Planen von Workflows für die Dokumentverwaltung

Mit Workflows werden Geschäftsprozesse für Dokumente, Webseiten, Formulare und Listenelemente in Microsoft Office SharePoint Server 2007 implementiert. Sie können Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zugeordnet werden. Eine Übersicht zu Workflows finden Sie im Thema Planen von Workflows.

Verwenden Sie Workflows bei der Dokumentverwaltung, um Dokumente zwischen verschiedenen Personen weiterzuleiten, sodass sie ihre jeweiligen Dokumentverwaltungsaufgaben ausführen können, z. B. Dokumente überprüfen, die Veröffentlichung von Dokumenten genehmigen oder die Disposition von Dokumenten verwalten. Sie können außerdem benutzerdefinierte Workflows verwenden, um Dokumente von einer Website oder Bibliothek in eine andere zu verschieben. Sie können beispielsweise einen Workflow entwerfen, um ein Dokument von einer Website auf eine andere zu kopieren, wenn die Archivierung des Dokuments geplant wird.

Im Umfang von Microsoft Office SharePoint Server 2007 sind Workflows enthalten, mit denen die folgenden Dokumentverwaltungsanforderungen erfüllt werden:

• Feedback sammeln – Sendet ein Dokument zur Überprüfung.

• Genehmigung – Sendet ein Dokument zur Genehmigung – häufig als Voraussetzung für die Veröffentlichung des Dokuments.

• Anordnung – Verwaltet den Ablauf und die Disposition von Dokumenten.

• Signaturen sammeln – Leitet ein Dokument für Signaturen weiter.

• Übersetzung – Verwaltet die Übersetzung eines Dokuments in eine oder mehrere Sprachen.

• Genehmigung von ostasiatischen Dokumenten – Leitet ein Dokument mithilfe von Stempelsignaturen und eines gruppenorientierten Konsensprozesses zur Genehmigung weiter.

Ordnen Sie einen Workflow einem Inhaltstyp zu, wenn Sie diesen Workflow verfügbar machen möchten, sobald der Inhaltstyp verwendet wird. Beispielsweise ist für einen Bestellungsinhaltstyp möglicherweise die Genehmigung durch einen Manager erforderlich, bevor die Transaktion abgeschlossen werden kann. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass der Genehmigungsworkflow immer verfügbar ist, wenn eine Bestellung initiiert wird, erstellen Sie den Inhaltstyp Bestellung, und ordnen Sie ihm den Genehmigungsworkflow zu. Fügen Sie den Inhaltstyp Bestellung anschließend allen Dokumentbibliotheken hinzu, in denen Bestellungen gespeichert werden.

Wenn Sie Workflows für Ihre Dokumentverwaltungslösung planen möchten, analysieren Sie die einzelnen Dokumentinhaltstypen, die Sie implementieren möchten, und ermitteln Sie die Geschäftsprozesse, die verfügbar sein müssen, damit sie für Inhalte dieses Typs ausgeführt werden können. Ermitteln Sie dann die Workflows, die Sie für diese Inhalte verfügbar machen müssen. Weitere Informationen zum Planen von Inhaltstypen finden Sie im Thema Planen von Inhaltstypen (Office SharePoint Server).

Im Folgenden ist eine Beispieltabelle dargestellt, in der Workflows für einen Vertragsinhaltstyp analysiert werden:

Arbeitsblatt

Notieren Sie die Informationen im Zusammenhang mit diesem Artikel im folgenden Arbeitsblatt:

• Arbeitsblatt "Planen eines Inhaltstyps" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0x407)

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.