Steuerung (Übersicht) (SharePoint Server 2010)

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Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2017-01-19

In diesem Artikel wird die Steuerung als ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Bereitstellung von Microsoft SharePoint Server 2010 eingeführt. Zudem wird erläutert, warum Informationsarchitektur und IT-Dienste die wesentlichen Komponenten eines Steuerungsplans darstellen.

In den Artikeln in diesem Abschnitt wird herausgestellt, wie wichtig die Steuerung von SharePoint Server 2010-Bereitstellungen ist. Diese Artikel enthalten zudem allgemeine Anweisungen und Beispiele der Microsoft SharePoint Server-Aktivitäten und -Prozesse, die von der Organisation gesteuert werden sollten.

Inhalt dieses Artikels:

  • Informationen zur Steuerung

  • Was sollte gesteuert werden?

  • Wer sollte Steuerungsrichtlinien festlegen?

  • Wie sollte die Steuerung implementiert werden?

Informationen zur Steuerung

Als Steuerung wird ein Satz von Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen bezeichnet, die die Zusammenarbeit der Geschäftsbereiche und IT-Teams eines Unternehmens zur Umsetzung der Unternehmensziele anleiten, lenken und steuern. Ein umfassender Steuerungsplan kann für ein Unternehmen folgende Vorteile bieten:

  • Optimierung der Bereitstellung von Produkten und Technologien, wie z. B. SharePoint Server 2010.

  • Beitrag zum Schutz des Unternehmens vor Sicherheitsrisiken oder Schadensersatzforderungen.

  • Beitrag zur Sicherstellung der optimalen Rendite bei Technologien, z. B. durch Erzwingen bewährter Methoden für das Content Management oder die Informationsarchitektur.

Was sollte gesteuert werden?

Für jede Organisation gelten spezielle Anforderungen und Ziele, die den jeweiligen Steuerungsansatz beeinflussen. Beispielsweise benötigen größere Organisationen in der Regel eine umfassendere und detailliertere Steuerung als kleinere Organisationen.

Für eine erfolgreiche Bereitstellung von SharePoint Server 2010 sind folgende Elemente erforderlich:

  • Informationsarchitektur

    Das Ziel der Informationsarchitektur besteht in der Erstellung eines Systems, das Benutzern beim Sammeln, Speichern, Abrufen und Verwenden der Informationen hilft, die zur Erreichung der Geschäftsziele benötigt werden. Die Informationsarchitektur einer Website bestimmt, wie die Informationen auf der Website – die Webseiten, Dokumente, Listen und Daten – organisiert und den Benutzern der Website angezeigt werden.

    Durch eine umfassende Bewertung der Informationsarchitektur in einer Organisation können unter anderem die folgenden Mängel an Effizienz aufgedeckt werden:

    • Die inkonsistente Verwendung von Metadaten, die die Suche und den Vergleich verwandter Daten oder Inhalte erschweren kann.

    • Mängel beim Entwerfen und Verwalten der Inhaltsspeicherung, die zu mehreren Dokumentversionen führen können, deren maßgebende Version nicht identifiziert werden kann.

    • Mangelhaft katalogisierte und verwaltete Datenspeicherung, die verhindert, dass Entscheidungsträger die richtigen Daten finden und verwenden.

    • Ein mangelhafter Entwurf für die Navigation oder mangelhafte Darstellung der Informationen, die das Auffinden wichtiger Websites und Informationen erschweren können.

  • IT-Dienst, mit dem SharePoint Server gehostet wird

    SharePoint Server 2010 enthält zahlreiche neue Features, die in einem umfangreichen Steuerungsplan berücksichtigt werden sollten. Zu diesen Features gehören die Folgenden:

    • Neue, in Microsoft SharePoint Foundation 2010 integrierte Dienstanwendungsarchitektur, die das SSP-Modell ersetzt.

    • Verbesserungen bei der Sicherung und Wiederherstellung.

    • Mehrinstanzenfähigkeit, durch die eine echte Hostingumgebung erstellt und die Freigabe von Dienstressourcen zwischen Kunden (Instanzen) ermöglicht wird, während die Daten basierend auf Websiteabonnements partitioniert werden.

