzer nach wie vor auf die ggf. bereits vorhandenen PST-Dateien zugreifen, gleichzeitig fördern Sie dadurch jedoch, dass die Benutzer die Nachrichten, die sie behalten möchten, in ihren Exchange-Postfächern aufbewahren. Und schließlich können Sie eine Gruppenrichtlinie erstellen, um den Zugriff auf PST-Dateien vollständig zu entfernen.

Durch das Einschränken des Zugriffs auf PST-Dateien müssen einige Benutzer möglicherweise ihre Arbeitsweise ändern, aber diese Vorgehensweise bietet auch zahlreiche Vorteile.

Folgende Vorteile können erzielt werden, wenn Benutzernachrichten auf dem Server verbleiben und der Zugriff auf PST-Dateien eingeschränkt wird:

• Deutliche Erhöhung der Effektivität der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen (MRM) dadurch, dass Nachrichten an Orten abgelegt werden, an denen sie verwaltet und überwacht werden können.

• Mindern des Risikos des Verlusts wichtiger Daten, die auf einzelnen Festplatten statt auf Servern gespeichert sind, die regelmäßig gesichert werden.

• Verringern des Verlusts geistigen Eigentums der Organisation, wenn Lieferanten, Praktikanten und Mitarbeiter die Organisation verlassen.

• Verbessern des Zugriffs von Benutzern auf ihre Daten, indem alle Nachrichten in ihren Postfächern verbleiben.

• Steigern der Effektivität von Microsoft Outlook Web Access, da alle Benutzernachrichten über eine Webverbindung überall verfügbar sind.

• Reduzieren der Kosten für die rechtliche bedingte Offenlegung in Gerichtsverfahren. Die Erfassung und Offenlegung von in PST-Dateien gespeicherten Informationen ist ein arbeitsintensiver und kostspieliger Vorgang, da PST-Dateien zuerst auf den Benutzercomputern gesucht und die Inhalte dann durch Rechtsmitarbeiter verarbeitet werden müssen.

So konfigurieren Sie Benutzersysteme so, dass diese ohne PST-Dateien in Microsoft Office Outlook 2007 verwendet werden können

1. Erstellen Sie eine Gruppenrichtlinie, mit der der folgende Registrierungsunterschlüssel auf den Wert 1 festgelegt wird. Durch diese Einstellung kann verhindert werden, dass Benutzer PST-Dateien neue Elemente hinzufügen. Die Benutzer können so nach wie vor neue PST-Dateien erstellen, aber sie können ihnen keine Elemente hinzufügen. Durch diese Einstellung werden nur Microsoft Outlook-PST-Dateien blockiert. Es ist nach wie vor möglich, die Verbindung mit PST-Dateien von Microsoft SharePoint herzustellen und diese im Outlook-Profil eines Benutzers zu aktualisieren. Mit einem ähnlichen Registrierungsschlüssel kann das Schreiben in PST-Dateien  in Outlook 2003 deaktiviert werden.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow
   

2. Erstellen Sie eine Gruppenrichtlinie, mit der die folgenden Registrierungsunterschlüssel auf den Wert 0 festgelegt werden. Durch diese Einstellungen wird das Menü AutoArchivierung in Outlook deaktiviert und die Option AutoArchivierung entfernt, die angezeigt wird, wenn der Benutzer im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Andere klickt.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging
   

3. Erstellen Sie eine Gruppenrichtlinie, mit der der folgende Registrierungsunterschlüssel auf den Wert 5575 festgelegt wird. Durch diese Einstellung wird die Option Outlook-Datendatei in Outlook entfernt, die angezeigt wird, wenn der Benutzer im Menü Datei auf Neu zeigt.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1
   

Pilotprogramm

Wenn Sie mit einer Pilotimplementierung starten, können Sie die MRM-Lösung optimieren, und Sie erhalten einen Eindruck von der Zufriedenheit der Endbenutzer mit der Lösung, bevor Sie eine organisationsweite Implementierung ausführen. Dabei können Sie z. B. zu der Erkenntnis gelangen, dass eine sechs Monate lange Aufbewahrungszeit für den Posteingang der Benutzer zu kurz ist und diese auf ein Jahr ausgeweitet werden sollte. Oder Sie finden heraus, dass aufgrund der Erstellung zusätzlicher Journale ein Upgrade der Archivierungslösung ausgeführt werden muss.

