Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentbenutzung in SharePoint 2013

**Gilt für:**SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

**Letztes Änderungsdatum des Themas:**2018-03-01

Zusammenfassung: Informationen Sie zum Sammeln von Informationen über Dokumentbenutzer zur SharePoint Server 2013 dokumentverwaltungslösung planen.

Der erste Schritt beim Planen der Dokument-Management-Lösung wird zum Identifizieren von Benutzern und analysieren, wie Dokumente verwendet werden. Dieser Artikel enthält Hinweise zum Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentverwendung für Ihre Lösung, die auf SharePoint Server 2013 basiert.

Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie sich mit dem in Übersicht über die Dokumentverwaltung in SharePoint 2013 beschriebenen Prozess der Dokumentverwaltungsplanung vertraut gemacht haben.

Inhalt dieses Artikels:

• Identifizieren von Benutzern

• Analysieren der Dokumentnutzung

• Arbeitsblätter

Identifizieren von Benutzern

Zur Identifizierung der Beteiligten und Teilnehmer an Ihrer Dokumentverwaltungslösung können Sie mithilfe einer Umfrage Informationen sammeln. Ihre Umfrage kann z. B. die folgenden Fragen enthalten:

• Wer in Ihrer Organisation erstellt Dokumente?

• Welche Arten von Dokumenten erstellen sie?

• Welche Rolle hat der Benutzer des Dokuments?

  • Wer prüft Dokumente?

  • Wer bearbeitet Dokumente?

  • Wer verwendet Dokumente?

  • Wer genehmigt die Veröffentlichung von Dokumenten?

  • Wer entwirft Websites, die zum Hosten von Dokumenten verwendet werden?

  • Wer legt Richtlinien und Vorgaben zur Verwaltung von Dokumenten fest?

  • Wer verwaltet Datensätze in Ihrer Organisation?

  • Wer ist für die Bereitstellung und Wartung der Server zuständig, auf denen Dokumente gespeichert werden?

Durch die Identifizierung von Beteiligten an Inhalten können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumentverwaltungslösung umfassend ist und Sie Websites und Dokumentbibliotheken entwerfen, die den Anforderungen und Prozessen Ihres Unternehmens im Hinblick auf Inhalte entsprechen.

Analysieren der Dokumentnutzung

Nachdem Sie Ihre Beteiligten an Inhalten identifiziert haben, sollten Sie Informationen von diesen erfassen, anhand derer Sie analysieren können, wie Dokumente in Ihrer Organisation verwendet werden. Dies ist ein wichtiger Teil des Planungsprozesses, da Ihnen die Analyse erleichtert, Folgendes zu bestimmen:

• Wie Dokumentbibliotheken strukturiert werden sollen

• Welche Websitevorlagen verwendet werden sollen

• Wie viele Website Sie benötigen

• Welche physische Servertopologie Sie benötigen, um Ihre Lösung zu implementieren

• Welche Informationsverwaltungsrichtlinien auf die Websites angewendet werden sollten

Zu den Informationen, die gesammelt werden sollten, zählen folgende:

• Dokumenttyp, wie Hinweis zur Aktienanalyse, Mitarbeiterbeurteilung, interner Vermerk oder Produktspezifikation

• Der Zweck jedes Dokumenttyps, wie "gibt Benutzern Empfehlungen zu Aktien, einschließlich stützender Daten"

• Der Autor jedes Dokumenttyps (es ist hilfreich, anstatt einzelner Namen die Rolle des Autors anzugeben, z. B. "Finanzanalyst" oder "Produktmanager")

• Die Benutzer jedes Dokumenttyps, wie "Kunden" oder "Teammitglieder"

• Das Format des Dokuments. Wenn das Dokument im Laufe des Lebenszyklus einmal von einem Format in ein anderes umgewandelt werden muss, erfassen Sie diese Informationen.

• Andere Rollen, die sich auf den Lebenszyklus des Dokuments beziehen, wie "Technischer Prüfer" oder "Redakteur"

• Speicherort des Dokuments, wie "Clientcomputer", "Webserver" oder "Dateiserver". Beachten Sie, dass diese Frage mehrere Antworten haben könnte, z. B. wenn ein Dokument auf einem Clientcomputer erstellt und dann auf einem Webserver veröffentlicht wird.

Folgendes sind Beispiele für Informationen, die von zwei unterschiedlichen Organisationen in einem Unternehmen in einem Arbeitsblatt gesammelt und aufgezeichnet werden können.

Tabelle: Beispiel mit Forschungsinformationen

Analyse   Die separaten Formate zur Dokumenterstellung und -veröffentlichung erfordern eine Formatumwandlung. Aufgrund der großen Anzahl von Benutzern sind ein oder mehrere Workflows (auf dem Server implementierte Geschäftsprozesse) erforderlich. Die zwei Websites (Dokumenterstellung und Testen) erfordern Mechanismen zum Verschieben der Inhalte von einer Website zu einer anderen.

Tabelle: Beispiel mit Mitarbeiterinformationen

Analyse   Für zwei Autoren und mehrere Prüfer sind ein oder mehrere Workflows erforderlich. Das Dokument wird von mehreren Personen bearbeitet, befindet sich außerdem auf einem (vermutlich streng gesicherten) Unternehmenswebserver und wird vor Ort verwaltet oder zu einem Datenarchiv verschoben. Aufgrund der vertraulichen Natur dieses Inhalts ist auf den Desktop-PCs und Servern IRM (Verwaltung von Informationsrechten) erforderlich. Außerdem werden Unternehmensrichtlinien und Best Practices (wie Überwachung) benötigt, welche die Privatsphäre des Mitarbeiters und die rechtliche Stellung des Unternehmens schützen.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel erörterten Informationen zu erfassen:

• Document Management Teilnehmer Arbeitsblatt (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165871)

• Analyze Document Usage Arbeitsblatt (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873)

See also

SharePoint 2013 für IT-Spezialistenhttps://technet.microsoft.com/en-us/sharepoint/fp142366

Planen von Dokumentbibliotheken in SharePoint 2013