Vorgehensweise zur Datensatzverwaltung

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Inhalt dieses Artikels

  • Bevor Sie beginnen

  • Erstellen der Datenarchiv-Website

  • Herstellen einer Verbindung zwischen den aktiven Dokumentwebsites und der Datenarchiv-Website

  • Konfigurieren aktiver Dokumentwebsites für die Datensatzverwaltung

Ein Datensatz ist ein Dokument oder eine elektronische oder physische Entität in einer Organisation, das bzw. die als Nachweis für eine durch das Unternehmen ausgeführte Aktivität oder Transaktion dient. Datensätze müssen für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Im Rahmen des Datensatzverwaltungsprozesses führt eine Organisation die folgenden Aktionen aus:

  • Bestimmen der Informationstypen, die als Datensätze betrachtet werden.

  • Bestimmen, wie die aktiven, als Datensätze gespeicherten Dokumente während ihrer Verwendung verarbeitet werden sollen. Dazu zählt auch die Bestimmung der Art und Weise, wie die aktiven Dokumente gesammelt werden sollen, wenn sie als Datensätze deklariert werden.

  • Bestimmen der Art und Weise und des Zeitraums für die Aufbewahrung der einzelnen Datensatztypen, um die rechtlichen, geschäftlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen.

  • Forschen nach und Implementieren von technischen Lösungen und Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass die Organisation ihren Verpflichtungen bezüglich der Datensatzverwaltung auf eine kosteneffektive und nicht störende Art und Weise nachkommt.

  • Ausführen datensatzbezogener Aufgaben, beispielsweise Löschen abgelaufener Datensätze oder Suchen und Schützen von Datensätzen in Bezug auf externe Ereignisse (z. B. Gerichtsverfahren).

Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst Features zur Datensatzverwaltung, mit deren Hilfe Ihre Organisation die an sie gestellten behördlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllen und unternehmenseigene Informationen verwalten kann.

Diese Roadmap-Seite enthält Verknüpfungen zu anderen Webartikeln, Whitepapers, Schulungen, Blogeinträgen und Tools, um Ihnen bei der auf Microsoft Office SharePoint Server 2007 basierenden Implementierung der Datensatzverwaltungsfeatures Ihrer Website zu helfen. Die Ressourcen auf dieser Seite sind in der Reihenfolge angeordnet, in der Sie die Datensatzverwaltungsfeatures Ihrer Website implementieren sollten:

  1. Erstellen der Datenarchiv-Website.

  2. Herstellen einer Verbindung zwischen den aktiven Dokumentwebsites und der Datenarchiv-Website.

  3. Konfigurieren aktiver Dokumentwebsites für die Datensatzverwaltung.

Verwenden Sie zusätzlich zu den Ressourcen auf dieser Roadmap-Seite auch die folgenden Roadmap-Seiten, um Informationen zu verwandten Features zu erhalten:

  • Vorgehensweise bei der Dokumentverwaltung

    Mithilfe der Features zur Dokumentverwaltung in Microsoft Office SharePoint Server 2007 können Sie die Lebenszyklen aktiver Dokumente in Ihrer Organisation steuern.

  • Vorgehensweise für Workflows

    Anhand von Workflows werden in Microsoft Office SharePoint Server 2007 Geschäftsprozesse in Dokumente implementiert.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie mit der Implementierung der Datensatzverwaltung unter Verwendung von Microsoft Office SharePoint Server 2007 beginnen, lesen Sie die Informationen in den folgenden Übersichtsthemen, in denen die Datensatzverwaltungsfunktionen von Microsoft Office SharePoint Server 2007 und die Konfigurationsoptionen beschrieben werden, die den Websitearchitekten, Websitedesignern, Websiteerstellern und den Websiteentwicklern zur Verfügung stehen:

Erstellen der Datenarchiv-Website

Für die Datensatzverwaltung in Microsoft Office SharePoint Server 2007 planen, erstellen und implementieren die Websitedesigner und Datensatzverwalter eine Datenarchiv-Website. Diese Website basiert auf der Datenarchiv-Websitevorlage und enthält Features, mit deren Hilfe Sie Ihren Dateiplan implementieren und die Datensätze verwalten können, während sie archiviert werden.

Implementieren Sie die Datenarchiv-Website, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Erstellen Sie eine Datenarchiv-Website.

  2. Erstellen Sie basierend auf Ihrem Dateiplan eine separate Dokumentbibliothek für die Speicherung der einzelnen Datensatztypen.

  3. Definieren Sie Spalten in den Dokumentbibliotheken, die die Metadaten für den Datensatz enthalten und in denen die Metadaten für den Datensatz angezeigt werden.

