Planen eingehender E-Mails für eine SharePoint-Farm in SharePoint 2013

 

Gilt für:SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013

Letztes Änderungsdatum des Themas:2016-12-16

Zusammenfassung: Erfahren Sie, wie Sie eingehende E-Mail so konfigurieren, dass auf SharePoint-Websites E-Mail-Nachrichten und Anlagen empfangen und gespeichert werden können.

Mithilfe des Features für eingehende E-Mail von SharePoint 2013 können SharePoint-Websites E-Mail-Nachrichten und Anlagen empfangen und in Listen und Bibliotheken speichern. In diesem Artikel finden Server- und Farmadministratoren Informationen zu den Entscheidungen, die getroffen werden müssen, bevor das Feature für eingehende E-Mail in einer Organisation bereitgestellt wird.

Inhalt dieses Artikels:

Mit dem Feature für eingehende E-Mail können Teams E-Mail-Nachrichten speichern, die sie an andere Teammitglieder senden, ohne die SharePoint-Website aufzurufen und den in der E-Mail-Nachricht gesendeten Inhalt hochzuladen. Ermöglicht wird dies dadurch, dass den meisten Typen von Listen und Bibliotheken eine eindeutige E-Mail-Adresse zugewiesen werden kann.

Vor dem Konfigurieren von eingehender E-Mail müssen Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

  • Wenn Sie das einfache Szenario verwenden, muss auf jedem SharePoint-Front-End-Webserver der SMTP-Dienst (Simple Mail Transfer Protocol) und der SharePoint Foundation-Webanwendungsdienst ausgeführt werden.

  • Wenn Sie das erweiterte Szenario verwenden, können Sie einen oder mehrere Server in der Serverfarm so konfigurieren, dass sie den SMTP-Dienst ausführen und über eine gültige SMTP-Serveradresse verfügen. Alternativ dazu müssen Sie den Namen eines Servers außerhalb der Serverfarm, auf dem der SMTP-Dienst ausgeführt wird, und die Position des E-Mail-Ablageordners kennen.

Weitere Informationen zum Installieren des SMTP-Diensts finden Sie unter Konfigurieren eingehender E-Mails für eine SharePoint 2013-Farm.

Wenn Sie die Implementierung von eingehender E-Mail planen, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie ein einfaches oder ein erweitertes Szenario (siehe die nachfolgende Beschreibung) verwenden möchten.

Sie können ein einfaches Szenario für eingehende E-Mails implementieren, indem Sie den SMTP-Dienst auf dem Server mit SharePoint 2013 installieren und eingehende E-Mails mit dem Modus für automatische Einstellungen aktivieren und alle Standardeinstellungen übernehmen. In diesem Szenario werden eingehende E-Mails direkt an den SMTP-Server gesendet, und der E-Mail-Ablageordner, der automatisch vom SMTP-Dienst konfiguriert wird, wird von SharePoint 2013 in regelmäßigen Abständen auf neue E-Mails überprüft.

Das Auswählen des Modus für automatische Einstellungen und das Übernehmen der Standardeinstellungen stellen die einfachste Methode zum Aktivieren des Features für eingehende E-Mail dar, da sämtliche Konfigurationseinstellungen automatisch vorgenommen werden und deshalb nur geringe Fachkenntnisse erforderlich sind. Diese Konfiguration ist in den meisten Organisationen ausreichend.

Führen Sie folgende Schritte aus, um das Feature für eingehende E-Mail in einem einfachen Szenario zu aktivieren:

  1. Der Serveradministrator installiert mithilfe des Assistenten Features hinzufügen das Feature SMTP-Server auf dem Server, auf dem eingehenden E-Mails empfangen werden sollen. Dadurch wird der SMTP-Dienst auf dem Server installiert und gestartet.

  2. Der Farmadministrator aktiviert das Feature für eingehende E-Mail mithilfe des Modus für automatische Einstellungen und übernimmt alle Standardwerte.

  3. Der Websitesammlungsadministrator aktiviert das Feature für eingehende E-Mail für die Bibliotheken und Listen, in denen die eingehenden E-Mails gespeichert werden sollen, und weist den einzelnen Bibliotheken und Listen eine eindeutige E-Mail-Adresse im Format Adresse@SMTPserveraddress zu. Beispiel: GemeinsameDateien@SMTPserver.contoso.com.

