Planen des Projektlebenszyklus (Project Server 2010)

Erstellen von Projekten

Es gibt viele Möglichkeiten, Projekte vom Konzept bis zum Abschluss zu bringen. Manchmal ist der Prozess informell und möglicherweise das Ergebnis eines kurzen Brainstormings auf einem Whiteboard. In anderen Fällen wird das Projekt erst nach jahrelangen Untersuchungen und sorgfältigen Analysen erstellt. Wenn der Erstellungsprozess nicht geplant und verwaltet wird, kann er zu einem chaotischen Vorgang werden. Dieses Chaos kann Ihre Organisation in vielerlei Hinsicht viel kosten: reduzierte Effizienz, nicht zugeordnete Ressourcen, falsch ausgerichtete Prioritäten, doppelter Aufwand, widersprüchliche Ansätze und verpasste Gelegenheiten, um nur einige wenige aufzuführen. Nachfolgend sind einige wichtige Punkte aufgeführt, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Microsoft Project 2010 zum Erstellen von Projekten in Ihrer Organisation verwenden.

Planen von Vorschlägen

Das Projektvorschlagsfeature bietet einen Mechanismus zum Steuern des Eintrags von Projekten in Project Server. Es bietet einen Mehrwert für geschäftliche Entscheidungsträger, indem Vorschlagsdaten zusammen mit Projektdaten gespeichert werden. Das Feature stellt eine bessere Berichterstellung, Modellierung und Pipelineanalyse bereit und hilft bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen zur Vorschlagsverwaltung.

Vorschläge sind begrenzte Projekte. Sie sind deshalb begrenzt, weil alle bei Verwendung von Microsoft Project Professional 2010 verfügbaren Features für Projektvorschläge nicht verfügbar sind. Projektvorschläge sind keine Enterprise-Projekte. Dieser eingeschränkte oder schlankere Projekttyp ist für viele Benutzer nützlich und hilfreich. Mithilfe eines Vorschlags können Benutzer Projektvorschläge übertragen (mit einfachen Projekt- und Ressourcenplanungsfeatures) und einen einfachen Gatingmechanismus für Projekte nutzen, die in Project Server hinzugefügt werden. Projektvorschläge müssen geprüft werden, bevor sie in Enterprise-Projekte umgewandelt werden können. Projektvorschläge enthalten Basisinformationen, anhand deren geschäftliche Entscheidungsträger den Vorschlag genehmigen oder ablehnen können. Der Vorschlag kann beispielsweise folgende Informationen enthalten:

• Projektname

• Projektbeschreibung

• Vorgeschlagenes Anfangs- und Enddatum

• Vorgeschlagene Kosten

• Ressourcenanforderungen

Vorschläge werden in Microsoft Project Web App (PWA) erstellt. Jede Person mit Zugriff auf PWA kann Vorschläge anzeigen. Zum Erstellen von Projektvorschlägen muss die Berechtigung zum Erstellen eines neuen Wartungsprojekts erteilt werden.

Vorschläge können für die Verwendung mit Workflows konfiguriert werden, die in Microsoft SharePoint Server 2010 verfügbar sind.

Wenn das Vorschlagsfeature für einen Workflow konfiguriert wurde, übernimmt der Workflow automatisch die meiste Arbeit. Wenn ein Vorschlag erstellt wird, generiert der Workflow die Vorgangszuordnungen für die Bearbeiter des Vorschlags und für den Vorschlagsersteller, während der Vorschlag den Vorschlagsprozess durchläuft. Diese Vorgänge werden den Besitzern durch das Webpart für Vorschlagsworkflowvorgänge angezeigt.

Planen von Ressourcen

Enterprise-Ressourcen sind die Personen, die Ausrüstung und die Materialien, die zum Ausführen von Vorgängen in einem Enterprise-Projekt verwendet werden. Enterprise-Ressourcen sind Teil des Ressourcenpools einer Organisation und werden zentral in der Project Server 2010-Datenbank gespeichert. Sie können den Enterprise-Ressourcenpool erstellen, den Projektmanager zum Zuordnen von Ressourcen zu Vorgängen in Projekten verwenden, indem Sie dem Enterprise-Ressourcenpool Ressourcen hinzufügen oder Ressourcen importieren. Sie sollten den Inhalt der Enterprise-Global-Projektvorlage definieren, bevor Sie dem Enterprise-Ressourcenpool Ressourcen hinzufügen.