Die Mitglieder eines MRM-Planungsteams eignen sich gut zur Teilnahme an einem MRM-Pilotprojekt. Auch IT-Mitarbeiter und interessierte Verwaltungsmitarbeiter können für ein Pilotprojekt herangezogen werden. Wenn sich das Pilotprogramm in einem stabilen Betrieb befindet, können weitere Mitglieder der Organisation dazu eingeladen werden. Sollten Benutzer dem verwalteten Messaging mit Skepsis begegnen, können Sie ihre Abneigung u. U. abschwächen, wenn Sie ihnen im Gegenzug ein größeres Postfach, die automatische Verwaltung von E-Mails (einschließlich des automatischen Löschens von routinemäßig gesendeten Hinweisen und Nachrichten, die in einen Ordner mit kurzer Aufbewahrungszeit verschoben werden) und Schulungen in Aussicht stellen, um Fragen und Bedenken auszuräumen.

Wie wird MRM implementiert?

Wenn es zur Implementierung der MRM-Lösung in der Organisation kommt, sollten Sie eine stufenweise Implementierung in Betracht ziehen, damit sich sowohl die Benutzer in der Organisation als auch das Exchange-System auf die Änderungen einstellen können.

Personalerwägungen während einer MRM-Implementierung

Bei einer stufenweisen Einführung der MRM-Lösung haben die Benutzer die Möglichkeit, ihre Arbeitsweise an die erforderlichen Änderungen anzupassen. Gehen Sie z. B. folgendermaßen vor:

1. Starten Sie ein Pilotprogramm, um die Lösung zu testen und zu optimieren.

2. Laden Sie weitere Benutzer dazu ein, am Pilotprogramm teilzunehmen. Größere Postfächer können einen guten Anreiz für eine Teilnahme darstellen.

3. Bieten Sie Schulungen zu MRM und relevanten Messagingrichtlinien in der Organisation an, sobald die Bereitstellung der MRM-Lösung in der gesamten Organisation erfolgen kann.

4. Vergrößern Sie die Postfächer der Benutzer.

5. Fügen Sie den Postfächern der Benutzer verwaltete Ordner ohne Ablaufdatum hinzu. Motivieren Sie die Benutzer, sich mit MRM vertraut zu machen und den Inhalt ihrer Postfächer gemäß ihren eigenen Anforderungen und gemäß der Richtlinie der Organisation zur Nachrichtenaufbewahrung in die entsprechenden verwalteten Ordner einzusortieren.

6. Aktivieren Sie die MRM-Lösung drei Wochen nach der Bereitstellung verwalteter Ordner, und versehen Sie PST-Dateien mit Schreibschutz.

7. Treffen Sie alle Vorbereitungen, um zu Beginn der MRM-Implementierung in hohem Maße Unterstützung bereitstellen zu können. (Durch im Vorfeld der Bereitstellung durchgeführte Schulungen können Fragen und Bedenken seitens der Benutzer ausgeräumt werden.)

8. Überwachen Sie die Systemleistung.

9. Überwachen Sie die Benutzerkonformität.

Systemerwägungen während einer MRM-Implementierung

Ihr Exchange-System muss sich auch an MRM anpassen. Bei der ersten Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner wird normalerweise eine große Anzahl von Elementen verarbeitet. Für den Postfachserver und das Netzwerk kann dies ein ressourcenintensiver Vorgang sein. Eine mögliche Folge kann auch sein, dass Outlook-Clients während der Synchronisierung von Postfachinhalten mit dem Server viel Zeit und Netzwerkressourcen in Anspruch nehmen. Sie sollten bei der Zeitplanung also mit Bedacht vorgehen, um eine Überbelastung der Ressourcen zu vermeiden. Wenn Sie den Assistenten für verwaltete Ordner zu einem Zeitpunkt ausführen, zu dem die Serverlast gering ist, und Benutzer nicht alle gleichzeitig, sondern stufenweise hinzufügen, kann dies zu einem reibungslosen Übergang beitragen.

