Grundlegendes zu E-Mail-Infos

Gilt für: Exchange Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-01-14

Bei E-Mail-Infos handelt es sich um informative Meldungen, die Benutzern beim Erstellen einer Nachricht angezeigt werden. Microsoft Exchange Server 2010 analysiert die Nachricht, einschließlich der Liste der Empfänger, an die sie gerichtet ist. Wird ein potenzielles Problem erkannt, wird der Benutzer vor dem Senden der Nachricht mithilfe von E-Mail-Infos benachrichtigt. Mithilfe der durch E-Mail-Infos bereitgestellten Informationen können Absender die verfasste Nachricht korrigieren, um unerwünschte Situationen oder Unzustellbarkeitsberichte (Non-Delivery Reports, NDRs) zu vermeiden.

Die folgenden unproduktiven Messagingszenarien treten in allen Messagingumgebungen häufig auf:

• Unzustellbarkeitsberichte aufgrund von Nachrichten, die in einer Organisation konfigurierte Einschränkungen verletzen, z. B. Einschränkungen der Nachrichtengröße oder der maximalen Anzahl von Empfängern pro Nachricht.
• Unzustellbarkeitsberichte aufgrund von Nachrichten an Empfänger, die nicht vorhanden sind, für die Einschränkungen gelten oder deren Benutzerpostfächer voll sind.
• Senden von Nachrichten an Benutzer, für die automatische Antworten konfiguriert sind.

In allen diesen Szenarien sendet der Benutzer eine Nachricht, erwartet ihre Übermittlung und erhält stattdessen eine Antwort, die besagt, dass die Nachricht nicht übermittelt wurde. Sogar im Best-Case-Szenario, wie bei der automatischen Antwort, führen diese Ereignisse zu Produktivitätsverlusten. Im Fall eines Unzustellbarkeitsberichts kann es zu einem teuren Anruf beim Helpdesk kommen.

Des Weiteren gibt es mehrere Szenarien, in denen das Senden einer Nachricht nicht zu einem Fehler führt, aber unerwünschte und sogar peinliche Konsequenzen haben kann:

• An extrem große Verteilergruppen gesendete Nachrichten.
• An ungeeignete Verteilergruppen gesendete Nachrichten.
• Versehentlich an Empfänger außerhalb Ihrer Organisation gesendete Nachrichten.
• Auswählen von Allen antworten für eine Nachricht, bei der Sie Bcc-Empfänger waren.

Alle diese problematischen Szenarien können vermieden werden, indem die Benutzer über die möglichen Konsequenzen des Sendens der Nachricht informiert werden, während sie sie verfassen. Wenn Absender beispielsweise wissen, dass die Größe der zu sendenden Nachricht die Vorgaben der Unternehmensrichtlinie übersteigt, versuchen sie nicht, sie zu senden. Wenn Absender benachrichtigt werden, dass die zu sendende Nachricht an Personen außerhalb der Organisation übermittelt wird, stellen sie eher sicher, dass der Inhalt und der Tonfall der Nachricht geeignet sind.

In den oben aufgeführten Szenarien können E-Mail-Infos Folgendes ermöglichen:

• Reduzieren der Kosten für die Verarbeitung und Speicherung von Nachrichten durch Verhindern von Unzustellbarkeitsberichten.
• Reduzieren des Umfangs von Helpdeskanrufen aufgrund von Unzustellbarkeitsberichten.
• Erhöhen der Produktivität, indem Sie erfolglose Kommunikationsvorgänge vermeiden, beispielsweise durch Unterbrechen des Sendezyklus einer E-Mail-Nachricht, Erhalten einer automatischen Antwort und Umleiten der Nachricht.
• Informieren von Benutzern, die E-Mail-Nachrichten verfassen, über die in Ihrer Organisation konfigurierten Richtlinien und die damit verbundenen Einschränkungen für die zu sendenden Nachrichten.
• Leiten von Benutzern zu den richtigen Verteilergruppen.
• Senken des Risikos einer versehentlichen Weitergabe von Informationen an Personen außerhalb Ihrer Organisation.

Möchten Sie wissen, welche Verwaltungsaufgaben es im Zusammenhang mit E-Mail-Infos gibt? Weitere Informationen finden Sie hier: Verwalten von E-Mail-Infos.

E-Mail-Infos in Exchange 2010

Die folgende Tabelle enthält eine Liste von E-Mail-Infos in Exchange 2010.

