Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010)

 

Gilt für: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Dieser Artikel enthält eine Beschreibung der Inhaltstypen und Workflows sowie Anleitungen zum Planen der Integration in die Microsoft SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungslösung.

Inhalt dieses Artikels:

  • Planen von Inhaltstypen

  • Planen von Workflows

  • Arbeitsblätter

Planen von Inhaltstypen

In diesem Abschnitt:

  • Was sind Inhaltstypen?

  • Integration von Eigenschaften in die 2010 Office-Version

  • Spaltenvorlagen

  • Ordnerinhaltstypen

  • Planen von Dokumentinhaltstypen

  • Planen von Listeninhaltstypen

  • Planen von Dokumentkonvertierungen

Was sind Inhaltstypen?

Ein Inhaltstyp definiert die Attribute eines Listenelements, eines Dokuments oder eines Ordners. Jeder Inhaltstyp kann Folgendes angeben:

  • Eigenschaften der Elemente dieses Typs

  • Metadaten, die Elementen dieses Typs zugeordnet werden.

  • Workflows, die aus Elementen dieses Typs gestartet werden können

  • Informationsverwaltungsrichtlinien, die Elementen dieses Typs zugeordnet werden

  • Dokumentvorlagen (für Dokumentinhaltstypen)

  • Dokumentkonvertierungen, die verfügbar gemacht werden (für Dokumentinhaltstypen)

  • Benutzerdefinierte Features

Sie können einen Inhaltstyp einer Liste oder Bibliothek zuordnen. Wenn Sie dies tun, geben Sie an, dass die Liste oder Bibliothek Elemente dieses Inhaltstyps enthalten kann und dass die Benutzer mit dem Befehl Neu neue Elemente dieses Typs in dieser Liste oder Bibliothek erstellen können.

Hinweis

Sie können Eigenschaften, Workflows, Richtlinien und Vorlagen auch direkt einer Liste oder Bibliothek zuordnen. Dadurch können jedoch diese Zuordnungen auf die jeweilige Liste oder Bibliothek beschränkt werden und können innerhalb der Lösung nicht wieder verwendet werden. In SharePoint Server 2010 können Workflows auf Websiteebene mehreren Listen oder Bibliotheken zugeordnet werden.

Dokumentbibliotheken und Listen können mehrere Inhaltstypen enthalten. Beispielsweise kann eine Bibliothek sowohl die Dokumente als auch die Grafiken für ein Projekt enthalten. Wenn eine Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen enthält, gilt Folgendes:

  • Mit dem Befehl Neu in der jeweiligen Liste oder Bibliothek können Benutzer beim Erstellen eines neuen Elements aus allen verfügbaren Inhaltstypen auswählen. Besitzer von Inhaltstypen können den Befehl Neu so konfigurieren, dass nur bestimmte Inhaltstypen angezeigt werden.

  • Die allen verfügbaren Inhaltstypen zugeordneten Spalten werden angezeigt.

Sie können benutzerdefinierte Inhaltstypen im Inhaltstypkatalog einer Website definieren. Ein benutzerdefinierter Inhaltstyp muss direkt oder indirekt von einem grundlegenden Inhaltstyp wie Dokument oder Element abgeleitet werden. Nachdem der benutzerdefinierte Inhaltstyp auf einer Website definiert wurde, steht der Inhaltstyp auf dieser Website und auf allen dieser Website untergeordneten Websites zur Verfügung. Damit ein benutzerdefinierter Inhaltstyp auf möglichst vielen Websites innerhalb einer Websitesammlung verfügbar ist, müssen Sie den Inhaltstyp im Inhaltstypkatalog der Website auf oberster Ebene definieren. Sie können auch einen benutzerdefinierten Inhaltstyp in einem Inhaltstyphub erstellen, der in einer Instanz eines verwalteten Metadatendiensts definiert wird. Ein in einem Inhaltstyphub erstellter Inhaltstyp steht anderen Websitesammlungen zur Verfügung, die Teil von Webanwendungen sind, die dieser Instanz eines verwalteten Metadatendiensts zugeordnet sind.

