Planen der Datensatzsammlung (SharePoint Server 2010)

Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Nachdem Sie einen Dateiplan entwickelt und die Datensatzverwaltungslösung in SharePoint Server 2010 entworfen haben, sollten Sie planen, wie aktive elektronische und ausgedruckte Dokumente in Ihrer Organisation in Datensätze konvertiert werden. Dieser Artikel enthält eine Erläuterung von Techniken, mit deren Hilfe Sie aktive Dokumente als Datensätze deklarieren können, sowie eine Methode für die Planung bezüglich der Umwandlung von Elementen Ihres Dateiplans in Datensätze.

Inhalt dieses Artikels

• Techniken zum Konvertieren aktiver Dokumente in Datensätze

• Abschließen des Plans

Techniken zum Konvertieren aktiver Dokumente in Datensätze

Für das Konvertieren von aktiven Dokumenten in Datensätze können Sie die folgenden Techniken verwenden:

• Manuelles Deklarieren eines Dokuments als Datensatz mithilfe einer auf Microsoft SharePoint Server basierten Website.

• Definieren einer Richtlinie, mit der ein Dokument als Datensatz deklariert wird oder ein Dokument zum angegebenen Zeitpunkt an eine Datenarchiv-Website gesendet wird.

• Erstellen eines Workflows, mit dem ein Dokument an eine Datenarchiv-Website gesendet wird.

• Verwenden einer benutzerdefinierten Lösung, die auf dem SharePoint Server-Objektmodell basiert.

Manuelles Erstellen von Datensätzen

Falls die direkte Datensatzverwaltung für eine Dokumentbibliothek aktiviert ist, können Benutzer ein Dokument in der Bibliothek explizit als Datensatz deklarieren, indem sie die Konformitätsdaten des Dokuments bearbeiten. Wenn der Websitesammlungsadministrator die direkte Datensatzverwaltung aktiviert, gibt er an, wer Datensätze deklarieren und deren Deklaration aufheben kann, und ob Benutzer in Datensätze konvertierte Dokumente bearbeiten oder löschen können.

Wenn eine Verbindung mit einer Datenarchiv-Website hergestellt wurde, können Benutzer Dokumente mit dem Befehl Senden an manuell an die Datenarchiv-Website senden. Beim Konfigurieren der Verbindung mit der Datenarchiv-Website durch einen Farmadministrator wird dieser Befehl für alle aktiven Dokumente verfügbar. In Abhängigkeit von der Konfiguration der Verbindung können Dokumente entweder auf die Datenarchiv-Website kopiert werden, auf die Datenarchiv-Website verschoben werden oder auf die Datenarchiv-Website mit einer Verknüpfung zum ursprünglichen Dokument verschoben werden.

Obwohl das manuelle Senden von Datensätzen an die Datenarchiv-Website keine praktische Lösung für große Datenmengen ist, können Sie diese Methode als Ergänzung anderer Methoden zum Erstellen von Datensätzen verwenden.

Definieren einer Richtlinie

Mit einer Aufbewahrungsrichtlinie werden Aktionen angegeben, die zu bestimmten Zeitpunkten für Dokumente ausgeführt werden müssen. Richtlinienaktionen werden automatisch ausgeführt und müssen nicht durch die Benutzer gestartet werden.

Zwei Richtlinienaktionen beziehen sich speziell auf die Verwaltung von Datensätzen: Das Übertragen eines Dokuments an einen anderen Speicherort sowie das Deklarieren eines Dokuments als Datensatz. Falls eine Verbindung mit einer Datenarchiv-Website besteht, können Sie eine Richtlinie erstellen, mit der Dokumente an eine Datenarchiv-Website gesendet werden. Mit dieser Richtlinie wird außerdem angegeben, ob das Dokument auf die Datenarchiv-Website kopiert, verschoben oder aber mit einer Verknüpfung in der Dokumentbibliothek verschoben werden soll. Wenn die direkte Datensatzverwaltung für die Website aktiviert ist, können Sie eine Richtlinie erstellen, mit der ein Dokument als Datensatz deklariert wird. Darüber hinaus können Sie mit dem SharePoint Server-Objektmodell eine benutzerdefinierte Aktion erstellen.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann mehrere Phasen aufweisen. Beispielsweise könnten Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, mit der alle vorherigen Versionen eines Dokuments ein Jahr nach der letzten Änderung des Dokuments gelöscht werden und das Dokument fünf Jahre nach der letzten Änderung des Dokuments an eine Datenarchiv-Website übertragen wird.

