Erstellen von Projekten

Letzte Aktualisierung: Mai 2009

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2015-02-27

Inhalt dieses Artikels:

• Planen von Vorschlägen

• Planen des Ressourcenstrukturplans (RSP)

• Planen von Ressourcen

• Planen von benutzerdefinierten Feldern

• Planen von Kategorien

Der kreative Prozess ist dynamisch und ändert sich ständig. Die Projekterstellung bildet keine Ausnahme. Es gibt viele Möglichkeiten, Projekte vom Konzept bis zum Abschluss zu bringen. Manchmal ist der Prozess informell und möglicherweise das Ergebnis eines kurzen Brainstormings auf einem Whiteboard. In anderen Fällen wird das Projekt erst nach jahrelangen Untersuchungen und sorgfältigen Analysen erstellt. Wenn der Erstellungsprozess nicht geplant und verwaltet wird, kann er zu einem chaotischen Vorgang werden. Dieses Chaos kann Ihre Organisation in vielerlei Hinsicht viel kosten: reduzierte Effizienz, nicht zugeordnete Ressourcen, falsch ausgerichtete Prioritäten, doppelter Aufwand, widersprüchliche Ansätze und verpasste Gelegenheiten, um nur einige wenige aufzuführen. Nachfolgend sind einige wichtige Punkte aufgeführt, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Microsoft Office Project 2007 zum Erstellen von Projekten in Ihrer Organisation verwenden.

Planen von Vorschlägen

Das Projektvorschlagsfeature bietet einen Mechanismus zum Steuern des Eintrags von Projekten in Project Server. Es bietet einen Mehrwert für geschäftliche Entscheidungsträger, indem Vorschlagsdaten zusammen mit Projektdaten gespeichert werden. Das Feature stellt eine bessere Berichterstellung, Modellierung und Pipelineanalyse bereit und hilft bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen zur Vorschlagsverwaltung.

Vorschläge sind begrenzte Projekte. Sie sind deshalb begrenzt, weil alle verfügbaren Features in Office Project Professional 2007 für Projektvorschläge nicht verfügbar sind. Projektvorschläge sind keine Enterprise-Projekte. Dieser eingeschränkte oder schlankere Projekttyp ist für viele Benutzer nützlich und hilfreich. Mithilfe eines Vorschlags können Benutzer Projektvorschläge übertragen (mit einfachen Projekt- und Ressourcenplanungsfeatures) und einen einfachen Gatingmechanismus für Projekte nutzen, die in Office Project Server 2007 hinzugefügt werden. Projektvorschläge müssen geprüft werden, bevor sie in Enterprise-Projekte umgewandelt werden können. Projektvorschläge enthalten Basisinformationen, anhand deren geschäftliche Entscheidungsträger den Vorschlag genehmigen oder ablehnen können. Der Vorschlag kann beispielsweise folgende Informationen enthalten:

• Projektname

• Projektbeschreibung

• Vorgeschlagenes Anfangs- und Enddatum

• Vorgeschlagene Kosten

• Ressourcenanforderungen

Vorschläge werden in Microsoft Office Project Web Access erstellt. Der Zugriff auf Vorschläge erfolgt über die Office Project Web Access-Homepage. Der Link Vorschläge und Aktivitätspläne befindet sich im Menü links unter Projekte. Über diesen Link gelangen Sie zur Website Vorschläge und Aktivitätspläne. Auf dieser Seite können Benutzer Vorschläge anzeigen, erstellen und verwalten. Jeder, der Zugriff auf Office Project Web Access hat, kann Vorschläge anzeigen. Zum Erstellen von Projektvorschlägen muss die Berechtigung zum Erstellen eines neuen Wartungsprojekts erteilt werden. Mitglieder der Sicherheitsgruppe Teammitglieder verfügen standardmäßig über die Berechtigung zum Erstellen eines neuen Wartungsprojekts.

