Tutorial: Einfachen Tabellenbericht erstellen (Berichts-Generator)

In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie auf Grundlage von Beispielumsatzdaten einen einfachen Tabellenbericht erstellen. Die folgende Abbildung zeigt den Bericht, den Sie in diesem Tutorial erstellen.

Screenshot of a Product Sales table report.

Geschätzte Zeit zum Bearbeiten dieses Tutorials: 20 Minuten

Requirements (Anforderungen)

Weitere Informationen zu den Anforderungen finden Sie unter Voraussetzungen für Tutorials (Berichts-Generator).

1. Bericht mithilfe eines Assistenten erstellen

Erstellen eines Tabellenberichts mithilfe des Tabellen- oder Matrixassistenten. Zwei Modi stehen zur Auswahl: Berichtsentwurf und Entwurf von freigegebenen Datasets. Im Berichtsentwurfsmodus legen Sie im Berichtsdatenbereich Daten und auf der Entwurfsoberfläche das Berichtslayout fest. Im Entwurfsmodus für freigegebene Datasets erstellen Sie Datasetabfragen, die für andere Benutzer freigegeben werden. In diesem Tutorial verwenden Sie den Berichtsentwurfs-Modus.

Erstellen eines Berichts

  1. Starten Sie den Berichts-Generator entweder von Ihrem Computer, über das Reporting Services -Webportal oder über den integrierten SharePoint-Modus.

    Das Dialogfeld Neuer Bericht oder neues Dataset wird geöffnet.

    Wenn das Dialogfeld Neuer Bericht oder neues Dataset nicht angezeigt wird, wählen Sie im Menü Datei die Option >Neu.

  2. Vergewissern Sie sich, dass im linken Bereich Neuer Bericht ausgewählt ist.

  3. Wählen Sie im rechten Bereich Tabellen- oder Matrix-Assistent.

1a. Datenverbindung im Tabellen-Assistenten angeben

Eine Datenverbindung enthält die Informationen zum Herstellen einer Verbindung mit einer externen Datenquelle, z. B. einer SQL Server -Datenbank. Normalerweise erhalten Sie die Verbindungsinformationen und den zu verwendenden Anmeldeinformationstyp vom Datenquellenbesitzer. Sie können zum Angeben einer Datenverbindung eine freigegebene Datenquelle vom Berichtsserver verwenden oder eine eingebettete Datenquelle erstellen, die nur in diesem Bericht verwendet wird.

In diesem Tutorial verwenden Sie eine eingebettete Datenquelle. Weitere Informationen zur Verwendung von freigegebenen Datenquellen finden Sie unter Alternative Methoden zum Herstellen einer Datenverbindung (Berichts-Generator).

Erstellen einer eingebetteten Datenquelle

  1. Klicken Sie auf der Seite Dataset auswählen auf Dataset erstellen und anschließend auf Weiter. Die Seite Verbindung mit einer Datenquelle auswählen wird geöffnet.

  2. Wählen Sie Neu aus. Das Dialogfeld Datenquelleneigenschaften wird angezeigt.

  3. Geben Sie im Feld Name den Namen Product_Sales für die Datenquelle ein.

  4. Vergewissern Sie sich, dass unter Verbindungstyp auswählendie Option Microsoft SQL Server ausgewählt ist.

  5. Geben Sie im Feld Verbindungszeichenfolge den folgenden Text ein, wobei <Servername der Name einer >-Instanz ist:

    Data Source=<servername>  
    

    Da Sie eine Abfrage verwenden, die die Daten enthält, anstatt die Daten aus einer Datenbank abzurufen, enthält die Verbindungszeichenfolge den Datenbanknamen nicht. Weitere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen für Tutorials (Berichts-Generator).

  6. Klicken Sie auf die Registerkarte Anmeldeinformationen. Geben Sie die für den Zugriff auf die externe Datenquelle benötigten Anmeldeinformationen ein.

  7. Wählen Sie erneut die Registerkarte Allgemein. Wählen Sie Verbindung testen, um sicherzustellen, dass die Verbindung mit der Datenquelle hergestellt werden kann.

    Die Meldung „Die Verbindung wurde erfolgreich hergestellt“ wird angezeigt.

