Bestimmen von Zielsetzungen für Websites

Inhalt dieses Artikels:

• Bestimmen von primären Zielen für Websites

• Bestimmen von primären Umgebungen für Websites

• Arbeitsblatt

Bevor Sie Ihre Websites auf der Grundlage von Windows SharePoint Services 3.0 entwerfen können, müssen Sie Ihre Ziele bestimmen. Anhand der Informationen in diesem Artikel können Sie die primären Ziele für Ihre SharePoint-Websites bestimmen und die Umgebungen ermitteln, in denen die Websites verwendet werden.

Bestimmen von primären Zielen für Websites

SharePoint-Websites sind flexibel, und Sie können mit ihnen viele Ihrer Ziele erreichen. Damit Sie jedoch über eine nützliche und erfolgreiche Website bzw. Gruppe von Websites verfügen, müssen Sie in der Lage sein, die Websites auf einige primäre Ziele auszurichten. Das heißt, Sie müssen wissen, was Sie mit einer Website erreichen möchten, bevor Sie sie entwerfen können. Beispiele:

• Möchten Sie mit anderen Personen in Ihrer Organisation kommunizieren, indem Sie Bulletins oder Ankündigungen veröffentlichen und Feedback einholen?

• Möchten Sie die Teamzusammenarbeit fördern, indem Sie den Teammitgliedern einen Ort zugänglich machen, an dem sie Ideen austauschen und gemeinsam Projekte bearbeiten können?

Mithilfe von SharePoint-Websites können Sie beide Ziele erreichen. Wenn Sie über mehrere Ziele verfügen, empfiehlt es sich, mehrere ggf. miteinander verknüpfte Websites zu erstellen. Sie können mit einer Website aber auch mehrere Ziele umsetzen. Wenn Sie sich auf eine einzige Website beschränken, organisieren Sie diese so, dass Benutzer, die nach einem Kommunikationspunkt suchen, diesen sofort finden, und dass Benutzer, die Informationen und Ideen austauschen oder Dokumente speichern möchten, ihren Ausgangspunkt ebenfalls schnell finden.

Überdenken Sie die folgenden Ziele. Überlegen Sie, welche dieser Ziele Ihren Anforderungen für die einzelnen zu entwerfenden Websites am ehesten entsprechen.

Dokumentspeicherung

Dokumentspeicherung und Workflow sind Schlüsselfunktionen vieler Websites, selbst bei Websites, die hauptsächlich für die Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt werden. Gelegentlich ist jedoch in einer Organisation eine spezielle Website für die Dokumentspeicherung erforderlich. Ob Sie eine spezielle Website für die Dokumentspeicherung benötigen, hängt von vielen Faktoren ab, beispielsweise von der Anzahl der zu speichernden Dokumente, der Anzahl der Benutzer, die Beiträge zu Dokumenten leisten, der Anzahl der Benutzer, die Dokumente bearbeiten müssen usw. Die Struktur für die Dokumentspeicherung können Sie in einer späteren Phase des Planungsprozesses ermitteln. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken (Windows SharePoint Services).

Websites für die Dokumentspeicherung und Dokumentspeicherungsbereiche anderer Websites bieten häufig folgende Möglichkeiten:

• Ein- oder Auschecken von Dokumenten, Nachverfolgen von Änderungen an Dokumenten und Verwalten mehrerer Versionen von Dokumenten.

• Weiterleiten von Dokumenten zur Genehmigung oder im Rahmen spezieller Verfahren vor der Veröffentlichung für eine größere Zielgruppe.

  Hinweis

  Windows SharePoint Services 3.0 bietet eine Workflowfunktion, mit der Sie einen benutzerdefinierten Workflowprozess erstellen können, mit dem Dokumente zur Genehmigung weitergeleitet werden.

• Kennzeichnen von Dokumenten mit Metadaten zur effizienteren Sortierung und Verwaltung von Dokumenten.

Kommunikation

Mithilfe einer Kommunikationswebsite können Sie Informationen an eine Gruppe von Personen übermitteln und Informationen und Feedback von diesen Personen empfangen. Über Kommunikationswebsites werden hauptsächlich Informationen, Daten und Dokumente an andere Personen verteilt. In einer großen Organisation kann beispielsweise eine zentrale Website betrieben werden, über die organisationsweit Informationen zu Richtlinien oder Ereignissen übertragen werden (z. B. eine Website für Personalwesen oder für Firmenereignisse).

