Standardeinstellungen für die Datensatzverwaltung (Office SharePoint Server)

Inhalt dieses Artikels:

• Liste "Datensatzrouting"

• Liste "Haltestatus"

• Nicht klassifizierte Datensätze

• Datenarchiv-Website

• Haltebericht

• Konfigurieren einer Verbindung mit der Datenarchiv-Website

Microsoft Office SharePoint Server 2007 stellt ein Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten und das Speichern bereit. Da allerdings viele Unternehmen Auflagen an die Datensatzverwaltung und die Konformität erfüllen müssen, müssen sie separate Server für die Verwaltung von Unternehmensdatensätzen und anderem reguliertem Material verwalten. Dies stellt Datensatzmanager vor die Herausforderung, Dokumente problemlos und konsistent von den Websites für die Zusammenarbeit in die stärker kontrollierte Umgebung eines Datensatzrepositoryservers verschieben zu müssen.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst Tools, mit denen Datensatzmanager wichtige Dokumente und die zugehörigen Metadaten auf eine Datenarchiv-Website verschieben können.

Ein Datensatz ist ein Dokument oder eine elektronische oder physische Entität in einer Organisation, das bzw. die als Nachweis für eine durch das Unternehmen ausgeführte Aktivität oder Transaktion dient. Datensätze müssen für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Im Rahmen des Datensatzverwaltungsprozesses führt eine Organisation die folgenden Aktionen aus:

• Bestimmen der Informationstypen, die als Datensätze klassifiziert werden müssen.

• Bestimmen, wie die aktiven, als zukünftige Datensätze klassifizierten Dokumente während ihrer Verwendung verarbeitet werden sollen. Dazu zählt auch die Bestimmung der Art und Weise, wie die aktiven Dokumente gesammelt werden sollen, wenn sie als Datensätze deklariert werden.

• Bestimmen der Art und Weise und des Zeitraums für die Aufbewahrung der einzelnen Datensatztypen, um die rechtlichen, geschäftlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen.

• Ausführen datensatzbezogener Aufgaben, beispielsweise Löschen abgelaufener Datensätze oder Suchen und Schützen von Datensätzen in Bezug auf externe Ereignisse (z. B. Gerichtsverfahren).

Liste "Datensatzrouting"

Die Liste Datensatzrouting enthält die eingehenden Datensätze, die an die entsprechende Dokumentbibliothek weitergeleitet werden. Geben Sie für jeden Datensatztyp in der Liste den Titel, die Beschreibung und den Speicherort an, an dem Datensätze dieses Typs gespeichert werden sollen. Sie können die Berechtigungen für jedes Element in der Liste Datensatzrouting verwalten.

Datensatzrouting: Neues Element

In der folgenden Tabelle werden die Felder zum Erstellen von Elementen in der Liste Datensatzrouting beschrieben.

Liste "Haltestatus"

Die Liste Haltestatus ist ein Datensatzverwaltungsfeature, mit dem Organisationen Datensätze für beliebige gültige Ablaufrichtlinien sperren können, während diese Datensätze für Ereignisse wie Rechtsstreitigkeiten, Buchprüfungen oder Untersuchungen benötigt werden. Dieses Feature ist in Microsoft Office SharePoint Server 2007 für die Websitevorlage Datenarchiv verfügbar. Sie können die Berechtigungen für jedes Element in der Liste Haltestatus verwalten und den Haltebericht für jedes Element einzeln anzeigen.

Haltestatus: Neues Element

In der folgenden Tabelle werden die Felder zum Erstellen von Elementen in der Liste Haltestatus beschrieben.

Nicht klassifizierte Datensätze

Dies ist die Standardbibliothek zum Speichern von Datensätzen, die an die Datenarchiv-Website übermittelt wurden und mit keinem anderen Datensatzroutingeintrag übereinstimmen.

Datenarchiv-Website

Microsoft Office SharePoint Server 2007 umfasst Tools, mit denen Datensatzmanager wichtige Dokumente und die zugehörigen Metadaten auf eine Datenarchiv-Websites verschieben können.

• Datenarchiv-Webdienst:

  Datensatzmanager können den Datenarchiv-Webdienst verwenden, um das Verschieben von Dokumenten von SharePoint-Websites auf eine Datenarchiv-Website zu automatisieren.

• Websitevorlage Datenarchiv:

  Die Websitevorlage Datenarchiv bietet eine Datenarchivlösung innerhalb von Microsoft Office SharePoint Server 2007. Über die Websitevorlage wird der Datenarchiv-Webdienst vollständig implementiert und für die Verwendung als Datenarchiv-Website angepasst.

Haltebericht

In diesem Bericht wird der Status der Datensätze in der Liste Haltestatus aufgelistet.

Konfigurieren einer Verbindung mit der Datenarchiv-Website

Nach dem Entwickeln der Datenarchiv-Website müssen Sie eine Serverfarm einrichten, um Datensätze an die Datenarchiv-Website zu senden.

Zum Vorbereiten der Serverfarm klicken Sie im Abschnitt Anwendungsverwaltung unter Externe Dienstverbindungen auf den Link Datenarchiv.

In der folgenden Tabelle wird das Einrichten einer Serverfarm beschrieben, um Datensätze an die Datenarchiv-Website zu senden.