Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010)

Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Informationsverwaltungsrichtlinien planen und in Ihre Microsoft SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungslösung integrieren.

Inhalt dieses Artikels:

• Informationsverwaltungsrichtlinien und Richtlinienfeatures

• Berichterstellung für Informationsverwaltungsrichtlinien

• Integration von Informationsverwaltungsrichtlinien in Office System-Anwendungen

• In SharePoint Server 2010 verfügbare Richtlinienfeatures

• Planen von Dokumentrichtlinien

Informationsverwaltungsrichtlinien und Richtlinienfeatures

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie besteht aus einem Satz von Regeln für einen Inhaltstyp. Jede Regel in einer Richtlinie stellt ein Richtlinienfeature dar. Beispielsweise kann mit einem Informationsverwaltungsrichtlinien-Feature angegeben werden, wie lange ein Inhaltstyp beibehalten werden soll, oder es kann die Dokumentüberwachung bereitgestellt werden. Informationsverwaltungsrichtlinien ermöglichen die Steuerung der Personen, die auf Unternehmensinformationen zugreifen können, der zulässigen Aktionen mit diesen Informationen und der Beibehaltungsdauer für diese Informationen.

Richtlinien können implementiert werden, um eine Organisation bei der Einhaltung rechtlich bindender Anforderungen zu unterstützen, etwa bei der Pflicht, Datensätze beizubehalten. Beispielsweise kann eine Personalrichtlinie, mit der in einer Organisation sichergestellt wird, dass Mitarbeiterdatensätze in Übereinstimmung mit den rechtlichen Empfehlungen behandelt werden, die folgenden Richtlinienfeatures enthalten:

• Überwachung, um den Bearbeitungs- und Anzeigeverlauf jedes mitarbeiterbezogenen Dokuments aufzuzeichnen.

• Beibehaltung, um sicherzustellen, dass nicht fertig gestellte Inhalte nicht für unnötig lange Zeiträume beibehalten werden.

• Etiketten, um sicherzustellen, dass physische Kopien jedes Dokuments ordnungsgemäß identifiziert werden können.

• Druckeinschränkungen, um sicherzustellen, dass vertrauliche, auf Mitarbeiter bezogene Dokumente nur auf sicheren Druckern gedruckt werden. Beachten Sie, dass dies ein Beispiel für ein benutzerdefiniertes Richtlinienfeature bildet, das mit dem Microsoft SharePoint Server 2010-Objektmodell implementiert oder von einem Softwaredrittanbieter erworben werden muss.

Richtlinienfeatures werden als Programme implementiert, die für SharePoint Server 2010 ausgeführt werden. Sie können von einem Serveradministrator aktiviert und konfiguriert werden und, nachdem sie aktiviert wurden, von Websiteadministratoren zum Definieren von Richtlinien verwendet werden. SharePoint Server 2010 enthält Richtlinienfeatures zum Verwalten von Inhalten. Mithilfe des SharePoint Server 2010-Objektmodells können Sie benutzerdefinierte Richtlinienfeatures entwerfen und installieren, die den speziellen Anforderungen eines Unternehmens entsprechen.

Für ein Richtlinienfeature können eine oder mehrere Richtlinienressourcen verwendet werden, das heißt Programme, von denen ein Teil der Funktionen für ein Richtlinienfeature bereitgestellt wird. Beispielsweise kann von einer Richtlinienressource für ein Barcodegenerierungs-Richtlinienfeature der eindeutige Barcodewert angegeben werden. Sie können benutzerdefinierte Richtlinienressourcen entwickeln und zur Unterstützung der Richtlinienfeatures installieren.

Wenn in Ihrer Organisation das Microsoft Office System-Clientanwendungen zusammen mit SharePoint Server 2010 verwendet werden, erfolgt die Richtlinienerzwingung auf dem Server und in den Clientanwendungen. Dieser Vorgang ist transparent. Richtlinienfeatures für ein Dokument werden in einer dem Dokument zugeordneten Richtlinienanweisung beschrieben. Von richtlinienfähigen Anwendungen wird verhindert, dass Benutzer Aufgaben ausführen, mit denen gegen die Richtlinie des Dokuments verstoßen wird.