Projektvorschläge haben ein Statusfeld. Das Statusfeld kann die folgenden Werte aufweisen:

Das Feld Projektstatus kann nur in Office Project Web Access oder mithilfe der Project Server-Benutzeroberfläche geändert werden. Das Feld Projektstatus kann von Benutzern bearbeitet werden, die über die entsprechenden Kategorieberechtigungen zum Ändern von Vorschlägen sowie über die globale Berechtigung Projektstatus ändern verfügen. Das Feld Projektstatus unterstützt Workflows. Vorschläge können also für die Verwendung mit Workflows konfiguriert werden, die in Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbar sind. Zum Verwenden von Workflows müssen Office Project Server 2007 und Microsoft Office SharePoint Server 2007 in derselben Serverfarm installiert sein, und die administrative Einstellung für das Feld Projektstatus muss festgelegt sein. Wenn das Statusfeld durch einen externen Workflow gesteuert wird, ist es in Office Project Web Access immer deaktiviert. Wenn das Statusfeld nicht durch einen externen Workflow gesteuert wird, ist es aktiviert, sofern die Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Wenn das Feld Projektstatus nicht durch einen externen Workflow gesteuert wird, muss der Workflow manuell durchgeführt werden.

So konfigurieren Sie das Feld "Projektstatus" zum Verwenden eines Workflows

1. Melden Sie sich in Office Project Web Access als Benutzer an, der Mitglied der Sicherheitsgruppe Administratoren ist.

2. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite der Homepage auf Servereinstellungen.

3. Klicken Sie auf der Project Server-Verwaltungswebseite unter Betriebsrichtlinien auf Weitere Servereinstellungen.

4. Aktivieren Sie auf der Webseite Weitere Servereinstellungen im Abschnitt Projektstatusfeld die Option Ja.

Wenn der Vorschlagsworkflow manuell durchgeführt wird, ändert sich das Statusfeld, und Benachrichtigungen werden nicht länger automatisch erstellt. Sie müssen dann von den Vorschlagserstellern und Bearbeitern ausgeführt werden. Der Vorschlagsbesitzer erstellt beispielsweise einen Vorschlag und legt das Statusfeld auf Vorgeschlagen fest. Der Vorschlagsbesitzer wendet sich dann an die Bearbeiter des Vorschlags, die den Vorschlag überprüfen, genehmigen oder ablehnen müssen. Anschließend müssen sie den Vorschlagsbesitzer über die Entscheidung benachrichtigen.

Wenn das Vorschlagsfeature für einen Workflow konfiguriert wurde, übernimmt der Workflow automatisch die meiste Arbeit. Wenn ein Vorschlag erstellt wird, generiert der Workflow die Vorgangszuordnungen für die Bearbeiter des Vorschlags und für den Vorschlagsersteller, während der Vorschlag den Vorschlagsprozess durchläuft. Diese Vorgänge werden den Besitzern durch das Webpart für Vorschlagsworkflowvorgänge angezeigt.

Wenn Sie Office SharePoint Server 2007 in einer vorhandenen Office Project Server 2007-Bereitstellung installieren, sind zusätzliche Konfigurationsschritte zum Verwenden des workflowaktivierten Vorschlagsfeatures nötig. Weitere Informationen finden Sie unter Bereitstellen von Office SharePoint Server 2007 in einer vorhandenen Bereitstellung von Project Server 2007.

Planen des Ressourcenstrukturplans (RSP)

Die benutzerdefinierten Enterprise-Ressourcenfelder werden zum Erzwingen der Standardisierung für alle Projekte, Vorgänge und Ressourcen in einer Organisation verwendet. Sie können in Office Project Server 2007 so viele benutzerdefinierte Enterprise-Ressourcenfelder definieren, wie Sie benötigen. Da diese benutzerdefinierten Felder hierarchisch strukturiert sind, ermöglichen sie eine detaillierte Berichterstellung und Modellierung der allgemeinen Organisationsstrukturen.