Wenn die direkte Datensatzverwaltung für eine Website aktiviert ist, kann die Website sowohl aktive Dokumente als auch Datensätze enthalten. In diesem Fall können Sie unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien für aktive Dokumente und Datensätze angeben. Beispielsweise könnten Sie eine Richtlinie erstellen, mit der ein aktives Dokument zwei Jahre nach dessen Erstellung als Datensatz deklariert wird, und eine zweite Richtlinie, mit der ein Datensatz sieben Jahre nach dessen Deklaration als Datensatz gelöscht wird.

Erstellen eines Workflows

Wenn Sie Microsoft Office SharePoint Designer zum Erstellen eines Workflows verwenden, können Sie eine Aktion hinzufügen, um ein Element an ein Repository zu senden. Mit dieser Aktion können Sie Workflows erstellen, mit denen Dokumente an eine Datenarchiv-Website gesendet werden. Es können auch andere Aktionen in den Workflow aufgenommen werden. Beispielsweise könnten Sie einen Workflow erstellen, mit dem eine E-Mail-Nachricht mit einer Genehmigungsanforderung an den Autor eines Dokuments gesendet wird und das Dokument anschließend an eine Datenarchiv-Website gesendet wird. Sie könnten Richtlinien und Workflows kombinieren, indem Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, mit der der neue Workflow ein Jahr nach der Erstellung eines Dokuments ausgeführt wird.

Mithilfe des SharePoint Server-Objektmodells können Sie außerdem einen benutzerdefinierten Workflow erstellen, mit dem Dateien auf die Datenarchiv-Website kopiert werden. Ein Workflow zum Senden von Dateien an die Datenarchiv-Website kann als Teil eines Workflows, der ein Dokument durch dessen Lebenszyklus begleitet, in Ihr Dokumentverwaltungssystem integriert werden. Für Dokumente mit vorhersagbarem Lebenszyklus, beispielsweise Ausgabenberichte, könnten Sie einen Workflow implementieren, der das Dokument durch die verschiedenen Phasen führt und schlussendlich eine Kopie des Dokuments an die Datenarchiv-Website sendet. Der Workflow könnte durch die Erstellung eines neuen Dokuments ausgelöst werden.

Verwenden einer benutzerdefinierten Lösung

Sie können benutzerdefinierte Lösungen entwickeln, die Objekte im Namespace Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy zum Senden von Inhalt aus anderen Datenquellen an die Datenarchiv-Website verwenden. Weitere Informationen zum Implementieren benutzerdefinierter Lösungen mithilfe des SharePoint Server 2010-Objektmodells finden Sie im SharePoint Server 2010Software Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=166117&clcid=0x407)

Abschließen des Plans

Nachdem Sie den Dateiplan entwickelt und die Methoden zum Verschieben von Inhalt auf die Datenarchiv-Website geprüft haben, schließen Sie Ihren Dateiplan ab, indem Sie bestimmen, wie die einzelnen Datensatztypen an die Datenarchiv-Website gesendet werden. Dabei sollten Sie Folgendes beachten:

• Wird die Einhaltung erzwungen, oder ist sie freiwillig?

• Können Sie sich darauf verlassen, dass die Benutzer in Ihrer Organisation die Prozesse zur Datensatzverwaltung befolgen? Vermeiden Sie generell manuelle Prozesse. Falls sie jedoch erforderlich sind, sorgen Sie für geeignete Schulungen und Überwachungen, um die Einhaltung durch die Teams zu gewährleisten.

• Wird der Inhalt auf SharePoint Server 2010-Dokumentverwaltungsservern gespeichert?

• Behalten Sie physikalischen Inhalt bei? Für das Verwalten aktiven physikalischen Inhalts, beispielsweise ausgedruckter Dokumente oder CD-ROMs, und für das Senden des Inhalts an ein Datensatzarchiv zu Aufbewahrungszwecken (sowie für das Nachverfolgen der Datensätze auf einer Datenarchiv-Website) ist eine eindeutige Planung erforderlich, die in diesem Thema nicht beschrieben wird. Falls beispielsweise keine elektronische Version eines ausgedruckten Dokuments vorhanden ist, müssen Sie das Objekt möglicherweise anhand einer Liste mit zugehörigen Richtlinien und Workflows nachverfolgen. Eine vollständige Beschreibung der Strategien und Techniken zum Nachverfolgen eines physikalischen Datensatzes (sowohl für den Fall, dass er aktiv ist, als auch für den Fall, dass er bereits an die Datenarchiv-Website gesendet wurde) finden Sie im Artikel Planen physikalischer Datensätze (SharePoint Server 2010).

In der folgenden Tabelle wird veranschaulicht, wie einige Datensätze in einem Beispieldateiplan auf eine Datenarchiv-Website verschoben werden:

See Also

Concepts

Hinzufügen, Ändern oder Löschen einer Verbindung mit einem Dokumentrepository oder einem Datenarchiv (SharePoint Server 2010)
Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010
Planen physikalischer Datensätze (SharePoint Server 2010)