Planen von Dokumentbibliotheken (Windows SharePoint Services)

Inhalt dieses Artikels:

  • Planen von Bibliotheken

  • Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens

  • Planen der Verwaltung von Informationsrechten

Planen von Bibliotheken

Dokumentbibliotheken sind Sammlungen von Dateien in Windows SharePoint Services 3.0, die Sie gemeinsam mit anderen Websitebenutzern nutzen. Die meisten Dokumentverwaltungsfunktionen von Windows SharePoint Services 3.0 werden über Dokumentbibliotheken bereitgestellt. Im Rahmen der Planung der Dokumentverwaltung müssen Sie die Dokumentbibliotheken bestimmen, die den Anforderungen Ihrer Organisation am besten entsprechen.

Windows SharePoint Services 3.0 bietet die folgenden Typen von Dokumentbibliotheken:

  • Dokumentbibliothek Verwenden Sie eine Dokumentbibliothek für die allgemeine Dokumentspeicherung, Zusammenarbeit an Dokumenten und einfache gemeinsame Nutzung von Inhalten.

  • Bildbibliothek Verwenden Sie eine Bildbibliothek, um digitale Bilder gemeinsam zu nutzen, zu verwalten und wiederzuverwenden.

In Dokumentbibliotheken können Sie Inhalte speichern, die in Ihrer Arbeitsgruppe gemeinsam bearbeitet werden. Zudem können Sie mit Dokumentbibliotheken gemeinsam genutzte Knowledge Bases erstellen. Eine Arbeitsgruppe, in der Produkte entworfen werden, kann beispielsweise in einer Dokumentbibliothek Zwischenergebnisse speichern, z. B. Entwurfsvorschläge, Spezifikationen und zusätzliche Informationen. Mithilfe von Metadaten, die als Spalten mit Informationen angezeigt werden, kann der Status der einzelnen Entwurfsdokumente zusammen mit weiteren Informationen verwaltet und veröffentlicht werden, z. B. Verfasser des Dokuments, Name des Projekts usw. Fertig gestellte Dokumente können separat in einer durchsuchbaren Knowledge Base-Dokumentbibliothek gespeichert werden, die bei der Recherche für neue Projekte als Informationsquelle fungiert.

In Windows SharePoint Services 3.0 können Dokumentbibliotheken verschiedene Dokumenttypen enthalten. Hierzu ordnen Sie der Dokumentbibliothek einen oder mehrere Inhaltstypen zu. Wenn einer Bibliothek mehrere Inhaltstypen zugeordnet sind, können Benutzer mit dem Befehl Neu für die betreffende Bibliothek neue Dokumente eines beliebigen und der Bibliothek zugeordneten Inhaltstyps erstellen. Anschließend werden die Metadaten für alle von der Bibliothek unterstützten Inhaltstypen in den entsprechenden Ansichten angezeigt. Weitere Informationen zum Planen von Inhaltstypen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (Windows SharePoint Services).

Im Folgenden finden Sie weitere Beispiele für Dokumentbibliotheksfunktionen, mit denen die Zusammenarbeit unterstützt wird:

  • Vorlagen Sie können eine Vorlage entwerfen und einer Dokumentbibliothek zuordnen, um die in der Bibliothek erstellten Dokumente zu standardisieren.

  • Workflows Mithilfe eines benutzerdefinierten Workflows (siehe Planen von Workflows (Windows SharePoint Services)) können Geschäftsprozesse für Dokumente ausgeführt werden. Mit einem Workflow kann beispielsweise ein Dokument zur Überprüfung gesendet werden.

  • Einchecken und Auschecken Sie können festlegen, dass Benutzer Dokumente vor dem Bearbeiten in einer Dokumentbibliothek ein- und auschecken müssen.

  • Versionsverwaltung Drei Optionen für die Versionsverwaltung stehen zur Verfügung.

