Verwalten nicht verwendeter Websites (Office SharePoint Server)

Nicht verwendete Websites werden nach einem angegebenen Zeitraum der Inaktivität gelöscht. In diesem Szenario wird nach 90 Tagen per E-Mail eine Benachrichtigung mit der Frage an den Websitebesitzer gesendet, ob die Websites noch verwendet werden. Die Entscheidung, ob die Websites gelöscht oder andere Maßnahmen getroffen werden, hängt von der Antwort des Besitzers ab. Nicht bestätigte Websitesammlungen können auch automatisch gelöscht werden. Dieses Feature kann auf der Website für die SharePoint-Zentraladministration aktiviert und konfiguriert werden.

Durch die Bestätigung der Websiteverwendung und das Löschen können Sie Ihre Umgebung bereinigen, indem Sie nicht mehr benötigte Websites identifizieren. Mit diesem Feature werden automatisch E-Mail-Nachrichten an Websitebesitzer gesendet, um zu überprüfen, ob die jeweilige Website noch aktiv ist. Falls der Besitzer nicht antwortet (nachdem eine vorgegebene Anzahl von Nachrichten über einen vorgegebenen Zeitraum gesendet wurde), kann die Website gelöscht werden.

Damit Sie dieses Feature verwenden können, müssen Sie Einstellungen für ausgehende E-Mails konfigurieren.

Bevor Sie Einstellungen für ausgehende E-Mails konfigurieren, sollten Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Wie lange möchten Sie warten, bevor Sie prüfen, ob eine Website noch aktiv ist? Der Standardzeitraum für eine Team- oder Projektwebsite beträgt 90 Tage nach Erstellung der Website, aber Sie sollten den Besitzern etwas mehr Zeit zubilligen. Sie können für die Benachrichtigungen eine Frist von mindestens 30 Tagen und höchstens 365 Tagen festlegen.

• Wie häufig soll Websitebesitzern eine E-Mail-Nachricht gesendet werden, um zu prüfen, ob deren Websites noch aktiv sind? Wenn der Websitebesitzer nach der ersten E-Mail-Nachricht nicht reagiert, können Sie einmal pro Tag, pro Woche oder pro Monat weitere Nachrichten senden.

• Sollen nicht verwendete Websites automatisch gelöscht werden? Soll die Website automatisch gelöscht werden, falls der Websitebesitzer trotz mehrerer E-Mail-Nachrichten nicht antwortet? Wenn ja, empfehlen wir, dass Sie zuerst eine Sicherung erstellen. Hierzu können Sie sicherstellen, dass regelmäßige Sicherungen durchgeführt werden. Beachten Sie, dass dies nicht das Standardverhalten ist. Sie können diese Funktionalität mit dem Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit so anpassen, dass die Website vor dem Löschen automatisch gesichert wird.

Weitere Informationen zu Microsoft Office SharePoint Server finden Sie unter SharePoint Server 2007 SDK: Software Development Kit (in englischer Sprache).

• Falls nicht verwendete Websites automatisch gelöscht werden sollen, wie viele E-Mails sollen zuvor an den Websitebesitzer gesendet werden? Standardmäßig werden vor dem Löschen einer Website 28 tägliche Benachrichtigungen gesendet. Sie können diese Zahl jedoch entsprechend Ihren Anforderungen erhöhen oder reduzieren. Sie können zwischen 28 und 168 täglichen Benachrichtigungen senden. Auf wöchentlicher Basis können Sie zwischen 4 und 24 Benachrichtigungen an Websitebesitzer senden, und pro Monat zwischen 2 und 6 Benachrichtigungen.

Die E-Mail-Benachrichtigung enthält Links, um zu bestätigen, dass eine Websitesammlung aktiv oder inaktiv ist. Nachdem eine E-Mail-Benachrichtigung an den Besitzer der Websitesammlung gesendet wurde, gibt es drei Möglichkeiten:

• Wenn die Website verwendet wird, bestätigt der Besitzer der Websitesammlung, dass die Websitesammlung aktiv ist. Die Websitesammlung wird beibehalten. Wenn der Besitzer auf den Bestätigungslink klickt, wird das Zertifizierungsdatum der Website erneuert.

• Wenn die Websitesammlung nicht verwendet wird, kann der Besitzer die Websitesammlung entsprechend den Anweisungen in der E-Mail-Benachrichtigung löschen oder warten, bis eine Antwort vom Websitebesitzer eingeht, und dann die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. Der Besitzer erhält weiterhin im vom Serveradministrator angegebenen Intervall regelmäßige E-Mail-Benachrichtigungen, bis der Besitzer bestätigt, dass die Websitesammlung verwendet wird, oder die Websitesammlung löscht.