Wenn Benutzer E-Mails an die Adresse einer Liste oder Bibliothek senden, wird von SharePoint 2013 erkannt, dass neue E-Mails übermittelt wurden. Diese E-Mails werden dann auf Grundlage der E-Mail-Adresse an die entsprechende Liste oder Bibliothek gesendet.

HinweisHinweis:
Sie können die Option für automatische Einstellungen auch in einem erweiterten Szenario verwenden und angeben, ob Sie den Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst, einen sicheren E-Mail-Server und eine Anzeigeadresse des Posteingangsservers verwenden möchten. Diese Optionen werden weiter unten unter Verwenden eines erweiterten Szenarios erläutert.

Wenn dieses einfache Szenario Ihre Anforderungen erfüllt, können Sie den Rest dieses Artikels überspringen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren eingehender E-Mails für eine SharePoint 2013-Farm.

Für Administratoren mit fortgeschrittenen Kenntnissen sind weitere Optionen verfügbar, für deren Bereitstellung mehr Erfahrung als für das einfache Szenario mit den Standardoptionen erforderlich ist. In diesem Abschnitt werden folgende Konfigurationsoptionen beschrieben:

  • SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst

  • Anzeigeadresse des Posteingangsservers

  • Sicherer E-Mail-Server

  • E-Mail-Ablageordner

Wenn Sie das erweiterte Szenario zum Konfigurieren eingehender E-Mail verwenden, müssen Sie zusätzliche Verfahren ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren eingehender E-Mails für eine SharePoint 2013-Farm.

Der SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst stellt eine Verbindung von SharePoint-Websites zum Benutzerverzeichnis Ihrer Organisation her, um erweiterte E-Mail-Features bereitzustellen. Über diesen Dienst können die Benutzer auf der Grundlage von SharePoint-Websites E-Mail-Verteilergruppen erstellen und verwalten. Mit diesem Dienst werden auch Kontakte im Benutzerverzeichnis der Organisation erstellt, sodass die Benutzer E-Mail-aktivierte SharePoint-Listen in ihren Adressbüchern finden können. Die Verwendung des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienstes erfordert jedoch mehr Verwaltungsaufwand, da der Dienst mit den Active Directory-Domänendiensten (Active Directory Domain Services, AD DS) kommuniziert.

HinweisHinweis:
Es empfiehlt sich, Exchange Server zusammen mit dem SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst zu verwenden. Andernfalls müssen Sie einen eigenen Verzeichnisverwaltungsdienst anpassen.

Sie können den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst mit dem Modus für automatische Einstellungen oder mit dem Modus für erweiterte Einstellungen konfigurieren. Sie können den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst in der SharePoint-Serverfarm aktivieren oder den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst einer anderen Farm verwenden. Ein Vorteil der Ausführung des Dienstes in einer anderen Farm besteht darin, dass Active Directory-Berechtigungen an einem zentralen Ort, d. h. in der anderen Farm verwaltet werden.

Zum Aktivieren dieses Dienstes auf einem Server oder in einer Serverfarm mit SharePoint 2013 muss das von SharePoint 2013 verwendete Anwendungspoolkonto für die SharePoint-Zentraladministration über Schreibzugriff auf den Container verfügen, der in Active Directory angegeben wird. Der Active Directory-Administrator muss hierfür die Organisationseinheit sowie die entsprechenden Berechtigungen konfigurieren. Der Vorteil der Verwendung des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienstes in einer Remotefarm besteht darin, dass kein Active Directory-Administrator zum Erstellen und Konfigurieren der Organisationseinheit erforderlich ist, wenn diese bereits vorhanden ist.

HinweisHinweis:
Wenn Sie beabsichtigen, den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst zu verwenden, müssen Sie eine Reihe von Verfahren ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren eingehender E-Mails für eine SharePoint 2013-Farm.

Ein typisches Verzeichnisverwaltungsszenario umfasst folgende Schritte:

  1. Ein Websitesammlungsadministrator erstellt eine neue SharePoint-Gruppe.

  2. Der Administrator erstellt eine Verteilerliste, ordnet diese der entsprechenden SharePoint-Gruppe zu und weist der Verteilerliste eine E-Mail-Adresse zu.