  8. Klickan Sie auf OK.

    Nun wird wieder die Seite Verbindung mit einer Datenquelle auswählen angezeigt, wobei Ihre neue Datenquelle ausgewählt ist.

  9. Wählen Sie Weiter aus.

1b. Erstellen einer Abfrage im Tabellen-Assistenten

In einem Bericht können Sie ein freigegebenes Dataset mit einer vordefinierten Abfrage verwenden oder ein eingebettetes Dataset erstellen, das nur in diesem Bericht verwendet wird. In diesem Tutorial erstellen Sie ein eingebettetes Dataset.

Hinweis

In diesem Lernprogramm sind die Datenwerte in der Abfrage enthalten, sodass keine externe Datenquelle benötigt wird. Die Abfrage ist daher relativ lang. In einer Geschäftsumgebung wären die Daten nicht in der Abfrage enthalten. Dieses Szenario dient nur zu Lernzwecken.

Erstellen einer Abfrage

  1. Auf der Seite Abfrage entwerfen ist der relationale Abfrage-Designer geöffnet. Für dieses Tutorial verwenden Sie den textbasierten Abfrage-Designer.

    Wählen Sie Als Text bearbeiten. Der textbasierte Abfrage-Designer umfasst zwei Bereiche: den Abfragebereich und den Ergebnisbereich.

  2. Fügen Sie die folgende TransactSQL -Abfrage in das leere obere Feld ein.

    SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
       'Carrying Case' as Product, CAST(9924.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
       'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
       'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
       'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,  
       'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,    
       'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
       'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
       'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
       'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
       'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
       'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
       'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory,   
       'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
       'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity  
    UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
       'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity  
    
    
  3. Klicken Sie auf der Symbolleiste des Abfrage-Designers auf Ausführen (!).

    Die Abfrage wird ausgeführt, und das Resultset für die Felder "SalesDate", "Subcategory", "Product", "Sales" und "Quantity" wird angezeigt.

    Die Spaltenüberschriften im Resultset basieren auf den Namen in der Abfrage. Im Dataset werden die Spaltennamen zu Feldnamen und werden im Bericht gespeichert. Nachdem Sie den Assistenten abgeschlossen haben, können Sie die Auflistung der Datasetfelder im Berichtsdatenbereich anzeigen.

  4. Wählen Sie Weiter aus.

1c. Gruppieren von Daten im Tabellen-Assistenten

Durch das Auswählen von Feldern für die Gruppierung entwerfen Sie eine Tabelle mit Zeilen und Spalten, in denen Detaildaten und aggregierte Daten angezeigt werden.

Daten gruppieren

  1. Ziehen Sie auf der Seite Felder anordnen das Feld Product in Werte.

  2. Ziehen Sie „Quantity“ in Werte und platzieren Sie es unter „Product“.

    Die Sum-Funktion aggregiert automatisch „Menge“, das Standardaggregat für numerische Felder. Der Wert ist "[Sum(Quantity)]".

    Wählen Sie den Pfeil neben „[Sum(Quantity)]“, um die anderen verfügbaren Aggregatfunktionen anzuzeigen. Ändern Sie die Aggregatfunktion nicht.

  3. Ziehen Sie „Sales“ in Werte und fügen Sie dieses Feld nach „[Sum(Quantity)]“ ein.

    „Sales“ wird von der Sum-Funktion aggregiert. Der Wert ist "[Sum(Sales)]".

    In Schritt 1, 2 und 3 werden die Daten angegeben, die in der Tabelle angezeigt werden sollen.

  4. Ziehen Sie „SalesDate“ in Zeilengruppen.

  5. Ziehen Sie „Unterkategorie“ in Zeilengruppen und fügen Sie dieses Feld nach „SalesDate“ ein.

    Durch die Schritte 4 und 5 werden die Werte für die Felder zuerst nach Datum und dann nach Produktunterkategorie für dieses Datum geordnet.

  6. Wählen Sie Weiter aus.

1d. Teilergebnis- und Ergebniszeilen im Tabellen-Assistenten hinzufügen

Nachdem Sie Gruppen erstellt haben, können Sie Zeilen hinzufügen und formatieren, in denen Aggregatwerte für die Felder angezeigt werden. Sie können auswählen, ob alle Daten angezeigt werden oder der Benutzer gruppierte Daten interaktiv erweitern und reduzieren kann.

