Planen eingehender E-Mails (Office SharePoint Server)

Inhalt dieses Artikels

• Informationen zu eingehenden E-Mails

• Wichtige Entscheidungen für das Planen von eingehenden E-Mails

• Konfigurationsoptionen und Einstellungsmodi

• Vor der Konfiguration von eingehenden E-Mails

• Planen des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts

• Arbeitsblatt

Informationen zu eingehenden E-Mails

Eingehende E-Mails sind ein Feature von Microsoft Office SharePoint Server 2007, mit dem SharePoint-Websites E-Mail-Nachrichten und Anhänge in Listen und Bibliotheken empfangen und speichern können. Mit diesem neuen Feature können Teams die E-Mails speichern, die sie an andere Teammitglieder senden, ohne die SharePoint-Website zu öffnen und den Inhalt hochzuladen. Möglich wird dies durch eine eindeutige E-Mail-Adresse, die den meisten Listen und Bibliotheken zugewiesen werden kann.

Dieser Artikel vermittelt Server- und Farmadministratoren die erforderlichen Kenntnisse, um die richtigen Entscheidungen im Zusammenhang mit der Bereitstellung des Features für eingehende E-Mails in ihrer Organisation zu treffen.

Wichtige Entscheidungen für das Planen von eingehenden E-Mails

Die Planung von eingehenden E-Mails umfasst mehrere wichtige Entscheidungen. Dabei sind folgende Punkte zu bedenken:

• Akzeptieren von E-Mails von allen E-Mail-Servern oder nur von sicheren E-Mail-Servern

• Verwenden des Verzeichnisverwaltungsdiensts zum Erstellen von Verteilerlisten und Kontakten aus SharePoint-Websites

• Angeben des Ordners zur Überprüfung auf eingehende E-Mails durch das System

• Angeben der in Webseiten anzuzeigenden E-Mail-Serveradresse beim Erstellen einer eingehenden E-Mail-Adresse für eine Website, Liste oder Gruppe

Einige Szenarien wie der Verzeichnisverwaltungsdienst müssen durch einen oder mehrere IT-Experten implementiert werden. Sollten diese in Ihrer Organisation nicht verfügbar sein, können Sie dennoch ein Standardszenario für eingehende E-Mails implementieren.

Standardszenario

Auch wenn in Ihrer Organisation keine IT-Experten verfügbar sind, können Sie ein Standardszenario für eingehende E-Mails implementieren, indem Sie den Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)-Dienst auf dem Server mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 installieren und eingehende E-Mails mit dem Modus für automatische Einstellungen aktivieren und alle Standardeinstellungen übernehmen. In diesem Szenario werden eingehende E-Mails direkt an den SMTP-Server gesendet, und der E-Mail-Ablageordner, der automatisch vom SMTP-Dienst konfiguriert wird, wird von Microsoft Office SharePoint Server 2007 in regelmäßigen Abständen auf neue E-Mails überprüft.

Der Modus für automatische Einstellungen und das Übernehmen der Standardeinstellung stellen die einfachste Möglichkeit zur Aktivierung eingehender E-Mails dar. Alle Konfigurationseinstellungen sind auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, und Sie brauchen keine speziellen Fachkenntnisse. Diese Konfiguration reicht für die meisten Organisationen aus.

Mit den folgenden Schritten aktivieren Sie das Standardszenario für eingehende E-Mails:

1. Der Serveradministrator installiert den E-Mail-Dienst mit dem Assistent für Windows-Komponenten auf dem Server, der eingehende E-Mails empfangen soll. Auf diese Weise wird der SMTP-Dienst auf dem Server installiert und gestartet.

2. Der Farmadministrator aktiviert eingehende E-Mails mit dem Modus für automatische Einstellungen und übernimmt alle Standardwerte.

3. Der Websitesammlungsadministrator aktiviert das Feature für eingehende E-Mails für Bibliotheken und Listen, in denen eingehende E-Mails gespeichert werden sollen, und weist jeder Bibliothek und jeder Liste eine eindeutige Adresse im Format Adresse@SMTPserveraddress zu. Beispiel: freigegebenedateien@SMTPserver.contoso.com.