    • Verwaltete Konten, durch die Kennwortänderungen automatisiert werden.

    • Windows PowerShell, die neue Befehlszeilenschnittstelle und Skriptsprache, die speziell für Systemadministratoren entwickelt wurde.

    Ohne einen Steuerungsplan kann die schnelle und unkontrollierte Zunahme der Größe von individuell verwalteten Webservern mit SharePoint Server zu unvorhergesehenen Ergebnissen führen. Hierzu gehört Folgendes:

    • Isolierte Server, die eine lose organisierte Gruppe von Websites ohne ein gemeinsames Suchindex-, Navigations- oder Sicherheitsschema hosten. Soll die Self-Service Site Creation unterstützt werden, sollten Sie über einen Plan verfügen, der Inhaltsdisposition und Websitearchivierung abdeckt.

    • Server, die nicht sichere Anwendungen hosten, was die Integrität Ihrer Inhalte gefährden kann.

    • Anfragen an den technischen Support für lokale Server mit SharePoint Server ohne das Wissen des Supportteams.

    • Wichtige Aktivitäten, wie die Einhaltung von Vorschriften, die auf den verschiedenen Servern möglicherweise inkonsistent gehandhabt werden.

    • Regelmäßige Wartungsaktivitäten, wie z. B. das Sichern und Wiederherstellen von Daten oder das Installieren von Produktupdates, die aufgrund unzureichender Schulung oder einer inkonsistenten Serverkonfiguration möglicherweise nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden.

    • Änderungen des Websitebesitzes, die Fragen zum Besitz von Inhalten aufwerfen oder Sperren von Websites verursachen.

    Bei zunehmender Verwendung von SharePoint Server 2010 im Unternehmen sollte die IT-Abteilung eine Reihe von streng kontrollierten Hostingdiensten implementieren, durch die SharePoint Server 2010 verfügbar gemacht wird und seine Verwendung und Konfiguration gesteuert werden.

Für effektive und einfach zu verwaltende SharePoint Server 2010-Lösungen sollte Ihre Organisation mindestens einen der folgenden Bereiche steuern:

  • Anpassungsrichtlinien

    SharePoint Server 2010 enthält anpassbare Features und Funktionen, die mehrere Produktbereiche, wie z. B. Business Intelligence, Formulare, Workflow und Content Management, umfassen. Die Anpassung birgt Risiken für Stabilität, Wartung und Sicherheit der SharePoint Server 2010-Umgebung. Für eine Anpassung in einem kontrollierten Bereich sollten Sie eine Anpassungsrichtlinie entwickeln, mit der folgende Faktoren geregelt werden:

    • Genehmigte Anpassungstools. Sie sollten beispielsweise entscheiden, ob die Verwendung von Microsoft SharePoint Designer 2010 zulässig ist, und angeben, welche Websiteelemente von wem angepasst werden können.

    • Möglichkeiten zum Verwalten von Quellcode, z. B. ein Quellcodeverwaltungssystem, und Standards für das Dokumentieren des Codes.

    • Entwicklungsstandards, wie z. B. bewährte Methoden zum Erstellen von Code.

    • Standards zum Testen und Überprüfen.

    • Erforderliche Verpackungs- und Installationsmethoden. Sie sollten die Verwendung des Sandkastenmodus steuern, mit dem Websitebesitzer benutzerdefinierte Lösungen in einem teilweise vertrauenswürdigen Kontext hosten können, sodass sie keine Auswirkungen auf den Rest der SharePoint-Implementierung haben.

    • Die unterstützten Anpassungsarten. Möglicherweise möchten Sie z. B. die Verwendung von Webparts zulassen, um Microsoft Silverlight 3-Anwendungen in SharePoint-Websites zu integrieren.

      Weitere Informationen zu den Prozessen zum Verwalten von Anpassungen finden Sie im Whitepaper Anpassungsrichtlinie für SharePoint-Produkte und -Technologien (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x407).