Listen Sie mit dem Arbeitsblatt "Planen von Bibliotheken" (in englischer Sprache) die einzelnen zu erstellenden Dokumentbibliotheken sowie die Websites auf, auf denen die jeweilige Bibliothek erstellt werden soll. In Bezug auf das obige Produktentwicklungsbeispiel könnten zwei Einträge erstellt werden: "Bibliothek für aktive Entwurfsdokumente" und "Bibliothek für archivierte Entwurfsdokumente". Listen Sie für jede Bibliothek alle Inhaltstypen auf, die in ihr gespeichert werden sollen, beispielsweise "Produktspezifikationen" und "Produktentwurfsdokumente".

Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens

Planen der Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung ist eine Methode, mit der aufeinanderfolgende Iterationen eines Dokuments nummeriert und gespeichert werden.

Windows SharePoint Services 3.0 bietet drei Optionen für die Versionsverwaltung:

  • Keine Hiermit wird angegeben, dass keine früheren Versionen von Dokumenten gespeichert werden. Wenn keine Versionsverwaltung erfolgt, können keine früheren Dokumentversionen abgerufen werden, und auch der Dokumentverlauf geht verloren, da Kommentare zu den einzelnen Iterationen eines Dokuments nicht gespeichert werden. Wählen Sie diese Option für Dokumentbibliotheken mit unwichtigen Inhalten oder Inhalten aus, die nie geändert werden.

  • Hauptversionen erstellen Hiermit wird angegeben, dass nummerierte Versionen von Dokumenten auf der Grundlage eines einfachen Versionskontrollschemas (1, 2, 3 usw.) aufbewahrt werden. Wenn Sie die Auswirkungen auf den Speicherplatz steuern möchten, können Sie festlegen, wie viele frühere Versionen beibehalten werden sollen, gezählt ab der aktuellen Version. Bei der Versionsverwaltung für Hauptversionen können sämtliche Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen für die Dokumentbibliothek bei jeder Speicherung einer neuen Version eines Dokuments die Inhalte anzeigen. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie nicht zwischen Entwurfsversionen und veröffentlichten Versionen von Dokumenten unterscheiden möchten. Hauptversionen empfehlen sich beispielsweise in einer Dokumentbibliothek, die von einer Arbeitsgruppe in einer Organisation verwendet wird, wenn alle Teammitglieder in der Lage sein müssen, sämtliche Iterationen der Dokumente zu überprüfen.

    Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen Hiermit wird angegeben, dass nummerierte Dokumentversionen auf der Grundlage eines Versionskontrollschemas mit Haupt- und Nebenversionen (1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1 usw.) aufbewahrt werden. Versionen, deren Nummer mit .0 endet, sind Hauptversionen, und Versionen, deren Nummer mit einer anderen Ziffer endet, sind Nebenversionen. Frühere Neben- und Hauptversionen von Dokumenten werden zusammen mit den aktuellen Versionen gespeichert. Wenn Sie die Auswirkungen auf den Speicherplatz steuern möchten, können Sie festlegen, wie viele frühere Versionen beibehalten werden sollen, gezählt ab der aktuellen Version. Außerdem können Sie auch festlegen, wie viele Hauptversionen und Nebenversionen aufbewahrt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise festlegen, dass Nebenversionen für zwei Hauptversionen aufbewahrt werden sollen, und die aktuelle Hauptversion 4.0 ist, werden alle Nebenversionen ab 3.1 aufbewahrt. Bei der Versionsverwaltung mit Haupt- und Nebenversionen können alle Benutzer mit Leseberechtigungen die Hauptversionen von Dokumenten anzeigen. Sie können konfigurieren, welche Benutzer Nebenversionen anzeigen können. Typischerweise werden Benutzern, die Elemente bearbeiten können, die Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten von Nebenversionen erteilt, und Benutzer mit Leseberechtigungen dürfen nur Hauptversionen anzeigen. Verwenden Sie die Versionsverwaltung mit Neben- und Hauptversionen, wenn Sie zwischen veröffentlichten Inhalten, die von einer Zielgruppe angezeigt werden können, und Entwurfsinhalten unterscheiden möchten, die noch nicht veröffentlicht werden können. Auf einer Website für das Personalwesen mit Beschreibungen von Organisationsvergünstigungen empfiehlt es sich beispielsweise, mithilfe von Haupt- und Nebenversionen den Zugriff der Mitarbeiter auf die Beschreibungen der Vergünstigungen einzuschränken, während diese bearbeitet werden.