Hinzufügen von Zwischensummen und Gesamtsummen

  1. Vergewissern Sie sich auf der Seite Layout auswählen, dass unter Optionendie Option Teil- und Gesamtergebnisse anzeigen ausgewählt ist.

  2. Überprüfen Sie, ob Als Block, Teilergebnis unterhalb ausgewählt ist.

    Im Vorschaubereich des Assistenten wird eine Tabelle mit fünf Zeilen angezeigt. Bei der Ausführung des Berichts wird jede Zeile wie folgt angezeigt:

    1. Die erste Zeile wird einmal wiederholt, damit Spaltenüberschriften in der Tabelle angezeigt werden.

    2. Die zweite Zeile wird einmal für jedes Zeilenelement im Verkaufsauftrag wiederholt. In dieser Zeile werden Produktname, Bestellmenge und Zeilensumme angezeigt.

    3. Die dritte Zeile wird einmal für jede Auftragskategorie wiederholt. In dieser Zeile werden die Teilergebnisse je Kategorie angezeigt.

    4. Die vierte Zeile wird einmal für jedes Bestelldatum wiederholt. In ihr werden Zwischensummen pro Tag angezeigt.

    5. Die fünfte Zeile wird einmal wiederholt, damit Gesamtsummen in der Tabelle angezeigt werden.

  3. Deaktivieren Sie die Option Gruppen erweitern/reduzieren. In diesem Tutorial enthält der von Ihnen erstellte Bericht keine Drilldown-Funktion, mit der Benutzer eine übergeordnete Gruppenhierarchie einblenden können, um untergeordnete Gruppenzeilen und Detailzeilen anzuzeigen.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um eine Vorschau der Tabelle anzuzeigen, und dann aufFertigstellen.

Die Tabelle wird der Entwurfsoberfläche hinzugefügt. Die Tabelle enthält fünf Spalten und fünf Zeilen. Der Bereich „Zeilengruppen“ umfasst drei Zeilengruppen: SalesDate, Subcategory und Details. Detaildaten sind alle Daten, die von der Dataset-Abfrage herangeholt werden.

2. Daten als Währung formatieren

Die Zusammenfassungsdaten für das Feld "Sales" werden standardmäßig als eine Zahl im Standardzahlenformat angezeigt. Formatieren Sie das Feld, um die Zahl als Währung anzuzeigen.

Formatieren Sie ein Währungsfeld

  1. Damit formatierte Textfelder und Platzhaltertext als Beispielwerte in der Entwurfsansicht angezeigt werden, klicken Sie auf der Registerkarte Home in der Gruppe Zahl auf den Pfeil neben dem Symbol Platzhalterformate > >Beispielwerte.

  2. Klicken Sie auf die Zelle in der zweiten Zeile (unter der Zeile mit den Spaltenüberschriften) in der Spalte "Sales", und ziehen Sie den Mauszeiger nach unten, um alle Zellen auszuwählen, die [Sum(Sales)] enthalten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Stamm in der Gruppe Zahl auf die Schaltfläche Währung. Die Zellen ändern sich, um die formatierte Währung anzuzeigen.

    Wenn Sie das Gebietsschema „Deutsch (Deutschland)“ verwenden, lautet der Standardbeispieltext [12,345.00€]. Wenn Sie keinen Beispielwährungswert sehen, klicken Sie auf der Registerkarte Home in der Gruppe Zahl auf den Pfeil neben dem Symbol Platzhalterformate > >Beispielwerte.

  4. Wählen Sie Ausführen aus, um eine Vorschau Ihres Berichts anzuzeigen.

Die Zusammenfassungswerte für "Sales" werden als Währung angezeigt.

3. Formatieren von Daten als Datum

Im Feld „SalesDate“ werden standardmäßig sowohl Datum als auch Uhrzeit angezeigt. Durch entsprechende Formatierung kann auch nur das Datum angezeigt werden.

