Erstellen eines Kommunikationsplans
Inhalt dieses Artikels
Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit dem Aktualisierungsteam
Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit Websitebenutzern
Bei kleinen Bereitstellungen ohne jegliche Anpassungen der Website kann das Aktualisierungsteam aus nur einer Person bestehen. Im Gegensatz dazu können, gemäß der folgenden Liste, bei größeren Bereitstellungen mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen erforderlich sein.
Serveradministratoren: Der Serveradministrator führt die meisten Aktualisierungsaufgaben aus. Zum Aktualisierungsteam muss mindestens ein Serveradministrator gehören, da für die Ausführung des Setup-Assistenten ein Mitglied der Gruppe der lokalen Administratoren auf den einzelnen Front-End-Webservern erforderlich ist.
Hinweis
Farmadministratoren können lokale Administratoren für den Server sein oder nicht.
Administratoren für gemeinsame Dienste: In Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 müssen Sie sich mit den Administratoren für gemeinsame Dienste (z. B. für Suchvorgänge) abstimmen, um sicherzustellen, dass sie für die Aktualisierung bereit sind und dass sie in der neuen Version die entsprechenden Einstellungen konfigurieren können.
Websitesammlungsbesitzer: Sie müssen in der Lage sein, Websitesammlungsbesitzer über den bevorstehenden Aktualisierungsprozess zu informieren und sie vor jeglichen Problemen zu warnen, die beim Aktualisieren ihrer Websites erkannt wurden. Wenn Sie eine schrittweise Aktualisierung planen, müssen Sie sich zudem mit den Websitesammlungsbesitzern abstimmen, um festzulegen, ob ihre Websites vor dem Löschen oder Deaktivieren der alten Websites vollständig aktualisiert werden sollen und ob jegliche Anpassungen erneut angewendet werden sollen.
Website-Designer und -Entwickler: Wenn Ihren Websites benutzerdefinierte Vorlagen, Webparts, Webdienste oder andere benutzerdefinierte Elemente zugeordnet sind, müssen Sie mit den für die Entwicklung oder Anpassung dieser Elemente verantwortlichen Personen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie neue Versionen dieser benutzerdefinierten Elemente erstellen können. Dies dient auch der Überprüfung, ob diese Elemente korrekt aktualisiert wurden. Weitere Informationen zu potenziellen Problemen mit benutzerdefinierten Elementen finden Sie unter Use a trial upgrade to find potential issues.
Websitebenutzer: Obwohl Websitebenutzer nicht in den Entscheidungsprozess bezüglich des Aktualisierungsvorgangs einbezogen werden müssen, müssen Sie sie über den Zeitpunkt der Aktualisierung informieren und ihnen mitteilen, was sie erwarten sollten.
Sponsoren und andere Beteiligte: Möglicherweise sind auch andere Personen Ihrer Organisation am Planungsprozess der Aktualisierung beteiligt. Vergewissern Sie sich, dass Sie sie entsprechend in Ihren Kommunikationsplan einbeziehen.
Hinweis
Die einzelnen Rollen eines Aktualisierungsteams können durch ein oder mehrere Mitglieder besetzt sein. Dies ist von Ihrer Organisation abhängig.
Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit dem Aktualisierungsteam
Im Allgemeinen legen die Serveradministratoren und die Administratoren für gemeinsame Dienste den Zeitplan für die Aktualisierung fest, und die Websitebesitzer werden erst kurz vor Beginn des Prozesses benachrichtigt. Da die Teammitglieder jedoch zu bestimmten Zeitpunkten des Aktualisierungsgesamtprozesses bestimmte Aufgaben ausführen müssen, ist es von großer Bedeutung, dass Sie über einen handfesten Plan zur Kommunikation des Aktualisierungsfortschritts verfügen, sodass alle beteiligten Teammitglieder wissen, wann sie ihre eigenen Aufgaben ausführen müssen.
Das gesamte Aktualisierungsteam muss zusammenarbeiten, um Folgendes zu bestimmen:
Den zu verwendenden Aktualisierungsansatz: Im Thema Determine upgrade approach (2) finden Sie Informationen, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung bezüglich der auszuführenden Aktualisierungsart helfen. Dabei ist es zudem wichtig, den vom Tool zum Ausführen eines Scans vor dem Update generierten Bericht zu berücksichtigen.