Wenn in der Organisation beispielsweise eine bestimmte Vertragsvorlage verwendet wird, können Sie im Inhaltstypkatalog der Website auf oberster Ebene in einer Websitesammlung einen Inhaltstyp erstellen, durch den Folgendes definiert wird: die Metadaten für diesen Vertrag, die Vertragsvorlage, Workflows zum Überprüfen und Abschließen des Vertrags, Richtlinien zum Erzwingen der Überwachung von Aktionen im Zusammenhang mit dem Vertrag, ein Beibehaltungszeitraum für den Vertrag sowie Etiketten zum Einfügen in gedruckte Versionen des Vertrags. Dann enthält jede Dokumentbibliothek innerhalb der Websitesammlung, der Sie den Vertragsinhaltstyp zuordnen, alle diese Features und ermöglicht somit Autoren das Erstellen neuer Verträge auf der Grundlage der Vorlage.

Bei auf SharePoint Server 2010 basierenden Websites verfügt jedes Standardlistenelement oder Standardbibliothekselement (beispielsweise Kontakt, Aufgabe oder Dokument) über einen entsprechenden grundlegenden Inhaltstyp im Inhaltstypkatalog der Website. Beim Planen von Inhaltstypen können Sie diese grundlegenden Inhaltstypdefinitionen als Ausgangspunkt verwenden und nach Bedarf auf vorhandenen Inhaltstypen basierende neue Inhaltstypen erstellen oder die grundlegenden Typen ändern.

Inhaltstypen sind in einer Hierarchie organisiert, die es ermöglicht, dass ein Inhaltstyp die Eigenschaften von einem anderen Inhaltstyp erbt. Durch diese Vererbung können Eigenschaften von Dokumentklassen innerhalb einer Organisation gemeinsam genutzt werden, und Teams können diese Eigenschaften für bestimmte Websites oder Listen anpassen.

Beispielsweise kann es erforderlich sein, dass für alle im Kundenlieferumfang enthaltenen Dokumente in einem Unternehmen eine Reihe von Metadaten (beispielsweise eine Kontonummer, eine Projektnummer und einen Projektmanager) enthalten. Durch Erstellen des Inhaltstyps Kundenlieferumfang auf der obersten Ebene, von dem alle anderen im Kundenlieferumfang enthaltenen Dokumenttypen erben, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen wie beispielsweise Kontonummern und Projektnummern allen Varianten der im Kundenlieferumfang enthaltenen Dokumente in der Organisation zugeordnet werden. Wenn der Inhaltstypbesitzer dem Inhaltstyp Kundenlieferumfang auf der obersten Ebene eine weitere erforderliche Spalte hinzufügt, kann er die Änderungen an alle Inhaltstypen, die von diesem Inhaltstyp erben, verteilen. Dadurch wird die neue Spalte allen im Kundenlieferumfang enthaltenen Dokumenten hinzugefügt.

Integration von Eigenschaften in die 2010 Office-Version

Wenn ein Benutzer in das Microsoft Office System ein Dokument von einem SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungsserver bearbeitet, wird oben im Dokument ein Dokumentinformationsbereich angezeigt. Im Dokumentinformationsbereich werden die Eigenschaften des Dokuments auf dem Server in einem bearbeitbaren Formular angezeigt.

In SharePoint Server 2010 kann das Eigenschaftsformular für einen Inhaltstyp auf einfache Weise angepasst werden. Wenn Sie einen Inhaltstyp konfigurieren, können Sie das Programm Microsoft InfoPath 2010 starten, von dem auf der Grundlage der Eigenschaften des Inhaltstyps ein Standardeigenschaftsformular generiert wird. Dieses Standardformular enthält das gleiche Layout und Schema sowie die gleichen Steuerelemente, die von InfoPath 2010 verwendet werden, wenn kein benutzerdefiniertes Formular definiert ist. Anschließend können Sie das Formular wie jedes andere InfoPath-Formular in InfoPath 2010 anpassen und bereitstellen. Beispielsweise können Sie dem Formular ein Firmenlogo, Schriftarten und Farbschemas hinzufügen, das Formular mit einer benutzerdefinierten Datenquelle verbinden, bedingte Logik hinzufügen und Formularfeatures entwerfen, die den Benutzern basierend auf ihren Rollen zur Verfügung stehen.