Ordnen Sie einer Richtlinie Inhaltstypen, Bibliotheken oder Listen auf Websites zu, um diese zu implementieren.

Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen können Sie eine Richtlinie auf folgende Weise zuordnen:

• Ordnen Sie Richtlinienfeatures einer Websitesammlungsrichtlinie zu, und verknüpfen Sie die Richtlinie dann mit einem Inhaltstyp oder mit einer Liste oder Bibliothek. Die Website auf oberster Ebene einer Websitesammlung enthält einen Richtlinienkatalog für die Websitesammlung, in dem Administratoren der Website auf oberster Ebene neue Richtlinien erstellen können. Nach dem Erstellen einer Websitesammlungsrichtlinie können Sie diese exportieren, sodass Administratoren anderer Websitesammlungen diese in ihre Richtlinienkataloge für die Websitesammlungen importieren können. Auf diese Weise können Sie die Richtlinien in Ihrer Organisation standardisieren.

  Wenn eine Websitesammlungsrichtlinie einem Inhaltstyp und dieser Inhaltstyp einer Liste oder Bibliothek zugeordnet ist, kann der Besitzer der Liste oder Bibliothek die Websitesammlungsrichtlinie in der Liste oder Bibliothek nicht ändern. Dadurch wird sichergestellt, dass einem Inhaltstyp zugewiesene Richtlinien auf jeder Ebene der Websitehierarchie erzwungen werden.

• Ordnen Sie einen Satz von Richtlinienfeatures direkt einem Inhaltstyp zu, und fügen Sie diesen Inhaltstyp anschließend einer oder mehreren Listen oder Bibliotheken hinzu. Ordnen Sie eine Richtlinie einem Inhaltstyp im Websiteinhaltstyp-Katalog der obersten Ebene zu, um sicherzustellen, dass die mit dieser Methode erstellte Richtlinie in der gesamten Websitesammlung verwendet wird. In der Websitesammlung gilt die Richtlinie dann für jedes Element dieses Inhaltstyps und jedes Element mit einem Inhaltstyp, der vom ursprünglichen Inhaltstyp erbt. Wenn Sie diese Methode zum Zuordnen einer Richtlinie zu einem Inhaltstyp verwenden, ist es schwieriger, die Richtlinie in anderen Websitesammlungen wiederzuverwenden, da mit dieser Methode erstellte Richtlinien nicht exportiert werden können.

  Hinweis

  Wenn Administratoren einer Websitesammlung genauer steuern möchten, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, können sie die Möglichkeit, Richtlinienfeatures direkt für einen Inhaltstyp festzulegen, deaktivieren. Wenn das Festlegen von Richtlinienfeatures für einen Inhaltstyp eingeschränkt ist, können Inhaltstypdesigner Inhaltstypen nur Richtlinien zuordnen, die im Richtlinienkatalog der Websitesammlung enthalten sind. Weitere Informationen zum Festlegen von Richtlinienfeatures für eine Websitesammlung finden Sie unter "Erstellen, Löschen und Anzeigen von Websitesammlungen".

• Ordnen Sie einer Liste oder Bibliothek einen Satz von Richtlinienfeatures direkt zu. Diese Methode können Sie nur verwenden, wenn die Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen nicht unterstützt. Diese Methode zum Erstellen einer Richtlinie ist nur sinnvoll, wenn eine eng definierte Richtlinie für eine einzelne Liste oder Bibliothek benötigt wird.

  Hinweis

  Wenn Administratoren einer Websitesammlung genauer steuern möchten, welche Richtlinien in einer Websitesammlung verwendet werden, können sie die Möglichkeit, Richtlinienfeatures direkt für eine Bibliothek festzulegen, deaktivieren. Wenn das Festlegen von Richtlinienfeatures für eine Bibliothek eingeschränkt ist, können Inhaltstypdesigner Bibliotheken nur Richtlinien zuordnen, die im Richtlinienkatalog der Websitesammlung enthalten sind.

