SharePoint

Erstellen einer leistungsfähigen Umfrageinfrastruktur

Jim Bradley

Kurz zusammengefasst:

• Planen und Implementieren einer Umfragelösung
• Sammeln und Verarbeiten von Umfrageergebnissen in SharePoint-Bibliotheken
• Behandeln von Leistungs- und Sicherheitsproblemen

Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, sind Sie auf Informationen angewiesen. Instinkt allein reicht nicht aus – nicht, wenn sich Ihre Entscheidungen auf Ihr Geschäft auswirken. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie über den Veranstaltungsort für eine Teamparty

entscheiden oder ob Sie überlegen, 50 Prozent der Ressourcen Ihres Unternehmens für die Einführung eines neuen Produkts einzusetzen. Wie gelangen Sie jedoch in den Besitz dieser Informationen?

Umfragen bieten eine effektive und kostengünstige Möglichkeit, Feedback zu beliebigen Themen zu sammeln – von der Frage, wie zufrieden die Kunden mit Ihrem Produktangebot sind, bis zur Erkundigung, ob den Mitarbeitern die Sandwiches bei der letzten Teambesprechung zugesagt haben. Umfragen liefern die Informationen, die für die zukünftige Verbesserung und Entwicklung von Produkten, Systemen oder Prozessen benötigt werden. Es stellt sich jedoch die Frage, wie Sie als IT-Experte ein Umfragesystem implementieren können, das Daten so sammeln und speichern kann, dass die Informationen auf sinnvolle Weise verwendet werden können.

Sie verfügen wahrscheinlich bereits über ein oder mehrere Tools, die zum Sammeln, Strukturieren und Analysieren dieser Art von Daten benötigt werden. 2007 Microsoft® Office System bietet diese Tools, die sich zudem recht einfach verwenden lassen. Tatsächlich gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie eine Umfrage durchführen können. Der Schlüssel liegt darin, den Ansatz auf Ihre speziellen Anforderungen abzustimmen. E-Mail-basierte Umfragen eignen sich beispielsweise gut für die spontane Datensammlung in Echtzeit, wenn nur eine kleine Anzahl von Befragten und weniger wichtige Daten im Spiel sind. Weitere Informationen finden Sie in der Randleiste unter „Schnelle Umfragen per E-Mail“. Datenbankgesteuerte Umfragen sind hingegen eine bessere Wahl für komplexere Initiativen, die eine größere Gruppe von Befragten umfassen und erfolgsentscheidende Daten betreffen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Randleiste unter „Erstellen einer datenbankgesteuerten Umfragelösung“.

In diesem Artikel konzentriere ich mich auf eine andere Lösung, die umfassender und flexibler ist: SharePoint®-basierte Onlineumfragen. Dieser Ansatz eignet sich sowohl für erfolgsentscheidende als auch für weniger wichtige Umfragen von beliebiger Komplexität. Da SharePoint-Umfragen webbasiert sind, kann jeder Benutzer, der Zugriff auf einen Webbrowser hat, an ihnen teilnehmen – es werden sogar mobile Geräte unterstützt. Bei einer SharePoint-Umfrage können die Antworten mit Nennung des Namens oder anonym gegeben werden, es sind Echtzeitergebnisse verfügbar, und Sie haben sogar Zugriff auf Analysetools.

Dieser Umfragetyp wird entweder mithilfe von Windows® SharePoint Services 3.0 (WSS) mit Forms Server und InfoPath® oder mithilfe von Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) mit Forms Services und InfoPath® implementiert (siehe Abbildung 1 für eine Beschreibung jeder dieser Technologien). Da beide Szenarios im Wesentlichen die gleiche Funktionalität bieten, konzentriere ich mich in diesem Artikel auf die letztere Kombination. Einen umfassenden Vergleich der SharePoint-Produkte und ihrer Funktionalität finden Sie im Produktvergleichdownload für Microsoft Office SharePoint Server 2007 unter office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/HA101978031033.aspx.