Geben Sie im Dokument Arbeitsblatt "Dokumentbibliotheken" (in englischer Sprache) für jede aufgelistete Dokumentbibliothek das gewünschte Versionskontrollschema an: Keine, Hauptversionen erstellen oder Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen.

Planen der Inhaltsgenehmigung

Die Inhaltsgenehmigung ist eine Methode, mit der Websitemitglieder mit Berechtigungen zur Genehmigung die Veröffentlichung von Inhalten steuern können. Ein Dokumententwurf, der zur Inhaltsgenehmigung aussteht, befindet sich im Zustand Ausstehend. Wenn eine genehmigende Person das Dokument überprüft und die Inhalte genehmigt, wird dieses für die Anzeige durch Websitebenutzer mit der Leseberechtigungen verfügbar. Der Besitzer einer Dokumentbibliothek kann die Inhaltsgenehmigung für ein Dokument aktivieren und der Bibliothek optional einen Workflow für die Ausführung des Genehmigungsprozesses zuordnen. Verwenden Sie die Inhaltsgenehmigung, um die Veröffentlichung von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und zu steuern. In einem Unternehmen, das Inhalte als Produkt oder Dienstleistung veröffentlicht, kann beispielsweise eine rechtliche Überprüfung und Genehmigung vor der Veröffentlichung der Inhalte gefordert werden.

Die Art des Sendens der Dokumente zur Genehmigung hängt von den Einstellungen für die Versionsverwaltung in der Dokumentbibliothek ab:

  • Keine Wenn keine Versionsverwaltung festgelegt ist und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wird der Status des Dokuments in Ausstehend geändert. In Windows SharePoint Services 3.0 wird die frühere Version des Dokuments beibehalten, sodass diese von Benutzern mit Leseberechtigung weiterhin angezeigt werden kann. Wenn die ausstehenden Änderungen genehmigt wurden, wird die neue Dokumentversion veröffentlicht, sodass sie von Benutzern mit Leseberechtigung angezeigt werden kann, während die frühere Version verworfen wird. Wenn keine Versionsverwaltung festgelegt ist und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird dieses der Bibliothek mit dem Zustand Ausstehend hinzugefügt, und es kann von Benutzern mit Leseberechtigung erst nach seiner Genehmigung angezeigt werden.

  • Hauptversionen erstellen Wenn die Versionsverwaltung mit Hauptversionen festgelegt ist und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wird der Zustand des Dokuments in Ausstehend geändert, und die frühere Hauptversion des Dokuments wird verfügbar gemacht, sodass sie von Benutzern mit Leseberechtigung angezeigt werden kann. Wenn die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und für Websitebenutzer mit Leseberechtigung verfügbar gemacht, während die frühere Version in der Verlaufsliste des Dokuments gespeichert wird. Wenn die Versionsverwaltung mit Hauptversionen festgelegt ist und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird dieses der Bibliothek mit dem Zustand Ausstehend hinzugefügt und kann erst dann von Benutzern mit Leseberechtigung angezeigt werden, wenn es als Version 1 genehmigt wurde.

  • Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen Wenn die Versionsverwaltung mit Haupt- und Nebenversionen festgelegt ist und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, kann der Autor eine neue Nebenversion des Dokuments als Entwurf speichern oder eine neue Hauptversion speichern, wodurch der Zustand des Dokuments in Ausstehend geändert wird. Wenn die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und für Websitebenutzer mit Leseberechtigung verfügbar gemacht. Bei dieser Art der Versionsverwaltung werden sowohl Hauptversionen als auch Nebenversionen eines Dokuments in der Verlaufsliste des betreffenden Dokuments gespeichert. Wenn die Versionsverwaltung mit Haupt- und Nebenversionen festgelegt ist und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, kann dieses der Bibliothek mit dem Zustand Entwurf als Version 0.1 hinzugefügt werden, oder der Autor kann eine sofortige Genehmigung anfordern. In diesem Fall wird der Zustand des Dokuments in Ausstehend geändert.

Geben Sie im Dokument Arbeitsblatt "Dokumentbibliotheken" (in englischer Sprache) an, ob die Inhaltsgenehmigung für die einzelnen aufgelisteten Dokumentbibliotheken erforderlich ist.

Planen des Eincheckens und Auscheckens

Sie können festlegen, dass Benutzer Dokumente in einer Dokumentbibliothek einchecken und auschecken, bevor sie sie bearbeiten können. Ein solches Vorgehen wird immer empfohlen. Das Ein- und Auschecken von Dokumenten bietet die folgenden Vorteile:

  • Sie können besser steuern, wann Dokumentversionen erstellt werden. Wenn ein Dokument ausgecheckt wurde, kann es der Autor speichern, ohne es vorher einzuchecken. Andere Benutzer der Dokumentbibliothek können diese Änderungen nicht anzeigen, und es wird keine neue Version erstellt. Eine neue Version (die für andere Benutzer sichtbar ist) wird nur erstellt, wenn ein Dokument vom Autor eingecheckt wird. Dadurch verfügt der Autor über mehr Flexibilität und Kontrolle.

  • Metadaten können besser erfasst werden. Wenn ein Dokument eingecheckt wurde, kann der Autor Kommentare schreiben, die die am Dokument vorgenommenen Änderungen beschreiben. Dadurch kann ein Verlaufsdatensatz zu den Änderungen erstellt werden, die am Dokument vorgenommen werden.

Geben Sie im Dokument Arbeitsblatt "Planen von Bibliotheken" (in englischer Sprache) an, ob das Ein- und Auschecken von Dokumenten für die einzelnen aufgelisteten Dokumentbibliotheken erforderlich ist.

Planen der Verwaltung von Informationsrechten

Mit der Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) können Autoren von Inhalten ihre Dokumente steuern und schützen. Die Inhalte von IRM-Dokumenten werden verschlüsselt und mit einer Veröffentlichungslizenz bereitgestellt, die Benutzern Einschränkungen auferlegt. Diese Einschränkungen variieren je nach Berechtigungsstufe der Benutzer. Sie können beispielsweise ein Dokument als schreibgeschützt definieren, das Kopieren von Text deaktivieren oder aber das Speichern oder Drucken von Dokumentkopien untersagen. Clientanwendungen, in denen Dateitypen mit IRM gelesen werden, erzwingen anhand der Veröffentlichungslizenz in einem IRM-Dokument Einschränkungen für die Benutzer, die auf das Dokument zugreifen.

Windows SharePoint Services 3.0 unterstützt IRM für Dokumente in Dokumentbibliotheken. Zum Implementieren von IRM für einen Dateityp muss ein Administrator einen Schutz für den betreffenden Dateityp installieren. Dabei handelt es sich um ein Programm, das die Verschlüsselung und Entschlüsselung von IRM-Dokumenten für einen Dateityp steuert.