Mithilfe von Microsoft Word 2010 können Autoren im Dokumentinformationsbereich nicht nur Eigenschaften bearbeiten, sondern auch auf dem Server definierte Eigenschaften in Dokumente einfügen. Wenn die Dokumenteigenschaften beispielsweise den Namen eines Projektmanagers enthalten, kann dieser Name auf der Titelseite, in der Fußzeile oder an einer anderen Stelle in das Dokument eingefügt werden. Wenn einem Projekt ein neuer Projektmanager zugewiesen wird, kann die Eigenschaft Projektmanager auf dem Dokumentverwaltungsserver aktualisiert werden. Der aktualisierte Name des Projektmanagers ist dann in jeder Instanz dieser Eigenschaft zu finden, die in ein Dokument eingefügt wurde.

Verwenden von Metadaten mit Inhaltstypen

Bei Metadaten oder Spalten handelt es sich um Informationen zu einem Dokument, die zum Kategorisieren und Klassifizieren von Inhalten verwendet werden. Metadaten werden einem Inhaltstyp als Spalte zugeordnet. Metadaten können Kontextinformationen zu Dokumenten enthalten, indem die Metadaten einem Autor, einem Thema, einer Zielgruppe, einer Sprache usw. zugeordnet werden. Im Gegensatz zu Eigenschaften werden Metadaten als Spalten gespeichert und können vom SharePoint-Suchmodul indiziert und durchsucht werden.

Auf der Ebene der Websitesammlung hinzugefügte Metadaten können Inhaltstypen zugeordnet werden. Wenn Metadaten mit Inhaltstypen verwendet werden, können alle nachfolgenden Inhaltstypen die vom übergeordneten Inhaltstyp auf der Ebene der Websitesammlung abgeleiteten Metadaten vollständig oder teilweise erben. Zusätzliche Metadaten können dann auf einer niedrigeren Ebene, beispielsweise in einem Dokument, hinzugefügt werden.

Spaltenvorlagen

Jedes einem Inhaltstyp zugeordnete Metadatenelement stellt eine Spalte dar. Dabei handelt es sich um eine Position in einer Liste zum Speichern von Informationen. Listen oder Bibliotheken werden oft grafisch als Spalten mit Informationen angezeigt. Je nach der Ansicht, die der Liste zugeordnet ist, können die Spalten jedoch auf andere Weise angezeigt werden, beispielsweise als Tage in einer Kalenderanzeige. In Formularen, die einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind, werden Spalten als Felder angezeigt.

Sie können Spalten für die Verwendung in mehreren Inhaltstypen definieren. Hierzu erstellen Sie die Spalten in einem Spaltenvorlagenkatalog. Jede Website in einer Websitesammlung verfügt über einen eigenen Spaltenvorlagenkatalog. Wie Inhaltstypen stehen die in einem Spaltenvorlagenkatalog definierten Spalten dieser Website und allen untergeordneten Websites zur Verfügung.

Ordnerinhaltstypen

Ordnerinhaltstypen definieren die Metadaten, die einem Ordner in einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind. Wenn Sie einen Ordnerinhaltstyp auf eine Liste oder Bibliothek anwenden, enthält der Befehl Neu in dieser Liste oder Bibliothek den Ordnerinhaltstyp, sodass Benutzer Ordner dieses Typs erstellen können.

