Erstellen eines Kommunikationsplans (SharePoint Foundation 2010)

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Gilt für: SharePoint Foundation 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Es ist unerlässlich, die Benutzer über den Upgradeprozess von Windows SharePoint Services 3.0 auf Microsoft SharePoint Foundation 2010 zu informieren. Einerseits müssen die Websitebenutzer wissen, was sie nach dem Upgrade auf ihren Websites erwartet, und andererseits müssen die Eigentümer von Websites wissen, wie sie das Upgrade vorbereitend unterstützen können und was nach dem Upgrade erledigt werden muss. Darüber hinaus müssen sowohl Websitebenutzer als auch Eigentümer von Websites über den Zeitpunkt des Upgrades informiert sein. Als Teil des Planungsprozesses sollte Folgendes ermittelt werden:

  • Wer sind die Mitglieder des Upgradeteams, sind darüber hinaus noch weitere Personen beteiligt, und wer wird von diesem Upgrade betroffen sein?

  • Welche Informationen müssen dem Upgradeteam zu welchem Zeitpunkt zugänglich sein?

  • Welche Informationen müssen den Websitebenutzern und anderen beteiligten Personen zu welchem Zeitpunkt zugänglich sein?

In diesem Artikel wird die Erstellung eines Kommunikationsplans beschrieben, der dazu dient, dem Upgradeteam, den Websitebenutzern und weiteren Beteiligten alle Schritte vor, während und nach dem Upgrade offenzulegen.

Inhalt dieses Artikels:

  • Mitglieder des Upgradeteams

  • Zeitpunkte und Inhalte der Nachrichten an das Upgradeteam

  • Zeitpunkte und Inhalte der Nachrichten an Websitebenutzer

Mitglieder des Upgradeteams

Bei kleineren Bereitstellungen, bei denen keine größeren Anpassungen an Websites vorgenommen wurden, besteht das Upgradeteam u. U. nur aus einer Person. Bei größeren Bereitstellungen hingegen sind möglicherweise mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen erforderlich, wie in der folgenden Liste erläutert wird:

  • Serveradministratoren   Der Serveradministrator führt die meisten Upgradeaufgaben aus. Es muss mindestens ein Serveradministrator Mitglied des Upgradeteams sein, da für die Ausführung des Installations-Assistenten eine Person erforderlich ist, die auf jedem der Front-End-Webserver Mitglied der lokalen Gruppe der Administratoren ist.

    Hinweis

    Farmadministratoren können keine lokalen Administratoren für den Server sein.

  • Datenbankadministratoren   Sollten Sie über ein separates Datenbankadministrationsteam verfügen, so müssen Sie den Zeitplan des Upgrades sowie die Durchführung mit dem Team koordinieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie beabsichtigen, die Methode "Upgrade mit Anfügen der Datenbanken" anzuwenden.

  • Serversicherheitsteams   Sie müssen das Upgrade mit dem Sicherheitsteam koordinieren, wie beispielsweise mit dem Team für die Active Directory-Verzeichnisdienste, um die Konten und Berechtigungen zu überprüfen oder um die neuen Richtlinieneinstellungen für SharePoint Foundation 2010 anzuwenden.

  • Clientbereitstellungsteam   Setzen Sie sich mit dem Clientbereitstellungsteams in Verbindung, um die Bereitstellung von neuen Client- und Serveranwendungen zu koordinieren. Die Clientbereitstellung muss vor dem Upgrade vorgenommen werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass Alternativen für Benutzer nach dem Upgrade ihrer Websites in Anspruch genommen werden können.

  • Websitesammlungsbesitzer   Sie müssen in der Lage sein, Websitesammlungsbesitzer über den anstehenden Upgradeprozess zu benachrichtigen und sie über Probleme zu informieren, die Sie beim Ausführen des Tools zum Ausführen einer Überprüfung vor dem Upgrade oder beim Upgraden der Websites festgestellt haben. Wenn ein visuelles Upgrade ausgeführt wird, müssen Sie auch die Websitesammlungsbesitzer über die neue Benutzeroberfläche informieren und ob diese Änderung von den Farmadministratoren oder den Administratoren für Websitesammlung durchgeführt wird.