E-Mail-Infos in Exchange 2010

E-Mail-Info	Szenario
Ungültiger interner Empfänger	Die E-Mail-Info zu einem ungültigen internen Empfänger wird angezeigt, wenn der Absender einen organisationsinternen Empfänger hinzufügt, der jedoch nicht in Active Directory vorhanden ist. Dieser Fall kann eintreten, wenn der Absender eine Nachricht an einen Benutzer richtet, der nicht mehr Mitglied des Unternehmens ist, dessen Adresse jedoch über den Namensauflösungs-Cache oder über einen Eintrag im Kontaktordner des Absenders aufgelöst wird. Oder wenn der Absender eine SMTP-Adresse mit einer Domäne eingibt, für die Exchange autoritativ ist, und die Adresse nicht zu einem vorhandenen Absender aufgelöst wird. Die E-Mail-Info zeigt den ungültigen Empfänger an und ermöglicht es dem Absender, den Empfänger aus der Nachricht zu entfernen.
Postfach voll	Die E-Mail-Info zu einem vollen Postfach wird angezeigt, wenn der Absender einen Empfänger hinzufügt, dessen Postfach voll ist, und Ihre Organisation eine Richtlinie implementiert hat, mit der verhindert wird, dass Postfächer über einer angegebenen Größe Nachrichten empfangen. Die E-Mail-Info zeigt den Empfänger an, dessen Postfach voll ist, und ermöglicht es dem Absender, den Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. Die E-Mail-Info ist zu dem Zeitpunkt, zu dem sie angezeigt wird, aktuell. Wenn die Nachricht nicht sofort gesendet wird, wird die E-Mail-Info alle zwei Stunden aktualisiert. Dies gilt auch für Nachrichten, die im Ordner "Entwürfe" gespeichert und nach zwei Stunden erneut geöffnet werden.
Automatische Antworten	Die E-Mail-Info zu automatischen Antworten wird angezeigt, wenn der Absender einen Empfänger hinzufügt, der automatische Antworten aktiviert hat. Die E-Mail-Info gibt an, dass der Empfänger automatische Antworten aktiviert hat, und zeigt die ersten 250 Zeichen der vom Empfänger konfigurierten automatischen Antwort an. Die E-Mail-Info ist zu dem Zeitpunkt, zu dem sie angezeigt wird, aktuell. Wenn die Nachricht nicht sofort gesendet wird, wird die E-Mail-Info alle zwei Stunden aktualisiert. Dies gilt auch für Nachrichten, die im Ordner "Entwürfe" gespeichert und nach zwei Stunden erneut geöffnet werden.
Benutzerdefiniert	Eine benutzerdefinierte E-Mail-Info wird angezeigt, wenn der Absender einen Empfänger hinzufügt, für den eine benutzerdefinierte E-Mail-Info konfiguriert ist. Eine benutzerdefinierte E-Mail-Info kann hilfreich sein, um spezielle Informationen zu einem Empfänger bereitzustellen. Beispielsweise können Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Info für eine Verteilergruppe erstellen, in der Sie den Zweck der Verteilergruppe erläutern, damit sie seltener falsch verwendet wird. Standardmäßig werden benutzerdefinierte E-Mail-Infos nicht angezeigt, wenn der Absender keine Nachrichten an diesen Empfänger senden darf. In diesem Fall wird die E-Mail-Info für eingeschränkte Empfänger angezeigt. Sie können diese Konfiguration jedoch ändern und auch die benutzerdefinierte E-Mail-Info anzeigen. Weitere Informationen zum Konfigurieren von benutzerdefinierten E-Mail-Infos finden Sie unter Konfigurieren benutzerdefinierter E-Mail-Infos für Empfänger.
Eingeschränkter Empfänger	Die E-Mail-Info für eingeschränkte Empfänger wird angezeigt, wenn der Absender einen Empfänger hinzufügt, für den Zustellungseinschränkungen konfiguriert sind, sodass dieser Absender am Senden von Nachrichten gehindert wird. In der E-Mail-Info wird der Empfänger angezeigt, an den der Absender keine Nachrichten senden darf, und der Absender erhält die Option, den Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. Außerdem wird der Absender informiert, dass die Nachricht nicht übermittelt wird. Wenn es sich bei dem eingeschränkten Empfänger um einen externen Empfänger oder um eine Verteilergruppe mit externen Empfängern handelt, wird auch diese Information dem Absender bereitgestellt. Die folgenden E-Mail-Infos werden jedoch ggf. unterdrückt: Automatische Antworten Postfach voll Benutzerdefinierte E-Mail-Info Moderierter Empfänger Überlange Nachricht
Externe Empfänger	Die E-Mail-Info zu externen Empfängern wird angezeigt, wenn der Absender einen externen Empfänger oder eine Verteilergruppe mit externen Empfängern hinzufügt. Mit dieser E-Mail-Info werden Absender informiert, wenn eine Nachricht, die sie schreiben, die Organisation verlassen wird. So können sie die richtigen Entscheidungen hinsichtlich Formulierungen, Tonfall und Inhalt treffen. Standardmäßig ist diese E-Mail-Info deaktiviert. Sie können sie mithilfe des Cmdlets Set-TransportConfig aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Organisationseinstellungen für E-Mail-Infos.
Große Benutzergruppe	Die E-Mail-Info zu großer Benutzergruppe wird angezeigt, wenn der Absender eine Verteilergruppe hinzufügt, die mehr Mitglieder enthält, als für die Größe einer großen Benutzergruppe für Ihre Organisation konfiguriert ist. Standardmäßig wird diese E-Mail-Info in Exchange für Nachrichten an Verteilergruppen mit mehr als 25 Mitgliedern angezeigt. Informationen zum Konfigurieren der Größe einer großen Benutzergruppe für Ihre Organisation finden Sie unter Konfigurieren der Organisationseinstellungen für E-Mail-Infos. Die Größe der Verteilergruppen wird nicht jedes Mal berechnet. Stattdessen werden die Informationen zu Verteilergruppen aus den Gruppenmetrikdaten gelesen. Weitere Informationen zu Gruppenmetrikdaten finden Sie unter Grundlegendes zur Gruppenmetrik.
Moderierter Empfänger	Die E-Mail-Info zu moderiertem Empfänger wird angezeigt, wenn der Absender einen moderierten Empfänger hinzufügt. Die E-Mail-Info zeigt an, welcher Empfänger moderiert ist, und informiert den Absender, dass dies zu Verzögerungen bei der Zustellung führen kann. Wenn der Absender zugleich der Moderator ist, wird diese E-Mail-Info nicht angezeigt. Ebenso wird sie nicht angezeigt, wenn dem Absender explizit gestattet wurde, Nachrichten an den Empfänger zu senden (indem der Name des Absenders zur Liste "Nachrichten annehmen von" des Empfängers hinzugefügt wurde).
Antwort an alle bei Bcc	Die E-Mail-Info zur Antwort an alle bei Bcc wird angezeigt, wenn der Absender eine Bcc-Kopie einer Nachricht enthält und Allen antworten auswählt. Wenn ein Benutzer für eine solche Nachricht Allen antworten auswählt, erfahren alle anderen Empfänger, an die die Nachricht gesendet wurde, dass dieser Benutzer eine Bcc-Kopie erhalten hat. Das dies in den seltensten Fällen erwünscht ist, wird der Benutzer mit dieser E-Mail-Info auf die Situation hingewiesen.
Übergroße Nachricht	Die E-Mail-Info zu übergroßer Nachricht wird angezeigt, wenn die vom Absender verfasste Nachricht die konfigurierten Einschränkungen der Nachrichtengröße in Ihrer Organisation übersteigt. Die E-Mail-Info wird angezeigt, wenn die Nachrichtengröße eine der folgenden Größeneinschränkungen verletzt: Einstellung für maximale Sendegröße für das Postfach des Absenders Einstellung für maximale Empfangsgröße für das Postfach des Absenders Einschränkung für die maximale Nachrichtengröße für die Organisation Einstellung für maximale Anforderungslänge (nur Microsoft Office Outlook-Webanwendung) Hinweis: Aufgrund der Komplexität der Implementierung werden die Einschränkungen der Nachrichtengröße für die Connectors in Ihrer Organisation nicht berücksichtigt.