Figure 1 Microsoft-Technologien, die SharePoint-Umfragen ermöglichen

Planen und Implementieren

Beim Entwerfen einer Umfrage müssen Sie im Vorfeld eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Hierzu sind bestimmte Vorabanalysen erforderlich. Nehmen Sie sich daher unbedingt die Zeit für die Entwicklung eines gut durchdachten Umfrageplans. In der anfänglichen Planungsphase sollten Sie den Problembereich und die Art der Daten definieren, die Sie erhalten möchten, die Technologien bestimmen, die Sie verwenden müssen, und die budgetbezogenen und administrativen Anforderungen festlegen. Dann können Sie zur Implementierung übergehen. Der allgemeine Workflow besteht darin, ein Umfrageformular zu entwerfen, das Formular zu veröffentlichen, Antworten zu sammeln und zu überprüfen, die Daten zu aggregieren und zu analysieren und dann einen Ergebnisbericht zu erstellen.

Ein Workflow zur Umfrageimplementierung umfasst in der Regel mindestens einen Umfrageersteller, Befragte und einen Analysten (wie in Abbildung 2 dargestellt). Natürlich kann die Komplexität von Umfrageworkflows stark variieren. So würde beispielsweise eine unternehmensweite Umfrage wahrscheinlich mehrere Stufen der Bearbeitung und Genehmigung des Entwurfs durchlaufen. Dabei würden wahrscheinlich automatisch Erinnerungen an die Befragten gesendet, verschiedene Formen der Unterstützung und Problembehandlung geboten, Echtzeitansichten der Ergebnisse für Manager bereitgestellt und ein klarer Prozess für die Bestimmung und Lieferung der endgültigen Analyse verwendet. Ein komplexer Workflow dieser Art erfordert wirklich ein webbasiertes System, das Workflow- und Berichtsfunktionen unterstützt.

Abbildung 2** Ein Umfrageworkflow vom Formularentwurf bis zur Datenanalyse **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Anforderungen an eine umfassende Lösung

Es gibt eine lange Liste wichtiger Anforderungen, die eine umfassende Umfragelösung erfüllen sollte. Die Lösung sollte es einzelnen Teams oder Unternehmenseinheiten ermöglichen, Umfrageergebnisse mit minimaler Beteiligung der IT-Abteilung zu erstellen, zu verteilen und zu sammeln, und sie sollte keine Programmierkenntnisse erfordern. Das Formularerstellungstool sollte eine benutzerfreundliche WYSIWYG-Oberfläche sowie einen umfangreichen Satz von Features bieten, die Weiterleitungs-, Verzweigungs- und Bedingungslogik ermöglichen. Selbstverständlich sollte das Tool zum Erstellen von Umfrageformularen sich für alle Umfragen unabhängig von ihrer Größe und Komplexität eignen.

Außerdem sollte die Umfrage auf einem Webserver ausgeführt werden und sich in eine zentral verwaltete SQL Server®-Datenbank integrieren lassen, damit die einzelnen Abteilungen keine speziellen SQL-Datenbanken verwalten müssen. Jeder Befragte mit Internetzugang sollte mit einem beliebigen standardkonformen Browser an der Umfrage teilnehmen können.

Der Umfrageprozess sollte sich problemlos mit Workflows verknüpfen lassen und die Geschäftsanforderungen erfüllen, ohne die Sicherheit zu gefährden. Für viele Organisationen sollte die Umfragelösung zudem Unterstützung für mehrere Sprachen bieten.

Wenn MOSS 2007, WSS 3.0 und InfoPath 2007 zusammen verwendet werden, entsteht eine integrierte Lösung, die alle diese Anforderungen erfüllt. Abbildung 3 zeigt, wie die verschiedenen Komponenten im SharePoint-Stapel zusammenpassen. Bevor ich aber diese vollständige Umfragelösung erläutere, möchte ich kurz darauf eingehen, was Sie allein mit WSS erreichen können. Anschließend beschreibe ich die zusätzlichen Vorteile, die Sie erzielen, wenn Sie auch noch MOSS und InfoPath ins Spiel bringen.

