Erstellen eines Kommunikationsplans (SharePoint Server 2010)

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Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Es ist wichtig, dass Sie während des Upgrades von Microsoft Office SharePoint Server 2007 auf Microsoft SharePoint Server 2010 mit den Benutzern kommunizieren. Die Websitebenutzer müssen wissen, was sie erwartet, wenn sie nach dem Upgrade ihre Websites wieder besuchen. Websitebesitzer müssen wissen, was sie zur Vorbereitung des Upgrades beitragen können und was sie nach dem Upgrade tun müssen. Sowohl die Websitebenutzer als auch die Websitebesitzer müssen wissen, wann das Upgrade durchgeführt wird. Folgende Aspekte sollten Sie im Rahmen der Planung klären:

  • Welche Personen gehören zu Ihrem Upgradeteam, welche anderen Personen sind beteiligt, und wer wird von dem Upgrade betroffen sein?

  • Welche Informationen braucht das Upgradeteam und zu welchen Zeitpunkten?

  • Welche Informationen benötigen die Websitebenutzer und andere Interessengruppen und zu welchen Zeitpunkten?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Kommunikationsplan aufgesetzt werden muss, damit das Upgradeteam, die Benutzer und alle anderen Betroffenen und Beteiligten wissen, was vor, während und nach dem Upgrade auf sie zukommt.

Inhalt dieses Artikels

  • Wer gehört zum Upgradeteam?

  • Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit dem Upgradeteam

  • Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit Websitebenutzern

Wer gehört zum Upgradeteam?

Bei kleinen Bereitstellungen ohne jegliche Anpassungen der Website kann das Upgradeteam aus nur einer Person bestehen. Im Gegensatz dazu können bei größeren Bereitstellungen mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen erforderlich sein, wie in der folgenden Liste beschrieben.

  • Serveradministratoren   Der Serveradministrator führt den überwiegenden Teil der Aufgaben im Rahmen des Upgrades aus. Mindestens ein Mitglied des Upgradeteams muss Serveradministrator sein, da für die Ausführung des Installations-Assistenten eine Person erforderlich ist, die auf jedem der Front-End-Webserver Mitglied der lokalen Gruppe der Administratoren ist.

    Hinweis

    Farmadministratoren müssen nicht unbedingt lokale Administratoren für den Server sein.

  • Datenbankadministratoren   Wenn Sie ein eigenes Datenbankverwaltungsteam haben, müssen Sie sich in puncto Zeitplan und Durchführung des Upgrades mit diesem Team abstimmen, besonders dann, wenn Sie ein Upgrade durch Datenbankanfügungen ausführen möchten.

  • Serversicherheitsteams   Sie müssen sich mit den Sicherheitsteams abstimmen, z. B. mit dem Active Directory-Verzeichnisdienstteam, um Konten und Berechtigungen zu überprüfen oder die neuen Richtlinieneinstellungen nutzen zu können, die Sie für SharePoint Server 2010 anwenden können.

  • Clientbereitstellungsteam   Tauschen Sie sich mit den Clientbereitstellungsteam aus, um die Bereitstellung von neuen Client- und Serveranwendungen zu koordinieren. Die Clientbereitstellung muss möglicherweise vor dem Upgrade erfolgen, sie kann aber auch eine Option sein, die den Benutzern nach dem Upgrade ihrer Websites zur Verfügung steht.

  • Dienstadministratoren   Für Office SharePoint Server 2007 müssen Sie sich mit den Administratoren für gemeinsame Dienste (z. B. für den Suchdienst) abstimmen, um sicherzustellen, dass sie auf das Upgrade vorbereitet sind und in der neuen Version die entsprechenden Einstellungen konfigurieren können.

