Workflow in Windows SharePoint Services: Ein Szenario

Das häufigste Beispiel eines interaktiven Workflows in den meisten Organisation ist eine Form der Genehmigung: Eine Personengruppe muss bestimmte Dokumente genehmigen oder ablehnen und unter Umständen Kommentare zur Erläuterung der jeweiligen Entscheidung hinzufügen. Entsprechend dieser Bedeutung wird anhand des vorliegenden Beispiels verdeutlicht, wie ein mithilfe von Windows SharePoint Services implementierter Genehmigungsworkflow aussehen kann. Bevor dieses Beispiel im Detail erläutert wird, ist es hilfreich, die durch verschiedene Personen übernommenen Rollen zu definieren. Diese Rollen umfassen die Folgenden:

• Workflowautor: Der Entwickler oder Information Worker, der eine Workflowvorlage erstellt.

• Windows SharePoint Services-Administrator: Die Person, die eine Workflowvorlage installiert und sie einer Dokumentbibliothek oder einer Liste zuordnet.

• Workflowinitiator: Die Person, die einen laufenden Workflow startet, wodurch ausgehend von einer bestimmten Workflowvorlage eine Workflowinstanz erstellt wird.

• Workflowteilnehmer: Die Personen, die mit einer Workflowinstanz interagieren, um den von ihr unterstützten Geschäftsprozess auszuführen.

Die Personen, die diese einzelnen Rollen übernehmen, haben beim Erstellen, Installieren, Instanziieren und Verwenden eines Workflows bestimmte Aufgaben. Dies wird im Folgenden beschrieben.

Erstellen eines Workflows

Microsoft bietet zwei Optionen zum Erstellen von Workflows, die für Windows SharePoint Services bestimmt sind. Entwickler verwenden Visual Studio 2005 und WF Workflow Designer, während Informationssachbearbeiter den einfacheren, regelbasierten Ansatz verwenden, der über Office SharePoint Designer bereitgestellt wird. Das Ergebnis ist in beiden Fällen eine Workflowvorlage, die auf einem Server bereitgestellt werden muss, auf dem Windows SharePoint Services ausgeführt wird. Die Workflowerstellung wird später in diesem Dokument detaillierter beschrieben. Daher wird an dieser Stelle und in diesem Szenario davon ausgegangen, dass bereits eine Vorlage erstellt wurde.

Zuordnen eines Workflows zu einer Dokumentbibliothek oder einer Liste

Bevor eine Workflowvorlage verwendet werden kann, muss sie auf einem Windows SharePoint Services-System installiert und anschließend einer bestimmten Dokumentbibliothek oder einem bestimmten Inhaltstyp zugeordnet werden. Nachdem dies erfolgt ist, kann der Workflow ausgehend von einem beliebigen Dokument oder Element in dieser Bibliothek oder in dieser Liste gestartet werden. Die Workflowfunktion ist für Elemente und Dokumente identisch, daher kann normalerweise sowohl Elementen als auch Dokumenten eine Workflowvorlage angefügt werden (obwohl es möglich ist, eine Vorlage zu erstellen, die nur einem Element oder nur einem Dokument zugeordnet werden kann). Während Workflows nicht explizit von Inhaltstypen gestartet werden können, kann ein Workflow, der einem Inhaltstyp zugeordnet ist, von einem Dokument oder Listenelement gestartet werden, an das dieser Inhaltstyp angefügt wurde.

Für mit Office SharePoint Designer erstellte Workflows erfolgt die Installation und Zuordnung automatisch. Für Workflows, die mithilfe von WF Workflow Designer und Visual Studio erstellt wurden, muss jedoch ein Windows SharePoint Services-Serveradministrator die Workflowvorlage explizit installieren. Sobald dies erfolgt ist, muss die Vorlage einer Bibliothek, einer Liste oder einem Inhaltstyp zugeordnet werden. Diese Aktion kann auch durch eine Person mit niedrigeren Berechtigungen als denen eines Serveradministrators ausgeführt werden. Der Benutzer, der diese Zuordnung erstellt, weist ihr auch einen eindeutigen Namen zu, sodass andere Benutzer darauf verweisen können. Optional kann der Workflowautor die Person, die die Zuordnung erstellt, Optionen für das Verhalten des Workflows festlegen lassen. Dazu zählt beispielsweise die Angabe einer Standardliste mit Personen, die immer am Prozess teilnehmen sollten. Dieselbe Vorlage kann mehreren Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zugeordnet werden, wobei jede Zuordnung nach Bedarf angepasst werden kann. Nachdem die Zuordnung erstellt und sämtliche Optionen festgelegt wurden, kann ein Workflowinitiator ausgehend von dieser Zuordnung eine Workflowinstanz erstellen. Dies wird nun im Folgenden beschrieben.

Starten eines Workflows

Windows SharePoint Services bietet drei Optionen zum Erstellen einer Workflowinstanz. Bei allen drei Optionen wird der Workflow immer von Anfang an ausgeführt. (Wenn gerade eine Workflowinstanz ausgeführt wird, die aus einer bestimmten Zuordnung erstellt wurde, ist es eigentlich nicht möglich, ausgehend von derselben Zuordnung eine weitere Instanz zu erstellen.) Sie können wie folgt vorgehen:

• Der Workflow kann von einem Windows SharePoint Services-Benutzer manuell gestartet werden.

• Der Workflow kann so konfiguriert werden, dass er bei Änderung eines Dokuments oder Elements automatisch ausgeführt wird.

• Der Workflow kann so konfiguriert werden, dass er bei Erstellung eines Dokuments oder Elements automatisch ausgeführt wird. Ein Microsoft Word-Benutzer kann ein neues Dokument unter der Dokumentbibliothek einer Website speichern. Daraufhin wird eine Instanz eines Workflows, der dieser Bibliothek zugeordnet ist, ausgeführt. Dafür können Workflowinitiatoren Microsoft Word 2007 oder ältere Versionen verwenden. Workflows können auf diese Weise sogar ausgehend von Anwendungen gestartet werden, die nicht von Microsoft stammen.

In diesem Szenario wird die erste dieser drei Optionen verwendet: Das manuelle Starten eines Workflows. Im folgenden Bildschirm wird dargestellt, wie ein Dokument in einer Dokumentbibliothek einem Windows SharePoint Services-Benutzer angezeigt werden kann. Zum Starten einer Workflowinstanz ausgehend von diesem Dokument klickt der Benutzer auf das Dokument, und er wählt anschließend im Menü die Option Workflows aus.

Durch die Auswahl dieser Option wird der folgende Bildschirm angezeigt:

Unter der Überschrift Neuen Workflow starten werden die Namen aller Workflows angezeigt, die von diesem Dokument aus gestartet werden können. In diesem Beispiel gibt es zwei Auswahlmöglichkeiten – Genehmigung und Feedback sammeln. Falls ein Administrator dieser Dokumentbibliothek jedoch andere Workflowvorlagen zuordnet, werden ihre Namen ebenfalls angezeigt. In diesem Beispiel wählt der Initiator die Option Genehmigung aus. Daraufhin wird der folgende Bildschirm angezeigt:

Im Gegensatz zu allen bisher gezeigten Bildschirmen wird der Inhalt dieses Bildschirms durch den Workflow selbst definiert. Beim Starten eines Workflows (d. h. beim Erstellen einer Workflowinstanz) kann optional ein Bildschirm angezeigt werden, in dem der Benutzer relevante Informationen angeben kann. Für den hier dargestellten Genehmigungsworkflow umfassen diese Informationen den Namen der Person, die dieses Dokument genehmigen soll, eine Angabe bezüglich des Zeitpunkts, an dem die einzelnen Genehmigungen fällig sind, und eine Liste mit Personen, die benachrichtigt werden sollen. Nachdem diese Informationen angegeben wurden, klickt der Benutzer in der unteren rechten Ecke dieses Bildschirms auf die Schaltfläche Starten. Daraufhin wird die Ausführung des Workflows gestartet, und die einzelnen Teilnehmer werden in der Reihenfolge, in der ihre Namen in diesem Bildschirm eingegeben wurden, zur Überprüfung dieses Dokuments aufgefordert.

Beim Starten eines Workflows kann optional auch eine E-Mail an die Person gesendet werden, die ihn gestartet hat. Gleichermaßen kann der Ersteller eines Workflows per E-Mail darüber informiert werden, wenn der Workflow abgeschlossen wurde. In diesem Beispiel kann über den Genehmigungsworkflow beispielsweise eine E-Mail an den Ersteller gesendet werden, in der die jeweilige Person darüber informiert wird, wenn der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist. Außerdem können die Teilnehmer des Workflows – in diesem Beispiel sind dies die Personen, die das Dokument genehmigen – per E-Mail darüber benachrichtigt werden, wenn Sie im Rahmen des Workflows eine Aktion ausführen müssen.

Interagieren mit einem Workflow

Die Interaktion zwischen einer Person und einem gerade ausgeführten Workflow wird mithilfe des Begriffs Aufgaben modelliert. Eine Aufgabe ist eine Arbeitseinheit, die einer Person zugeordnet ist. In diesem Beispiel wird allen Personen, die in der Genehmigungsliste dieses Workflows aufgeführt sind, eine Aufgabe zugeordnet, laut der sie zum Genehmigen des Dokuments aufgefordert werden. In Windows SharePoint Services wird für jede Website eine Aufgabenliste verwaltet, und dieser Liste können durch einen gerade ausgeführten Workflow Aufgaben hinzugefügt werden. Dabei wird angegeben, für wen die einzelnen Aufgaben bestimmt sind. Die einzelnen Benutzer dieser Website können die von ihnen zu erledigenden Aufgaben anzeigen, indem Sie über einen Webbrowser auf ihre Aufgabenliste zugreifen oder indem sie die Aufgabenliste dieser Website mit ihrer Aufgabenliste in Outlook 2007 synchronisieren. Im nachstehend angeführten Bildschirm wird gezeigt, wie der Browserzugriff auf die Aufgabenliste für eine der Personen erfolgt, die der Genehmigung des in diesem Beispiel verwendeten Dokuments zugeordnet sind.

Die Liste der ausstehenden Aufgaben ist eine weitere Liste für Windows SharePoint Services-Benutzer. Im zuvor angeführten Bildschirm hat der Benutzer aus den Optionen, die auf der linken Seite des Bildschirms angezeigt werden, die Liste Aufgaben ausgewählt. Die einzige Aufgabe, die momentan in der Liste aufgeführt wird, ist eine Aufforderung zur Genehmigung des Dokuments. (Der Zugriff auf das Dokument selbst ist über den auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigten Link möglich.) Zum Bearbeiten der Aufgabe klickt der Benutzer in diesem Beispiel auf den Aufgabennamen. Daraufhin wird der folgende Bildschirm angezeigt:

Die Interaktion eines Workflows mit den Teilnehmern kann variieren. Daher wird dieser Bildschirm durch den Workflow definiert. In diesem Beispiel stehen dem Teilnehmer ein Feld für Kommentare und Schaltflächen zum Genehmigen oder Ablehnen des Dokuments zur Verfügung. Zudem sind weitere Optionen verfügbar, mit deren Hilfe die Aufgabe einer anderen Person neu zugewiesen oder eine Änderung angefordert werden kann. An dieser Stelle kann der Benutzer einen Kommentar eingeben und anschließend auf die Schaltfläche Genehmigen klicken. Daraufhin wird durch den Workflow eine Aufgabe in der Aufgabenliste der nächsten Person erstellt, die sich in der zugehörigen Liste der genehmigenden Personen befindet. Sobald alle Teilnehmer geantwortet haben, ist der Workflow beendet.

Windows SharePoint Services-Workflows bieten noch weitere Optionen, einschließlich der Folgenden:

• Der Initiator eines Workflows kann den Status überprüfen. In dem hier beschriebenen Szenario kann der Initiator beispielsweise den Fortschritt des Genehmigungsprozesses nachvollziehen.

• Ein Workflow kann während seiner Ausführung geändert werden. Welche Änderungen gegebenenfalls zulässig sind, wird durch den Autor des Workflows bestimmt. Für einen Genehmigungsworkflow kann beispielsweise das Hinzufügen einer neuen genehmigenden Person während der Ausführung des Workflows zulässig sein. Die Möglichkeit einer Änderung gerade ausgeführter Workflows ist wichtig, da sich daran die tatsächliche Arbeitsweise der Personen widerspiegelt. Spontane Änderungen der Geschäftsprozesse sind in der Realität unvermeidlich. Daher bieten die Workflows in Windows SharePoint Services eine entsprechende Möglichkeit.

Zusammenfassung des Prozesses

In einem Windows SharePoint Services-Workflow gibt es zahlreiche veränderliche Komponenten. Die nachstehend angeführte Abbildung liefert einen Gesamtüberblick über die Funktionsweise des Prozesses.

Zusammenfassung: Nachdem eine Workflowvorlage installiert und einer Dokumentbibliothek, einer Liste oder einem Inhaltstyp zugeordnet wurde (dieser Schritt wird hier nicht gezeigt), kann ein Benutzer dieser Website eine Instanz dieses Workflows erstellen. Der Prozess beginnt damit, dass der Workflowinitiator ein Dokument und eine zugeordnete Workflowvorlage auswählt (Schritt 1). Der Initiator erstellt basierend auf dieser Zuordnung eine Workflowinstanz (Schritt 2). Anschließend passt er diese neue Instanz an, und er startet sie (Schritt 3).

Im Anschluss daran fügt die gerade ausgeführte Workflowinstanz der Aufgabenliste eines Teilnehmers eine Aufgabe hinzu (Schritt 4). (Bei dem in diesem Szenario verwendeten Genehmigungsworkflow werden diese Aufgaben nacheinander zugeordnet. Im Rahmen des Workflows können die Aufgaben jedoch auch mehreren Teilnehmern gleichzeitig zugeordnet werden. Dadurch können sämtliche Aufgaben parallel ausgeführt werden.) Die Teilnehmer des Workflows können sich einen Überblick über die Aufgaben verschaffen, die ihnen durch den Workflow zugewiesenen werden, indem Sie ihre Aufgabenliste überprüfen (Schritt 5). Die einzelnen Teilnehmer interagieren dann mit der gerade ausgeführten Workflowinstanz, um diese Aufgabe auszuführen (Schritt 6). In dem hier beschriebenen Beispiel besteht sie in der Genehmigung eines Dokuments. Dies können jedoch, je nach Festlegung durch den Workflowautor, auch andere Aufgaben sein.

Es sei erwähnt, dass das Dokument, für das ein Workflow ausgeführt wird, nicht von Person zu Person gesendet wird. Stattdessen wird es auf der Website beibehalten, und für jeden Workflowteilnehmer wird eine Verknüpfung mit diesem Dokument bereitgestellt. Eine Verwendung des Dokuments (oder eines Elements, mit dem es verknüpft ist) ist durch den Workflow nicht erforderlich. Zudem muss erwähnt werden, dass durch Windows SharePoint Services selbst definiert wird, was den Workflowinitiatoren und -teilnehmern unter den Schritten 1, 2 und 5 angezeigt wird. Die in Schritt 3 und 6 verwendeten Formulare werden jedoch durch den Workflowautor definiert. Dadurch kann der Autor steuern, wie die Benutzer den Workflow anpassen und wie sie mit ihm interagieren.

Neben einer Plattform zum Erstellen interaktiver Workflowanwendungen bietet Version 3.0 von Windows SharePoint Services auch einen vordefinierten Workflow für die Problemverfolgung, der im Istzustand durch die Endbenutzer verwendet werden kann. Dieser Workflow ermöglicht die Zuweisung aktiver Probleme zu Teilnehmern und die Verfolgung dieser Probleme. Nach seiner Erstellung kann für ein Problem zunächst der Status Gelöst festgelegt werden, der angibt, dass es durch den zuständigen Workflowteilnehmer bearbeitet wurde. Anschließend kann der Status in Geschlossen geändert werden, um anzugeben, dass der Workflowinitiator die Lösung akzeptiert und das Problem abgeschlossen hat.

Für das Verständnis dieser Technologie ist es sehr wichtig, sich zunächst Grundlagenkenntnisse über die Verwendung von Workflows in Windows SharePoint Services durch Personen anzueignen. Dennoch sind Kenntnisse über die Erstellung dieser Workflows durch einen Workflowautor ebenfalls hilfreich. Die beiden dafür verfügbaren Ansätze werden im nächsten Abschnitt beschrieben.

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

• Planen von Websites und Features, Teil 1

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.