In Windows SharePoint Services 3.0 können Sie mit IRM steuern, welche Aktionen Benutzer in Dokumenten ausführen können, wenn diese in Bibliotheken in Windows SharePoint Services 3.0 geöffnet werden. Dies unterscheidet sich von IRM für Dokumente auf Clientcomputern, bei denen der Besitzer eines Dokuments festlegen kann, welche Rechte den einzelnen Benutzern des Dokuments zugewiesen werden sollen. Verwenden Sie IRM für Dokumentbibliotheken, wenn Sie vertrauliche Inhalte steuern möchten, die auf dem Server gespeichert sind. Wenn Sie beispielsweise eine Dokumentbibliothek für eine Vorschau von neu entwickelten Produkten für andere Teams im Unternehmen verfügbar machen, können Sie mithilfe von IRM verhindern, dass die Inhalte für Zielgruppen außerhalb der Organisation veröffentlicht werden.

Wenn IRM für eine Dokumentbibliothek aktiviert wurde und ein Dokument eines Typs, für den IRM aktiviert wurde, vom Server in eine Clientanwendung heruntergeladen wird, wird das Dokument von Windows SharePoint Services 3.0 verschlüsselt, und eine Veröffentlichungslizenz wird hinzugefügt. Wenn das Dokument wieder auf den Server hochgeladen wird, wird die Datei von Windows SharePoint Services 3.0 entschlüsselt und in unverschlüsselter Form in der Bibliothek gespeichert.

Die IRM-Berechtigungen, die auf ein Dokument beim Hochladen von einer Dokumentbibliothek angewendet werden, basieren auf den Berechtigungen der jeweiligen Benutzer bezüglich der Inhalte, die in den Sicherheitseinstellungen von Windows SharePoint Services 3.0 festgelegt sind. In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie Windows SharePoint Services 3.0-Berechtigungen in IRM-Berechtigungen konvertiert werden:

Windows SharePoint Services-Berechtigungen IRM-Berechtigungen

Berechtigungen verwalten, Verwalten des Webs

Vollzugriff entsprechend der Definition durch den Client. Damit wird einem Benutzer generell das Lesen, Bearbeiten, Kopieren, Speichern und Ändern der Berechtigungen von Inhalten gestattet, deren Rechte verwaltet werden.

Listenelemente bearbeiten, Listen verwalten, Seiten hinzufügen und anpassen

Bearbeiten, Kopieren und Speichern von Berechtigungen. Sie können optional festlegen, dass Benutzer mit diesen Berechtigungen Dokumente aus der Dokumentbibliothek drucken können.

Listenelemente anzeigen

Leseberechtigungen. Benutzer können das Dokument lesen, jedoch die Inhalte nicht kopieren oder aktualisieren. Sie können Benutzern mit der Berechtigung Listenelemente anzeigen auch das Drucken von Dokumenten aus der Dokumentbibliothek ermöglichen.

Andere

Keine sonstigen Berechtigungen entsprechen IRM-Berechtigungen.

Zum Verwenden von IRM in Windows SharePoint Services 3.0 müssen Sie den Microsoft Windows Rights Management Services Client, Version 1, auf jedem Front-End-Webserver in der Serverfarm installieren. Außerdem muss im Netzwerk Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) für Windows Server 2003, Service Pack 1.0 oder höher, verfügbar sein. Wenn Sie den Windows Rights Management Services Client installieren möchten und weitere Informationen zu Microsoft Windows Rights Management Services benötigen, besuchen Sie die Website Microsoft Windows Server 2003 Rights Management Services (RMS) https://www.microsoft.com/germany/windowsserver2003/technologien/rms/default.mspxx). Eine Beschreibung der erforderlichen Schritte zum Konfigurieren von Microsoft Windows Rights Management Services zum Erstellen von Inhalten mit Rechteverwaltung in Windows SharePoint Services 3.0 finden Sie im Windows SharePoint Services 3.0-Bereitstellungshandbuch.

Geben Sie für jede im Arbeitsblatt "Dokumentbibliotheken" (in englischer Sprache) aufgelistete Dokumentbibliothek an, ob IRM erforderlich sein soll. Wenn ein Schutz für weitere Dokumenttypen erforderlich ist, notieren Sie diese Informationen in der Spalte IRM erforderlich?.