Termine und Zeitpunkte für die Aktualisierungsausführung: Es wird empfohlen (insbesondere bei direkten Aktualisierungen), die Aktualisierung vorzunehmen, wenn die Websitefrequentierung gering ist. Bei kleineren Bereitstellungen mit einem einzelnen Server kann die Aktualisierung in weniger als einem Tag abgeschlossen werden. Im Falle umfangreicherer Bereitstellungen, beispielsweise bei Serverfarmen mit großem Datenvolumen, kann die Option der schrittweisen Aktualisierung verwendet werden, um den Aktualisierungsprozess auf mehrere Ausfallzeiten zu verteilen. Es existiert keine Möglichkeit zur Bestimmung des exakten Zeitaufwands, der für die Aktualisierung einer bestimmten Websitesammlung erforderlich ist. Daher ist die Kommunikation mit anderen Teammitgliedern, die am Aktualisierungsprozess beteiligt sind, und mit den Endbenutzern von erheblicher Bedeutung. Der von Ihnen für die Aktualisierung ausgewählte Termin sollte nicht zu kurzfristig sein, sodass das Aktualisierungsteam genügend Zeit für die Ausführung aller im Vorfeld erforderlichen Schritte hat. Stellen Sie beim Aufstellen des Zeitplans sicher, dass Sie dabei Zeit für die Validierung der aktualisierten Websites und für die Implementierung jeglicher Änderungen sowie für die Arbeiten bezüglich eines erneuten Brandings der Websites einplanen.
Während des Aktualisierungsprozesses ist es wichtig, wie folgt mit den Websitebesitzern, Websitedesignern und Websiteentwicklern zu kommunizieren:
Bevor der Prozess beginnt, sodass sie den allgemeinen Zeitplan und ihre Rollen in dem Prozess kennen.
Nach der Ausführung des Tools zum Ausführen eines Scans vor dem Update, sodass die von dem Tool erkannten Probleme bearbeitet werden können. Weitere Informationen zu dem Tool zum Ausführen eines Scans vor dem Update finden Sie unter Ausführen des Tools zum Ausführen eines Scans vor dem Update (Office SharePoint Server). Probleme, beispielsweise bezüglich benutzerdefinierter Websitevorlagen oder benutzerdefinierter Webparts, sollten dem entsprechenden Websitebesitzer, Websitedesigner oder Websiteentwickler vor dem Planen der Aktualisierung gemeldet werden, sodass sie Zeit zum Untersuchen der Probleme und zum Ausführen entsprechender Schritte im Vorfeld haben. Ein Entwickler kann beispielsweise entscheiden, dass eine Neuerstellung eines Webparts vor der Aktualisierung sinnvoll ist. Andererseits möchten Websitebesitzer möglicherweise jegliche an ihren Websites vorgenommene Anpassungen überprüfen, einschließlich Websitevorlagen und Änderungen an den ASPX-Hauptdateien (Active Server Page Extension).
Nachdem ihre Websites aktualisiert wurden, sodass sie sie überprüfen und notwendige Änderungen vornehmen können. Die Websitebesitzer müssen wissen, wie lange die alten Websiteversionen beibehalten werden, sodass sie alle benötigten Daten von der alten Website abrufen können.
Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit Websitebenutzern
Es ist gleichermaßen wichtig, mit den Benutzern der Websites zu kommunizieren, um sie über Folgendes zu informieren:
Wann ihre Websites aktualisiert werden: Im Falle einer direkten Aktualisierung müssen sie auch darüber informiert werden, dass ihre Websites während der Aktualisierung nicht verfügbar sind.
Wann ihre aktualisierten Websites voraussichtlich fertig sind: Dies schließt nicht nur die Aktualisierung durch das Aktualisierungsteam ein, sondern auch die Überprüfung der Funktionalität der aktualisierten Websites.
Wie sich die Aktualisierung auswirkt und was sie bezüglich der neuen Umgebung wissen sollten: Die Website kann beispielsweise anders aussehen, und die Funktion kann leicht von der alten Version abweichen. Möglicherweise möchten sie nach der Aktualisierung auch Anpassungen aus der alten Website erneut anwenden. Sie können die Websitebenutzer auch auf verfügbare Informationen hinweisen, beispielsweise auf Artikel über Neuigkeiten oder auf Schulungsmaterialien, sodass sie sich über die neue Version informieren können.
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