Sie können Ansichten in einer Liste oder Bibliothek definieren, die nur in Ordnern eines bestimmten Inhaltstyps verfügbar sind. Dies ist hilfreich, wenn Sie möchten, dass ein Ordner einen bestimmten Dokumenttyp sowie Ansichten enthält, mit denen nur die Spalten angezeigt werden, die für den in diesem Ordner enthaltenen Dokumenttyp relevant sind.

Mithilfe des SharePoint Server 2010-Objektmodells können Sie den Befehl Neu für einen Ordnerinhaltstyp so anpassen, dass beim Erstellen eines neuen Ordners durch den Benutzer der Ordner basierend auf Vorlagen, die auf dem Server gespeichert sind, mit mehreren Dateien und Dokumenten aufgefüllt wird. Dies ist beispielsweise hilfreich beim Implementieren eines Verbunddokumenttyps, bei dem mehrere Dateien für die Zusammensetzung eines einzelnen im Lieferumfang enthaltenen Dokuments erforderlich sind.

Dokumentenmappen sind ein neues Feature in SharePoint Server 2010, mit dem die Verwendung von Microsoft Office 2010 zum Verwalten von Arbeitsprodukten ermöglicht wird, die sich über mehrere Dokumente erstrecken. Dokumentenmappen sind spezielle Ordnertypen, die zum Verwalten eines einzelnen Lieferumfangs oder Arbeitsprodukts verwendet werden und mehrere Dokumente in mehreren Speicherorten enthalten können. Sie erstellen Dokumentmappen mithilfe erweiterbarer Vorlagen, die im Lieferumfang von SharePoint Server 2010 enthalten sind. Außerdem können Sie Dokumentmappenvorlagen anpassen, sodass diese die für die Organisation relevanten Arbeitsprodukte darstellen. Dokumentmappen enthalten außerdem Versionskontrolle, sodass Sie den Status des gesamten Dokuments in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus erfassen können.

Planen von Dokumentinhaltstypen

Planen Sie die Dokumentinhaltstypen für Ihre Lösung mithilfe des Arbeitsblatts zum Analysieren der Dokumentverwendung, das Sie mithilfe des Artikels Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung ausgefüllt haben. Verwenden Sie das Arbeitsblatt für Inhaltstypen (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x407), um die Entscheidungen zu den einzelnen neuen Inhaltstypen festzuhalten.

Jeder Dokumentinhaltstyp sollte seine Einstellungen direkt vom grundlegenden Dokumentinhaltstyp oder von einem Inhaltstyp erben, der aus dem Dokumentinhaltstyp abgeleitet wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass die Basisspalten für Ihre Dokumenttypen, z. B. Titel und Erstellt von, vorhanden sind und Sie dem Inhaltstyp eine Vorlage zuordnen können.

Die erste Phase beim Planen von Dokumentinhaltstypen besteht darin, die einzelnen Dokumenttypen im Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung zu überprüfen und zu ermitteln, ob bereits ein Inhaltstyp für Dokumente dieses Typs verfügbar ist. Wenn ein grundlegender Inhaltstyp (beispielsweise Dokument) ausreicht, geben Sie den Inhaltstypnamen in die Spalte Content Type des Arbeitsblatts zum Analysieren der Dokumentverwendung ein.

Nachdem Sie die Liste der Dokumenttypen darauf überprüft haben, für welche Dokumenttypen grundlegende Inhaltstypen verwendet werden können, planen Sie mithilfe der folgenden Schritte neue Dokumentinhaltstypen. Füllen Sie für jeden geplanten Inhaltstyp ein separates Arbeitsblatt für Inhaltstypen aus.

  1. Geben Sie den Dokumenttyp aus dem Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentenverwendung ein.

  2. Geben Sie die Website-URL ein, unter der der neue Inhaltstyp definiert wird. Beachten Sie, dass Inhaltstypen auf der Website, auf der sie definiert werden, sowie auf allen dieser Website untergeordneten Websites verfügbar sind.

