Informationsverwaltung und Steuerung in SharePoint
**Gilt für:**SharePoint Server 2013
**Letztes Änderungsdatum des Themas:**2018-03-01
**Zusammenfassung:**Erfahren Sie mehr über die Planung einer effektiven Informationsarchitektur, damit Ihre SharePoint-Lösung auch Ihre Geschäftsanforderungen erfüllt.
Wie verwalten Sie Informationen, wie Dokumente, Listen, Websites und Webseiten, in Ihrem Unternehmen? Wie maximieren Sie die Benutzerfreundlichkeit der Informationen? Wer hat Zugriff auf welche Informationen? Wie stellen Sie Informationen intern und extern bereit? Wem stellen Sie Informationen bereit?
Was ist Informationsarchitektur?
Informationsarchitektur bestimmt, wie die Informationen der Website oder der Lösung (ihrer Webseiten, Dokumente, Listen und Daten) organisiert und den Websitebenutzern präsentiert werden. Informationsarchitektur wird häufig als hierarchische Liste von Inhalten, Suchschlüsselwörtern, Datentypen oder anderen Konzepten aufgezeichnet.
Bewerten Sie die Informationsarchitektur Ihrer Organisation, um sie so effizient wie möglich zu machen: Eine umfassende Bewertung der Informationsarchitektur hilft Ihnen, die Effizienzmöglichkeiten zu erkennen:
Verwenden Sie Metadaten, um die Suche nach und den Vergleich von verwandten Daten oder Inhalten zu vereinfachen.
Verwalten Sie Versionen und Datensätze, damit Sie die autoritative Version eines Dokuments sicher erkennen.
Katalogisieren und speichern Sie Informationen ordnungsgemäß, damit Entscheidungsträger die richtigen Daten finden, auf die sie sich stützen.
Entwerfen Sie die Navigation und präsentieren Sie Informationen in einer Weise, dass Benutzer wichtige Websites und Informationen schnell finden.
Binden Sie Ihre Informationsarchitektur in die Suchstrategie Ihrer Umgebung ein. Auf diese Weise gelangen Benutzer zu den relevanten Informationen. Eine Informationsarchitektur umfasst ein Drahtmodell und eine Siteübersicht.
Legen Sie eine Publikationsstrategie fest: Verteilen Sie Erstellungsaufgaben, und verwenden Sie websiteübergreifende Veröffentlichung, um das Design der Website zu steuern und die Inhalte anzuzeigen.
Eine gute Informationsarchitektur fördert folgende Ziele:
Verwaltbarkeit Kann das IT-Team die Informationen effektiv implementieren und verwalten?
Erfüllung der Anforderungen Erfüllt die Informationsarchitektur die gesetzlichen Anforderungen, die Datenschutzbestimmungen und die Sicherheitsziele?
Erhöhung der geschäftlichen Effektivität Fördert die Architektur den Erfolg Ihrer Organisation?
Fragestellungen beim Entwurf einer Website oder Lösung:
Frage | Weitere Informationen |
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Wie wird die Website oder Lösung gegliedert und auf eine Gruppe von Websitesammlungen und Website aufgeteilt? |
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Wie werden die Informationen präsentiert? |
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Wie erfolgt die Navigation der Websitebenutzer? |
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Wie wird die Suche konfiguriert und optimiert? |
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Wie können Sie Inhalte organisieren, sodass die Suchvorgänge sinnvolle Ergebnisse ergeben? |
Bewährte Methoden für die Inhaltsorganisation für die Suche in SharePoint Server |
Welche Inhaltstypen werden live auf den Websites sein? |
Planen von Inhaltstypen und Workflows in SharePoint 2013 und Planen von Internet-, Intranet- und Extranet-Veröffentlichungswebsites in SharePoint Server |
Wie werden Inhalte getagged, und wie werden Metadaten verwaltet? |
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Haben die Inhalte der Websites unterschiedliche Sicherheitsanforderungen? |
Planen der Berechtigungen für Websites und Inhalte in SharePoint Server |
Welche ist die autoritative Quelle für Ausdrücke? |
Planen von Ausdrücken und Ausdruckssätzen in SharePoint Server 2013 |
Wie werden spezielle Zielgruppen angesprochen? |
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Benötigen Sie sprach- oder produktspezifische Versionen der Website? |
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Wer schreibt die Inhalte für die Website, und welche Veröffentlichungsmethode verwenden Sie? |
Zugriff auf Informationen
Wenn Sie Ihre Lösung und Ihre Websites planen, bedenken Sie dabei auch den Zugang zu den Inhalten. Dies überlappt sich mit der IT-Steuerung bei Planung der Gesamtumgebung. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
Informationsverwaltung: Berechtigungen und Zielgruppen
Frage | Weitere Informationen |
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Wie organisieren Sie Berechtigungen für eine Website? |