Abbildung 3** Komponenten des SharePoint-Stapels **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Eigenständiges Verwenden von WSS

Selbst ohne die anderen Komponenten können Sie mit WSS eine Umfrage erstellen und implementieren. Tatsächlich umfasst WSS eine integrierte Umfragevorlage, die den Vorgang vereinfacht. Um eine Umfrage zu erstellen, klicken Sie auf „Start“ | „Alle Programme“ | „Verwaltung“, und wählen Sie „SharePoint 3.0-Zentraladministration“ aus. Wählen Sie in der Dropdownliste die Option „Websiteaktionen“ aus, und klicken Sie dann auf „Erstellen“. Die Seite „Erstellen“ mit den Überschriften „Bibliotheken“, „Kommunikation“, „Nachverfolgung“, „Benutzerdefinierte Listen“ und „Webseiten“ wird angezeigt. Unter jeder Überschrift sind Vorlagenoptionen vorhanden. Klicken Sie unter „Nachverfolgung“ auf „Umfrage“.

Jetzt führt WSS Sie Schritt für Schritt durch den Prozess zur Umfrageerstellung. Sie können offene oder abgeschlossene Fragen erstellen und angeben, ob eine Frage unbeantwortet gelassen werden kann. Sie können sogar Umfragen mit Verzweigungslogik erstellen, die die Befragten in Abhängigkeit von ihren Antworten verschiedene Pfade entlang führen. Umfragen können anonym erfolgen oder bei Bedarf den Befragten identifizieren. Sie haben auch die Möglichkeit, der Umfrage einen Workflow zuzuweisen.

Die Umfrage ist browserbasiert, sodass keine spezielle Software benötigt wird, um die Umfrage zu erstellen oder an ihr teilzunehmen. Für die Teilnahme an der Umfrage navigieren die Befragten einfach zur SharePoint-Website und füllen das Formular aus. Zugriffsberechtigungen werden von der übergeordneten Website geerbt, können jedoch direkt im Menü „Aktionen“ von SharePoint bearbeitet werden. Die Umfrageantworten werden auf der SharePoint-Umfragewebsite gespeichert, und die Ergebnisse können in Listenform oder als grafische Zusammenfassungen angezeigt oder nach Excel® exportiert werden.

Es sei noch einmal darauf hingewiesen, dass diese Lösung (mit dem in Abbildung 4 gezeigten Prozess) mit WSS und ohne zusätzliche Software erstellt werden kann. Wenn Sie bereits über eine professionell entwickelte SharePoint-Website verfügen, sollte eine einzelne Abteilung mit geringer oder ganz ohne Unterstützung durch den IT-Bereich Umfragen erstellen und implementieren können.

Abbildung 4** Eine Umfrage auf Grundlage von Windows SharePoint Services **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Eine Einschränkung des allein auf WSS basierenden Prozesses wird offensichtlich, wenn eine Umfrage angepasst werden muss. WSS erstellt Umfragelisten unter Verwendung verschiedener ASPX-Standardseiten (AllItems.aspx, DispForm.aspx, EditForm.aspx, NewForm.aspx, overview.aspx und summary.aspx). Obwohl die Seitenanpassung über die in WSS enthaltenen Parameter hinaus möglich ist, beruhen die meisten Features auf Webparts, die nicht ohne weiteres anpassbar sind. Darüber hinaus eignet sich die allein auf WSS basierende Lösung am besten für Umfragen, in die keine externen Datenquellen wie das ERP-System Ihres Unternehmens integriert werden müssen.

Wenn Sie die Umfragelösung erweitern müssen, um eine benutzerdefinierte Benutzeroberfläche einzubeziehen oder zusätzliche Datenquellen zu integrieren, sollten Sie ernsthaft die Lösung in Betracht ziehen, bei der MOSS, WSS und InfoPath kombiniert werden.

Die vollständige Umfragelösung

MOSS umfasst viele Features, die WSS erweitern, vorerst möchte ich mich jedoch auf eine einzige Komponente konzentrieren – InfoPath Forms Services. Bei InfoPath Forms Services muss auf dem Computer des Umfrageerstellers nur InfoPath installiert sein. Andere Benutzer können über einen Webbrowser auf die Umfrage zugreifen.

In InfoPath wählt der Umfrageersteller jene Option aus, die es ermöglicht, dass das Formular mithilfe eines Browsers ausgefüllt wird. InfoPath erstellt dann ein Formular, das in jedem standardkonformen Webbrowser angezeigt werden kann. Dieses webbasierte Formular funktioniert auf die gleiche Weise wie ein InfoPath-Formular, abgesehen von einigen erweiterten InfoPath-Features (wie Benutzerrollen, vertikaler Text, Dialogfeldaktionen und erweiterte Steuerelemente). Das Formular wird dann in einer SharePoint-Bibliothek oder -Liste veröffentlicht. Derweil stellt ein weiteres InfoPath-Feature namens „Designdetektiv“ sicher, dass das Umfrageformular mit InfoPath Forms Services kompatibel ist.