Bevor Sie den Enterprise-Ressourcenpool Ihrer Organisation ordnungsgemäß erstellen und verwalten können, müssen Sie sorgfältig die benutzerdefinierten Enterprise-Ressourcenfelder definieren, dokumentieren und erstellen. Zusätzlich ist für große Organisationen das anfängliche Auffüllen des Enterprise-Ressourcenpools mindestens genau so wichtig, wie den Enterprise-Ressourcenpool immer genau und aktuell zu halten. Das Nachverfolgen von wichtigen Änderungen an den Ressourceninformationen, die im Enterprise-Ressourcenpool gespeichert und verwaltet werden, kann eine Vollzeitbeschäftigung sein.

Bevor Sie einen Enterprise-Ressourcenpool für Project Server 2010 erstellen, müssen Sie den Startpunkt bestimmen. Das Hinzufügen von Ressourcen zum Enterprise-Ressourcenpool kann auf unterschiedliche Weise erfolgen:

• Starten mit neuen Projekten: Für dieses Szenario ist minimale Vorbereitung nötig. Der Prozess wird vereinfacht, wenn Sie alle erforderlichen Ressourceninformationen in einem einzigen Dokument sammeln können. Sie können eine Papierliste erstellen. Dann importieren Sie die identifizierten Ressourcen aus Active Directory oder aus einem Mitgliedschaftsspeicher, wenn Sie die Formularauthentifizierung verwenden. Alternativ können Sie die Informationen mithilfe von Microsoft Excel sammeln. Anschließend importieren Sie die resultierende Kalkulationstabelle nach Project Professional 2010, um sie in der Project Server-Datenbank zu speichern.

• Erstellen des Enterprise-Ressourcenpools: In diesem Szenario erstellen Sie den Enterprise-Ressourcenpool in Project Professional 2010. Stellen Sie in Project Professional 2010 eine Verbindung mit Project Server 2010 her, und checken Sie den Enterprise-Ressourcenpool aus. Geben Sie die Ressourcen ein, und speichern Sie den Enterprise-Ressourcenpool.

Planen von benutzerdefinierten Feldern

Project Server 2010 enthält Nachschlagetabellen und -felder, die Sie anpassen können. Ein benutzerdefiniertes Feld kann Informationen zu einem Vorgang, einer Ressource oder einer Zuordnung enthalten. In Project Server 2010 können Felder benutzerdefinierte Daten enthalten, z. B. Text, Attribute, Zahlen, Datumsangaben, Kosten, Start- und Enddaten sowie Angaben zur Dauer. Sie können diese Felder mithilfe von Formeln, bestimmten Wertberechnungen oder grafischen Symbolen anpassen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.

Sie können eigene Formeln mit Verweisen auf andere Feldern schreiben, die in einem benutzerdefinierten Feld berechnet werden. Sie können eine Liste von Werten für ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, um einen schnellen und genauen Dateneintrag sicherzustellen. Sie können in einem benutzerdefinierten Feld anstelle der tatsächlichen Daten ein grafisches Symbol anzeigen. Auf diese Weise können Sie schnell sehen, wenn die Daten in dem Feld bestimmten Kriterien entsprechen, beispielsweise wenn die Daten einen angegebenen Adressbereich überschreiten oder wenn die Ressourcen überlastet sind. Sie können auch eine hierarchische Struktur der benutzerdefinierten Felder für Informationen in Ihrem Projekt erstellen. Beispielsweise können Sie die Kostencodes Ihres Unternehmens mit den Projektdaten verknüpfen. Nachdem Sie diese Struktur erstellt und die benutzerdefinierten Felder auf Ihre Daten angewendet haben, können Sie diese einfach zum Filtern, Sortieren und Gruppieren von Projektdaten verwenden.

