Mailboxansageregeln für den Endbenutzer

Exchange 2010
 

Gilt für: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-04-12

Zu den Hauptfunktionen von Exchange Unified Messaging gehören das Beantworten eingehender Anrufe, das Aufzeichnen einer Sprachnachricht und das Senden der Nachricht an den Posteingang. Anhand der Mailboxansageregeln weisen Sie das Voicemailsystem an, wie es eingehende Anrufe verarbeiten soll. Sie können das Voicemailsystem so einrichten, dass es lediglich eingehende Anrufe beantwortet und eine Sprachnachricht aufzeichnet. Sie können jedoch auch Bedingungen und Aktionen festlegen, durch die der eingehende Anruf auf andere Art und Weise verarbeitet wird.

Inhalt

Mailboxansageregeln - Übersicht

Aufbau von Mailboxansageregeln

Aufzeichnen einer personalisierten Voicemailansage

Speichern der Mailboxansageregeln

Wenn das Postfach für Exchange 2010 Unified Messaging aktiviert ist, können Sie bis zu neun Mailboxansageregeln festlegen. Diese Regeln unterscheiden sich von den Posteingangsregeln, die Sie einrichten. Standardmäßig sind keine Mailboxansageregeln definiert. Bis zur Einrichtung von Mailboxansageregeln werden alle Anrufer aufgefordert, eine Sprachnachricht zu hinterlassen. Wenn Sie mit der reinen Beantwortung der eingehenden Anrufe und dem Aufzeichnen einer Sprachnachricht zufrieden sind, brauchen Sie keine Mailboxansageregeln zu erstellen. Wenn Sie jedoch Bedingungen oder Aktionen einrichten möchten, können Sie dies im Abschnitt Mailboxansageregeln auf der Registerkarte Voicemail in Outlook Web App tun. Zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Mailboxansageregeln verwenden Sie den in der nachstehenden Abbildung gezeigten Abschnitt Mailboxansageregeln.

CallAnsweringRules

Zum Erstellen einer neuen Mailboxansageregel klicken Sie auf Mailboxansage – Neue Regel.

Jede Mailboxansageregel, die Sie erstellen, besteht aus zwei Hauptteilen:

  • Bedingungen: Die Kriterien, die erfüllt sein müssen, bevor die Regel auf einen eingehenden Anruf angewendet werden kann.

  • Aktionen: Die Optionen, die dem Anrufer zur Auswahl angeboten werden, wenn alle Bedingungen erfüllt sind. Diese Aktionen werden dem Anrufer am Telefon vorgelesen, und der Anrufer kann über die Tastatur an seinem Telefon eine entsprechende Auswahl vornehmen.

Das Formular zum Erstellen von Mailboxansageregeln ist nachstehend abgebildet. Es ist in zwei Spalten unterteilt. Die rechte Spalte enthält die Liste der verfügbaren Bedingungen und Aktionen, die zum Erstellen der Regel verwendet werden können. Die linke Spalte enthält die Liste der Bedingungen und Aktionen, die der Regel hinzugefügt wurden.

CallAnsweringRule-Create

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Bedingungen sind Regeln, die auf Mailboxansageregeln angewendet werden können. Durch eine Kombination von Bedingungen können Sie mehrere Mailboxansageregeln erstellen, die bei Erfüllung der Bedingungen ausgelöst werden. Wenn Sie eine Standardregel erstellen möchten, die bei jedem Anruf angewendet wird, erstellen Sie eine Regel ohne jegliche Bedingungen.

Zum Einrichten von Mailboxansageregeln können vier Bedingungen verwendet werden:

  • Anrufer-ID

  • Tageszeit

  • Frei/Gebucht-Status

  • Automatische E-Mail-Abwesenheitsnachricht aktiviert/deaktiviert

Verwenden Sie eine der folgenden Optionen, um einer Mailboxansageregel eine Bedingung hinzuzufügen:

AddCondition

Anhand von Aktionen wird definiert, was geschehen soll, wenn eine Bedingung erfüllt wird. Es gibt drei Aktionsarten:

  • Suchanruf

  • Anrufweiterleitung

  • Voicemailnachricht hinterlassen

Verwenden Sie eine der folgenden Optionen, um einer Mailboxansageregel eine Aktion hinzuzufügen:

AddAction

Hinzufügen einer Aktion des Typs "Suchanruf"

Wenn ein Anrufer den Suchanruf auswählt, versucht das Voicemailsystem, Sie unter bis zu zwei verschiedenen Telefonnummern zu erreichen, und verbindet den Anrufer anschließend mit Ihnen (sofern Sie unter einer der Telefonnummern erreichbar sind). Klicken Sie auf FindMeOption, um der Aktionsliste den Suchanruf hinzuzufügen.

Geben Sie im Dialogfeld "Suchanruf" die Telefonnummern und weitere Einstellungen an. Die verfügbaren Einstellungen sind nachstehend aufgeführt:

FindMeDialogBox

Sie können Text angeben, der dem Anrufer vorgelesen wird. Wenn Sie z. B. "In dringenden Fällen" eingeben, um Anrufer zu informieren, dass sie diese Aktion nur dann auswählen sollen, wenn Sie ein wirklich wichtiges Anliegen haben, sagt das Voicemailsystem: "In dringenden Fällen drücken Sie die Taste 1".