Schulungen und die menschliche Komponente

E-Mails sind für den Menschen eine persönliche Angelegenheit, auch wenn es sich nicht um private E-Mails handelt. Bei unerwarteten Änderungen an den Messagingrichtlinien der Organisation sind Benutzer daher möglicherweise verärgert oder verwirrt, insbesondere, wenn die neuen Richtlinien das automatische Löschen von Nachrichten vorsehen. Änderungen an lange für gut befundenen Methoden (z. B. den Posteingang nie zu leeren oder alle Elemente in PST-Dateien zu speichern) können bei einigen Benutzern zu einem Bruch in ihrer Arbeitsweise führen. Bedenken Sie die folgenden Empfehlungen, um sicherstellen zu können, dass die Implementierung der MRM-Lösung mit möglichst wenigen Störungen erfolgt.

• Stufenweise Implementierung
  Stellen Sie die MRM-Lösung stufenweise bereit, anstatt sie gleich vollständig zu implementieren.

• Schulungen
  Mithilfe von Schulungen können die Bedenken von Benutzern im Vorfeld ausgeräumt werden, sodass eine Implementierung problemloser ablaufen kann. Zu den Themen, die in Schulungen zur Sprache gebracht werden sollten, gehören die folgenden:

  • Eine Einführung in die Messagingrichtlinien der Organisation.

  • Die Notwendigkeit der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen (MRM) am modernen Arbeitsplatz mit einer Übersicht über die potenzielle gesetzliche Haftung, die aus einer fehlenden Verwaltung von Datensätzen entstehen kann, welche Kosten dadurch für die Organisation entstehen können und dass dadurch Arbeitsplätze verloren gehen können.

  • Wie das automatische Löschen von E-Mails zu Zeiteinsparungen führen kann und dabei automatisch veraltete Inhalte entfernt werden können, die sich routinemäßig ansammeln.

  • Dass größere Postfächer mehr Platz für die Nachrichtenspeicherung bieten.

  • Wie die serverbasierte Speicherung zu einem besseren mobilen Zugriff auf Daten führt.

  • Dass gewisse Änderungen an der Arbeitsweise von Benutzern unvermeidbar sind, u. a., dass sie keine Nachrichten zu PST-Dateien hinzufügen können und dass mehr auf das Klassifizieren und Verarbeiten von Nachrichten geachtet werden muss.

  • Wie MRM dazu beitragen kann, Einsparungen bei den IT-Ressourcen der Organisation zu erzielen.

• Vorankündigung
  Setzen Sie die Benutzer bereits im Vorfeld über Änderungen in Kenntnis. Geben Sie insbesondere die genauen Zeitpunkte bekannt, zu denen die MRM-Implementierung erfolgt, und rufen Sie den Benutzern die Details der anstehenden Änderungen in Erinnerung.

• Benutzerunterstützung
  Eine besonders gute Benutzerunterstützung in den frühen Phasen der Implementierung kann den Übergang zur MRM-Lösung erleichtern. In der Regel treten während der Bereitstellung weniger Probleme technischer Natur auf als erwartet. Eher ist mit Fragen der Benutzer zu Vorgehensweisen zu rechnen. Wenn dann ein Team zur Verfügung steht, das diese Art von Fragen beantworten kann, können diese Probleme auf einfache Weise gelöst werden.

Kompatibilität, Überwachung und Durchsetzung

Benutzer können MRM-Richtlinien beispielsweise mit den folgenden Methoden umgehen:

• Sie können Nachrichten in PST-Dateien speichern (wenn PST-Dateien nicht durch eine Gruppenrichtlinie deaktiviert sind).

• Sie können Nachrichten an andere Speicherorte weiterleiten (z. B. an ein Microsoft Hotmail-Konto).

• Sie können Nachrichten als Dateien auf ihren Computern speichern.

• Sie können Nachrichten an Microsoft OneNote senden (mithilfe von Outlook 2007).

• Sie können Nachrichten drucken.

• Sie können all ihre Postfachordner in dem verwalteten Ordner mit der längsten Aufbewahrungseinstellung platzieren.