In Project Server 2010 gibt es zwei Arten von benutzerdefinierten Feldern – lokale Felder und Enterprise-Felder. Lokale benutzerdefinierte Felder werden vom Projektmanager für ein bestimmtes Projekt verwendet. Benutzerdefinierte Enterprise-Felder werden vom Projektmanagementbüro (Project Management Office, PMO) zum Sammeln von Daten für Rollupberichte für die gesamte Organisation verwendet. Für Enterprise-Vorgangsfelder und benutzerdefinierte Projektfelder unterstützt Project Server 2010 die Umfangsdefinition für ein bestimmtes Programm (Sammlung von Projekten). Auf diese Weise kann ein benutzerdefiniertes Enterprise-Feld für eine Teilmenge der Projekte definiert werden.

Abschließen von Projekten

Es gibt bestimmte Aktivitäten, die Sie beim Abschließen von Projekten beachten sollten. EIne grundlegende Bereinigung beim Abschließen eines Projekts kann die Leistung von Project Server verbessern. Darüber hinaus können Sie Projekte sichern, um sicherzustellen, dass die Projekte nur den Benutzern angezeigt werden, die diese Informationen wirklich benötigen, beispielsweise zur Verlaufsverfolgung. Durch das Löschen anderer nicht verwendeter Enterprise-Objekte (z. B. Ressourcen und Zuordnungen) können Sie eine Verschlechterung der Serverleistung verhindern.

Planen der Archivierung

Eine Reihe von Enterprise-Objekten kann in PWA gesichert werden.

• Projekte

• Enterprise-Ressourcenpool und -Kalender

• Benutzerdefinierte Enterprise-Felder

• Enterprise-Global

• Ansichtsdefinitionen

• Systemeinstellungen

• Kategorie- und Gruppeneinstellungen

Das Sichern dieser Objekte ermöglicht das selektive Wiederherstellen bestimmter Elemente und das Beibehalten verschiedener Versionen dieser Elemente.

Sicherungen werden auf der Seite Servereinstellungen unter Datenbankverwaltung vorgenommen. Zwei Methoden sind verfügbar:

• Sicherung planen

• Administrative Sicherung

Die administrative Sicherung von Enterprise-Objekten kann jederzeit durchgeführt werden. Die geplante Sicherung kann, wie der Name schon sagt, zum täglichen Sichern von Enterprise-Objekten zu einer geplanten Zeit verwendet werden. Es empfiehlt sich, dass Sie die Enterprise-Objekte regelmäßig sichern und dass Sie die Sicherung ggf. für einen Zeitpunkt mit niedriger Serverauslastung planen. Sie sollten auch einen Plan zum Sichern der Datenbanken definieren.

Beim Sichern wird ein Objekt in der Project Server 2010-Archivdatenbank gespeichert.

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sind einige Optionen zum Abschließen des Projekts verfügbar.

• Löschen der Enterprise-Objekte aus der veröffentlichten Datenbank und der Entwurfsdatenbank in Project Server 2010 und Speichern von Kopien in der Archivdatenbank

• Löschen aller Enterprise-Objekte aus allen Project Server 2010-Datenbanken und Archivieren mithilfe von Datenbanksicherungen

• Platzieren des Projekts in einer speziellen Project Server-Kategorie, die allen Benutzern bis auf einigen wenigen den Zugriff verweigert

Planen der Bereinigung

Das Löschen nicht verwendeter Enterprise-Objekte nach Abschluss eines Projekts kann eine Verschlechterung der Serverleistung verhindern. Langfristig ist es für die Serverleistung besonders hilfreich, Zuordnungen zu löschen. Auch das Löschen von Ressourcen ist empfehlenswert, wenn sie im Unternehmen nicht mehr verwendet werden. Das Löschen nicht verwendeter Enterprise-Objekte nach Abschluss eines Projekts spart auch Speicherplatz auf dem Datenbankserver.