  3. Im Laufe der Zeit fügt der Administrator Benutzer zu dieser SharePoint-Gruppe hinzu oder entfernt sie daraus. Währenddessen werden die Benutzer durch den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst automatisch zur Verteilerliste hinzugefügt und daraus entfernt, die im Active Directory-Verzeichnisdienst gespeichert ist. Da Verteilerlisten mit einer bestimmten SharePoint-Gruppe verknüpft sind, ist diese Liste für alle Mitglieder dieser SharePoint-Gruppe verfügbar.

  4. Standardmäßig werden E-Mail-Adressen für Diskussionsrunden und Kalender auf Teamwebsites automatisch erstellt und anschließend der Teamverteilerliste hinzugefügt. Die E-Mail-Adressen für diese beiden Listen weisen standardmäßig das folgende Format auf: Gruppenadresse.discussions und Gruppenadresse.calendar.

  5. Durch das Einbeziehen von E-Mail-Adressen für Diskussionsrunden und Kalender in die Verteilerliste werden alle an diese Verteilerliste gesendeten E-Mails und Besprechungsanfragen auf der Teamwebsite archiviert.

Weitere Informationen zum SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst finden Sie unter Einblicke in SharePoint – SharePoint-Verzeichnisintegration.

Beim Konfigurieren des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts zum Erstellen von Verteilergruppen und Kontakten in Active Directory müssen Sie folgende Informationen angeben:

  • Den Namen des Active Directory-Containers, in dem neue Verteilergruppen und Kontakte erstellt werden sollen. Dieser Name muss im folgenden Format angegeben werden:

    OU=Containername, DC=Domänenname, DC=Name_der_Domäne_oberster_Ebene

    Beispiel

    OU=SharePointContacts,DC=Contoso,DC=com

  • Den Namen des SMTP-Servers, der für eingehende E-Mails verwendet werden soll (oder übernehmen Sie ggf. den Standard-SMTP-Server). Dieser Name muss im folgenden Format angegeben werden:

    Server.Unterdomäne.Domäne.Domäne_oberster_Ebene

    Beispiel: SharePointServer.support.contoso.com

  • Ob ausschließlich Nachrichten von authentifizierten Benutzern akzeptiert werden.

  • Ob Benutzern das Erstellen von Verteilergruppen auf der Grundlage von SharePoint-Websites gestattet wird. Wenn diese Option aktiviert wird, können Sie außerdem festlegen, ob die Benutzer beliebige Kombinationen der folgenden Aktionen ausführen dürfen:

    • Erstellen einer neuen Verteilergruppe

    • Ändern der E-Mail-Adresse einer Verteilergruppe

    • Ändern des Titels und der Beschreibung einer Verteilergruppe

    • Löschen einer Verteilergruppe

Beim Konfigurieren des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienstes zum Erstellen von Verteilergruppen und Kontakten mithilfe einer Remoteversion des Dienstes müssen Sie folgende Informationen angeben:

  • Die URL des Remote-Verzeichnisverwaltungsdienstes. Beispiel: http://server:adminport/_vti_bin/SharePointE-mailWS.asmx.

  • Den Namen des SMTP-Servers, der für eingehende E-Mails verwendet werden soll.

  • Ob ausschließlich Nachrichten von authentifizierten Benutzern akzeptiert werden.

  • Ob Benutzern das Erstellen von Verteilergruppen auf der Grundlage von SharePoint-Websites gestattet wird.

Administratoren können die E-Mail-Serveradresse angeben, die auf Webseiten angezeigt wird, wenn Benutzer für eine Website, Liste oder Gruppe eine Adresse für eingehende E-Mail erstellen. Diese Einstellung wird häufig in Kombination mit dem SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst verwendet, um für die Benutzer eine leichter einzugebende E-Mail-Serveradresse bereitzustellen, z. B. meineliste@example.com.

Sie können SharePoint 2013 so konfigurieren, dass E-Mails von einem beliebigen E-Mail-Server empfangen werden oder dass nur E-Mails empfangen werden, die über eine sichere E-Mail-Serveranwendung weitergeleitet wurden.

Das Weiterleiten von E-Mails über einen sicheren E-Mail-Server bietet folgende Vorteile:

  • Benutzerauthentifizierung: Vom SMTP-Dienst können keine Benutzer authentifiziert werden, die E-Mails an Ihre Website senden. Mit Exchange Server ist dies jedoch möglich. Der Serveradministrator kann auf der Website für die SharePoint-Zentraladministration angeben, dass das System E-Mails von authentifizierten Benutzern nur akzeptiert, wenn die E-Mails über Exchange Server gesendet wurden.