Angesichts der Bedeutung des RSP für die Anwendungssicherheit und Ressourcenverwaltung in Project Server ist die sorgfältige Definition eines RSP-Codes für die Organisation ein sehr wichtiger Teil der Konfiguration von Office Project Server 2007 für die Organisation. Die folgenden drei Faktoren beeinflussen den RSP, den Sie für Ihre Organisation definieren:

• Der Prozess, den Sie für die Ressourcenzuordnung in Ihrer Organisation verwenden. Sind Projektmanager oder Ressourcenmanager für die Personalzuteilung für Projekte verantwortlich? Wenn Projektmanager Projekte besetzen, verwenden sie wahrscheinlich ein Matrixformat zur Ressourcenverwaltung. Wenn Ressourcenmanager Projekte besetzen, verwenden Sie wahrscheinlich eine hierarchische Form.

  
  

• Die Ziele der Organisation zur Sicherung der Projektmanagementumgebung

• Die in der Organisation verwendete Methode, um zu bestimmen, ob eine Ressource für eine Zuordnung geeignet ist.

RSP ist ein vordefiniertes und benutzerdefiniertes Enterprise-Ressourcenfeld. Es wird genauso wie andere benutzerdefinierte Enterprise-Felder verwendet. Sie können einen RSP zum Definieren der Personalhierarchie zwischen Benutzern und Ressourcen in der Organisation verwenden. Office Project Server 2007 verwendet die im RSP definierte Hierarchie, um die Verwaltung des Zugriffs für Benutzer und Gruppen zu vereinfachen. Dies ist eine integrale Komponente der Ressourcenverwaltung und der Anwendungssicherheit.

Sie können mithilfe eines RSP fünf Sicherheitsregeln definieren, wenn Sie in Office Project Web Access Sicherheitskategorien erstellen. Ein RSP wird auch in den folgenden Features verwendet: Ressourcenersetzungs-Assistent, Portfolio-Analysierer, Team aus Enterprise zusammenstellen in Office Project Professional 2007 und Team zusammenstellen in Office Project Web Access sowie in den beiden Standardsicherheitskategorien Meine Mitarbeiter und Meine Ressourcen. Wenn Sie beabsichtigen, diese Features und den Enterprise-Ressourcenpool zu verwenden, sollten Sie über eine Verwendung eines RSP nachdenken.

Bestimmen des Prozesses

Zum Planen eines effektiven RSP bestimmen Sie zuerst den Prozess, den Sie zur Ressourcenzuordnung in der Organisation verwenden, beispielsweise:

• Weist der Ressourcen-Manager Ressourcen zu?

• Wählt ein Projektmanager ein Team aus und ordnet dann Vorgängen Ressourcen zu?

• Trifft beides zu?

• Eignet sich der Prozess zur Zusammenarbeit?

• Trifft eine Organisation oder eine Gruppe Personalentscheidungen?

Der RSP hat den größten Einfluss auf den Ressourcenzuordnungsprozess, wenn ein Ressourcenmanager für das Zuordnen von Ressourcen verantwortlich ist. Der RSP ist weniger wichtig, wenn der Zuordnungsprozess gemeinschaftlich erfolgt oder eine Gruppe innerhalb der Organisation für ihn verantwortlich ist. Der RSP hat eine kleine bis minimale Auswirkung auf den Ressourcenzuordnungsprozess, wenn Projektmanager für die Ressourcenverwaltung zuständig sind.

Bestimmen der Ziele

Bestimmen Sie anschließend die Ziele der Organisation zur Sicherung der Projektmanagementumgebung, beispielsweise:

• Ist ein minimaler Verwaltungsaufwand ein Ziel Ihrer Organisation?

• Können in Ihrer Organisation Mitarbeiter im Allgemeinen alle Projekt- und Ressourcendaten anzeigen und bearbeiten, oder zieht Ihre Organisation es vor, die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen einzuschränken?

• Falls der Datenzugriff eingeschränkt werden soll, müssen Benutzer innerhalb einer Gruppe oder Abteilung der Organisation die Daten anderer Benutzer anzeigen können?