Es gibt keinen Unterschied zwischen einer InfoPath-Formularbibliothek und einer browserfähigen Formularbibliothek. In jedem Fall ist eine Formularvorlage eine .xsn-Datei. Entweder zeigt InfoPath Forms Services das Formular in einem Browser an, oder die Datei wird auf den Client heruntergeladen und direkt in InfoPath angezeigt. Wenn ein Umfrageersteller für eine SharePoint-Website mindestens über Teilnehmerberechtigungen verfügt, kann er SharePoint-Dokumentbibliotheken zum Veröffentlichen von Formularvorlagen verwenden.

Ein Befragter mit einem standardkonformen Browser kann an der InfoPath Forms Services-Umfrage teilnehmen, und seine Antworten werden dann nahtlos an den SharePoint-Server zurückgegeben. Innerhalb von SharePoint können die Daten auf sichere Weise gespeichert, freigegeben und analysiert werden (mit Excel, SQL oder anderen im Netzwerk verfügbaren Tools). All dies kann mit minimaler Unterstützung durch die IT-Administratoren erreicht werden.

Postbacks und Leistungsprobleme

Es gibt jedoch potenzielle Leistungsprobleme. Browserfähige Formulare werden beispielsweise im Kontext eines Systemkontos auf dem SharePoint-Server ausgeführt. Wenn ein Formular Code oder Datenverbindungen enthält (wie in Abbildung 5 dargestellt), bedeutet dies, dass der Code oder die Datenverbindungen auf dem Server und nicht auf dem Client ausgeführt werden. Zudem müssen komplexe Formulare möglicherweise häufig Daten per Postback an den Server zurückgeben, wodurch sich die Arbeitsauslastung auf dem Server erhöht.

Abbildung 5** InfoPath Forms Services-basierte Umfragelösung mit zusätzlichen Datenverbindungen **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Je mehr eine Umfrage Postbacks verwendet, desto höher ist die Auslastung der Front-End-Webserver. Es gibt jedoch Situationen, in denen ein Postback unvermeidlich ist, beispielsweise beim Implementieren der Antwortverzweigung. Um potenzielle negative Auswirkungen auf das System zu minimieren, müssen sich Umfrageersteller der Postbackprobleme bewusst sein und verstehen, wie sie Umfragen am besten implementieren, wenn das Postback nicht vermieden werden kann. Umfrageersteller sollten beispielsweise assistentenartige Umfragen verwenden, die Daten an den Server zurückgeben, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche „Weiter“ klickt. Dies trägt dazu bei, die Anzahl der Postbacks zu verringern.

InfoPath Forms Services muss den Status jedes derzeit aktiven Formulars auf dem Server verwalten. Das Standardsitzungstimeout beträgt 60 Minuten, was Folgendes bedeutet: Wenn das Ausfüllen einer komplexen Umfrage mehr als 60 Minuten dauert und während dieses Zeitraums keine Postbacks erfolgen, wird die Sitzung auf dem Server geschlossen. Daten, die eingegeben, aber nicht gesendet werden, gehen verloren, und der Befragte muss von vorn beginnen.

Diese Probleme werden verstärkt, wenn eine große Anzahl von Befragten gleichzeitig an einem Umfrageformular arbeitet und wenn Umfragen große Datenquellen aufweisen oder Dateianlagen enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter „Verbessern der Leistung von InfoPath 2007-Formularen“ unter msdn2.microsoft.com/bb380251.

Sicherheitsaspekte

Obwohl eine ausführliche Erläuterung des Themas „Sicherheit“ über den Rahmen dieses Artikels hinausgeht, ist es wichtig, einige Sicherheitsaspekte hervorzuheben. Zunächst einmal stehen SharePoint und InfoPath 2007 mit der Trustworthy Computing-Initiative in Einklang, die von Microsoft Anfang 2002 auf den Weg gebracht wurde. InfoPath-Formulare haben drei mögliche Sicherheitsstufen: „Eingeschränkt“, „Domäne“ und „Voll vertrauenswürdig“. Standardmäßig bestimmt InfoPath automatisch eine empfohlene Sicherheitsstufe und wendet sie auf das Formular an.