Wenn Benutzer E-Mails an die Adresse einer Liste oder einer Bibliothek senden, werden diese in Microsoft Office SharePoint Server 2007 erkannt und anhand der E-Mail-Adresse an die entsprechende Liste oder Bibliothek gesendet.

Erweiterte Szenarien

Erfahrenen Administratoren stehen weitergehende Konfigurationsoptionen zur Verfügung, die im Vergleich zum Standardszenario teilweise detailliertere Fachkenntnisse für eine Bereitstellung erforderlich machen. In diesem Abschnitt werden die folgenden Konfigurationsoptionen beschrieben:

• Sicherer E-Mail-Server

• E-Mail-Ablageordner

• Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst

• Anzeigeadresse des E-Mail-Servers für eingehende Nachrichten

Sicherer E-Mail-Server

Sie können Microsoft Office SharePoint Server 2007 so konfigurieren, dass E-Mails von einem beliebigen E-Mail-Server empfangen werden oder nur E-Mails, die über eine sichere E-Mail-Serveranwendung wie Microsoft Exchange Server weitergeleitet wurden.

Bei dieser Option muss die E-Mail-Weiterleitung über den sicheren E-Mail-Server von einem IT-Experten konfiguriert werden, und die Option ist nur im automatischen Modus verfügbar.

Die Weiterleitung von E-Mails über einen sicheren E-Mail-Server kann folgende Vorteile für Sie haben:

• Benutzerauthentifizierung Benutzer, die E-Mails an Ihre Website senden, können von Exchange Server im Gegensatz zum SMTP-Dienst authentifiziert. Der Serveradministrator kann auf der Website für die SharePoint-Zentraladministration angeben, dass E-Mails von authentifizierten Benutzern nur dann akzeptiert werden, wenn diese über Exchange Server gesendet werden.

• Spamfilterung Exchange Server beinhaltet einen Spamfilter, um unerwünschte kommerzielle E-Mails vor der Weiterleitung an die Zieladresse (hier: der Server mit Microsoft Office SharePoint Server 2007) abzufangen. Eine weitere Möglichkeit zur Verringerung von Spam besteht darin, den Mitgliedern der Teamwebsite das Archivieren von E-Mails nur in Listen zu ermöglichen, für die sie entsprechende Schreibberechtigungen erhalten haben.

• Virenschutz Exchange Server schützt vor Viren in E-Mails, die darüber weitergeleitet werden.

E-Mail-Ablageordner

Sie können den Speicherort angeben, an dem eingehende E-Mails in Microsoft Office SharePoint Server 2007 abgerufen werden. Der Vorteil dieser Option besteht darin, dass eingehende E-Mails in Microsoft Office SharePoint Server 2007 so von einer Netzwerkfreigabe auf einem anderen Server abgerufen werden können. Diese Vorgehensweise wird jedoch nicht empfohlen. Der Grund hierfür besteht darin, dass Konfigurationsänderungen auf dem E-Mail-Remoteserver, von dem die E-Mails an Ihren Ablageordner gesendet werden, in Microsoft Office SharePoint Server 2007 nicht erkannt werden können. Wenn der Administrator die Konfiguration des E-Mail-Server beispielsweise so ändert, dass E-Mails nicht mehr an diesen Ordner gesendet werden, können diese Änderungen in Microsoft Office SharePoint Server 2007 nicht erkannt werden, und die Dateien werden nicht vom neuen Speicherort abgerufen.

Sie können auch den SMTP-Dienst zum Empfangen von E-Mails verwenden und den Ordner angeben, indem E-Mails abgelegt werden, anstatt die Standardeinstellung zu übernehmen. Dies ist hilfreich, wenn der Ordner am Standardspeicherort voll oder nahezu voll ist.

Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst

Der Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst stellt eine Verbindung zwischen den SharePoint-Websites und dem Benutzerverzeichnis Ihrer Organisation her, um erweiterte E-Mail-Features bereitzustellen. Dieser Dienst bietet den Vorteil, dass Benutzer E-Mail-Verteilergruppen für SharePoint-Websites einrichten und verwalten können. Ferner werden durch diesen Dienst Kontakte im Benutzerverzeichnis der Organisation erstellt, sodass SharePoint-Listen mit E-Mail-Features im Adressbuch von Benutzern angezeigt werden.

Ein Standardszenario für die Verzeichnisverwaltung umfasst die folgenden Schritte:

1. Ein Websitesammlungsadministrator erstellt eine neue SharePoint-Gruppe.

2. Der Administrator erstellt eine Verteilerliste, die der SharePoint-Gruppe zugeordnet werden soll, und weist der Verteilerliste eine E-Mail-Adresse zu.

3. Nach und nach werden der SharePoint-Gruppe Benutzer hinzugefügt oder daraus entfernt. Dabei werden die Benutzer vom SharePoint-Verzeichnisdienst auch automatisch der Verteilerliste hinzugefügt bzw. daraus entfernt, die im Active Directory-Verzeichnisdienst gespeichert ist. Da Verteilerlisten einer bestimmten SharePoint-Gruppe zugeordnet sind, steht die jeweilige Verteilerliste allen Mitgliedern der SharePoint-Gruppe zur Verfügung.

4. Durch die Verwendung des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts werden E-Mail-Adressen für Diskussionsrunden und Kalender in Teamwebsites standardmäßig automatisch generiert und der Verteilerliste des Teams hinzugefügt. Die E-Mail-Adressen für diese beiden Listen weisen standardmäßig folgendes Format auf: Gruppenadresse.discussions und Gruppenadresse.calendar.

5. Durch Einbinden der E-Mail-Adressen für Diskussionsrunden und Kalender in die Verteilerliste werden alle E-Mails und Besprechungseinladungen, die an diese Verteilerliste gesendet werden, in der Teamwebsite archiviert.

Weitere Informationen zur Planung des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts finden Sie unter "Planen des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts" weiter unten in diesem Artikel.

Anzeigeadresse des E-Mail-Servers für eingehende Nachrichten

Administratoren können die Adresse des E-Mail-Servers für eingehende Nachrichten angeben, die auf Webseiten angezeigt wird, wenn Benutzer eine E-Mail-Adresse für eingehende Nachrichten für eine Website, eine Liste oder eine Gruppe erstellen. Diese Einstellung wird häufig in Verbindung mit dem Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst verwendet, um eine benutzerfreundlichere E-Mail-Serveradresse bereitzustellen.

Konfigurationsoptionen und Einstellungsmodi

Farmadministratoren können beim Aktivieren von eingehenden E-Mails zwischen zwei Einstellungsmodi wählen: automatisch und erweitert. Wie bereits im Standardszenario beschrieben, können Sie den Modus für automatische Einstellungen mit den Standardeinstellungen auswählen; dieser Modus weist jedoch noch zusätzliche Optionen auf, die Sie verwenden können.

In der folgenden Tabelle werden die Konfigurationsoptionen beschrieben, und es wird angegeben, ob diese auf der Seite Einstellungen für eingehende E-Mail konfigurieren mit dem Modus für automatische Einstellungen oder dem Modus für erweiterte Einstellungen konfiguriert werden.

Sowohl der Modus für erweiterte Einstellungen als auch der Modus für automatische Einstellungen ermöglichen Farmadministratoren das Konfigurieren des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts sowie der E-Mail-Serveradresse, die auf Webseiten angezeigt wird. Der Unterschied zwischen den beiden Modi besteht darin, dass beim Modus für automatische Einstellungen die Möglichkeit, die E-Mail-Server auszuwählen, von denen E-Mails akzeptiert werden, durch die Möglichkeit, den Ordner anzugeben ersetzt wird, in dem die E-Mails gespeichert werden. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 wird dieser E-Mail-Ablageordner für das Erkennen neuer E-Mail-Nachrichten verwendet.