Wenn Ihre Organisation ein sicheres System möchte, das auch leicht zu verwalten ist, wird der RSP eine integrale Rolle spielen. Wenn das Projektmanagement der Organisation im Allgemeinen weniger definiert oder dezentralisiert ist, dann spielt der RSP möglicherweise eine weniger wichtige Rolle im Sicherheitsmodell Ihrer Organisation.

Bestimmen der Methode

Identifizieren Sie abschließend die Methode, die Ihre Organisation verwendet, um zu bestimmen, ob eine Ressource für ein Projekt geeignet ist, beispielsweise:

• Spielt die Abteilungs- oder Organisationsstruktur eine Rolle?

• Spielt der geografische Standort einer Ressource eine Rolle?

• Sind die Fähigkeiten einer Ressource ein wichtiger Faktor bei der Bestimmung der Ressourcenzuordnungen?

• Wie werden die oben genannten drei Elemente priorisiert?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen, die entsprechende Struktur für den RSP-Code in Ihrer Organisation zu bestimmen. Die meisten Organisationen können eine der folgenden drei Optionen verwenden:

• Einen organisationsbasierten RSP

• Einen standortbasierten RSP

• Einen geänderten organisationsbasierten RSP

Da Sie nur einen RSP-Code implementieren können, ist es wichtig, die Struktur auszuwählen, die am besten auf Ihre Organisation zutrifft. Sie können den RSP im Laufe der Zeit ändern, aber das Implementieren eines neuen RSP, nachdem Sie bereits Office Project Server 2007 zur Projektverwaltung verwenden, bedeutet eine umfangreiche Veränderung.

Planen von Ressourcen

Enterprise-Ressourcen sind die Personen, die Ausrüstung und die Materialien, die zum Ausführen von Vorgängen in einem Enterprise-Projekt verwendet werden. Enterprise-Ressourcen sind Teil des Ressourcenpools einer Organisation und werden zentral in der Office Project Server 2007-Datenbank gespeichert. Sie können den Enterprise-Ressourcenpool erstellen, den Projektmanager zum Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen in Projekten verwenden, indem Sie dem Enterprise-Ressourcenpool Ressourcen hinzufügen oder Ressourcen importieren. Sie sollten den Inhalt der Enterprise-Global-Projektvorlage definieren, bevor Sie dem Enterprise-Ressourcenpool Ressourcen hinzufügen.

Wenn Sie Office Project Server 2007 installieren, wird nur ein Project Server-Benutzerkonto innerhalb der Project Server-Datenbank gespeichert: das Windows-Benutzerkonto, das während der Installation als Farmadministrator angegeben wurde. Alle anderen Benutzerkonten müssen der Project Server-Datenbank hinzugefügt werden.

Bevor Sie den Enterprise-Ressourcenpool Ihrer Organisation ordnungsgemäß erstellen und verwalten können, müssen Sie sorgfältig die benutzerdefinierten Enterprise-Ressourcenfelder definieren, dokumentieren und erstellen. Zusätzlich ist für große Organisationen der Prozess des anfänglichen Auffüllens des Enterprise-Ressourcenpools mindestens genau so wichtig, wie den Enterprise-Ressourcenpool immer genau und aktuell zu halten. Das Nachverfolgen von wichtigen Änderungen an den Ressourceninformationen, die im Enterprise-Ressourcenpool gespeichert und verwaltet werden, kann eine Vollzeitbeschäftigung sein.

Bevor Sie einen Enterprise-Ressourcenpool für Office Project Server 2007 erstellen, müssen Sie den Startpunkt bestimmen. Das Hinzufügen von Ressourcen zum Enterprise-Ressourcenpool kann unterschiedlich sein:

• Starten mit neuen Projekten – Für dieses Szenario ist minimale Vorbereitung nötig. Der Prozess wird vereinfacht, wenn Sie alle erforderlichen Ressourceninformationen in einem einzigen Dokument sammeln können. Sie können eine Papierliste erstellen. Dann importieren Sie die identifizierten Ressourcen aus Active Directory oder von einem Mitgliedschaftsspeicher, wenn Sie die Formularauthentifizierung verwenden. Alternativ können Sie die Informationen mithilfe von Microsoft Office Excel 2007 sammeln. Anschließend importieren Sie die resultierende Kalkulationstabelle nach Office Project Professional 2007, um sie in der Project Server-Datenbank zu speichern.