  • Websitedesigner und -entwickler   Wenn Sie über benutzerdefinierte Vorlagen, Webparts, Webdienste oder sonstige benutzerdefinierte Elemente verfügen, die Ihren Websites zugeordnet sind, müssen Sie mit den Personen zusammenarbeiten, die für das Entwickeln und Anpassen der betreffenden Elemente zuständig sind, damit Sie neue Versionen dieser benutzerdefinierten Elemente erstellen können, bzw. um sich zu vergewissern, dass die Elemente ordnungsgemäß aktualisiert wurden. Weitere Informationen zu möglichen Problemen mit benutzerdefinierten Elementen finden Sie unter Verwenden eines Testupgrades zur Ermittlung möglicher Probleme (SharePoint Foundation 2010).

  • Websitebenutzer   Websitebenutzer müssen nicht unbedingt in die Entscheidungsfindung für den Upgradeprozess einbezogen werden. Sie müssen den Benutzern der Websites jedoch den Zeitraum des Upgrades sowie mögliche Auswirkungen mitteilen.

  • Sponsoren und andere Beteiligte   Möglicherweise gibt es weitere Personen in Ihrer Organisation, die an der Planung des Upgradeprozesses teilnehmen müssen. Berücksichtigen Sie diese Personen in Ihrem Kommunikationsplan.

    Hinweis

    Je nach Organisation können die einzelnen Rollen im Upgradeteam von nur einer Person oder mehreren Personen ausgefüllt werden.

Zeitpunkte und Inhalte der Nachrichten an das Upgradeteam

Der Zeitplan für das Upgrade wird im Allgemeinen von den Serveradministratoren und den Administratoren für gemeinsame Dienste festgelegt, und die Besitzer der Websites werden erst unmittelbar vor Beginn des Prozesses benachrichtigt. Da die Teammitglieder zu bestimmten Zeitpunkten des Upgradeprozesses eigene Aufgaben ausführen müssen, ist ein robuster Plan zur Übermittlung des Fortschritts des Upgrades an alle Teammitglieder unerlässlich, sodass alle Personen genau wissen, wann sie ihre jeweiligen Aufgaben ausführen müssen.

Das gesamte Upgradeteam muss zusammenarbeiten, um Folgendes zu bestimmen:

  • Vorgehensweise für das Upgrade   Im Artikel Bestimmen der Upgrademethode (SharePoint Foundation 2010) finden Sie hilfreiche Informationen im Hinblick auf die Entscheidung über den auszuführenden Upgradetyp. Der Bericht, der mit dem Tool zum Ausführen einer Überprüfung vor dem Upgrade generiert wird, muss bei dieser Entscheidung ebenfalls berücksichtigt werden.

  • Termine (Datum und Uhrzeit) für die Ausführung des Upgrades   Es empfiehlt sich (besonders bei einem direkten Upgrade), das Upgrade zu einem Zeitpunkt auszuführen, zu dem die Websites nur wenig genutzt werden. In kleinen Bereitstellungen mit nur einem Server kann das Upgrade innerhalb von weniger als einem Tag durchgeführt werden. Bei größeren Bereitstellungen, z. B. Serverfarmen mit großen Datenmengen, können Sie ein Upgrade durch Datenbankanfügungen oder ein direktes Upgrade mit getrennten Datenbanken verwenden, um den Upgradeprozess über mehrere Ausfallzeiträume zu verteilen. Wie lange das Upgrade einer bestimmten Websitesammlung genau dauert, lässt sich nicht vorhersagen. Daher ist ein intensiver Informationsaustausch mit den anderen am Upgradeprozess beteiligten Teammitgliedern und mit den Endbenutzern unabdingbar. Der Tag bzw. die Tage, die Sie für das Upgrade auswählen, sollte weit genug in der Zukunft liegen, damit das Upgradeteam genügend Zeit für die Durchführung aller vorbereitenden Schritte hat. Planen Sie beim Aufstellen des Zeitplans auch Zeit für die Validierung der geupgradeten Websites, die Implementierung etwaiger Änderungen oder die Durchführung von Änderungen am Branding von Websites ein.