Architektur der E-Mail-Infos

E-Mail-Infos werden als Webdienst in Exchange 2010 implementiert. Wenn ein Absender eine Nachricht erstellt, führt die Clientsoftware einen Exchange-Webdienstaufruf des Servers mit Exchange 2010 durch, auf dem die Clienzugriffs-Serverrolle installiert ist, um die Liste der E-Mail-Infos abzurufen. Der Exchange 2010-Server gibt Liste der E-Mail-Infos zurück, die für die jeweilige Nachricht gelten, und die Clientsoftware zeigt dem Absender die E-Mail-Infos an.

Die folgenden Messagingclients unterstützen E-Mail-Infos:

• Outlook-Webanwendung
• Microsoft Outlook 2010 

Die folgenden Aktionen des Absenders lösen die Auswertung oder Aktualisierung von E-Mail-Infos aus:

• Hinzufügen eines Empfängers
• Hinzufügen einer Anlage
• Antworten oder Allen antworten
• Öffnen einer Nachricht, die bereits an Empfänger adressiert ist, aus dem Ordner "Entwürfe"

Auf dem Client werden die E-Mail-Infos im Cache zwischengespeichert. Wenn derselbe Empfänger entfernt und wieder hinzugefügt wird, fragt der Client den Clientzugriffsserver nicht erneut ab.