  4. Implementieren Sie Informationsverwaltungsrichtlinien, mit deren Hilfe die Aufbewahrungszeiträume und Überwachungsvorschriften definiert werden, um Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung der behördlichen Verpflichtungen zu helfen, und ordnen Sie diese den Dokumentbibliotheken zu.

  5. Implementieren Sie die Datensatzroutingtabelle, die eine Zuordnung der einzelnen Datensatztypen zu den entsprechenden Bibliotheken der Datenarchiv-Website enthält.

Hinweis

Eine alternative Methode zur Implementierung der Datenarchiv-Website besteht in der Erstellung von Inhaltstypen für die einzelnen Datensatztypen, die die Spalten für die Metadaten und Informationsrichtlinien enthalten. Da jedoch die Speicherung eines einzelnen Datensatztyps pro Dokumentbibliothek empfohlen wird, kann dies durch die direkte Zuordnung von Spalten und Informationsverwaltungsrichtlinien zu Dokumentbibliotheken leichter umgesetzt werden.

Erstellen einer Datenarchiv-Website

Erstellen Sie die Datenarchiv-Website, indem Sie die Schritte im folgenden Artikel ausführen:

Erstellen von Dokumentbibliotheken

Erstellen Sie für die einzelnen beizubehaltenden Datensatztypen eine separate Dokumentbibliothek. In der folgenden Ressource wird die Methode zum Erstellen von Dokumentbibliotheken beschrieben:

Definieren von Spalten

Beim Senden eines Datensatzes an die Zieldokumentbibliothek geschieht Folgendes:

  • Die Namen und Werte für die einzelnen Spalten mit Metadaten, die dem Datensatz zugeordnet sind, werden zusammen mit dem Datensatz in einer XML-Datei in einem Ordner mit verborgenen Eigenschaften, der in der Zielbibliothek erstellt wird, gespeichert.

  • Die Metadatenwerte werden in die entsprechenden Spalten der Zielbibliothek kopiert.

Definieren Sie für die einzelnen Metadatenspalten für einen Datensatztyp eine Spalte in der Zieldokumentbibliothek, die mit dem Namen und Typ der eingehenden Spalte übereinstimmt. Wenn Sie angeben möchten, dass die Spalte zusammen mit dem Datensatz gesendet und ihr ein Datenwert zugeordnet sein muss, konfigurieren Sie die Spalte so, dass Daten erforderlich sind. In der folgenden Ressource wird die Methode zum Erstellen von Spalten in Dokumentbibliotheken zum Beibehalten von Datensätzen beschrieben:

Implementieren von Informationsverwaltungsrichtlinien

Bei einer Informationsverwaltungsrichtlinie handelt es sich um einen Geschäftsregelsatz für einen Inhaltstyp. Eine Einleitung in die Informationsverwaltungsrichtlinien finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien.

Erstellen Sie für die einzelnen Sätze mit Datensatztypen, für die ein eindeutiger Satz mit Richtlinienfeatures erforderlich ist, eine gesonderte Informationsverwaltungsrichtlinie für Websitesammlungen. Es kann beispielsweise für jeden Datensatz, bei dem es sich um einen Vertrag handelt, derselbe Satz mit Richtlinienfeatures erforderlich sein. Ordnen Sie die einzelnen Informationsverwaltungsrichtlinien für Websitesammlungen den jeweils relevanten Dokumentbibliotheken zu. In den folgenden Ressourcen werden die Methoden zum Erstellen von Informationsverwaltungsrichtlinien für Websitesammlungen und deren Zuordnung zu Dokumentbibliotheken beschrieben:

Implementieren der Datensatzroutingtabelle

Bei der Datensatzroutingtabelle handelt es sich um eine Liste der Datenarchiv-Website, in der die einzelnen Datensatztypen aufgeführt sind, die unter Umständen an die Datenarchiv-Website gesendet werden, und in der die Bibliothek angegeben wird, in der die Datensatztypen gespeichert werden. Beim Senden von Dateien an die Datenarchiv-Website wird diese Liste für die Weiterleitung der eingehenden Datei und der zugehörigen Metadaten an dem entsprechenden Speicherort verwendet. In der folgenden Ressource werden die Methoden zum Konfigurieren der Datensatzroutingtabelle beschrieben:

Herstellen einer Verbindung zwischen den aktiven Dokumentwebsites und der Datenarchiv-Website

Ausgehend von einer Serverfarm, unter der Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird, kann eine Verbindung mit einer einzelnen Datenarchiv-Website hergestellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter den folgenden Ressourcen:

Konfigurieren aktiver Dokumentwebsites für die Datensatzverwaltung

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Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.

Siehe auch

Konzepte

Vorgehensweise bei der Dokumentverwaltung
Vorgehensweise für Workflows

Weitere Ressourcen

Verbessern der Datensatzverwaltung mithilfe des Workflows in SharePoint Server 2007 (in englischer Sprache)