Website-Verwendungsbestätigung und automatisches Löschen: Stsadm-Eigenschaften (Office SharePoint Server)

Die Eigenschaften für die Bestätigung der Websitenutzung und die automatische Löschung können entweder auf Server- und Serverfarmebene oder auf Webanwendungsebene festgelegt werden. Mit diesen Eigenschaften können Sie Folgendes angeben: ob E-Mail-Benachrichtigungen über nicht verwendete Websites gesendet werden, den Zeitraum vor dem Senden der ersten E-Mail-Benachrichtigung, die Anzahl von zu sendenden Benachrichtigungen, ob nicht verwendete Websites automatisch gelöscht werden sollen und wann diese gelöscht werden sollen.

In Windows SharePoint Services 3.0 können Sie mithilfe neuer Verwaltungsoptionen automatisch Benachrichtigungen an Websitebesitzer senden lassen, damit diese bestätigen, dass ihre Websites verwendet werden. Zudem können nicht bestätigte Websites automatisch gelöscht werden. Dank dieser Features haben Sie eine Möglichkeit, die Anzahl von nicht verwendeten Websites auf dem Server zu kontrollieren. Es kann mehrere Gründe haben, wenn auf Windows SharePoint Services 3.0 basierende Websites inaktiv werden. Beispiele: Eine Website wurde für Dokumente für ein Projekt eingerichtet, das nun abgeschlossen ist, oder ein Benutzer hat Windows SharePoint Services 3.0 getestet und dabei eine Website erstellt, die nicht mehr benötigt wird. Da inaktive Websites Speicherplatz auf den Servern belegen, sollten Sie auf jeden Fall mit den Websitebesitzern abklären, ob ihre Websites noch benötigt werden oder vielleicht inaktiv geworden sind.

Die Bestätigung der Websitenutzung funktioniert wie Benachrichtigungen für die Websites der Benutzer. Wenn Websites erstellt werden, werden diese der Datenbank hinzugefügt und als aktive Websites protokolliert. Nach Ablauf eines bestimmten, vom Administrator definierten Zeitraums erhalten die Websitebesitzer eine E-Mail-Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, ihre Websites entweder wieder zu aktivieren oder die nicht verwendeten Websites zu löschen. Eine E-Mail-Benachrichtigung kann die folgenden drei Resultate hervorbringen:

• Wenn eine Website verwendet wird, klickt der Websitebesitzer auf einen Link, um zu bestätigen, dass die Website aktiv ist und beibehalten werden soll. Wenn der Besitzer auf den Bestätigungslink klickt, wird der Timer neu gestartet, und der Besitzer erhält nach Ablauf des gleichen Zeitraums eine neue Benachrichtigung.

• Wenn eine Website nicht verwendet wird, das Feature für automatische Löschung aber nicht aktiviert wurde, kann der Websitebesitzer die Website entweder gemäß den Anweisungen in der E-Mail-Benachrichtigung löschen oder passiv bleiben. In diesem Fall erhält er in vom Administrator definierten, regelmäßigen Abständen E-Mail-Benachrichtigungen, bis die Verwendung bestätigt oder die Website gelöscht wird.

• Wenn eine Website nicht verwendet wird und Sie das Feature für automatische Löschung aktiviert haben, wird so oft beim Websitebesitzer nachgefragt, wie durch den Administrator konfiguriert, und wenn die Verwendung nicht bestätigt wird, wird die Website automatisch gelöscht.

Die automatische Löschung ist ein erweitertes Verwaltungsfeature, mit dem nicht benötigte Websites gelöscht werden können, ohne dass der Administrator handeln muss oder Sicherungsmechanismen eingesetzt werden müssen. Standardmäßig wird die Websitebestätigung automatisch aktiviert, und es werden mindestens zwei Bestätigungsbenachrichtigungen gesendet, bevor eine Website gelöscht werden kann. Damit Sie die automatische Löschung aktivieren können, muss die Bestätigung der Websitenutzung aktiviert sein. Neben dieser Standardsicherheit sollten Sie die folgenden Best Practices in Betracht ziehen:

• Legen Sie fest, dass beim Erstellen von Websites ein zweiter Kontakt erforderlich ist. Wenn ein Benutzer eine Website erstellt, wird der Benutzer als Websitebesitzer aufgeführt. Je nach Konfiguration muss der Benutzer einen zweiten Kontakt für die Website angeben. Bestätigungsbenachrichtigungen werden automatisch an den Websitebesitzer und, falls vorhanden, an den zweiten Kontakt gesendet.

  Weitere Informationen finden Sie unter Planen des Prozesses zum Erstellen von Websites (Office SharePoint Server)

• Legen Sie angemessene Intervalle zwischen Bestätigungen und vor der automatischen Löschung fest.

  Wenn ein Websitebesitzer z. B. vier Wochen nicht erreichbar ist und Websites nach vier verpassten wöchentlichen Bestätigungen gelöscht werden, wird die Website gelöscht, ohne dass der Besitzer die Möglichkeit zur Bestätigung hat. Wenn Sie dieses Feature in einem Unternehmen aktivieren, berücksichtigen Sie beim Konfigurieren der Intervalle für Bestätigung und Löschung auf jeden Fall die geltenden Richtlinien hinsichtlich Urlaubs- und Abwesenheitszeiten.

