Was sind Workflows?
Inhalt dieses Artikels:
Informationen zu Geschäftsprozessen
Workflows in Office SharePoint Server 2007
Informationen zu Geschäftsprozessen
Ein Großteil des Arbeitsvolumens in Unternehmen besteht aus Geschäftsprozessen, die von der Verfügbarkeit von Daten oder Dokumenten abhängig sind. Diese Geschäftsprozesse erfordern die aktive Teilnahme von Informationsarbeitern, um Aufgaben abzuschließen, die zu Entscheidungen von Arbeitsgruppen oder Projektergebnissen beitragen. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 werden diese Arten von Geschäftsprozessen mithilfe von Workflows implementiert und verwaltet.
Nachfolgend finden Sie Beispiele für Geschäftsprozesse, die mit Workflows vereinfacht werden können:
Genehmigung von Verträgen Ein Vertragsentwurf wird den Mitgliedern einer Organisation zugeleitet, die für die Genehmigung oder Ablehnung zuständig sind.
Ausgabenberichterstattung Verwalten der Vorlage eines Ausgabenberichts sowie entsprechender Belege, Überprüfen des Berichts, Genehmigen des Berichts und Erstatten der Auslagen des Antragstellers.
Technischer Support Abwickeln von technischen Supportvorgängen von der Anfrage eines Kunden über die Untersuchung durch einen Supportmitarbeiter und die Weiterleitung an Fachexperten bis hin zur Lösung und Dokumentation in einer Wissensdatenbank.
Personalplanung Verwalten des Einstellungsprozesses für neue Mitarbeiter. Dazu gehören die Planung und Überwachung von Terminen für Vorstellungsgespräche, die Dokumentation des Gesprächsergebnisses sowie eine Weiterleitung an die entsprechenden Entscheidungsträger zur Erleichterung der Entscheidung darüber, ob eine Einstellung erfolgen soll.
Inhaltsveröffentlichung Verwalten der Genehmigung der Veröffentlichung von Inhalten auf der Website der Internetpräsenz eines Unternehmens.
Eines der Probleme, vor dem viele IT-Abteilungen bei Implementierung von Geschäftsprozessen stehen, die eine Beteiligung von Informationsarbeitern erfordern, ist die Diskrepanz zwischen diesen Prozessen und der tatsächlichen Arbeitsweise. Effektive Geschäftsprozesse müssen sich nahtlos in den Arbeitsalltag von Informationsarbeitern einschließlich der verwendeten Tools und Anwendungen integrieren. Am elektronischen Arbeitsplatz gehört dazu die Integration in E-Mail-Anwendungen, Kalender, Aufgabenlisten, Websites für die Zusammenarbeit und Clientanwendungen wie Microsoft Office Outlook 2007 und Word 2007. Diese Vorgehensweise wird in Workflows auf der Basis von Microsoft Office SharePoint Server 2007 implementiert.
Workflows in Office SharePoint Server 2007
In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sind die folgenden Standardworkflows hauptsächlich für Geschäftsanforderungen enthalten:
Feedback sammeln sendet ein Dokument zur Überarbeitung. Der Autor wählt die Bearbeiter aus, sendet Anweisungen und überprüft den Fortschritt des Workflows. Bearbeiter erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung und ihnen wird eine Aufgabe mit einem Hyperlink zu dem Dokument zugewiesen, das sie überprüfen sollen. Die Beteiligten können ihre Aufgaben delegieren oder vollständig ablehnen.
Genehmigung sendet ein Dokument zur Genehmigung. Eine Genehmigung ist häufig Voraussetzung für eine andere Dokumentverwaltungsaufgabe, beispielsweise das Veröffentlichen eines Dokuments auf einer Website oder das Senden eines Angebotes an einen Kunden. Analog zum Workflow Feedback sammeln wählen Autoren Bearbeiter aus, senden Anweisungen und überwachen den Workflowstatus. Genehmigungen sind standardmäßig serielle Workflows, d. h. die Reihenfolge, in der Bearbeiter die Dokumente erhalten, wird vom Autor bestimmt. (Feedback sammeln stellt im Gegensatz dazu einen parallelen Workflow dar, d. h. Bearbeiter können ihr Feedback in einer beliebigen Reihenfolge vornehmen.)