  3. Bestimmen des übergeordneten Inhaltstyps Geben Sie den übergeordneten Inhaltstyp in das Feld Parent Content Type des Arbeitsblatts für Inhaltstypen ein. Dabei handelt es sich um einen grundlegenden Inhaltstyp oder um einen bereits geplanten benutzerdefinierten Inhaltstyp.

  4. Bestimmen der Spalten Führen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltstypen in der Tabelle Plan Columns die folgenden Schritte aus:

    1. Geben Sie alle vom übergeordneten Inhaltstyp geerbten Spalten ein. Geben Sie für jeden Eintrag in der Spalte New? die Zeichenfolge Nein ein.

    2. Geben Sie für jede weitere Spalte den Namen einer vordefinierten Spalte oder einer von Ihnen zu erstellenden Spalte ein. Der Name einer Spalte ist wichtig, da er den Zweck der Spalte angeben kann. Daher möchten Sie möglicherweise eine ähnliche Spalte mit einem für die Anwendung relevanteren Namen erstellen, auch wenn die Spalte eines benötigten Typs bereits im Katalog für Websitesammlungsspalten vorhanden ist. Geben Sie mit den Namen der weiteren Spalten den jeweiligen Typ ein, und geben Sie an, ob die Spalten neu sind.

  5. Bestimmen der Vorlage Geben Sie im Abschnitt Plan Template des Arbeitsblatts den Namen der Vorlage ein, die diesem Inhaltstyp zugeordnet werden soll, sowie den Typ der Vorlage (beispielsweise DOCX) und eine kurze Beschreibung des Zwecks der Vorlage. Wenn die Vorlage nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie in das Feld New? die Zeichenfolge Nein ein.

  6. Bestimmen der Workflows Mithilfe von Workflows wird Dokumenten und Listenelementen Geschäftslogik angefügt. Sie können jeden verfügbaren Workflow einem Inhaltstyp zuordnen. Der Workflow kann dann für jedes Dokument dieses Inhaltstyps initiiert werden. Wenn Sie die Workflows überprüft und ermittelt haben, welche Workflows verfügbar sind, geben Sie alle Workflows, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden sollen, in die Tabelle Plan Workflows im Arbeitsblatt für Inhaltstypen ein. Wenn der Workflow nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie diese Informationen in die Spalte New? ein.

  7. Bestimmen der Richtlinie Eine Richtlinie ist ein Satz von Regeln für einen Inhaltstyp und besteht aus Richtlinienfeatures, die die Details der einzelnen Regeln enthalten, beispielsweise ob Elemente des Inhaltstyps gedruckt werden können oder welche Aktionen für das Element überwacht werden sollen. Sie können eine Richtlinie auf alle benutzerdefinierten Inhaltstypen anwenden. Beachten Sie, dass eine Richtlinie nicht auf einen grundlegenden Inhaltstyp angewendet werden kann. Weitere Informationen zum Planen von Richtlinien finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010). Führen Sie nach dem Überprüfen der Richtlinien und dem Ermitteln der verfügbaren Richtlinienfeatures und -vorlagen im Abschnitt Plan a Policy des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die folgenden Schritte aus:

    1. Wenn der übergeordnete Inhaltstyp Richtlinieneinstellungen aufweist, gelten diese unverändert im neuen Inhaltstyp. Dadurch wird sichergestellt, dass Richtlinien nach der Festlegung in allen relevanten Inhaltstypen erzwungen werden. Wenn der aktuelle Inhaltstyp die Richtlinieneinstellungen vom übergeordneten Typ erbt, beantworten Sie im Abschnitt Plan a Policy des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die Frage Is the policy defined in the parent content type? mit Ja.

    2. Wenn der aktuelle Inhaltstyp eine Richtlinie erbt, die auf dem übergeordneten Inhaltstyp basiert, geben Sie in das Feld Record the Policy Name im Abschnitt Plan a Policy den Namen der Richtlinienvorlage ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp keine Richtlinie erbt und Sie eine Richtlinienvorlage anwenden möchten, geben Sie in das Feld Record the Policy Name im Abschnitt Plan a Policy auch den Namen der Richtlinienvorlage ein.