Sie müssen die Suchanrufaktion mit der Nummer auf der Telefontastatur verknüpfen, die der Anrufer zur Auswahl dieser Aktion drücken muss. Im obigen Beispiel ist die Nummer, die der Anrufer drücken muss, um Sie unter der oder den angegebenen Telefonnummern zu erreichen, die Taste 1.

Als Nächstes müssen Sie ein oder zwei Telefonnummern eingeben, die das Voicemailsystem wählen soll. Wenn Sie zwei Telefonnummern angeben, wird die zweite Nummer gewählt, wenn Sie unter der ersten Telefonnummer nicht erreichbar sind. Jeder angegebenen Telefonnummer ist eine Dauer zugeordnet. Die Dauer ist der Zeitraum, in dem das Voicemailsystem die Telefonnummer anwählt, ehe es mit der nächsten Telefonnummer fortfährt. Alternativ kehrt das Voicemailsystem zum Optionsmenü zurück, wenn Sie nicht erreichbar sind.

Nachdem Sie diese Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Übernehmen, um die Einstellungen für den Suchanruf zu speichern.

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Hinzufügen von Anrufweiterleitungsoptionen

Durch Einrichten einer Aktion des Typs "Anrufweiterleitung" haben Anrufer die Möglichkeit, an die Telefonnummer einer anderen Person weitergeleitet zu werden. Klicken Sie auf TransferCallerToOption, um die Anrufweiterleitung der Aktionsliste hinzuzufügen.

Wenn Sie einen eingehenden Anruf an eine andere Telefonnummer oder einen anderen Kontakt weiterleiten möchten, sind verschiedene Optionen verfügbar. Das Dialogfeld Anrufer weiterleiten ist unten dargestellt.

TransferCallerToDialogBox
  • Sie können Text angeben, der dem Anrufer vorgelesen wird. Sie können z. B. "In wichtigen Fällen" eingeben, um den Anrufer zu informieren, dass er diese Option nur auswählen soll, wenn er ein wichtiges Anliegen hat, das er mit jemandem besprechen muss.

  • Sie müssen die Aktion des Typs Anrufweiterleitung der Nummer auf der Telefontastatur zuordnen, die der Anrufer zur Auswahl dieser Aktion drücken muss.

  • Wenn Sie die Anrufweiterleitung auswählen, müssen Sie eine Person oder Telefonnummer angeben, an die der Anrufer weitergeleitet wird. Sie können eine Telefonnummer oder einen Kontakt auswählen, die bzw. der angerufen werden soll, wenn der Anrufer die richtige Taste auf der Telefontastatur drückt. Wenn Sie einen Kontakt angeben, der sich im Unternehmensverzeichnis befindet, versucht das Voicemailsystem, den Anruf an die Durchwahl dieses Kontakts weiterzuleiten.

  • Neben einer Person oder Telefonnummer, an die der Anrufer weitergeleitet wird, müssen Sie auch die Nummer der Taste auf der Telefontastatur angeben, die der Anrufer bei Auswahl der Anrufweiterleitung drücken soll.

  • Wenn Sie diese Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Übernehmen, um die Einstellungen für die Anrufweiterleitung zu speichern.

Hinzufügen und Entfernen einer Aktion des Typs "Voicemailnachricht hinterlassen"

Die Voicemailoption wird automatisch jeder Mailboxansageregel hinzugefügt. Wenn Sie diese Option nicht anbieten möchten, können Sie sie entfernen, indem Sie auf RemoveVoiceMailOption klicken. Drücken Sie die Rautetaste (#), um eine Sprachnachricht aufzuzeichnen. Wenn Sie die Option zum Aufzeichnen einer Sprachnachricht entfernt haben, können Sie sie durch Klicken auf LeaveVoiceMessageOption wieder hinzufügen.

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Für jede erstellte Mailboxansageregel können Sie eine benutzerdefinierte Ansage aufzeichnen. Unified Messaging generiert standardmäßig eine Standardansage, die auf den konfigurierten Aktionen basiert. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Ansage aufzeichnen möchten, klicken Sie auf CallPlayonPhoneNumberOption.

Nehmen Sie dies im Fenster Mailboxansageregel vor. Daraufhin werden Sie vom Voicemailsystem angerufen und können eine Ansage aufzeichnen. In der aufgezeichneten Ansage müssen alle für die Regel konfigurierten Aktionen erwähnt sein. Das Voicemailsystem führt die Aktionen nicht mehr auf, wenn Sie eine benutzerdefinierte Ansage aufgezeichnet haben.

Sie können Anrufern auch die Möglichkeit einräumen, die Wiedergabe der Voicemailansage zu unterbrechen. Alternativ können Sie eine Unterbrechung der Ansage verhindern. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen LetCallersInterruptOption.

Bevor Sie eine Regel speichern, müssen Sie ihr einen aussagekräftigen Namen geben. Klicken Sie im Anschluss daran auf Speichern und schließen, um die Regel zu erstellen. Als Nächstes sollten Sie die Mailboxansageregel testen, um sicherzustellen, dass sie wunschgemäß funktioniert. Rufen Sie dazu Ihre Telefondurchwahlnummer an, und warten Sie, bis der Anruf von Unified Messaging entgegengenommen wird.

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