Formatieren Sie ein Datumsfeld als Standardformat

  1. Wählen Sie Entwurf, um zur Designansicht zurückzukehren.

  2. Wählen Sie die Zelle, die [SalesDate]enthält.

  3. Klicken Sie auf dem Menüband auf der Registerkarte Stamm in der Gruppe Zahl auf den Pfeil und wählen Sie Datum aus.

    In der Zelle wird das Beispieldatum [31.01.2000] angezeigt. Wenn Sie kein Beispieldatum sehen, klicken Sie auf der Registerkarte Home in der Gruppe Zahl auf den Pfeil neben dem Symbol Platzhalterformate und wählen Sie >Beispielwerte aus.

  4. Klicken Sie auf Ausführen, um eine Vorschau des Berichts anzuzeigen.

Die "SalesDate"-Werte werden im Standarddatumsformat angezeigt.

So ändern Sie das Datumsformat in ein benutzerdefiniertes Format

  1. Wählen Sie Entwurf, um zur Designansicht zurückzukehren.

  2. Wählen Sie die Zelle, die [SalesDate]enthält.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Stamm in der Gruppe Zahl auf den Pfeil in der Ecke unten rechts, um das Dialogfeld zu öffnen.

    Das Dialogfeld Textfeldeigenschaften wird geöffnet.

  4. Prüfen Sie im Bereich Kategorie, ob Datum gewählt ist.

  5. Wählen Sie im Bereich Typ die Option 31. Januar 2000aus.

  6. Klicken Sie auf OK.

    Die Zelle zeigt das Beispieldatum an: [31. Januar 2000].

  7. Wählen Sie Ausführen aus, um eine Vorschau Ihres Berichts anzuzeigen.

Der Wert von „SalesDate“ wird mit dem Namen des Monats anstelle der Zahl für den Monat angezeigt.

4. Spaltenbreite ändern

Standardmäßig enthält jede Zelle in einer Tabelle ein Textfeld. Textfelder werden beim Rendern der Seite entsprechend dem anzuzeigenden Text vertikal erweitert. Im gerenderten Bericht werden alle Zeilen auf die Höhe des größten gerenderten Textfelds in der Zeile vergrößert. Die Höhe der Zeile auf der Entwurfsoberfläche hat keinen Einfluss auf die Höhe der Zeile im gerenderten Bericht.

Um die Höhe der Zeilen zu reduzieren, vergrößern Sie die Spaltenbreite, sodass der erwartete Inhalt der Textfelder in der Spalte in einer Zeile untergebracht werden kann.

Ändern Sie die Breite von Tabellenspalten

  1. Wählen Sie Entwurf, um zur Designansicht zurückzukehren.

  2. Klicken Sie auf die Tabelle, damit die Spalten- und Zeilenhandles über und neben der Tabelle angezeigt werden

    Die grauen Balken oberhalb und neben der Tabelle stellen die Spalten- und Zeilenhandles dar.

  3. Zeigen Sie auf die Zeile zwischen Spaltenhandles, sodass sich der Cursor in einen Doppelpfeil ändert. Ziehen Sie die Spalten auf die gewünschte Breite. Beispiel: Erweitern Sie die Spalte für Produkt, damit der Produktname auf einer Zeile angezeigt wird.

  4. Wählen Sie Ausführen aus, um eine Vorschau Ihres Berichts anzuzeigen.

5. Berichtstitel hinzufügen

Ein Berichtstitel wird oben im Bericht angezeigt. Sie können den Berichtstitel in eine Berichtskopfzeile einfügen oder, wenn der Bericht keine Kopfzeile enthält, in einem Textfeld am oberen Rand des Berichtshauptteils. In diesem Tutorial verwenden Sie das Textfeld, das automatisch am oberen Rand des Berichtshauptteils platziert wird.

Die Darstellung des Texts kann weiter verbessert werden, indem andere Schriftschnitte, Größen und Farben für Ausdrücke und einzelne Zeichen des Texts angewendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Formatieren von Text in einem Textfeld (Berichts-Generator).

Hinzufügen eines Berichtstitels

  1. Klicken Sie auf der Entwurfsoberfläche auf Klicken, um Titel hinzuzufügen.

  2. Geben Sie Produkt-Salesein und klicken Sie anschließend außerhalb des Textfelds.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld, das Produkt-Sales enthält und klicken Sie auf Textfeldeigenschaften.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Textfeldeigenschaften auf Schriftart.