Funktionalität für digitale Signaturen kann dabei helfen sicherzustellen, dass ein Formular von einem bestimmten Benutzer erstellt und ausgefüllt wird und dass es nicht geändert wird. Mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) kann zudem der Zugriff auf Vorlagen und ausgefüllte Formulare eingeschränkt werden. Um zu verhindern, dass böswillige Benutzer Formulare hochladen, die schädlichen Code enthalten oder die SharePoint-Plattform dazu verwenden, Angriffe gegen andere Systeme über Datenverbindungen zu starten, unterscheidet InfoPath zwischen vom Benutzer bereitgestellten und vom Administrator bereitgestellten Formularen. Benutzer können Formulare hochladen, solange die Formulare keinen benutzerdefinierten Code enthalten und nur die Sicherheitsstufe „Domäne“ verwenden, die domänenübergreifende Datenverbindungen einschränkt. Diese Parameter sind für die Mehrheit der Umfragelösungen ausreichend.

Wenn ein Umfrageentwurf die Sicherheitsstufe „Voll vertrauenswürdig“ erfordert, um uneingeschränkten Zugriff auf Ressourcen zuzulassen, muss die Formularveröffentlichung von einem IT-Administrator genehmigt werden. Standardmäßig ist die Genehmigung eines IT-Administrators erforderlich, wenn ein Formular verwalteten Code enthält, wenn domänenübergreifende Datenverbindungen in der Formularvorlage definiert sind, wenn das Formular Datenverbindungen verwendet, die in der zentral verwalteten Datenverbindungsbibliothek definiert sind und wenn die Option zur Unterstützung des Renderns auf mobilen Geräten ausgewählt wurde.

Für die Sicherheitsstufe „Voll vertrauenswürdig“ erstellt der Umfrageersteller ein InfoPath-Formular und speichert die Formularvorlage. Die Vorlage oder .xsn-Datei wird als E-Mail-Anlage an den SharePoint-Administrator gesendet oder über eine Netzwerkfreigabe weitergegeben. Der IT-Administrator prüft dann die Umfragefeatures und sämtlichen enthaltenen Code, bevor er die Umfrage auf dem Produktionssystem zur Verfügung stellt. Der IT-Administrator schließt die Bereitstellung ab, indem er die Umfragevorlage in eine Websitesammlung hochlädt und die Umfragevorlage aktiviert. Beide Verfahren werden auf der Seite „Anwendungsverwaltung“ der WSS-Zentraladministrationskonsole durchgeführt. Das Endergebnis besteht darin, dass ein IT-Administrator die Veröffentlichung von Formularen an einzelne Abteilungen delegieren und dennoch die Aufsicht über den Veröffentlichungsprozess behalten kann, wenn Formulare über grundlegende Datensammlungsaktivitäten hinausgehen.

Die Beaufsichtigung durch den IT-Administrator ist bei bestimmten gängigen Szenarios erforderlich: wenn Formulare mit Standarddaten aufgefüllt werden müssen und wenn Umfrageergebnisse an mehrere Datenquellen übertragen werden. Standardmäßig können Formularvorlagen mit Domänenvertrauensstellung keine domänenübergreifenden Datenverbindungen herstellen, es gibt jedoch einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um diese Einschränkung aufzuheben, z. B.:

• Erteilen von Berechtigungen der Sicherheitsstufe „Voll vertrauenswürdig“ an das Formular.
• Erstellen einer Domänenvertrauensstellung mithilfe von Datenverbindungen aus der Datenverbindungsbibliothek.
• Verwenden der Domänenvertrauensstellung mit der zentral verwalteten Verbindungsbibliothek.

Vollständige Vertrauenswürdigkeit und die Optionen der zentral verwalteten Verbindungsbibliothek erfordern während der Formularveröffentlichung die Genehmigung des Administrators. Die Datenverbindungsbibliothek (Data Connection Library, DCL) lässt jedoch zu, dass von Benutzern veröffentlichte Formulare die Domänengrenzen mithilfe der auf der Websitesammlungsebene verwalteten DCL überqueren. Diese DCL kann der Kontrolle durch die einzelne Abteilung unterliegen. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass es ein Sicherheitsproblem darstellen kann, wenn einzelne Abteilungen eigene serverbasierte Datenverbindungen definieren dürfen.