Benutzerschulungen zu den Messagingrichtlinien der Organisation können nützlich sein, um deren Einhaltung sicherzustellen. Möglicherweise ist jedoch trotzdem eine Überwachung erforderlich, um die Effektivität der MRM-Lösung zu gewährleisten. Zur Durchsetzung der Messagingrichtlinien muss wahrscheinlich das Führungspersonal tätig werden und die Benutzer anleiten.

Verwenden des Cmdlets "Get-MailboxFolderStatistics" zum Abrufen von Informationen zur Benutzerkonformität

Sie können das Cmdlet Get-MailboxFolderStatistics in der Exchange-Verwaltungsshell zum Abrufen von Informationen zu Ordnern in angegebenen Postfächern verwenden. Sie können z. B. die Anzahl und Größe von Elementen in den Ordnern sowie die Namen und IDs der Ordner und andere Informationen abrufen. Mit dieser Methode kann wirkungsvoll festgestellt werden, wenn Benutzer die Messagingrichtlinien nicht einhalten (wenn z. B. alle Postfachelemente in Ordner mit den am wenigsten einschränkenden Aufbewahrungsrichtlinien verschoben werden).

In diesem Beispiel wird mithilfe des Cmdlets Get-MailboxFolderStatistics die Verteilung des Inhalts der verwalteten Ordner von John Peoples überwacht.

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• Mithilfe des Parameters -FolderScope können Sie die von diesem Befehl zurückgegebenen Informationen eingrenzen. In diesem Beispiel wurde lediglich eine Statistik zum Inhalt der verwalteten Ordner von John angefordert.

• In diesem Befehl werden die Ergebnisse mittels Pipeline an den Befehl Format-List übergeben, um mehr Informationen in einem aussagekräftigeren Format zu erhalten, als dies allein mit dem Befehl Get-MailboxFolderStatistics möglich wäre.

Weitere Informationen zum Cmdlet Get-MailboxFolderStatistics finden Sie unter Get-MailboxFolderStatistics.

Einhalten rechtlich bedingter Aufträge zur Offenlegung

Das Cmdlet Export-Mailbox in der Exchange-Verwaltungsshell erleichtert die Einhaltung rechtlich bedingter Aufträge zur Offenlegung von Postfachinhalten, da Sie den Inhalt bestimmter Postfächer in einen Ordner in einem anderen Postfach kopieren können. So können Sie z. B. mit folgendem Befehl den Inhalt des Postfachs des Benutzers John Peoples in einen Ordner kopieren, der sich in einem speziell zu diesem Zweck erstellten Postfach mit dem Namen DiscoveryOrderMailboxes befindet.

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• Durch den Parameter -TargetMailbox wird das Postfach angegeben, in das der Inhalt von Johns Postfach kopiert werden soll.

• Durch den Parameter -TargetFolder wird der Ordner im Zielpostfach angegeben, in den der Inhalt von Johns Postfach kopiert werden soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Export-Mailbox.

Website für die Eigenverwaltung von Ordnern durch Benutzer

Die Organisation, in der John arbeitet, könnte auch eine Website erstellen, auf der John seinem Postfach zusätzliche verwaltete Ordner hinzufügen kann. Durch diese Option für die Eigenverwaltung werden die Steuerungsmöglichkeiten für Benutzer ausgedehnt, was zu einer höheren Benutzerzufriedenheit führt. Gleichzeitig wird die Arbeitslast der Administratoren verringert. Weitere Informationen zum Hinzufügen einer Website für die Benutzerverwaltung verwalteter Ordner finden Sie auf der Seite zur Beispielanwendung "Managed Folder Selector".

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu MRM finden Sie unter den folgenden Themen:

• Eine Übersicht über MRM finden Sie unter Grundlagen der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen.

• Eine ausführliche Beschreibung der Vorgehensweise zum Einrichten von MRM finden Sie unter Verwalten der Nachrichtendatensatzverwaltung.

• Ein Verzeichnis der MRM-Terminologie finden Sie unter Verwaltung von Nachrichtendatensätzen - Terminologie.

Weitere Informationen zu MRM und der Funktionsweise von MRM finden Sie in den folgenden Blog-Artikeln des Exchange Server-Teams:

• Records Management: Why Do We Care

• Records Management in Exchange Server 2007 and Outlook 2007 in 5 Easy Steps

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