• Migrieren von aktiven Projekten – In diesem Szenario werden mehrere Projekte aktuell mit Microsoft Project 2000, Microsoft Project 2002 oder Microsoft Project 2003 verwaltet, und die Projekte werden in der Regel in einer Datenbank gespeichert. Jedes Projekt verwendet möglicherweise einen anderen Ressourcennamen, Kostenplan oder Kalender für die gleiche Ressource. Zum Vereinfachen der Migration dieser Projekte zu Office Project Server 2007 kann es hilfreich sein, die Verwendung von Ressourcen in Ihrer Organisation zu standardisieren und sicherzustellen, dass alle Projekte eine konsistente Ressourcendefinition verwenden.

• Erstellen des Enterprise-Ressourcenpools – In diesem Szenario erstellen Sie den Enterprise-Ressourcenpool in Office Project Professional 2007. Stellen Sie in Project Professional eine Verbindung mit Office Project Server 2007 her, und checken Sie den Enterprise-Ressourcenpool aus. Geben Sie die Ressourcen ein, und speichern Sie den Enterprise-Ressourcenpool.

Planen von benutzerdefinierten Feldern

In Office Project 2007 sind Extrafelder enthalten, die angepasst werden können. Ein Feld ist eine Position in einem Arbeitsblatt, Formular oder Diagramm, die eine bestimmte Art von Informationen zu einem Vorgang, einer Ressource oder einer Zuordnung enthält. Beispielsweise ist in einem Arbeitsblatt jede Spalte ein Feld. In einem Formular ist ein Feld ein Namensfeld oder eine Position in einer Spalte. In Office Project 2007 können Felder benutzerdefinierte Daten enthalten, z. B. Text, Attribute, Zahlen, Datumsangaben, Kosten, Start- und Enddaten sowie Angaben zur Dauer. Sie können diese Felder mithilfe von Formeln, bestimmten Wertkalkulationen oder grafischen Symbolen anpassen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.

Beispielsweise können Sie eigene Formeln mit Verweisen zu anderen Feldern schreiben, die in einem benutzerdefinierten Feld berechnet werden. Sie können eine Liste von Werten für ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, um einen schnellen und genauen Dateneintrag sicherzustellen. Sie können in einem benutzerdefinierten Feld anstelle der tatsächlichen Daten ein grafisches Symbol anzeigen. Auf diese Weise können Sie schnell sehen, wenn die Daten in dem Feld bestimmten Kriterien entsprechen, beispielsweise wenn die Daten einen angegebenen Adressbereich überschreiten oder wenn die Ressourcen überlastet sind. Sie können auch eine hierarchische Struktur der benutzerdefinierten Felder für Informationen in Ihrem Projekt erstellen. Beispielsweise könnten Sie die Kostencodes Ihres Unternehmens mit den Projektdaten verknüpfen. Nachdem Sie diese Struktur erstellt und die benutzerdefinierten Felder auf Ihre Daten angewendet haben, können Sie diese einfach zum Filtern, Sortieren und Gruppieren von Projektdaten verwenden.

In Office Project 2007 gibt es zwei Arten von benutzerdefinierten Feldern – lokale Felder und Enterprise-Felder. Lokale benutzerdefinierte Felder werden vom Projektmanager für ein bestimmtes Projekt verwendet. Benutzerdefinierte Enterprise-Felder werden vom Projektmanagementbüro zum Sammeln von Daten für Rollupberichte für die gesamte Organisation verwendet. Für Enterprise-Vorgangsfelder und benutzerdefinierte Projektfelder unterstützt Office Project Server 2007 die Umfangsdefinition für ein bestimmtes Programm (Sammlung von Projekten). Auf diese Weise kann ein benutzerdefiniertes Enterprise-Feld für eine Teilmenge der Projekte definiert werden.