• Sichern Sie die Websites regelmäßig, sodass Sie eine aktuelle Kopie wiederherstellen können, falls eine Website unabsichtlich gelöscht wird.

  Wenn Sie z. B. die Bestätigung und automatische Löschung auf den fünften Tag jeden Monats festlegen, sollten Sie immer am vierten Tag des Monats den Server sichern. Sie können diesen Vorgang automatisieren, indem Sie in Microsoft SQL Server eine gespeicherte Prozedur erstellen, mit der die Websitetabelle überprüft wird und automatisch alle Elemente gesichert werden, deren Löschung ansteht. Weitere Informationen zu SQL Server finden Sie in der Dokumentation zu SQL Server. Weitere Informationen zur Websitestabelle finden Sie im Windows SharePoint Services Software Development Kit (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=103449&clcid=0x407) (in englischer Sprache).

Es gibt mehrere Einstellungen, die Sie konfigurieren können, um die Zeiträume zwischen den Phasen für die Bestätigung und automatische Löschung zu steuern. Sie haben die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten:

• Beginn des Sendens von Benachrichtigungen zur Bestätigung der Websitenutzung

  Mit dem ersten Wert für die Benachrichtigung wird gesteuert, wann die erste Bestätigungsbenachrichtigung an den Besitzer einer neuen Website oder den Besitzer einer Website gesendet wird, deren Verwendung bestätigt wurde. Mit diesem Wert wird nicht die Häufigkeit der Benachrichtigungen gesteuert, sondern nur die Anzahl von Tagen, bevor die erste Benachrichtigung gesendet wird.

• Häufigkeit des Überprüfens auf Websites, die bestätigt werden müssen, und des Sendens von Benachrichtigungen

  Der Wert für die Häufigkeit hat Auswirkungen darauf, wie oft der Server überprüft wird und wie oft Bestätigungsbenachrichtigungen gesendet werden. Wenn Sie die Häufigkeit auf Wöchentlich festlegen, wird der Server wöchentlich überprüft, und Benachrichtigungen werden auch wöchentlich gesendet, und zwar unmittelbar nach Überprüfung des Servers.

• Zeitpunkt des Überprüfens und des Sendens von Benachrichtigungen

  Ändern Sie den Zeitpunkt entsprechend den Anforderungen Ihrer Umgebung. Wenn z. B. die meisten Benutzer tagsüber online sind und auf den Server zugreifen, führen Sie die Überprüfung nachts aus, wenn der Server weniger ausgelastet ist.

• Anzahl von zu sendenden Benachrichtigungen vor der automatischen Löschung

  Passen Sie die Anzahl an, um sicherzustellen, dass Websitebesitzer eine Benachrichtigung erhalten, bevor eine Website gelöscht wird. Die Anzahl von Benachrichtigungen hängt auch von der Häufigkeit ab: Wenn Sie also eine tägliche Überprüfung mit 30 Erinnerungen vor der Löschung festlegen, erhält der Websitebesitzer einen Monat lang jeden Tag eine Benachrichtigung, bevor die Website gelöscht wird.

Legen Sie auf jeden Fall für die Situation Ihrer Organisation hilfreiche und angemessene Zeiträume fest. In einer großen Organisation, in der die Benutzer ggf. darauf angewiesen sind, dass Daten über einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden, können Sie längere Intervalle festlegen. So können Sie z. B. mit dem Senden von Benachrichtigungen nach 180 Tagen beginnen, jeden Monat eine Benachrichtigung senden und Websites löschen, wenn nach sechs Monaten keine Bestätigung erfolgt ist. Wenn Sie kostenlose Websites für Kunden hosten, können Sie die Intervalle verkürzen. So können Sie z. B. mit dem Senden von Benachrichtigungen nach 45 Tagen beginnen, wöchentlich eine Benachrichtigung senden und Websites löschen, wenn nach vier Wochen keine Bestätigung erfolgt ist. Wenn Sie Websites für zahlende Kunden hosten, sollten Sie ggf. auf dieses Feature verzichten, es sei denn, Sie nutzen eine automatisierte Sicherungsstrategie, um Websites auf Anforderung wiederherzustellen.

Das Feature für Bestätigung und automatische Löschung basiert auf der Ausführung der geplanten Aufträge durch den Microsoft SharePoint-Timerdienst. Für die hier festgelegten Zeitpunkte und Intervalle gelten die gleichen Regeln wie für alle anderen Aufträge des SharePoint-Timerdiensts in Windows SharePoint Services 3.0. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von zeitlich festgelegten Aufträgen (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=103322&clcid=0x407).

Die Eigenschaften für Bestätigung der Websitenutzung und automatische Löschung sind Bestandteil des setproperty-Vorgangs und des getproperty-Vorgangs. Die Syntax für den setproperty-Vorgang lautet:

stsadm -o setproperty

-propertyname <Eigenschaftenname>

-propertyvalue <Eigenschaftswert>

[-url] <https://Servername>

Die Syntax für den getproperty-Vorgang lautet wie folgt:

stsadm -o getproperty

-propertyname <Eigenschaftenname>

[-url] <https://Servername>

In der folgenden Tabelle werden die Eigenschaften für die Bestätigung der Websitenutzung und die automatische Löschung beschrieben.