• Wenn die Websitesammlung nicht verwendet wird und der Serveradministrator das Feature zum automatischen Löschen aktiviert hat, wird die angegebene Anzahl von E-Mail-Benachrichtigungen an den Besitzer der Websitesammlung gesendet. Wenn der Besitzer der Websitesammlung den Status der Websitesammlung nicht bestätigt, wird die Websitesammlung automatisch gelöscht.

Wir empfehlen die folgenden Maßnahmen zum Schutz gegen das automatische Löschen einer Website:

• Schreiben Sie beim Erstellen von Websitesammlungen die Angabe eines sekundären Kontakts vor.

Standardmäßig wird der Ersteller einer Websitesammlung auch als ihr Besitzer aufgeführt. Je nach Konfiguration muss der Benutzer zusätzlich einen sekundären Kontakt für die Websitesammlung angeben. Bestätigungsbenachrichtigungen werden automatisch an den Besitzer der Websitesammlung und ggf. an den sekundären Kontakt gesendet.

• Informieren Sie Ihre Organisation über Urlaubspläne und Abwesenheitszeiten.

Wenn beispielsweise der Besitzer einer Websitesammlung vier Wochen nicht anwesend ist und der Serveradministrator festgelegt hat, dass Websitesammlungen nach vier verpassten wöchentlichen Bestätigungen gelöscht werden, könnte es passieren, dass die Website gelöscht wird, ohne dass der Besitzer die Möglichkeit hatte, die Verwendung der Website zu bestätigen.

• Stellen Sie sicher, dass ein Zeitplan für die regelmäßige Sicherung von Websitesammlungen vorhanden ist, damit Sie eine aktuelle Kopie wiederherstellen können, falls eine Websitesammlung versehentlich gelöscht wurde.

Die Mitgliedschaft in der Gruppe Farmadministratoren ist mindestens erforderlich, um dieses Verfahren ausführen zu können.

Verwalten nicht verwendeter Websites

Verwenden Sie dieses Verfahren, um nicht verwendete Websites zu verwalten.

Verwalten nicht verwendeter Websites über die Benutzeroberfläche

1. Klicken Sie auf der Website für die SharePoint-Zentraladministration auf Anwendungsverwaltung.

2. Klicken Sie auf der Seite Anwendungsverwaltung im Abschnitt SharePoint-Websiteverwaltung auf Bestätigung der Websitenutzung und Löschung.

3. Klicken Sie auf der Seite Bestätigung der Websitenutzung und Löschung im Abschnitt Webanwendung auf den Abwärtspfeil neben Webanwendung, und klicken Sie dann auf 'Webanwendung' ändern.

4. Wählen Sie den Namen der Webanwendung aus, für die Sie die Einstellungen zur Bestätigung und Löschung konfigurieren möchten.

5. Führen Sie im Abschnitt Einstellungen für Bestätigung und automatische Löschung die folgenden Aktionen aus:

   • Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigungen an Besitzer von unverwendeten Websitesammlungen versenden.

   • Geben Sie die Anzahl von Tagen nach der Websiteerstellung oder nach der Bestätigung der Websiteverwendung an, nach der die ersten Benachrichtigungen gesendet werden sollen (mindestens 30 und höchstens 365 Tage).

   • Geben Sie an, wie häufig E-Mail-Bestätigungsbenachrichtigungen gesendet werden sollen: täglich, wöchentlich oder monatlich (Standard ist täglich). Sie können auch die genaue Uhrzeit angeben, zu der die Websiteverwendung überprüft werden soll (Standard ist Mitternacht).

   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Websitesammlung automatisch löschen, wenn die Verwendung nicht bestätigt wird.

   • Geben Sie die Anzahl der Bestätigungsbenachrichtigungen an, die vor dem Löschen der Websitesammlung gesendet werden (Standard sind 28 Benachrichtigungen).

6. Klicken Sie auf OK.

Siehe auch

Konzepte

Erstellen von Kontingentvorlagen
Ändern von Kontingentvorlagen
Löschen von Kontingentvorlagen
Sperren und Aufheben der Sperre von Websites
Konfigurieren von Kontingenten für einen endgültigen Papierkorb

Weitere Ressourcen

Planen der Websitewartung und -verwaltung
Bestätigung der Websiteverwendung und automatische Löschung: Stsadm-Eigenschaften