  • Websitesammlungsbesitzer   Sie müssen die Websitesammlungsbesitzer über das bevorstehende Upgrade unterrichten und sie über etwaige Probleme informieren, die beim Ausführen des Tools zum Ausführen einer Überprüfung vor dem Upgrade oder beim Upgraden ihrer Websites auftreten. Wenn Sie Visual Upgrade verwenden, müssen Sie mit den Websitesammlungsbesitzern auch über die Umstellung auf die neue Benutzeroberfläche kommunizieren und gemeinsam entscheiden, ob die Farmadministratoren oder die Websitesammlungsadministratoren diese Umstellung durchführen sollen.

  • Websitedesigner und -entwickler   Wenn Ihren Websites benutzerdefinierte Vorlagen, Webparts, Webdienste oder andere benutzerdefinierte Elemente zugeordnet sind, müssen Sie mit den für die Entwicklung oder Anpassung dieser Elemente verantwortlichen Personen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie neue Versionen dieser benutzerdefinierten Elemente erstellen können, oder Sie müssen sicherstellen, dass diese Elemente korrekt aktualisiert wurden. Weitere Informationen zu potenziellen Problemen mit benutzerdefinierten Elementen finden Sie unter Verwenden eines Testupgrades zur Ermittlung möglicher Probleme (SharePoint Server 2010).

  • Websitebenutzer   Websitebenutzer müssen zwar nicht unbedingt in die Entscheidungen zum Upgradeprozess einbezogen werden, sie müssen aber über den Zeitpunkt des Upgrades und die möglichen Auswirkungen informiert werden.

  • Sponsoren und andere Beteiligte: Möglicherweise sind auch andere Personen Ihrer Organisation an der Planung des Upgrades beteiligt. Vergewissern Sie sich, dass Sie sie entsprechend in Ihren Kommunikationsplan einbeziehen.

    Hinweis

    Die einzelnen Rollen eines Upgradeteams können durch ein oder mehrere Mitglieder besetzt sein. Dies ist von Ihrer Organisation abhängig.

Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit dem Upgradeteam

Im Allgemeinen legen die Serveradministratoren und die Administratoren für gemeinsame Dienste den Zeitplan für das Upgrade fest, und die Websitebesitzer werden erst kurz vor Beginn des Prozesses benachrichtigt. Da die Teammitglieder jedoch zu bestimmten Zeitpunkten des gesamten Upgradeprozesses bestimmte Aufgaben ausführen müssen, ist es von großer Bedeutung, dass Sie über einen detaillierten Plan zur Kommunikation des Upgradefortschritts verfügen, sodass alle beteiligten Teammitglieder wissen, wann sie ihre jeweiligen Aufgaben ausführen müssen.

Das gesamte Upgradeteam muss gemeinsam Folgendes bestimmen:

  • Den zu verwendenden Upgradeansatz   Im Artikel Bestimmen der Upgrademethode (SharePoint Server 2010) finden Sie Informationen, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung bezüglich der zu verwendenden Upgrademethode helfen. Dabei ist es zudem wichtig, den vom Tool zum Ausführen einer Überprüfung vor dem Update generierten Bericht zu berücksichtigen.

  • Termine (Datum und Uhrzeit) für die Ausführung des Upgrades   Es empfiehlt sich (besonders bei einem direkten Upgrade), das Upgrade zu einem Zeitpunkt auszuführen, zu dem die Websites nur wenig genutzt werden. In kleinen Bereitstellungen mit nur einem Server kann das Upgrade innerhalb von weniger als einem Tag durchgeführt werden. Bei größeren Bereitstellungen, z. B. Serverfarmen mit großen Datenmengen, können Sie ein Upgrade durch Datenbankanfügungen oder ein direktes Upgrade mit getrennten Datenbanken verwenden, um den Upgradeprozess über mehrere Ausfallzeiträume zu verteilen. Wie lange das Upgrade einer bestimmten Websitesammlung genau dauert, lässt sich nicht vorhersagen. Daher ist ein intensiver Informationsaustausch mit den anderen am Upgradeprozess beteiligten Teammitgliedern und mit den Endbenutzern unabdingbar. Der Tag bzw. die Tage, die Sie für das Upgrade auswählen, sollte weit genug in der Zukunft liegen, damit das Upgradeteam genügend Zeit für die Durchführung aller vorbereitenden Schritte hat. Planen Sie beim Aufstellen des Zeitplans auch Zeit für die Validierung der geupgradeten Websites, die Implementierung etwaiger Änderungen oder die Durchführung von Änderungen am Branding von Websites ein.

