Planen eines Berichts (Berichts-Generator 2.0)
Mit Berichts-Generator können Sie viele Typen von Berichten erstellen. Sie können beispielsweise Berichte, die zusammenfassende oder detaillierte Umsatzdaten , Marketing- und Umsatztrends enthalten, oder Betriebsberichte erstellen. Sie können auch Berichte erstellen, die umfassend formatierten Text nutzen, zum Beispiel für Bestellungen, Produktkataloge oder Formbriefe. All diese Berichtstypen werden mit unterschiedlichen Kombinationen derselben grundlegenden Bausteine in Berichts-Generator erstellt. Das Erstellen eines sinnvollen, verständlichen Berichts erfordert sorgfältige Planung. Bevor Sie beginnen, sollten Sie Folgendes beachten:
In welcher Struktur sollen die Daten in dem Bericht dargestellt werden?
Sie können zwischen Tabellen-, Matrix-, Diagramm-, Messgerät- oder Freiformstrukturen oder einer Kombination dieser Strukturen zur Darstellung der Daten wählen, wobei die Matrixstruktur einem Kreuztabellen- oder PivotTable-Bericht entspricht. Diagramme eignen sich besonders für aggregierte Informationen und die Darstellung von Datenbeziehungen, während Messgeräte zur Darstellung einer kleinen Anzahl von Datenpunkten bezogen auf ein Ziel gedacht sind. Weitere Informationen über die verschiedenen Datenbereiche und deren Verwendung finden Sie unter Arbeiten mit Datenbereichen (Berichts-Generator 2.0).
Wie soll der Bericht aussehen?
Berichts-Generator stellt eine Vielzahl von Berichtselementen bereit, die Sie dem Bericht hinzufügen können, um diesen leserlicher zu gestalten, Schlüsselinformationen hervorzuheben, die Navigation im Bericht für die Zielgruppe zu vereinfachen usw. Wenn Sie wissen, wie das Berichtslayout aussehen soll, können Sie bestimmen, ob Berichtselemente erforderlich sind, wie Textfelder, Rechtecke, Bilder und Linien. Möglicherweise sollen auch Elemente angezeigt oder ausgeblendet werden, soll eine Dokumentstruktur hinzugefügt, sollen Drillthroughberichte oder Unterberichte aufgenommen oder Links zu anderen Berichten erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von weiteren Berichtselementen (Berichts-Generator 2.0) und Hinzufügen interaktiver Features (Berichts-Generator 2.0).
Welche Daten sollen die Leser sehen? Sollen die Daten oder das Format für unterschiedliche Zielgruppen gefiltert werden?
Möglicherweise möchten Sie den Geltungsbereich des Berichts auf bestimmte Benutzer oder Speicherorte oder auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen. Um die Berichtsdaten zu filtern, verwenden Sie Parameter, um nur die gewünschten Daten abzurufen und anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen von Parametern zum Bericht (Berichts-Generator 2.0).
In welchem Format soll der Bericht angezeigt werden?
Sie können Berichte online in einem Browser rendern, wie Berichts-Manager, oder können sie in andere Formate exportieren, wie Excel, Word oder PDF. Die endgültige Form des Berichts ist ein wichtiger Gesichtspunkt, weil nicht alle Features in allen Exportformaten verfügbar sind. Weitere Informationen über unterstützte Features und Paginierungserwägungen finden Sie unter Exportieren von Berichten (Berichts-Generator 2.0).
Wie soll der Bericht übermittelt werden?
Sie können den Bericht auf dem lokalen Computer speichern und weiter bearbeiten oder können ihn lokal zu Ihrer eigenen Information ausführen. Sie müssen den Bericht jedoch auf einem Berichtsserver oder einer SharePoint-Website speichern, um ihn für andere Benutzer freizugeben Wenn Sie den Bericht auf einem Server speichern, können andere Benutzer ihn jederzeit ausführen. Der Berichtsserveradministrator kann jedoch auch ein Abonnement für den Bericht oder eine E-Mail-Übermittlung des Berichts an andere Personen einrichten. Sie können den Bericht auch in einem bestimmten Exportformat übermitteln. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen, Speichern und Verwalten von Berichten (Berichts-Generator 2.0).
Müssen Sie eigene Berechnungen erstellen?
Gelegentlich enthalten die Datenquelle und die Datasets nicht die genauen Felder, die Sie für Ihren Bericht benötigen. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise eigene berechnete Felder erstellen. Beispiel: Sie möchten den Einheitspreis mit der Menge multiplizieren, um ein Zeilenelement "Verkäufe" zu berechnen. Weitere Informationen finden Sie in Arbeiten mit Berichtsausdrücken (Berichts-Generator 2.0). Beachten Sie, dass Ausdrücke auch für die bedingte Formatierung und andere erweiterte Features verwendet werden.
Möchten Sie anfänglich Berichtselemente ausblenden?
Bedenken Sie, ob Berichtselemente, einschließlich Datenbereichen, Gruppen und Spalten bei der ersten Ausführung des Berichts ausgeblendet werden sollen. Beispiel: Sie können anfänglich eine zusammenfassende Tabelle darstellen und danach einen Drilldown zu den detaillierten Daten durchführen. Weitere Informationen finden Sie unter Bedingtes Ausblenden von Berichtselementen (Berichts-Generator 2.0).