  5. Wählen Sie in der Liste Schriftgrad den Eintrag 18ptaus.

  6. Wählen Sie in der Liste Farbe die Option Kornblumenblauaus.

  7. Wählen Sie Fettaus.

  8. Klicken Sie auf OK.

6. Bericht speichern

Speichern Sie den Bericht auf einem Berichtsserver oder auf Ihrem Computer. Wenn Sie den Bericht nicht auf dem Berichtsserver speichern, sind viele Reporting Services-Features wie Unterberichte nicht verfügbar.

Speichern Sie den Bericht auf einem Berichtsserver

  1. Wählen Sie Datei>Speichern unter aus.

  2. Wählen Sie Letzte Sites und Server.

  3. Wählen Sie den Namen des Berichtsservers aus, auf dem Sie zum Speichern von Berichten berechtigt sind, oder geben Sie ihn ein.

    Die Meldung "Verbindung mit Berichtsserver wird hergestellt" wird angezeigt. Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, sehen Sie den Inhalt des Berichtsordners, den der Berichtsserveradministrator als Standardspeicherort für Berichte angegeben hat.

  4. In Name, ersetzen Sie Unbenannt mit Product_Sales.

  5. Wählen Sie Speichern.

Der Bericht wird auf dem Berichtsserver gespeichert. Der Name des Berichtsservers, mit dem Sie verbunden sind, wird in der Statusleiste unten im Fenster angezeigt.

Speichern Sie den Bericht auf dem Computer

  1. Wählen Sie Datei>Speichern unter aus.

  2. Klicken Sie auf Desktop, Eigene Dokumente oder Computer und navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie den Bericht speichern möchten.

  3. In Name, ersetzen Sie Unbenannt durch Product Sales.

  4. Wählen Sie Speichern.

7. Exportieren des Berichts

Berichte können in verschiedene Formate exportiert werden, z.B. Microsoft Excel- und CSV-Dateien. Weitere Informationen finden Sie unter Exportieren von Berichten (Berichts-Generator).

In diesem Tutorial exportieren Sie den Bericht nach Excel, und Sie legen eine Eigenschaft für den Bericht fest, um einen benutzerdefinierten Namen für das Arbeitsmappenregister anzugeben.

Geben Sie den Namen des Arbeitsmappen-Registerkarte an

  1. Wählen Sie Entwurf, um zur Designansicht zurückzukehren.

  2. Klicken Sie auf die Designoberfläche außerhalb des Berichts.

  3. Suchen Sie im Bereich Eigenschaften nach der InitialPageName-Eigenschaft und geben Sie Produkt-Sales Excelein.

    Hinweis

    Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf Eigenschaften, falls der Bereich "Eigenschaften" nicht angezeigt wird.
    Wenn eine Eigenschaft im Bereich Eigenschaften nicht angezeigt wird, versuchen Sie, die Alphabetisch Schaltfläche oben am Bereich auszuwählen, um alle Eigenschaften alphabetisch zu sortieren.

Exportieren eines Berichts in Excel

  1. Klicken Sie auf Ausführen, um eine Vorschau des Berichts anzuzeigen.

  2. Klicken Sie im Menüband auf Exportieren>Excel.

  3. Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Verzeichnis, in dem die Datei gespeichert werden soll.

  4. Geben Sie im Textfeld Dateiname den Namen Product_Sales_Excel ein.

  5. Vergewissern Sie sich, dass der Dateityp Excel (.xlsx) ist.

  6. Wählen Sie Speichern.

Bericht in Excel anzeigen

  1. Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie die Arbeitsmappe speichern, und doppelklicken Sie auf Product_Sales_Excel.xlsx.

  2. Überprüfen Sie, ob der Name des Arbeitsmappenregisters Product Sales Excellautet.

Nächster Schritt

Sie haben das Tutorial zum Erstellen eines einfachen Tabellenberichts erfolgreich abgeschlossen. Weitere Informationen zu Tabellen finden Sie unter Tabellen, Matrizen und Listen (Berichts-Generator).