  • Spamfilter:Exchange Server enthält einen Spamfilter, mit dem unerwünschte kommerzielle E-Mails gelöscht werden, bevor diese an den Adressaten weitergeleitet werden, im vorliegenden Fall an den Server, auf dem SharePoint 2013 ausgeführt wird. Ein anderes Verfahren zum Reduzieren von Spam besteht darin, den Mitgliedern der Teamwebsite das Archivieren von E-Mails nur in Listen zu gestatten, für die Sie den Mitgliedern Schreibberechtigungen erteilt haben.

  • Virenschutz:Exchange Server bietet Virenschutz für E-Mails, die über den entsprechenden Server weitergeleitet werden.

HinweisHinweis:
Da diese Option nur im automatischen Modus verfügbar ist, ist es nicht möglich, einen oder mehrere sichere E-Mail-Server und gleichzeitig einen E-Mail-Ablageordner anzugeben.

Wenn der SMTP-Dienst nicht auf demselben Server wie SharePoint ausgeführt wird, müssen Sie angeben, woher SharePoint 2013 eingehende E-Mails abruft. Sie geben den E-Mail-Ablageordner an, damit SharePoint 2013 weiß, woher eingehende E-Mails abgerufen werden sollen. Wenn Sie jedoch einen bestimmten E-Mail-Ablageordner angeben, ist es für SharePoint 2013 nicht möglich, Konfigurationsänderungen am Remote-E-Mail-Server zu erkennen, von dem E-Mail an Ihren Ablageordner übermittelt werden. Wenn ein Administrator den E-Mail-Server nun so konfiguriert, dass E-Mails nicht mehr an diesen Ordner übermittelt werden, wird diese Konfigurationsänderung von SharePoint 2013 nicht erkannt, und die Dateien können daher auch nicht von dem neuen Speicherort abgerufen werden.

HinweisHinweis:
Wenn der erweiterte Modus für eingehende E-Mails festgelegt ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die entsprechenden Berechtigungen für den E-Mail-Ablageordner verfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren eingehender E-Mails für eine SharePoint 2013-Farm.
HinweisHinweis:
Da diese Option nur im erweiterten Modus verfügbar ist, können Sie keinen E-Mail-Ablageordner und gleichzeitig einen oder mehrere sichere E-Mail-Server angeben.

Als Farmadministrator können Sie beim Aktivieren des Features für eingehende E-Mail zwischen zwei Modi auswählen: dem Modus für automatische Einstellungen und dem Modus für erweiterte Einstellungen. Wie im Abschnitt "Verwenden eines einfachen Szenarios" beschrieben wurde, können Sie im Modus für automatische Einstellungen die Standardeinstellungen übernehmen, jedoch auch zusätzliche Optionen auswählen.

In der folgenden Tabelle werden die Konfigurationsoptionen beschrieben. Außerdem wird darauf hingewiesen, ob die Optionen in der die Website für die SharePoint-Zentraladministration auf der Seite Einstellungen für eingehende E-Mail konfigurieren im Modus für automatische Einstellungen oder im Modus für erweiterte Einstellungen konfiguriert werden.

 

Konfigurationsoption Modus für automatische Einstellungen Modus für erweiterte Einstellungen

Eingehende E-Mail aktivieren

Ja

Ja

SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst

Ja

Ja

Anzeigeadresse des Posteingangsservers

Ja

Ja

E-Mail-Ablageordner

Nein

Ja

Sowohl der Modus für erweiterte Einstellungen als auch der Modus für automatische Einstellungen ermöglichen Farmadministratoren das Konfigurieren des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienstes sowie der E-Mail-Serveradresse, die auf Webseiten angezeigt wird. Der Unterschied zwischen den beiden Modi besteht darin, dass beim Modus für automatische Einstellungen die Möglichkeit, die E-Mail-Server auszuwählen, von denen E-Mails akzeptiert werden, durch die Möglichkeit ersetzt wird, den Ordner anzugeben, in dem die E-Mails abgelegt werden. In SharePoint 2013 wird dieser E-Mail-Ablageordner für das Erkennen neuer E-Mail-Nachrichten verwendet.

HinweisHinweis:
Die Einstellung E-Mail-Ablageordner ist im Modus für automatische Einstellungen nicht verfügbar, da der E-Mail-Ablageordner in diesem Modus automatisch auf den vom SMTP-Dienst angegebenen Ordner festgelegt wird.

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