Bei der Abfrage des Clientzugriffsservers wird die Liste der zutreffenden E-Mail-Infos erstellt und als einzelner Batch zurückgegeben. Auf diese Weise werden dem Benutzer alle E-Mail-Infos gleichzeitig angezeigt und treffen nicht nacheinander ein, was den Absender ablenken würde.

Auf dem Clientzugriffsserver werden die E-Mail-Infos für eine bestimmte Nachricht aus den folgenden Quellen zusammengestellt:

• Active Directory
• Empfängerpostfächer
• Lokale Gruppenmetrikdaten

Jedes Mal, wenn ein Absender einer Nachricht einen Empfänger hinzufügt, tritt eine Abfolge von Ereignissen zum Auswerten von E-Mail-Infos auf, wie in der folgenden Abbildung gezeigt.

Auswertung von E-Mail-Infos

Wie in der obigen Abbildung dargestellt:

1. Der E-Mail-Client fragt den Webdienst auf dem Clientzugriffsserver nach E-Mail-Infos ab, die für die Empfänger in der Nachricht gelten.
2. Der Clientzugriffsserver sammelt Daten zu E-Mail-Infos:
   1. Der Clientzugriffsserver fragt Active Directory ab und liest Gruppenmetrikdaten.
   2. Wenn es sich bei dem Empfänger um ein Postfach handelt, das sich auf einem Postfachserver am lokalen Standort befindet, fragt der Clientzugriffsserver den Postfachserver ab, um die E-Mail-Infos zu automatischen Antworten und vollen Postfächern zu sammeln. Wenn sich das Postfach des Empfängers an einem anderen Standort befindet, fordert der Clientzugriffsserver Informationen für E-Mail-Infos vom Clientzugriffsserver am Remotestandort an.
   3. Der Clientzugriffsserver am Remotestandort fragt Daten für E-Mail-Infos vom lokalen Postfachserver ab.
   4. Der Clientzugriffsserver am Remotestandort gibt die Ergebnisse an den anfordernden Clientzugriffsserver zurück.
3. Der Clientzugriffsserver gibt Daten für E-Mail-Infos an den Client zurück.

Einschränkungen für E-Mail-Infos

E-Mail-Infos unterliegen folgenden Beschränkungen:

• E-Mail-Infos werden bei der Arbeit im Offlinemodus in Outlook nicht unterstützt.
• Wenn eine Nachricht an eine Verteilergruppe adressiert ist, werden die E-Mail-Infos für einzelne Empfänger, die Mitglieder dieser Verteilergruppe sind, nicht ausgewertet. Wenn es sich bei einem der Mitglieder jedoch um einen externen Empfänger handelt, wird die E-Mail-Info für externe Empfänger angezeigt, in der dem Absender die Anzahl externer Empfänger in der Verteilergruppe angezeigt wird.
• Wenn die Nachricht an mehr als 200 Empfänger adressiert ist, werden aus Leistungsgründen keine E-Mail-Infos für einzelne Postfächer ausgewertet.
• Benutzerdefinierte E-Mail-Infos sind auf 250 Zeichen beschränkt.
• Wenn der Absender beginnt, eine Nachricht zu erstellen, und sie für einen längeren Zeitraum geöffnet lässt, werden die E-Mail-Infos zu automatischen Antworten und vollen Postfächern alle zwei Stunden ausgewertet.

E-Mail-Infos in komplexen Topologien

E-Mail-Infos, die von den Postfachdaten der Empfänger abhängen, werden ausgewertet, indem eine Verbindung mit den Postfachservern hergestellt wird, auf denen sich diese Empfänger befinden. Die E-Mail-Infos zu automatischen Antworten und vollen Postfächern gehören dieser Kategorie an. Für diese E-Mail-Infos fragt der Clientzugriffsserver den Postfachserver direkt über RPC ab, falls sich die Empfänger am selben Standort befinden. Für Empfänger, die sich an anderen Standorten oder in anderen Gesamtstrukturen befinden, werden diese Informationen über Webanfragen zwischen Clientzugriffsservern gesammelt.

Leistung und Skalierbarkeit

In der folgenden Tabelle sind einige der häufigen Leistungsbedenken im Hinblick auf E-Mail-Infos und ihre Lösungen aufgelistet.

Häufige Leistungsbedenken bei E-Mail-Infos