Berichterstellung für Informationsverwaltungsrichtlinien

Wenn Sie nachverfolgen möchten, wie Richtlinien in den einzelnen Webanwendungen der Lösung verwendet werden, können Sie in der Zentraladministration von SharePoint Server 2010 Berichte zur Verwendung der Informationsverwaltungsrichtlinie konfigurieren. Berichte zur Informationsverwaltungsrichtlinie erleichtern es Ihnen zu überwachen, wie gut in Ihrer Organisation Richtlinien verwendet werden. Da Richtlinien häufig implementiert werden, um die Einhaltung bestimmter Bestimmungen durch eine Organisation zu unterstützen, kann durch regelmäßige Überwachung der Richtlinienverwendung besser sichergestellt werden, dass die Organisation die Bestimmungen einhält.

SharePoint Server 2010 enthält eine Standardvorlage für Richtlinienberichte im XML-Tabellenkalkulationsformat, oder anhand dieses Schemas können Sie eine benutzerdefinierte Berichtsvorlage erstellen. Sie können einen Zeitplan für die Richtlinienberichte angeben oder Berichte manuell generieren.

Ein Richtlinienbericht wird für jede Websitesammlung in einer Webanwendung generiert. Für jede Liste und Bibliothek wird in einem Bericht Folgendes aufgezeichnet:

• Die Anzahl der Elemente, für die die einzelnen Richtlinien verwendet werden.

• Für jede Richtlinie, die auf der Grundlage einer Websitesammlungsrichtlinie oder der Konfiguration in einem Inhaltstyp verwendet wird, eine Zusammenfassung der Richtlinie – ihre Beschreibung zusammen mit einer Beschreibung der einzelnen Richtlinienfeatures.

Integration von Informationsverwaltungsrichtlinien in Office System-Anwendungen

Informationsverwaltungsrichtlinien von SharePoint Server 2010 werden in das Office-System-Clientanwendungen verfügbar gemacht. Wenn Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie auf dem Server konfigurieren, können Sie eine Richtlinienanweisung schreiben, mit der Information Worker über die Richtlinien informiert werden, die für Dokumente erzwungen werden. In der Richtlinienanweisung kann beispielsweise angegeben werden, dass ein Dokument nach einem bestimmten Zeitraum abläuft oder dass es vertrauliche Informationen enthält, die nicht außerhalb des Unternehmens weitergegeben werden dürfen. Für den Fall, dass Information Worker weitere Informationen zu der Richtlinie benötigen, kann die Anweisung sogar einen Kontaktnamen enthalten.

Die in SharePoint Server 2010 enthaltenen Richtlinien werden für Information Worker über Features von das Office-System-Clientanwendungen verfügbar gemacht. Wenn beispielsweise eine Beschriftung als Teil einer Richtlinie definiert ist, können Benutzer über das Menü Einfügen der meisten das Office-System-Clientanwendungen Beschriftungen in Dokumente einfügen. Wenn eine Beschriftung erforderlich ist, werden Benutzer beim Speichern von Dokumenten, in denen keine Beschriftung eingefügt wurde, entsprechend dazu aufgefordert. Auf ähnliche Weise können Benutzer Barcodes aus Clientanwendungen einfügen, wenn dieses Richtlinienfeature Teil der Dokumentrichtlinie ist.

Benutzerdefinierte Richtlinienfeatures können auch in das Office-System-Clientanwendungen integriert werden. Allerdings müssen Sie richtlinienspezifische Verhaltensweisen implementieren, die über das Office-System-Clientanwendungen verfügbar sein sollen. Außerdem müssen Sie Benutzern eine Möglichkeit gewähren, diese Verhaltensweisen auf ihren Clientcomputern über bestimmte Mechanismen, beispielsweise Add-Ins, zu installieren, sodass sie über das Office-System-Clientanwendungen verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise ein benutzerdefiniertes Richtlinienfeature implementieren, mit dem die Drucker zum Drucken eines Inhaltstyps eingeschränkt werden, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Add-In für Microsoft Office-Clientanwendungen bereitstellen, um die Einschränkung für diese Anwendungen zu erzwingen.

In SharePoint Server 2010 verfügbare Richtlinienfeatures

In diesem Abschnitt werden die in SharePoint Server 2010 enthaltenen Richtlinienfeatures beschrieben.