  • Branding

    Wenn Sie eine Informationsarchitektur und einen Satz von Websites für die Verwendung in einem gesamten Unternehmen entwerfen, sollten Sie das Branding im Steuerungsplan berücksichtigen. Ein formaler Satz von Brandingrichtlinien hilft sicherzustellen, dass Unternehmenslogos, Schriftarten, Designs und andere Designelemente auf Websites einheitlich verwendet werden. Beispielsweise können Sie in SharePoint Server 2010 ein Microsoft PowerPoint 2010-Design direkt in eine SharePoint-Website importieren. Das Design wird dann automatisch auf alle Unterwebsites angewendet.

  • Schulung

    SharePoint Server 2010 verfügt zwar über eine intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche und Onlinehilfe, aber die Verwendung und insbesondere die Verwaltung von Websites basierend auf SharePoint Server 2010 kann für manche Benutzer eine Herausforderung darstellen. Darüber hinaus müssen die von der IT-Abteilung und den Geschäftsbereichen implementierten Steuerungsrichtlinien möglicherweise erläutert werden. Durch die sachgemäße Schulung der Benutzer kann die Zufriedenheit mit der Implementierung von SharePoint Server 2010 gesteigert werden, während die Supportkosten gesenkt werden können.

Wer sollte Steuerungsrichtlinien festlegen?

Für eine erfolgreiche Bereitstellung von SharePoint Server 2010 ist eine kontinuierliche Kommunikation und Partnerschaft zwischen IT-Experten, Geschäftsleitern und Information Workern erforderlich. Beim Erstellen eines Steuerungskomitees sollten Sie Vertreter von möglichst vielen der folgenden Gruppen und Rollen einbeziehen:

Hinweis

Möglicherweise ist eine entsprechende Rolle in Ihrer Organisation nicht vertreten, oder es wird ein anderer Titel verwendet.

  • Leitende Führungskräfte: Leitende Führungskräfte sollten die allgemeinen Ziele des Steuerungskomitees definieren, ihm die entsprechende Autorität verleihen und in bestimmten Abständen den Erfolg der implementierten Methoden und Richtlinien auswerten.

  • Mitarbeiter der Finanzabteilung: Mitarbeiter der Finanzabteilung sollten sicherstellen, dass die Steuerungsregeln und -prozesse die Rendite des Unternehmens bei SharePoint-Produkten und -Technologien steigern.

  • IT-Manager: IT-Manager müssen Serviceleistungen entwickeln und bestimmen, wie die IT-Ziele zu erreichen sind (z. B. Verbessern der Sicherheit und Aufrechterhalten der Zuverlässigkeit), und gleichzeitig die von den Unternehmensteams benötigten Features unterstützen.

  • Geschäftsbereichsmanager: Geschäftsbereichsmanager repräsentieren die Teams, die die primären Arbeiten des Unternehmens ausführen und die Anforderungen im Hinblick auf die Architektur und die Funktionalität der Bereitstellung von SharePoint Server 2010 bestimmen. Sie müssen zusammen mit Informationsarchitekten die Informationsarchitektur und die Standards der organisatorischen Taxonomie des Unternehmens festlegen. Außerdem müssen sie zusammen mit den IT-Managern Vereinbarungen zum Servicelevel und andere Supportrichtlinien ausarbeiten.

  • Informationsarchitekten oder Taxonomieexperten: Mitglieder dieser Gruppen verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Planung und dem Entwurf von Informationssystemen und Taxonomien. Basierend auf ihrer Analyse der Informationsbedürfnisse der Zielgruppe entwickeln sie Pläne zur Unterstützung von Unternehmenszielen und definieren Websitearchitektur und Navigation.

  • Einhaltungsprüfer: Die Steuerung beinhaltet das Sicherstellen, dass ein Unternehmen die behördlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt und die Unternehmensdaten verwaltet. Wenn es in Ihrem Unternehmen Positionen gibt, die für die Einhaltung dieser Anforderungen oder die rechtliche Aufsicht zuständig sind, sollten Sie die Mitarbeiter aus diesen Fachbereichen in das Steuerungskomitee aufnehmen.