Dispositionsgenehmigung Ermöglicht das Erteilen von Genehmigungen für das Verwerfen abgelaufener Dokumente.
Signaturen sammeln Leitet ein Dokument an eine Reihe von Beteiligten weiter, die das Dokument unterzeichnen müssen.
Übersetzung verwaltet die Übersetzung eines Dokuments für eine oder mehrere Sprachen. Dieser Workflow erstellt Platzhalterdokumente und verfolgt Übersetzungsaufgaben für jede Sprachversion eines Quelldokuments. Wird ein Quelldokument geändert, weist der Workflow Aufgaben zum Aktualisieren der übersetzten Versionen zu.
Problemverfolgung leitet ein Problem zur Lösung an Teammitglieder weiter.
Genehmigung von ostasiatischen Dokumenten leitet ein Dokument zur Genehmigung mittels digitaler Signaturzeitstempel und gruppenorientierten Konsensprozessen weiter. Dieser Workflow steht nur in ostasiatischen Produktversionen und Sprachpaketen zur Verfügung.
In Microsoft Office SharePoint Server 2007 können Websitedesigner Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen Workflows zuweisen, damit diese in Dokumenten oder Listenelementen ausgeführt werden können. Der Status eines Workflows wird in der Verlaufsliste festgehalten, und Workflowaufgaben werden Beteiligten mithilfe von Aufgabenlisten zugewiesen.
Damit sich Workflows gut in die täglichen Arbeitsabläufe von Informationsarbeitern integrieren, sind diese nahtlos in Microsoft Office SharePoint Server 2007 und in 2007 Microsoft Office System eingebunden und können ohne Schwierigkeiten verwendet werden. Folgende Aufgaben können über die webbasierte Benutzeroberfläche von Microsoft Office SharePoint Server 2007 oder über den 2007 Office System-Client ausgeführt werden:
Anzeigen der ausführbaren Workflows für ein Dokument oder Listenelement
Initiieren eines Workflows
Anzeigen und Starten einer Workflowaufgabe
Abschließen einer Workflowaufgabe und Ausfüllen des entsprechenden Formulars
Workflows in Microsoft Office SharePoint Server 2007 basieren auf der Windows Workflow Foundation-Komponente von Microsoft Windows. Softwareentwickler können mithilfe des Windows Workflow Foundation-Designers in Microsoft Visual Studio 2005 benutzerdefinierte Workflows erstellen. Nachdem ein Workflows auf Basis der Windows Workflow Foundation-Komponente von Microsoft Windows installiert und von einem Administrator aktiviert wurde, können Benutzer diesen einer oder mehreren Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zuordnen.
Benutzer können auch mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 benutzerdefinierte Workflows erstellen. Alle Workflows, die mit Office SharePoint Designer 2007 erstellt werden, können einer Bibliothek oder Liste zugeordnet werden. Microsoft Visual Studio 2005 ermöglicht das Erstellen benutzerdefinierter Workflowaktionen, die in Office SharePoint Designer 2007 verfügbar gemacht werden können. In Office SharePoint Designer 2007 sind eine visuelle Umgebung für die Workflowgestaltung sowie eine Reihe von Workflowaktionen enthalten, die Benutzer hinzufügen können, ohne Quellcode erstellen zu müssen. Dazu gehören u. a. die folgenden:
Festlegen von Listenmetadaten
Erstellen, Kopieren, Löschen oder Ändern von Listenelementen (einschließlich Dokumenten)
Ein- oder Auschecken von Elementen
Anhalten, Starten oder Beenden des Workflows
Senden von E-Mail-Nachrichten
Festlegen des Moderationsstatus eines Elements
Festlegen der Metadaten eines Elements
Zuweisen von Aufgaben
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