Vor der Konfiguration von eingehenden E-Mails

Führen Sie vor der Konfiguration eingehender E-Mail folgende Aufgaben aus:

• Installieren Sie den SMTP-Dienst auf allen Servern, auf denen Sie eingehende E-Mails empfangen und verarbeiten möchten. Sie können auch eine alternative Möglichkeit angeben, um E-Mails an Ihren E-Mail-Ablageordner zu senden.

• Wenn Sie den SMTP-Dienst auf dem Server mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausführen, muss der Windows SharePoint Services-Webanwendungsdienst auf dem Server ausgeführt werden. Dadurch können E-Mails, die vom Webserver empfangen werden, in Microsoft Office SharePoint Server 2007 verarbeitet werden.

Weitere Informationen zur Installation des SMTP-Diensts erhalten Sie im Hilfesystem von Windows.

Planen des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts

Sie können den Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst mit dem Modus für automatische Einstellungen oder mit dem Modus für erweiterte Einstellungen konfigurieren. Sie können den Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst auf dem Server oder in der Serverfarm mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 aktivieren, oder Sie verwenden den Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst in einer anderen Farm. Ein Vorteil der Ausführung des Diensts in einer anderen Farm besteht darin, dass Active Directory-Berechtigungen an einem zentralen Ort, d. h. in der anderen Farm verwaltet werden.

Zum Aktivieren dieses Diensts auf dem Server oder in der Serverfarm mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 muss der Anwendungspool für die SharePoint-Zentraladministration von Microsoft Office SharePoint Server 2007 über Schreibzugriff auf den Container verfügen, der in Active Directory angegeben wird. Der Active Directory-Administrator muss hierfür die Organisationseinheit (OU) sowie die entsprechenden Berechtigungen konfigurieren. Der Vorteil der Verwendung des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts in einer Remotefarm besteht darin, dass kein Active Directory-Administrator zum Erstellen und Konfigurieren der OU erforderlich ist, wenn diese bereits vorhanden ist.

Konfigurationsoptionen für den Verzeichnisverwaltungsdienst

Beim Konfigurieren des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts zum Erstellen von Verteilergruppen und Kontakten in Active Directory müssen Sie folgende Informationen angeben:

• Name des Active Directory-Containers, in dem die neuen Verteilergruppen und Kontakte erstellt werden. Dabei muss folgendes Format verwendet werden:

  OU=Containername, DC=Domaenenname, DC=NamederDomaenederoberstenEbene

• Name des SMTP-Servers für eingehende E-Mails (sofern der SMTP-Standardserver ggf. nicht akzeptiert wird). Dabei muss folgendes Format verwendet werden:

  Server.Unterdomaene.Domaene.Domaene_deroberstenEbene

  Beispiel: SharePointServer.support.contoso.com

• Akzeptieren von Nachrichten nur von authentifizierten Benutzern

• Erstellen von Verteilergruppen für SharePoint-Websites durch Benutzer und ggf. Benutzern ermöglichen, eine Kombination der folgenden Aktionen auszuführen:

  • Erstellen einer neuen Verteilergruppe

  • Ändern der E-Mail-Adresse einer Verteilergruppe

  • Ändern des Titels und der Beschreibung einer Verteilergruppe

  • Löschen einer Verteilergruppe

Bei der Konfiguration des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts zum Erstellen von Verteilergruppen und Kontakten mit einem Microsoft SharePoint-Remoteverzeichnis-Verwaltungsdienst müssen Sie folgende Informationen angeben:

• URL des Remoteverzeichnis-Verwaltungsdienst. Beispiel: http://server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.

• Name des SMTP-Servers für eingehende E-Mails

• Akzeptieren von Nachrichten nur von authentifizierten Benutzern

• Möglichkeit zum Erstellen von Verteilergruppen für SharePoint-Websites durch Benutzer

Arbeitsblatt

Notieren Sie Ihre Entscheidungen im Hinblick auf eingehende E-Mails auf folgendem Arbeitsblatt:

• Arbeitsblatt "Planen des Features 'Eingehende E-Mail" (in englischer Sprache)

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.

Siehe auch

Weitere Ressourcen

Demo: Konfigurieren einer SharePoint Server 2007-Website für den E-Mail-Empfang