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Wie stellen Sie Inhalte für bestimmte Zielgruppen bereit? |
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Sollten Sie die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) zum Schutz von Inhalten verwenden? |
Planen der Verwaltung von Informationsrechten (SharePoint Server 2010) |
IT-Steuerung: Zugriff
Frage | Weitere Informationen |
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Wie stellen Sie diesen Inhalt externen Benutzern zur Verfügung? |
SharePoint Server-Entwurfsbeispiele: Unternehmensportal und Extranetwebsites |
Wie stellen Sie sicher, dass nur Personen, die wirklich Zugriff benötigen, diesen bekommen? |
Tools zur Informationsverwaltung
Steuern Sie Ihre Informationen mithilfe von Tools für die Informationsverwaltung. Dazu zählen:
Tool | Weitere Informationen |
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Verwenden Sie Workflows und Genehmigungen für Dokumentcenter und Websiteseiten, sofern offizielle Dokumentation zu speichern ist. |
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Verwenden Sie Genehmigungen für veröffentlichte Websites, um Seiten zu steuern. |
Planen von Internet-, Intranet- und Extranet-Veröffentlichungswebsites in SharePoint Server und Planen von Inhaltstypen und Workflows in SharePoint 2013 |
Verwenden Sie Versionshistorie und -kontrolle zur Pflege der Historie und Masterunterlagen. |
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Verwenden Sie Inhaltstypen mit Überwachung und Ablauf bezüglich Dokumentbibliotheken, um den Dokumentlebenszyklus zu verwalten. |
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Verwalten Sie Bibliotheken mithilfe von Inhaltsorganisation. |
Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten |
Verwenden Sie Websiterichtlinien, um Lebenszyklen von Websitesammlungen zu verwalten. |
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Verwenden Sie Verwaltung von Informationsrechten und Überwachung, um wichtige Unternehmensaktiva sowie Websites, die sensible Informationen enthalten, zu sichern und zu prüfen. |
Anwenden der Verwaltung von Informationsrechten auf eine Liste oder Bibliothek und Konfigurieren von Überwachungseinstellungen für eine Websitesammlung |
Stellen Sie Regeln oder Richtlinien für folgende Elementtypen auf: Seiten, Listen, -Dokumente, -Datensätze, aussagekräftige -Aktiva, Blogs und Wikis, -Feeds, anonyme Kommentare, anonymen Zugriff, -Ausdrücke und Ausdruckssätze und externe Daten (Business Connectivity Services).
Für eine gute Informationsveraltung sollten Sie folgende Faktoren gegeneinander gut abwägen:
Verfügbarkeit Inhalte müssen dann verfügbar sein, wenn Benutzer sie benötigen, und dort bereitstehen, wo sie abgerufen werden können.
Zugriff Bedenken Sie, wer Zugriff auf die Inhalte haben sollte und ob dieser sicher ist.
Redundanz Gemeinsam genutzte Kopien vermindern die Redundanz und stellen eine Dokumentversion bereit.
Überdenken Sie Ihre Prioritäten bei unterschiedlichen Inhalten, und stellen Sie sich diesbezüglich folgende Fragen:
Welcher dieser Faktoren hat höchste Priorität bei den einzelnen Inhaltstypen?
Ist Verfügbarkeit wichtiger als Zugriff?
Ist Zugriff wichtiger als Redundanz?
Welche Schwierigkeiten lassen Benutzer zu anderen Lösungen greifen?
Welche Kompromisse sind möglich oder wünschenswert?
Ressourcen bei der Planung der Informationsarchitektur
In der folgenden Tabelle werden die dem Informationsarchitekten verfügbaren Ressourcen für Ihre SharePoint-Lösung aufgelistet.
Ressourcen der Informationsarchitektur
Planung | Weitere Informationen |
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Der Aufbau von Websites und Unterwebsites |
Planen von Websites und Websitesammlungen in SharePoint Server |
Dokumentbibliotheken |
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Navigation |
Übersicht über die verwaltete Navigation in SharePoint Server |
Metadaten |
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Suche |
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Inhaltsablauf |
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Datensatzverwaltung |
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eDiscovery |
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Veröffentlichen und Verwaltung von Seiten |
Planen von Internet-, Intranet- und Extranet-Veröffentlichungswebsites in SharePoint Server |
Vorlagen |
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Inhaltsgenehmigung |
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Richtlinien zur Informationsverwaltung |
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Soziale Netzwerke |
Planen von "Meine Websites" und OneDrive for Business in SharePoint Server |