Die sicherste Option besteht darin, Datenverbindungen in der zentral verwalteten Verbindungsbibliothek zu definieren und dann einen IT-Administrator erweiterte Umfrageformulare bereitstellen zu lassen, die diese Datenverbindungen verwenden. Die zentral verwaltete Verbindungsbibliothek ist von Vorteil, weil sie für alle Websitesammlungen und für die gesamte Serverfarm verfügbar ist. Dadurch kann der Administrator zentrale Authentifizierungseinstellungen für den Zugriff auf Datenquellen definieren, die sich nicht auf dem lokalen SharePoint-Server befinden. Weitere Informationen finden Sie online im Artikel „Datenverbindungen, Authentifizierung und alternative Zugriffszuordnung“ unter msdn2.microsoft.com/ms 771995.

Zusammenfassung

Umfragen bieten eine leistungsfähige Methode, mit der für jedes Unternehmen erfolgsentscheidende (und weniger wichtige) Informationen auf allen Ebenen gesammelt werden können. Für die Erstellung einer wirkungsvollen Umfrage sind jedoch die richtigen Tools, ein durchdachter Plan und eine ausgeglichene Mischung aus Kunst und Wissenschaft erforderlich. Die gründliche Planung im Vorfeld hilft Ihnen beim Erstellen einer Lösung, die es jeder Abteilung innerhalb Ihrer Organisation ermöglicht, Umfragedaten zu erstellen, zu senden, zu empfangen, zu speichern und zu analysieren.

Die wirkungsvollsten Umfragen sind diejenigen, die zeitnahe, relevante Informationen liefern. Damit Informationen zum erforderlichen Zeitpunkt gesammelt werden können, muss Ihre Lösung die einfache Erstellung und Verwaltung von Umfragen auf Abteilungsebene ermöglichen – ohne die Sicherheit zu gefährden. Durch Bereitstellen einer intuitiven Oberfläche, die ohne großen Schulungsaufwand verwendet werden kann, ermöglicht InfoPath Büroanwendern, qualitativ hochwertige Umfragen zu erstellen. Mit InfoPath können Sie zudem ohne große Beteiligung von IT-Administratoren Umfragedaten hoher Qualität sammeln.

InfoPath 2007 arbeitet nahtlos mit WSS und MOSS zusammen, um umfassende, komplexe Umfragelösungen mit plattform- und browserübergreifender Kompatibilität zu ermöglichen. Dadurch kann Ihr Unternehmen eine seiner wichtigsten Ressourcen nutzbar machen: Informationen.

Schnelle Umfragen per E-Mail

Spontane Umfragen sind ein wesentliches Tool für das schnelle Sammeln von Daten von einer kleinen Gruppe von Befragten. E-Mail-basierte Umfragen eignen sich perfekt für diese Art von Echtzeitrecherchen – sie können schnell erstellt werden und erfordern keine speziellen Server oder IT-Unterstützung. Mit einer der einfachsten Methoden, d. h. mit in einer Microsoft® Outlook®-Nachricht eingebetteten Abstimmungsschaltflächen, können Sie eine eindimensionale Umfrage senden, empfangen und tabellarisieren.

Nach dem Starten einer Umfrage mit Abstimmungsschaltflächen erhalten die Empfänger eine E-Mail-Nachricht, die einen Abstimmungsbereich enthält, in dem eine Dropdownliste mit Optionen angezeigt wird. Der Empfänger antwortet durch Klicken auf eine der Optionen. In einem Popupfenster wird dann die Meldung „Sie haben als Antwort gewählt: <Ihre Auswahl>“ angezeigt und die Möglichkeit geboten, die Antwort zu senden oder zu bearbeiten.

Der Umfrageersteller oder ein zugewiesener Delegat empfängt die einzelnen Antworten per E-Mail und tabellarisiert die Ergebnisse manuell. Wenn die Umfrage eine große Anzahl von Empfängern umfasst, sollten Sie in Outlook eine Regel (mit dem Regel-Assistenten) erstellen, durch die die Antworten automatisch in einen speziellen Ordner weitergeleitet werden, wie in Abbildung A dargestellt.