Planen von Kategorien

Kategorien definieren allgemeine Sätze von Datenzugriffsanforderungen, im Allgemeinen ausgerichtet auf Unternehmenseinheiten, Abteilungen oder andere Projektgrenzen. Kategorien sind Sammlungen von Projekten, Ressourcen, Zuordnungen und Ansichten. Kategorien definieren den Umfang der Informationen, auf die zugegriffen wird, und stellen mehrere Datenzugriffsarten für Gruppen oder Benutzer bereit. Kategorien sind Sammlungen von Sicherheitsobjekten. Kategorien sollten sparsam verwendet werden. Wenn Sie Kategorien verwenden, ergänzen Sie ihre Verwendung mit Sicherheitsregeln. Sicherheitsregeln dienen zum Definieren der Mitglieder einer Kategorie. Diese Regeln können in jeder Kategorie aktiviert werden. Wenn sie aktiviert sind, überprüfen die Regeln die erteilten Berechtigungen jedes Benutzers für die Kategorie und wenden die Berechtigungen auf alle Projekte an, die von der Regel für den Benutzer zurückgegeben werden. Mithilfe von Regeln können Kategorien und Berechtigungen dynamisch sein. Sie können benutzerdefinierte Kategorien erstellen, um neue Möglichkeiten für den Zugriff auf Projekt-, Ressourcen und Ansichtsdaten bereitzustellen. Project Web Access beinhaltet die folgenden Standardkategorien:

• Meine Aufgaben – Diese Kategorie ist für die einzelnen Teammitglieder vorgesehen, denen Vorgänge in Enterprise-Projekten zugewiesen werden. Sie erteilt Benutzern die Berechtigung zum Anzeigen von Microsoft Windows SharePoint™ Services-Dokumenten, Problemen, Risiken, Arbeitszeittabellen und Statusberichten für die Projekte, denen sie zugeordnet sind.

• Eigene Projekte – Diese Kategorie ist für Projektmanager vorgesehen. Die Kategorie erteilt Projektmanagern Lese- und Schreibzugriff auf die von ihnen erstellten Projektpläne. Standardmäßig können Projektmanager alle Enterprise-Ressourcen anzeigen.

• Eigene Ressourcen – Diese Kategorie ist für Ressourcenmanager vorgesehen. Die Kategorie verwendet eine Sicherheitsregel, die auf einem RSP basiert und nur hilfreich ist, wenn der RSP definiert ist.

• Meine Mitarbeiter – Diese Kategorie ist für Ressourcenmanager vorgesehen, die Arbeitszeittabellen genehmigen müssen.

• Eigene Organisation – Diese Kategorie wird zum Erteilen von Zugriffsberechtigungen für alle Informationen in der Organisation verwendet. Die Kategorie ist für Mitglieder des Projektmanagementbüros, Führungskräfte in einer Organisation und anderen Hauptbenutzern vorgesehen, die die Möglichkeit zum Anzeigen von Projekten und Ressourcen für die gesamte Organisation benötigen.

Sie können bei Bedarf benutzerdefinierte Sicherheitskategorien hinzufügen, um ein Office Project Server 2007-Sicherheitsmodell zu erstellen, das den spezifischen Bedürfnissen von Benutzern und Gruppen in der Organisation entspricht. Eine benutzerdefinierte Kategorie könnte zum Beispiel dann erforderlich sein, wenn der RSP so konfiguriert ist, dass zwei Personen zwar am gleichen Projekt arbeiten, aber nicht beide darauf zugreifen können. Dies kann auftreten, wenn Ihr RSP nach Standort angeordnet wurde und die Benutzer sich an unterschiedlichen Standorten befinden. Das Erstellen einer benutzerdefinierten Kategorie ermöglicht Benutzern an unterschiedlichen Standorten den Zugriff auf das Projekt.