An den folgenden Punkten des Upgradeprozesses ist die Kommunikation mit den Besitzern, Designern und Entwicklern von Websites unerlässlich:

  • Vor dem Beginn des Prozesses, sodass allen Personen der allgemeine Zeitplan sowie ihre jeweilige Rolle im Prozess bekannt ist.

  • Nach dem Ausführen des Tools zum Ausführen einer Überprüfung vor dem Upgrade, sodass vom Tool festgestellte Probleme behoben werden können. Weitere Informationen zum Tool zum Ausführen einer Überprüfung vor dem Upgrade finden Sie unter Ausführen des Tools zum Ausführen einer Überprüfung vor dem Upgrade (SharePoint Foundation 2010). Probleme mit benutzerdefinierten Websitevorlagen oder benutzerdefinierten Webparts müssen beispielsweise vor dem Planen des Upgrades an den entsprechenden Besitzer sowie Designer und Entwickler der Website gemeldet werden, sodass diese über ausreichend Zeit verfügen, um das Problem zu analysieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Ein Entwickler kann z. B. entscheiden, dass ein Webpart vor dem Upgradeprozess neu erstellt werden sollte. Besitzer von Websites möchten vorher ggf. an den Websites vorgenommene Änderungen aufzeichnen, einschließlich von Websitevorlagen und Änderungen an wichtigen ASPX-Dateien (Active Server Page Extension).

  • Nach dem Upgraden der Websites, sodass die Websites überprüft und ggf. erforderliche Änderungen vorgenommen werden können.

Zeitpunkte und Inhalte der Nachrichten an Websitebenutzer

Ebenso wichtig ist es, den Benutzern der Websites folgende Informationen mitzuteilen:

  • Zeitpunkt des Upgrades ihrer Websites   Bei einem direkten Upgrade müssen die Benutzer außerdem benachrichtigt werden, dass ihre Websites während des Upgradeprozesses nicht verfügbar sind.

  • Voraussichtliche Verfügbarkeit der geupgradeten Websites   Das Upgradeteam muss den Zeitpunkt mitteilen, zu dem nicht nur das eigentliche Upgarde abgeschlossen, sondern auch der ordnungsgemäße Betrieb der geupgradeten Websites sichergestellt sein wird.

  • Mögliche Auswirkungen des Upgrades und wissenswerte Informationen über die neue Umgebung   Die Website wird beispielsweise ein neues Aussehen aufweisen und über geringfügig andere Funktionen auf der neuen Benutzeroberfläche verfügen. Wenn Sie ein visuelles Upgrade verwenden, informieren Sie die Benutzer darüber, in welcher Benutzerumgebung sie arbeiten werden und was sie erwartet. Sie können sie auch auf verfügbare Inhalte hinweisen, beispielsweise auf Artikel mit Neuigkeiten oder Schulungsmaterialien, in denen sie sich mit der neuen Version vertraut machen können. Weitere Informationen zu Änderungen von Features und zum visuellen Upgrade finden Sie unter Planen des visuellen Upgrades (SharePoint Foundation 2010) und Änderungen hinsichtlich wichtiger Features zwischen Versionen im Artikel "Neues im Upgrade".

  • Weitere Hilfe   Falls nach dem Upgrade der Website Probleme auftreten, stellen Sie den Benutzern für diese Zwecke eine Kontaktadresse zur Verfügung.