Entwickeln des Dateiplans (Office SharePoint Server)

Inhalt dieses Artikels:

• Informationen zu Datensätzen, aktiven Dokumenten und archivierten Dokumenten

• Bestimmen von Datensätzen

• Abschließen des Dateiplans

Der Dateiplan ist das primäre Dokument für die Planung der Datensatzverwaltung. Obwohl die Dateipläne der einzelnen Organisationen unterschiedlich sein können, umfassen sie in der Regel die folgenden Punkte:

• Beschreiben der Elementarten, die von der Organisation als Datensätze angesehen werden

• Beschreiben der Datensatzkategorien, zu denen die Elemente gehören

• Angeben des Speicherorts von Datensätzen

• Beschreiben der Beibehaltungszeiträume für Datensätze

• Darstellen, wer für die Verwaltung der verschiedenen Datensatztypen verantwortlich ist

Informationen zu Datensätzen, aktiven Dokumenten und archivierten Dokumenten

Bevor Sie den Dateiplan bestimmen können, müssen Sie die Unterschiede zwischen Datensätzen, aktiven Dokumenten und archivierten Dokumenten verstehen.

• Datensätze Dies sind Dokumente oder andere physische oder elektronische Entitäten in einer Organisation, die als Nachweis für Aktivitäten oder Transaktionen dienen, die von der Organisation ausgeführt wurden. Sie müssen für einen bestimmten Zeitraum beibehalten werden, damit sie bei Bedarf (z. B. für behördliche Ermittlungen oder Rechtsermittlungen) vorgelegt werden können.

  Wenn ein aktives Dokument als Datensatz deklariert wird, wird es an einen geschützten Ort gebracht oder kopiert (z. B. ein physisches Archiv oder ein elektronisches Datensatzrepository). Zudem wird dem Dokument ein Beibehaltungszeitraum zugewiesen, mit dem angegeben wird, wie lange es von der Organisation aufbewahrt werden muss. (Beachten Sie, dass der Beibehaltungszeitraum dauerhaft sein kann, d. h., der Datensatz wird unbegrenzt beibehalten.) Wenn der Beibehaltungszeitraum für einen Datensatz abgelaufen ist, wird der Datensatz von einem Datensatzverwalter gelöscht oder in ein Archiv verschoben, in dem er als Dokument von historischem Interesse gesichert wird.

• Aktive Dokumente Hierbei handelt es sich um Dokumente, die derzeit verwendet werden (z. B. E-Mail-Nachrichten im Posteingang eines Information Workers, die gedruckten Produktspezifikationen auf dem Schreibtisch einer Person, die Dokumente in einer Dokumentbibliothek oder die Seiten auf einer Unternehmenswebsite). Es wird erwartet, dass aktive Dokumente im Laufe der Zeit geändert, kopiert und freigegeben sowie im Allgemeinen innerhalb der Organisation weitergegeben werden.

  Aktive Dokumente werden möglicherweise als Datensatz deklariert, wenn sie als Nachweise für eine Aktivität oder Transaktion dienen, die von der Organisation ausgeführt wurde. Wenn Ihre Organisation beispielsweise einen Dienst anbietet, der das Bereitstellen von Inhalt für einen Kunden umfasst, wird dieser Inhalt zu einem Datensatz für die Bereitstellung des Diensts, und eine Kopie des Dokuments sollte beibehalten werden. Einige Typen von aktiven Dokumenten werden nie zu Datensätzen. Beispielsweise würden Sie eine E-Mail, die Kollegen untereinander gesendet haben, um einen Treffpunkt für die Mittagspause zu vereinbaren, nicht als Datensatz klassifizieren.

  Irgendwann im Lebenszyklus eines Dokuments ist das Dokument nicht mehr aktiv. Wenn ein im Lieferumfang enthaltenes Dokument beispielsweise einem Kunden präsentiert wird, muss dieser Inhalt möglicherweise nicht mehr unbedingt als aktiver Datensatz verwaltet werden. Handelt es sich bei dem Dokument jedoch um einen Datensatz, sollte es für einen bestimmten Beibehaltungszeitrum gespeichert und geschützt werden.

• Archivierte Dokumente Hierbei handelt es sich um Dokumente, die nicht mehr aktiv sind und die keine Datensätze darstellen (entweder da sie nicht mehr beibehalten werden müssen oder da sie nie als Datensätze klassifiziert wurden). Archivierte Dokumente werden von einer Organisation nicht aus rechtlichen Gründen aufbewahrt, sondern beispielsweise für die Beibehaltung von chronologischen Informationen.

Bestimmen von Datensätzen

Eine Zusammenarbeit zwischen Datensatzverwaltern, Rechtsanwälten, Einhaltungsprüfern und Inhalts-Managern ist erforderlich, um zu bestimmen, welche aktiven Dokumente in der Organisation möglicherweise als Datensätze deklariert werden können. Auch wenn Ihr Unternehmen nicht zu einer Branche gehört, in der strenge Rechtsvorschriften gelten, sollten Sie beachten, dass es allgemeine Gesetze (z. B. der Sarbanes-Oxley Act von 2002) gibt, die Ihre Datensatzverwalter kennen müssen. Diese Gesetze erfordern möglicherweise, dass Ihr Unternehmen Datensätze beibehält. Neben dem allgemeinen Wirtschaftsrecht müssen Sie gesetzliche Anforderungen auswerten, die für Ihr Unternehmen gelten.

In diesem Artikel können nur allgemeine Informationen dazu bereitgestellt werden, wie Datensätze in einer Organisation bestimmt werden. Wahrscheinlich wird in Ihrem Unternehmen bereits eine Form von Datensatzverwaltung vorgenommen, und die meisten Datensatzverwaltungsrollen, die Sie benötigen, sind bereits zugeordnet. Möglicherweise verfügen Sie auch bereits über eine Taxonomie von Datensätzen.

Im Allgemeinen müssen Sie die folgenden Aufgaben ausführen, um Datensätze in Ihrer Organisation zu bestimmen:

1. Nachvollziehen der rechtlichen Verpflichtungen und Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens

2. Analysieren der Verwendung von aktiven Dokumenten gemeinsam mit allen Abteilungen in der Organisation

3. Entwickeln einer Liste der aktiven Dokumenttypen, die zu Datensätzen werden sollen. Sie können beispielsweise bestimmen, dass folgende Elemente als Datensätze beibehalten werden sollen:

   • Verträge über die Vermietung von Unternehmensräumlichkeiten

   • Dokumente zu Mitarbeitervergütungen

   • Dokumente zu Produktforschung und -entwicklung

4. Kategorisieren von Datensätzen

Nachfolgend finden Sie ein Beispielarbeitsblatt:

Abschließen des Dateiplans

Nachdem Sie die als Datensätze beizubehaltenden Dokumente bestimmt und eine Gruppe von Kategorien erstellt haben, können Sie Ihren Dateiplan abschließen. Definieren Sie dazu Beibehaltungszeiträume für die einzelnen Datensatzkategorien, und geben Sie dabei an, wie Datensätze nach dem Ablauf ihres Beibehaltungszeitraums gelöscht werden sollen. Geben Sie auch andere Informationen an, z. B. den primären Datensatzverwalter für die einzelnen Datensatztypen sowie die Medien, in denen die Datensätze gespeichert oder aufbewahrt werden.

Nachfolgend finden Sie einen abgeschlossenen Beispieldateiplan:

Arbeitsblatt

Sie können das folgende Arbeitsblatt für diesen Artikel verwenden, um die Bereitstellung zu planen:

• Arbeitsblatt "Datensatzkategorien" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x407) (in englischer Sprache)

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.