Über viele Kommunikationswebsites werden auch Informationen gesammelt und gemeinsam genutzt. Ein schwarzes Brett einer Community ist beispielsweise im Wesentlichen eine Kommunikationswebsite. Die Mitglieder der Community besuchen die Website, um Beiträge zu lesen und um Beiträge für andere Mitglieder zu veröffentlichen.

Kommunikationswebsites enthalten häufig Abschnitte für folgende Zwecke:

• Beschreiben, Veröffentlichen oder Ankündigen von Ereignissen oder sonstigen Informationen

• Anzeigen von Kalender- oder Ereignisinformationen

• Lesen von Dokumenten oder Leitartikeln

• Veröffentlichen oder Hochladen von Informationen oder Dokumenten

Zusammenarbeit

Eine Website für die Zusammenarbeit unterstützt Teammitglieder oder Mitarbeiter einer Organisation bei der Zusammenarbeit. Über Websites für die Zusammenarbeit werden hauptsächlich Informationen und Dokumente gemeinsam genutzt und Ideen veröffentlicht. Zudem kann auf die Ideen anderer Personen reagiert und der Fortschritt hinsichtlich eines Ziels nachverfolgt werden.

Websites für die Zusammenarbeit können je nach Art des Teams, Teamgröße, Komplexität und Ziel variieren. Ein kleines Team, das mit einem kurzfristigen Projekt befasst ist (z. B. mit der Organisation eines anstehenden Ereignisses oder dem Planen der Markteinführung eines neuen Produkts) hat beispielsweise andere Anforderungen als ein größeres Team (z. B. die Forschungsabteilung eines Fertigungsunternehmens oder die Redaktion eines Verlagsunternehmens), das eine Reihe von langfristigen Projekten bearbeitet. Mitglieder einer Organisation, die beim Organisieren eines Ereignisses (beispielsweise einer Wohltätigkeitsveranstaltung) oder beim Werben für die Mitwirkung in der Organisation (z. B. einer Gemeinde oder einer Schulorganisation) zusammenarbeiten, haben wiederum ihre eigenen Anforderungen.

Websites für die Zusammenarbeit enthalten häufig Abschnitte für die folgenden Zwecke:

• Gemeinsames Nutzen von Informationen und Daten

• Gemeinsames Nutzen von Dokumenten

• Gemeinsames Nutzen von Kalender- oder Ereignisinformationen

• Veröffentlichen von Ideen und Diskutieren von Ideen zu einem Projekt

• Hinzufügen, Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben

Bestimmen von primären Umgebungen für Websites

Wenn Sie Ihre Websites effektiv planen möchten, müssen Sie ermitteln, für welche Umgebungen die Websites bestimmt sind. Internet-Websites liegen häufig andere Ziele und Anforderungen zugrunde als Intranet-Websites. Für eine Internet-Website zur Vermarktung eines Produkts wird die Anzeige von Inhalten i. d. R. nicht beschränkt, Sie kontrollieren jedoch strikt den Personenkreis, der der Website Inhalte hinzufügen darf. Im Unterschied dazu tragen bei einer Intranet-Website für die Teamzusammenarbeit die meisten Benutzer Inhalte bei, und nur sehr wenige Benutzer rufen die Website nur auf, um gelegentlich Inhalte einzusehen. In einigen Umgebungen kann sich auch die Größe der Organisation auf Ihre Entscheidungen auswirken. In anderen Umgebungen hingegen kann auch die Zusammensetzung des Personenkreises relevant sein, der in der Umgebung zusammenarbeitet.

Untersuchen Sie, welche der Umgebungen in der folgenden Tabelle für Ihre Websites relevant sind.

Arbeitsblatt

Bestimmen Sie anhand des folgenden Arbeitsblatts Ziele für Websites:

• Arbeitsblatt "Zielsetzungen und Umgebungen von Websites" (in englischer Sprache) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73269&clcid=0x407)