An den folgenden Punkten des Upgradeprozesses ist die Kommunikation mit den Besitzern, Designern und Entwicklern von Websites unerlässlich:

  • Bevor der Prozess beginnt, sodass sie den allgemeinen Zeitplan und ihre Rollen in dem Prozess kennen.

  • Nach der Ausführung des Tools zum Ausführen einer Überprüfung vor dem Upgrade, sodass die von dem Tool erkannten Probleme bearbeitet werden können. Weitere Informationen zum Tool für das Ausführen einer Überprüfung vor dem Upgrade finden Sie unter Ausführen der Überprüfung vor dem Upgrade (SharePoint Server 2010). So sollten beispielsweise Probleme etwa im Zusammenhang mit benutzerdefinierten Websitevorlagen oder benutzerdefinierten Webparts dem entsprechenden Websitebesitzer, Websitedesigner oder Websiteentwickler vor dem Planen des Upgrades gemeldet werden, damit dieser Zeit zum Untersuchen der Probleme und zum Ausführen entsprechender Schritte im Vorfeld hat. In einem anderen Fall entscheidet ein Entwickler vielleicht, dass eine Neuerstellung eines Webparts vor dem Upgrade sinnvoll wäre. Und für Websitebesitzer empfiehlt es sich u. U., alle an ihren Websites vorgenommenen Anpassungen zu dokumentieren, einschließlich Websitevorlagen und Änderungen an den ASPX-Hauptdateien (Active Server Page Extension).

  • Nachdem ihre Websites geupgradet wurden, sodass sie die Websites überprüfen und etwaige erforderliche Änderungen durchführen können.

Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit Websitebenutzern

Es ist gleichermaßen wichtig, mit den Benutzern der Websites zu kommunizieren, um sie über Folgendes zu informieren:

  • Zeitpunkt des Upgrades ihrer Websites   Bei einem direkten Upgrade müssen die Benutzer außerdem darüber informiert werden, dass ihre Websites während des Upgrades nicht verfügbar sind.

  • Voraussichtliche Verfügbarkeit der aktualisierten Websites   Das Upgradeteam muss den Zeitpunkt mitteilen, zu dem nicht nur das eigentliche Upgrade abgeschlossen, sondern auch der ordnungsgemäße Betrieb der aktualisierten Websites sichergestellt sein wird.

  • Mögliche Auswirkungen des Upgrades und wissenswerte Informationen über die neue Umgebung   Die Website kann beispielsweise in der neuen Benutzeroberfläche ein anderes Erscheinungsbild haben oder geringfügig anders funktionieren. Wenn Sie das visuelle Upgrade verwenden, informieren Sie die Benutzer darüber, ob sie nach dem Upgrade die alte oder die neue Benutzeroberfläche sehen werden und was sie sonst noch erwartet. Sie können die Benutzer auch auf entsprechende verfügbare Inhalte hinweisen, z. B. Artikel mit Neuigkeiten oder Schulungsmaterialien, in denen sie sich mit der neuen Version vertraut machen können. Weitere Informationen zu Featureänderungen und zum visuellen Upgrade finden Sie unter Planen eines visuellen Upgrades (SharePoint Server 2010)und Änderungen bei wichtigen Features zwischen Versionen im Artikel "Neues beim Upgrade".

  • Wo erhalten die Benutzer Hilfe   Falls die Benutzer nach dem Upgrade auf ein Problem stoßen, wo erhalten Sie Hilfe dazu, wie sie das Problem beheben können?