    3. Wenn der aktuelle Inhaltstyp eines oder mehrere Richtlinienfeatures vom übergeordneten Inhaltstyp erbt, geben Sie die einzelnen Richtlinienfeatures in die Tabelle Feature im Abschnitt Plan a Policy im Arbeitsblatt ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp hingegen keine Richtlinie erbt und Sie Richtlinienfeatures zuordnen möchten, geben Sie diese Richtlinienfeatures in die Tabelle Features ein. Beachten Sie, dass Sie einem Inhaltstyp nicht gleichzeitig einzelne Richtlinienfeatures und eine Richtlinie nach Namen zuordnen können.

  8. Bestimmen der Dokumentkonvertierungen In SharePoint Server 2010 wird die Installation von Dokumentkonvertierungskomponenten auf dem Server unterstützt, mit denen Dokumente von einem Format in ein anderes umgewandelt werden. Eine Übersicht über Dokumentkonvertierungen finden Sie weiter unten in diesem Dokument unter Planen von Dokumentkonvertierungen.

    Sie können einem Inhaltstyp einen oder mehrere Dokumentkonverter zuordnen. Wenn beispielsweise ein Inhaltstyp einer Vorlage vom Typ DOCX zugeordnet ist, können Sie dem Inhaltstyp den Konverter Von Word-Dokument in Webseite zuordnen, der in SharePoint Server 2010 enthalten ist. Dadurch können Autoren Dokumente dieses Inhaltstyps in Microsoft Office Word 2007 schreiben und diese dann zur Veröffentlichung in Webseiten konvertieren.

Hinweis

Auf den Seiten der SharePoint Server 2010-Zentraladministration können Administratoren einen Dokumentkonverter aktivieren, damit dieser in allen Dokumentbibliotheken in einer Webanwendung verfügbar ist. Ein auf diese Weise aktivierter Konverter muss nicht auf den Websites in der Webanwendung einzelnen Inhaltstypen zugeordnet werden.

Halten Sie im Abschnitt Plan Document Conversions des Arbeitsblatts für Inhaltstypen die einzelnen Dokumentkonverter fest, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden sollen, geben Sie an, ob der Konverter neu ist (und installiert werden muss), und fügen Sie optionale Notizen hinzu.

Planen von Listeninhaltstypen

Zu den Elementen eines Listeninhaltstyps zählen die Spalten mit Metadaten, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden, sowie die Workflows, die für Elemente dieses Listeninhaltstyps ausgeführt werden können. Mit einem Listeninhaltstyp können Sie einen auf eine Lösung beschränkten Listenelementtyp definieren. In einer Kundencallcenterlösung, in der Experten technische Fragen von Kunden untersuchen und lösen, können beispielsweise mit einem Listeninhaltstyp die Daten für die einzelnen Supportfälle vereinheitlicht und die Fälle mithilfe eines Workflows nachverfolgt werden.

Arbeitsblattaktion

Planen Sie neue Listeninhaltstypen mithilfe der folgenden Schritte. Füllen Sie für jeden geplanten Listeninhaltstyp ein separates Arbeitsblatt für Inhaltstypen aus. Geben Sie in das Feld Document Type des Arbeitsblatts die Zeichenfolge Liste ein.

  1. Geben Sie die Website-URL ein, unter der der neue Inhaltstyp definiert wird. Beachten Sie, dass Inhaltstypen auf der Website, auf der sie definiert werden, sowie auf allen dieser Website untergeordneten Websites verfügbar sind.

  2. Bestimmen des übergeordneten Inhaltstyps Geben Sie den übergeordneten Inhaltstyp in das Feld Parent Content Type des Arbeitsblatts für Inhaltstypen ein. Dabei handelt es sich um einen grundlegenden Inhaltstyp oder um einen bereits geplanten benutzerdefinierten Inhaltstyp.