• Ablauf Das Richtlinienfeature Ablauf erleichtert das Verwerfen oder Verarbeiten von Inhalten auf eine einheitliche Weise, die nachverfolgt und verwaltet werden kann. Wenn ein Inhaltselement abläuft, können Sie angeben, dass es gelöscht wird oder dass ein benutzerdefinierter Workflow ausgeführt wird. Sie können Inhalte eines bestimmten Typs so festlegen, dass diese an einem bestimmten Datum basierend auf Datums- oder Uhrzeitspalten, die dem Inhaltstyp, der Liste oder der Bibliothek zugeordnet sind, oder nach einer berechneten Zeitspanne nach einer Dokumentaktivität (z. B. dem Erstellen des Dokuments) ablaufen.

• Überwachung Mit dem Richtlinienfeature Überwachung werden Ereignisse und Vorgänge zu Dokumenten und Listenelementen protokolliert. Sie können Überwachung unter anderem für die Protokollierung folgender Ereignisse konfigurieren:

  • Bearbeiten eines Dokuments oder Elements

  • Anzeigen eines Dokuments oder Elements

  • Ein- und Auschecken eines Dokuments

  • Ändern der Berechtigungen für ein Dokument oder Element

  • Löschen eines Dokuments oder Elements

• Beschriftungen Über das Richtlinienfeature Beschriftungen wird eine Beschriftung angegeben, die einem Dokument- oder Listenelementtyp zugeordnet werden soll. Beschriftungen sind durchsuchbare Textbereiche, die von SharePoint Server 2010 über von Ihnen angegebene Eigenschaften und Formatierungen generiert werden. Beispielsweise könnte in einer Anwaltskanzlei ein Dokument zu einem rechtlichen Problem eine Beschriftung mit dem Namen des Klienten, der Fallnummer und dem der Angelegenheit zugewiesenen Staatsanwalt enthalten. Beschriftungen bieten sich besonders bei gedruckten Dokumentversionen als Möglichkeit an, Dokumenteigenschaften in gedruckten Kopien anzugeben. Neben Bezeichnungen für Dokumente können Sie Beschriftungen auch Listenelementen zuordnen und diese Beschriftungen in Ansichten der Liste aufnehmen.

• Barcode Das Richtlinienfeature Barcode ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung physischer Kopien eines Dokuments, indem Sie für das Dokument einen eindeutigen Bezeichnerwert erstellen und in das Dokument ein Barcodebeispielbild dieses Werts einfügen. Standardmäßig sind Barcodes mit dem allgemeinen Code 39-Standard (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) kompatibel. Über das Richtlinienobjektmodell können Sie auch andere Barcodeanbieter verwenden.

Planen von Dokumentrichtlinien

Beim Planen der Richtlinien für Ihre Lösung bestimmen Sie zunächst unternehmensweite Richtlinienanforderungen und entwerfen dann Websitesammlungsrichtlinien, die diese Anforderungen erfüllen. Verteilen Sie diese Richtlinien anschließend so, dass sie in die Websitesammlungs-Richtlinienkataloge aller relevanten Websitesammlungen eingefügt werden. Dazu müssen Sie möglicherweise benutzerdefinierte Richtlinienfeatures planen. Wenn die Richtlinie benutzerdefinierte Richtlinienfeatures und -ressourcen erfordert, müssen diese Features und Ressourcen in allen Serverfarmen installiert und aktiviert werden, in denen Ihre Lösung verwendet wird.

Ein typisches Beispiel für eine unternehmensweite Richtlinie bildet eine Richtlinie zu optimalen Methoden bei der Überwachung und Beibehaltung von Produktspezifikationen in den einzelnen Abteilungen einer Organisation. Eine einzelne Websitesammlungsrichtlinie wird entworfen, die auf alle Produktspezifikationen angewendet werden soll, sodass diese ständig überwacht und beibehalten werden. Nach dem Definieren und Testen der Websitesammlungsrichtlinie wird diese exportiert und dann in die Websitesammlungs-Richtlinienkataloge anderer Websitesammlungen importiert, in denen Produktspezifikationen gespeichert sind. Die Richtlinie wird dann allen Inhaltstypen von Produktspezifikationen in den einzelnen Websitesammlungen zugeordnet, sodass sie auf alle Produktspezifikationen angewendet wird.

Arbeitsblatt

Verwenden Sie für diesen Artikel das folgende Arbeitsblatt, um die Bereitstellung zu planen:

• Arbeitsblatt "Richtlinien" (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0x407)