Abbildung A** Automatisch in einen speziellen Ordner weitergeleitete Umfrageantworten **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Abstimmungsschaltflächen haben jedoch ihre Grenzen. Mit in E-Mail-Nachrichten eingefügten Umfrageformularen können viel mehr Daten gesammelt werden, das manuelle Abrufen und Tabellarisieren dieser Daten kann jedoch sehr umständlich sein. Eine komplexere Möglichkeit für E-Mail-basierte Umfragen ist die Verwendung von VBScript zum Anpassen von Outlook-Umfragen. Angepasste Formulare können die Sammlung und Analyse von größeren Mengen komplexerer Daten erleichtern. Um auf die Entwicklerfunktionalität in Outlook 2007 zugreifen zu können, müssen Sie zuerst die in Abbildung B gezeigte Registerkarte „Entwicklertools“ anzeigen.

Abbildung B** Registerkarte „Entwicklertools“ in Outlook 2007 **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Das Erstellen benutzerdefinierter Outlook-Formulare geht über die Kenntnisse des typischen Outlook-Benutzers hinaus. InfoPath® 2007 bietet jedoch neue Features, mit denen sich angepasste Formulare auf einfache Weise implementieren lassen. Umfrageersteller haben drei Möglichkeiten, ohne spezielles Fachwissen InfoPath-Formulare und -Vorlagen zu erstellen:

• Durch Importieren von vorhandenen Microsoft Word-Dokumenten oder Excel®-Tabellen.
• Durch Herunterladen vordefinierter InfoPath-Vorlagen und deren Anpassung an bestimmte Anforderungen.
• Durch von Grund auf neues Entwerfen von Vorlagen mithilfe der Formularentwurfsfunktionalität von InfoPath.

In allen drei Fällen können die Vorlagen in Outlook veröffentlicht und per E-Mail verteilt werden. Mit InfoPath 2007 und Outlook 2007 kann ein Büroanwender innerhalb weniger Stunden mit geringer oder ganz ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung eine Umfrage mit zwanzig Fragen erstellen, sie per E-Mail an eine Gruppe senden, die Ergebnisse in Outlook empfangen und die Daten in einer Excel-Tabelle analysieren.

Die einzige wirkliche Anforderung in diesem Szenario besteht darin, dass auf den Computern aller Teilnehmer InfoPath und Outlook installiert sind. Da InfoPath 2007 die Funktionalität von Outlook 2007 erweitert, können die Empfänger direkt über die Outlook-Oberfläche an der Umfrage teilnehmen.

InfoPath unterstützt jedoch viel mehr Möglichkeiten als nur E-Mail-basierte Umfragen. Sie können Vorlagen erstellen, durch die Daten abgefragt und an Webdienste und SQL Server®-Datenbanken gesendet werden, oder ein vorhandenes XML-Dokument oder XML-Schema als Datenquelle verwenden. Anders ausgedrückt: Benutzer können mit minimaler Schulung und mit wenig oder ganz ohne zusätzlichen Code die Leistungsfähigkeit und Flexibilität von XML nutzen.

E-Mail als Umfragelösung ist mit einigen nennenswerten Nachteilen verbunden. So erfolgen diese Umfragen beispielsweise nicht anonym, da die E-Mail-Adresse der Befragten verfügbar ist. Dies kann die Aufrichtigkeit verringern und die Ergebnisse verzerren. Es treten auch Sicherheitsprobleme wie Phishingangriffe auf. Daher ist die Art und Ausführlichkeit der Informationen, die Sie mit E-Mail-basierten Umfragen sammeln können, begrenzt.

Erstellen einer datenbankgesteuerten Umfragelösung

E-Mail-basierte Umfragen sind nicht für komplexere Untersuchungen mit einer großen Anzahl von Befragten geeignet – die Verwendung eines Ordners in Outlook® reicht einfach für die Verwaltung und Analyse aller Daten nicht aus. Eine stabilere Lösung besteht darin, Umfrageantworten an eine Datenbank weiterzuleiten. Die erweiterten Speicher-, Indizier-, Verarbeitungs- und Berichtsfunktionen, die Ihnen eine Datenbank bietet, können sehr nützlich sein. Microsoft® SQL Server® 2005 umfasst beispielsweise SQL Server Reporting Services, das zur automatischen Verarbeitung von Umfrageergebnissen verwendet werden kann.