  3. Bestimmen der Spalten Führen Sie im Arbeitsblatt für Inhaltstypen in der Tabelle Plan Columns die folgenden Schritte aus:

    1. Geben Sie alle vom übergeordneten Inhaltstyp geerbten Spalten ein. Geben Sie für jeden Eintrag in der Spalte New? die Zeichenfolge Nein ein.

    2. Geben Sie für jede weitere Spalte den Namen einer vordefinierten Spalte oder einer von Ihnen zu erstellenden Spalte ein. Geben Sie mit den Namen der weiteren Spalten den jeweiligen Typ ein, und geben Sie an, ob die Spalten neu sind.

  4. Geben Sie in den Abschnitt Plan Template des Arbeitsblatts die Zeichenfolge Keine ein.

  5. Bestimmen des Workflows Wenn ein für den Listeninhaltstyp relevanter Workflow verfügbar ist, können Sie diesen optional dem Inhaltstyp zuordnen. Der Workflow kann dann für jedes Listenelement dieses Inhaltstyps initiiert werden. Eine ausführliche Erörterung der Workflowplanung finden Sie unter Planen von Workflows. Wenn Sie die Workflows überprüft und ermittelt haben, welche Workflows verfügbar sind, geben Sie alle Workflows, die dem Inhaltstyp zugeordnet werden sollen, in die Tabelle Plan Workflows im Arbeitsblatt für Inhaltstypen ein. Wenn der Workflow nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie diese Information in die Spalte New? ein.

  6. Geben Sie in den Abschnitt Plan a Policy des Arbeitsblatts die Zeichenfolge Keine ein.

Planen von Dokumentkonvertierungen

In SharePoint Server 2010 wird die Installation von Dokumentkonvertierungskomponenten auf dem Server unterstützt, mit denen Dokumente von einem Format in ein anderes konvertiert werden. Konvertierungen können entweder über die Benutzeroberfläche oder programmgesteuert, beispielsweise von einem benutzerdefinierten Workflow, ausgeführt werden. Die Beziehung zwischen Quelldokumenten und den konvertierten Entsprechungen wird beibehalten. SharePoint Server 2010 enthält Konverter, mit denen Webseiten aus Microsoft Office Word 2007-Dokumenten und Microsoft Office InfoPath 2007-Formularen erstellt werden.

Von SharePoint Server 2010 wird nicht nur die Infrastruktur zum Installieren und Ausführen von Dokumentkonvertern auf dem Server, sondern auch ein Lastenausgleichsdienst bereitgestellt, den Sie zum Optimieren der Verwendung der Serverressourcen konfigurieren können. Zur Planung von Dokumentkonvertierungen gehört auch das Optimieren der Serverfarm für einen optimalen Lastenausgleich beim Konvertieren von Dokumenten.

Damit ein Konverter Benutzern zur Verfügung steht, muss er in der Serverfarm installiert und dann von einem Serveradministrator aktiviert werden. Nachdem ein Konverter für einen Server aktiviert wurde, kann er für Quelldokumente auf diesem Server verwendet werden.

Sie können Dokumentkonverter mithilfe der folgenden Schritte konfigurieren:

  1. Geben Sie bei der Analyse der Dokumentverwendung, die Sie unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung ausführen, Kandidaten für die Dokumentkonvertierung an – das heißt Dokumente, die in einem Format geschrieben sind, jedoch in einem anderen Format veröffentlicht oder archiviert werden sollen.

  2. Suchen Sie für die einzelnen für die Dokumente erforderlichen Konvertierungen Konverterprogramme, mit deren Hilfe Sie die Konvertierung auf den Servern implementieren können.

  3. Installieren Sie die Konvertierungsprogramme bei Bedarf auf Anwendungsservern (mittlere Ebene) in Ihrer Farm.

  4. Konfigurieren Sie die Startprogramm- und Lastenausgleichsmodul-Dienste entweder auf den Webservern oder auf den Anwendungsservern (mittlere Ebene).