  • Leiter der Entwicklungsabteilung: Leiter in der Softwareentwicklungsabteilung sollten helfen zu bestimmen, welche Anpassungstools genehmigt werden, wie die Codesicherheit überprüft werden soll und welche bewährten Methoden im Zusammenhang mit Code verwendet werden sollen.

  • Information Worker: Die Mitarbeiter Ihrer Organisation, die die täglich anfallende Arbeit leisten, sollten dazu beitragen, dass die Dienste und die Informationsarchitektur von SharePoint Server 2010 ihren Anforderungen entsprechen.

  • Ausbilder: Anweisungsexperten sollten für das Entwickeln eines Schulungsplans und das Durchführen aller entsprechenden Schulungen verantwortlich sein.

Wie sollte die Steuerung implementiert werden?

Ein effektiver Steuerungsplan antizipiert die Anforderungen und Ziele der Geschäftsbereiche und der IT-Teams des Unternehmens. Da in jedem Unternehmen unterschiedliche Anforderungen gelten, müssen Sie die optimale Methode zum Implementieren eines Steuerungsplans ermitteln, der auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Im Folgenden finden Sie eine Aufstellung möglicher Phasen einer Steuerungsimplementierung für Ihr Unternehmen:

  1. Bestimmen der anfänglichen Prinzipien und Ziele.

    Das Steuerungskomitee sollte eine Steuerungsvision, Richtlinien und Standards entwickeln, die gemessen werden können, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuverfolgen und die Vorteile für das Unternehmen zu quantifizieren. Beispielsweise sollten im Plan Dienstleistungsanforderungen für technische und geschäftliche Aspekte der Bereitstellung von SharePoint Server 2010 festgelegt werden.

  2. Klassifizieren der Informationen und Inhalte des Unternehmens.

    Organisieren Sie Ihre Informationen entsprechend einer vorhandenen Taxonomie, oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Taxonomie für alle Inhalte, die zur Unterstützung der Geschäftslösung erforderlich sind. Nachdem Sie die Informationen organisiert haben, entwerfen Sie eine Informationsarchitektur zur Verwaltung der Unternehmensinhalte. Bestimmen Sie anschließend die geeignetsten IT-Dienste zur Unterstützung der Informationsarchitektur.

  3. Entwickeln einer Schulungsstrategie.

    Neben dem Steuerungsplan selbst stellen die Mitarbeiter den wichtigsten Faktor für Erfolg oder Fehlschlagen einer Bereitstellung von SharePoint Server 2010 dar. Ein umfassender Schulungsplan sollte zeigen, wie SharePoint Server 2010 nach den von Ihnen implementierten Standards und Praktiken verwendet wird, und erläutern, warum diese Standards und Praktiken wichtig sind. Der Plan sollte die erforderlichen Schulungsarten für bestimmte Benutzergruppen erläutern und geeignete Schulungstools beschreiben. Beispielsweise könnte die IT-Abteilung eine Seite mit häufig gestellten Fragen (Frequently Asked Questions, FAQ) zu ihren Serviceleistungen bezüglich SharePoint Server 2010 verwalten. Ihr Geschäftsbereich könnte Onlineschulungen anbieten, in denen die Einrichtung und Verwendung des neuen Dokumentverwaltungsprozesses erläutert wird.

  4. Entwickeln eines kontinuierlichen Plans.

    Eine erfolgreiche Steuerung ist ein iterativer Prozess. Das Steuerungskomitee sollte sich regelmäßig treffen, um neue Anforderungen in den Steuerungsplan einzubinden, Steuerungsprinzipien erneut auszuwerten und anzupassen oder Konflikte zwischen Geschäftsbereichen um IT-Ressourcen zu lösen. Das Komitee sollte den leitenden Sponsoren regelmäßig Bericht erstatten, um die Verantwortlichkeit zu stärken und die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen zu fördern. Dieser Prozess scheint zwar kompliziert, aber das Ziel besteht darin, die Rendite für SharePoint Server 2010 zu steigern, den Nutzen der SharePoint Server 2010-Lösung zu optimieren und die Produktivität des Unternehmens zu steigern.

See Also

Other Resources

Governance Resource Center (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=133502&clcid=0x407)