Um eine InfoPath-Formularvorlage erstellen zu können, durch die Antworten an eine Datenbank gesendet werden, müssen Sie zuerst eine Access® - oder SQL Server-Datenbank in Ihrem Netzwerk erstellen. Dann können Sie in InfoPath® mithilfe des Assistenten „Eine Formularvorlage entwerfen“ mit dem Erstellen einer Vorlage beginnen. Dadurch wird der Datenverbindungs-Assistent geöffnet, der Sie durch den Vorgang zum Verknüpfen des Formulars mit der Datenbank führt. InfoPath verwendet die Informationen in Ihrer Datenbank zum Erstellen der Felder für die Abfrage und Daten der Datenquelle.

Die meisten Benutzer verfügen über ausreichende Kenntnisse, um mit nur geringer Schulung oder Unterstützung an der Umfrage teilnehmen und die Antworten senden zu können. In diesem Szenario (bei dem Daten direkt an die Datenbank übergeben werden) müssen die Befragten über InfoPath und Outlook verfügen und sich hinter der Unternehmensfirewall befinden oder VPN-Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk haben.

Der Datenverbindungs-Assistent von InfoPath bietet nur Schnittstellen zu Microsoft SQL Server 2000 oder höher und zu Access-Datenbanken, die systemeigenes ADOXML verwenden. Das direkte Übertragen an die Datenbank wird für andere Datenbanken nicht unterstützt. Weitere Einschränkungen bestehen darin, dass InfoPath das Binden von Rich-Text-Steuerelementen an Datenbankfelder nicht zulässt und große Binärdatentypen nicht unterstützt werden.

Wenn die Netzwerktopologie größer und komplexer wird, ist es zunehmend von Vorteil, Daten an einen Zwischenwebdienst zu senden und diese Daten dann an eine Datenbank zu übergeben. Wenn das Umfrageformular-Front-End mithilfe eines Webdiensts vom Datenbank-Back-End getrennt wird, lässt sich auch die Geschäftslogik einfacher auf dem Webserver implementieren. Da der Webdienst über HTTP- oder HTTPS-Verbindungen ausgeführt wird, können Teilnehmer wie in Abbildung C Daten durch Firewalls senden. Beachten Sie jedoch, dass auf den Computern der Befragten dennoch InfoPath 2003 oder 2007 installiert sein muss.

Der Nachteil dieses Szenarios besteht darin, dass die Implementierung die Beteiligung der IT-Abteilung erfordert. Die ausführliche Beschreibung dieses Prozesses geht über den Rahmen dieses Artikels hinaus. Ich muss Sie jedoch warnen, dass die Erstellung einer vollkommen neuen Datenbanklösung kein leichtes Unterfangen ist. Sie erfordert Vorausplanung, einen stabilen Umfrageentwurf, die Programmierung des Webdiensts und den Entwurf des Datenbank-Back-End. InfoPath 2007 vereinfacht den aus dem Formularentwurf bestehenden Teil des Prozesses, die End-to-End-Lösung erfordert jedoch gründliche Kenntnisse im Bereich Programmierung und Datenbankentwurf. Das Hinzufügen erweiterter Funktionen wie Unterstützung für Workflows oder mehrere Sprachen führt zudem zu einer schnellen Erhöhung der Implementierungskosten.

Abbildung C** InfoPath-Datenfluss durch einen Webdienst **(Klicken Sie zum Vergrößern auf das Bild)

Jim Bradley ist Eigentümer von CoyoteTech LLC, einem im Bereich der technischen Kommunikation tätigen Unternehmen, das auf Dokumentation zur Benutzerunterstützung für Microsoft Server-Produkte spezialisiert ist. Zu den Dokumentationsprojekten gehören „Edge-Transport und Messagingschutz in Microsoft Exchange Server 2007“, „Die 64-Bit-Version von Exchange Server 2007“ und „Microsoft Exchange 2003 – Technisches Referenzhandbuch“.

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