  5. Identifizieren Sie die Phasen im Dokumentlebenszyklus, in denen Konvertierungen vorgenommen werden sollen.

  6. Geben Sie an, wie die Konvertierungen implementiert werden sollen – manuell oder mithilfe von benutzerdefinierten Lösungen, durch die die Konvertierungen gestartet werden.

Planen von Workflows

Mit Workflows werden Geschäftsprozesse für Dokumente, Webseiten, Formulare und Listenelemente in SharePoint Server 2010 implementiert. Workflows können Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zugeordnet werden.

Verwenden Sie Workflows bei der Dokumentverwaltung, um Dokumente zwischen verschiedenen Personen weiterzuleiten, sodass sie ihre jeweiligen Dokumentverwaltungsaufgaben ausführen können, beispielsweise Dokumente überprüfen, die Veröffentlichung von Dokumenten genehmigen oder die Disposition von Dokumenten verwalten. Sie können außerdem benutzerdefinierte Workflows verwenden, um Dokumente zwischen Website oder Bibliotheken zu verschieben. Sie können beispielsweise einen Workflow entwerfen, um ein Dokument von einer Website auf eine andere zu kopieren, wenn die Archivierung des Dokuments geplant ist.

Im Umfang von SharePoint Server 2010 sind Workflows enthalten, mit denen die folgenden Dokumentverwaltungsanforderungen erfüllt werden:

  • Feedback sammeln: Sendet ein Dokument zur Überprüfung.

  • Genehmigung: Sendet ein Dokument zur Genehmigung – häufig als Voraussetzung für die Veröffentlichung des Dokuments.

  • Disposition: Verwaltet den Ablauf und die Disposition von Dokumenten.

  • Signaturen sammeln: Leitet ein Dokument für Signaturen weiter.

  • Übersetzung: Verwaltet die Übersetzung eines Dokuments in eine oder mehrere Sprachen.

  • Genehmigung von ostasiatischen Dokumenten: Leitet ein Dokument mithilfe von Stempelsignaturen und eines gruppenorientierten Konsensprozesses zur Genehmigung weiter.

Ordnen Sie einen Workflow einem Inhaltstyp zu, wenn Sie diesen Workflow verfügbar machen möchten, sobald der Inhaltstyp verwendet wird. Beispielsweise ist für einen Bestellungsinhaltstyp möglicherweise die Genehmigung durch einen Manager erforderlich, bevor die Transaktion abgeschlossen werden kann. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass der Genehmigungsworkflow immer verfügbar ist, wenn eine Bestellung initiiert wird, erstellen Sie den Inhaltstyp Bestellung, und ordnen Sie diesem den Genehmigungsworkflow zu. Fügen Sie den Inhaltstyp Bestellung anschließend allen Dokumentbibliotheken hinzu, in denen Bestellungen gespeichert werden.

Wenn Sie Workflows für die Dokumentverwaltungslösung planen möchten, analysieren Sie die einzelnen Dokumentinhaltstypen, die Sie implementieren möchten, und identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die für die Ausführung für Inhalte dieses Typs verfügbar sein müssen. Identifizieren Sie dann die Workflows, die Sie für diese Inhalte verfügbar machen müssen.

Arbeitsblattaktion

Geben Sie in den Abschnitt Plan Workflows des Arbeitsblatts für Inhaltstypen (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x407) die Namen der einzelnen Workflows und den jeweiligen Zweck ein, und geben Sie an, ob zum Implementieren des Prozesses ein neuer (benutzerdefinierter) Workflow erforderlich ist.

In der folgenden Beispieltabelle werden Workflows für einen Vertragsinhaltstyp analysiert :

Vertragsvorgang Vertragsworkflow Neu?

Überprüfen von Entwürfen

Sammeln von Feedback

Nein

Einholen der Genehmigung des Managers und des Rechtsberaters.

Genehmigung

Nein

Lösen offener Probleme.

Problemverfolgung

Nein

Anfordern von Signaturen.

Sammeln von Signaturen

Nein

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen festzuhalten: