Planen von Workflows (Windows SharePoint Services)

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  • Was sind Workflows?

Was sind Workflows?

Ein Großteil der Arbeit in Unternehmen wird in Geschäftsprozessen erledigt, die vom Informationsfluss und der Weitergabe von Dokumenten sowie davon abhängen, wie sich die informationsverarbeitenden Mitarbeiter an der Ausführung von Aufgaben beteiligen, die zu Entscheidungen oder Ergebnissen der Arbeitsgruppe beitragen. In Windows SharePoint Services 3.0 werden automatisierte und mitarbeiterorientierte Geschäftsprozesse mithilfe von Workflows implementiert.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Geschäftsprozesse, die mit Workflows vereinfacht werden können:

  • Genehmigung von Verträgen: Ein Vertragsentwurf wird den Mitgliedern einer Organisation zugeleitet, die für die Genehmigung oder Ablehnung zuständig sind.

  • Spesenabrechnung: Eine Spesenabrechnung wird mit den entsprechenden Belegen gesendet, geprüft und genehmigt. Anschließend werden die Kosten erstattet.

  • Callcenter: Ein Fall für den technischer Support wird von einem Kunden geöffnet, von einem Supportmitarbeiter untersucht, an technische Experten weitergeleitet, gelöst und einer Wissensdatenbank hinzugefügt.

  • Vorstellungsgespräch Die Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit einem Vorstellungsgespräch mit einem Bewerber müssen verwaltet werden. Dazu zählen die Planung und Nachverfolgung der Gesprächstermine, das Erstellen von Zusammenfassungen der einzelnen Feedbacks, das Bereitstellen des Feedbacks für weitere Personalverantwortliche und Unterstützung im Hinblick auf die Entscheidung über die Einstellung.

  • Inhaltsveröffentlichung Die Genehmigungen für die Veröffentlichung von Inhalt auf dem Internetauftritt eines Unternehmens werden verwaltet.

Eines der Probleme, mit denen viele IT-Abteilungen beim Implementieren von automatisierten mitarbeiterorientierten Geschäftsprozessen konfrontiert sind, besteht darin, dass die Prozesse nicht in die Arbeitsweise der Mitarbeiter integriert sind. Mitarbeiterorientierte Geschäftsprozesse können nur effektiv sein, wenn diese in die vertrauten und täglich verwendeten Tools und Anwendungen am Arbeitsplatz integriert sind, sodass sie zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe von informationsverarbeitenden Mitarbeitern werden. An elektronischen Arbeitsplätzen betrifft dies auch die Integration von E-Mails, Kalendern, Aufgabenlisten, Websites für die Zusammenarbeit und Clientanwendungen, z. B. Microsoft Office Outlook 2007 und Word 2007. Dieser Ansatz ist in Workflows auf der Grundlage von Windows SharePoint Services implementiert.

In Windows SharePoint Services 3.0 können Website-Designer Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen Workflows zuweisen, sodass diese für Dokumente oder Listenelemente ausgeführt werden können. Der Workflowfortschritt wird in einer Workflow-Verlaufsliste protokolliert, und die Workflowaufgaben werden anhand einer Aufgabenliste einzelnen Teilnehmern zugewiesen.

Workflows in Windows SharePoint Services 3.0 beruhen auf der Windows Workflow Foundation-Komponente von Microsoft Windows, und Softwareentwickler können in Microsoft Visual Studio 2005 mit dem Windows Workflow Foundation-Designer benutzerdefinierte Workflows erstellen. Nach der Installation und Aktivierung durch einen Administrator können Benutzer einen Workflow, der auf der Windows Workflow Foundation-Komponente von Microsoft Windows beruht, Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zuordnen.

Benutzer können mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 auch benutzerdefinierte Workflows erstellen. Jeder mithilfe von Office SharePoint Designer 2007 erstellte Workflow kann einer einzelnen Liste oder Bibliothek zugewiesen werden. Office SharePoint Designer 2007 umfasst eine visuelle Workflow-Entwurfsumgebung und eine Reihe von Workflowaktionen, die Benutzer Workflows hinzufügen können, ohne Quellcode zu schreiben. Beispiele:

  • Festlegen von Listenmetadaten

  • Erstellen, Kopieren, Löschen oder Ändern von Listenelementen (einschließlich Dokumenten)

  • Ein- oder Auschecken von Elementen

  • Anhalten, Starten oder Beenden des Workflows

  • Senden von E-Mail-Nachrichten

  • Festlegen des Moderationsstatus eines Elements

  • Festlegen der Metadaten eines Elements

  • Zuweisen von Aufgaben

Mit Microsoft Visual Studio 2005 können Sie benutzerdefinierte Workflowaktionen erstellen, die in Office SharePoint Designer 2007 verfügbar gemacht werden können.