Identifizieren von Datensatzverwaltungsrollen (Office SharePoint Server)

Für die effektive Datensatzverwaltung ist ein organisationsweites Engagement für die Planung, Implementierung, Überwachung und Teilnahme am Datensatzverwaltungsprogramm erforderlich. Zu diesem Zweck müssen die Mitglieder Ihrer Organisation mit verschiedenen Rollen und Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Datensatzverwaltung diese Anstrengungen unterstützen. Wenn Sie beginnen, Ihre Datensatzverwaltungslösung zu planen, ermitteln Sie, wer in Ihrer Organisation die folgenden Rollen erfüllt:

• Datensatzverwalter Dies sind normalerweise Mitglieder der Rechtsabteilung einer Organisation. Sie kennen sich mit dem Prozess der Kategorisierung von elektronischen und physischen Dokumenten und mit Entscheidungen zur Umwandlung von Dokumenten in Datensätze aus. Datensatzverwalter wirken beim Bestimmen der Datensatzverwaltungsrichtlinien für die Organisation mit und beteiligen sich bei der Gestaltung der Datensatzverwaltungslösung. Sie sind für das Recherchieren und Schreiben des Dateiplans und des Beibehaltungszeitplans verantwortlich, und sie sind beim Schreiben des Dokuments mit den Einhaltungsanforderungen beteiligt. Datensatzverwalter betreiben auch das Datensatzverwaltungssystem, und sie führen dabei verschiedene Aufgaben aus, beispielsweise halten sie Datensätze während eines Rechtsstreits zurück und entsorgen Datensätze am Ende des Beibehaltungszeitraums. Die Mitwirkung der Datensatzverwalter ist für den Erfolg Ihres Datensatzverwaltungssystems entscheidend.

• Einhaltungsprüfer Dies sind ebenfalls Mitglieder der Rechtsabteilung einer Organisation. In einigen Organisationen wird diese Rolle von Datensatzverwaltern übernommen. Einhaltungsprüfer überwachen jeden Aspekt der Unternehmensdatensatzverwaltung, um sicherzustellen, dass die relevanten Bestimmungen und Richtlinien in der Organisation strikt befolgt werden. Sie sind in erster Linie für das Verfassen des Einhaltungsanforderungsdokuments verantwortlich, in dem die Methodologie, die Richtlinien und die Schulungspläne für die Unternehmensdatensatzverwaltung beschrieben wird.

• IT-Spezialisten Sie sind für die Bereitstellung, den Betrieb und die Wartung der Computer und Anwendungen verantwortlich, die die Datensatzverwaltungslösung implementieren. Sie stellen sicher, dass die Datensatzverwaltungslösung sicher ist, dass sie ordnungsgemäß skaliert ist, dass sie zuverlässig ist und dass sie mit den Dokumentverwaltungsservern und E-Mail-Servern kommuniziert, die der Lösung Datensätze bereitstellen.

• Designer für Websites In einer Datensatzverwaltungslösung, die auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 basiert, sind sie Experten für das Erstellen und Konfigurieren von Websites, die eine Datenarchiv-Website implementieren.

• Inhalts-Manager Sie verwalten Teams, die Dokumente erstellen oder die physische oder elektronische Dateien handhaben, bei denen es sich möglicherweise um Datensätze handelt. Ihre Rolle besteht darin, beim Identifizieren von Datensätzen, beim Planen der Prozesse für ihre Teams, mit denen gute Datensatzverwaltungspraktiken sichergestellt werden, und beim Sicherstellen der Teilnahme der Information Worker im Team an der Datensatzverwaltung in der Organisation eine Führungsfunktion einzunehmen.

• Information Worker Sie nehmen am Datensatzverwaltungssystem teil. Sie erstellen bzw. verwalten die elektronischen und gedruckten Dokumente, Memos, Berichte, Nachrichten und andere Inhalte, bei denen es sich möglicherweise um Datensätze handelt. Der Erfolg Ihrer Datensatzverwaltungslösung hängt von der Qualität der Beteiligung durch die Information Worker in Ihrer Organisation ab.

  Hinweis

  Die Art und Weise der Gestaltung Ihres Datensatzverwaltungssystems kann eine große Auswirkung darauf haben, wie gut sich die Information Workers daran halten. Beispielsweise erhöhen Sie das Ausmaß der Beteiligung, indem Sie einfache Prozesse zum Beibehalten von Datensätzen erstellen, da die Information Workers diese Aufgaben wahrscheinlich eher nicht als Behinderung der Erledigung ihrer Arbeit empfinden. Zudem wird durch effektive Schulungen und Dokumentation zur Datensatzverwaltung die aktive Beteiligung der Information Worker erhöht.

In Ihrer Organisation sind möglicherweise bereits alle der in diesem Artikel beschriebenen Rollen ausgefüllt. Sollte dies nicht der Fall sein, möchten Sie möglicherweise Experten für die Datensatzverwaltung und Einhaltung aufsuchen. Professionelle Organisationen wie die Association of Records Managers and Administrators (ARMA) können Ihnen bei Auffinden von Datensatzverwaltungsspezialisten in Ihrer Region helfen.

Zu den ersten Aufgaben des Teams, das Ihr Datensatzverwaltungssystem entwirft, zählt das Analysieren der Inhaltsverwendung in Ihrer Organisation, das Analysieren von behördlichen Vorschriften und anderen Anforderungen, die Datensatzverwaltungsentscheidungen beeinflussen, das Bewerten der Hardware- und Anwendungsressourcen, die zum Beibehalten von Datensätzen verwendet werden sollen, und das Planen der besten Strategie für das Sicherstellen der Zusammenarbeit der Information Worker beim Verwalten von Datensätzen. Da diese Planung so viele Disziplinen in Ihrer Organisation betrifft, sollten Sie für die Planung Ihrer Datensatzverwaltungslösung ein Team mit vielen verschiedenen Funktionen aufstellen, einschließlich aller oben beschriebenen Rollen.

Arbeitsblatt

Verwenden Sie das folgende Arbeitsblatt, um die Planung Ihrer Bereitstellung zu erleichtern:

• Arbeitsblatt für Interessengruppen und Beteiligte an der Datensatzverwaltung (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x407) (in englischer Sprache)

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Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.