Grundlegendes zu persönlichen Archiven

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-02-01

Mithilfe persönlicher Archive können Sie die Kontrolle über die Messaging-Daten der Organisation wiedererlangen, indem Sie den Bedarf an persönlichen Speicherdateien (Personal Store Files, PST-Dateien) beseitigen und es Benutzern gestatten, Nachrichten in einem Archivpostfach zu speichern, auf das in Microsoft Outlook 2010 und Microsoft Office Outlook-Webanwendung zugegriffen werden kann.

Messaging-Daten und PST-Dateien

Outlook verwendet PST-Dateien zum lokalen Speichern von Daten auf den Computern oder Netzwerkfreigaben von Benutzern. Im Gegensatz zu Offlinespeicherdateien (Offline Store Files, OST-Dateien), die von Outlook zum Speichern einer Kopie des Postfachs für den Offlinezugriff verwendet werden, erfolgt keine Synchronisierung der PST-Dateien mit dem Exchange-Postfach des Benutzers. Die Benutzer können Nachrichten in eine PST-Datei verschieben, wodurch die verschobenen Nachrichten aus dem Postfach entfernt werden.

Bei der Verwendung von PST-Dateien ergeben sich hinsichtlich der Verwaltung folgende Herausforderungen:

• Nicht verwaltete Dateien   Im Allgemeinen werden PST-Dateien von Benutzern erstellt und befinden sich auf deren Computern oder Netzwerkfreigaben. Sie werden nicht von Ihrer Organisation verwaltet. Die Benutzer können eine Reihe von PST-Dateien erstellen, die dieselben oder andere Nachrichten enthalten, und diese ohne organisatorische Kontrolle an verschiedenen Speicherorten speichern.
• Erhöhte Auskunftserteilungskosten   Wenn Auskunftserteilungsanforderungen aufgrund von Gerichtsverfahren oder anderer geschäftlicher oder behördlicher Erfordernisse auftreten, kann sich die Suche nach Messaging-Daten, die sich in PST-Dateien auf den Computern von Benutzern befinden, als kostspieliger manueller Aufwand erweisen. Da sich die Nachverfolgung nicht verwalteter PST-Dateien als schwierig erweisen kann, sind PST-Daten in vielen Fällen möglicherweise unauffindbar. Dies kann für Ihre Organisation unter Umständen rechtliche und finanzielle Risiken nach sich ziehen.
• Fehlende Möglichkeit zum Anwenden von Nachrichtenaufbewahrungsrichtlinien   Aufbewahrungsrichtlinien für Nachrichten können nicht auf Nachrichten angewendet werden, die sich in PST-Dateien befinden. Je nach geschäftlichen oder anwendbaren Bestimmungen entspricht Ihre Organisation daher möglicherweise nicht den geltenden Vorschriften.
• Risiko des Datendiebstahls   Die in PST-Dateien gespeicherten Nachrichtendaten sind der Gefahr des Datendiebstahls ausgesetzt. PST-Dateien werden z. B. häufig auf portablen Geräten wie Laptops und Wechsellaufwerken sowie auf portablen Medien (USB-Laufwerken, CDs und DVDs) gespeichert.
• Bruchstückhafte Ansicht der Nachrichtendaten   Benutzer, die Informationen in PST-Dateien speichern, erhalten keine einheitliche Ansicht ihrer Daten. Die in PST-Dateien gespeicherten Nachrichten sind im Allgemeinen auf dem Computer verfügbar, auf dem sich die PST-Dateien befinden. Beim Zugreifen auf ein Postfach mithilfe von Outlook-Webanwendung oder Outlook auf einem anderen Computer sind die in PST-Dateien gespeicherten Nachrichten nicht verfügbar.

Persönliche Archive

In Microsoft Exchange Server 2010 können Sie persönliche Archive verwenden, um den Benutzern einen alternativen Speicherort bereitzustellen, an dem ältere Nachrichtendaten gespeichert werden können. Mithilfe dieser Funktionalität können die Benutzer von Outlook 2010 und Outlook-Webanwendung problemlos auf ihr Archivpostfach zugreifen. Die Benutzer können mithilfe einer dieser Clientanwendungen ein Archivpostfach anzeigen und Nachrichten zwischen ihrem primären Postfach und dem Archiv verschieben oder kopieren. Persönliche Archive bieten den Benutzern eine konstante Ansicht der Nachrichtendaten und eliminieren zudem den Benutzeraufwand für die Verwaltung von PST-Dateien. Da keine PST-Dateien verwendet werden, ist Ihre Organisation wesentlich weniger Risiken ausgesetzt, als im vorherigen Abschnitt beschrieben.

Das Erstellen und Verwalten von Archivpostfächern ist in den allgemeinen Verwaltungsaufgaben für Postfächer enthalten. Wenn Sie ein primäres Benutzerpostfach erstellen, können Sie auch ein Archivpostfach erstellen oder ein Archivpostfach für vorhandene Postfächer aktivieren. Sie können ein Archivpostfach auch problemlos deaktivieren oder entfernen. Das Archivpostfach eines Benutzers befindet sich in derselben Postfachdatenbank wie das primäre Postfach des Benutzers. Wenn Sie das primäre Postfach eines Benutzers von einer Postfachdatenbank in eine andere verschieben, wird das Archivpostfach zusammen mit dem primären Postfach verschoben.

Genaue Anweisungen zum Verwalten von Archivpostfächern finden Sie unter Verwalten des persönlichen Archivs.

Richtlinien für das Verschieben in Archive

In Exchange 2010 können Sie Archivrichtlinien auf ein Postfach anwenden, über die Nachrichten nach einer angegebenen Frist automatisch aus dem primären Postfach eines Benutzers in das Archivpostfach verschoben werden. Die Nachrichten bleiben im Archivpostfach so lange erhalten, bis sie vom Benutzer entfernt werden. Archivrichtlinien sind Aufbewahrungsrichtlinien, die durch das Erstellen von Aufbewahrungstags implementiert werden, die die Aktion In Archiv verschieben angeben.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungstags und zu der Aufbewahrungsaktion In Archiv verschieben finden Sie unter Grundlegendes zu Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien.

Standardarchivrichtlinie

Exchange Server-Setup erstellt eine Standardarchivrichtlinie. Die Standardarchivrichtlinie ist eine Aufbewahrungsrichtlinie, die die folgenden Aufbewahrungstags enthält.

Wenn Sie ein persönliches Archiv für ein Postfach aktivieren, wird das Archiv automatisch der Standardarchivrichtlinie zugeordnet. Nachdem das Postfach vom Microsoft Exchange-Postfach-Assistentendienst verarbeitet wurde, werden diese Tags dem Benutzer zur Verfügung gestellt, der dann Ordner und Nachrichten kennzeichnen kann, die in das Archivpostfach verschoben werden sollen. Standardmäßig werden E-Mail-Nachrichten aus dem gesamten Postfach nach zwei Jahren verschoben.

Archivierungskontingent

Anhand von Archivpostfächern soll Benutzern das Speichern älterer Nachrichtendaten außerhalb des primären Postfachs ermöglicht werden. Benutzer verwenden aufgrund geringer Kontingente für die Postfachspeicherung und der Einschränkungen beim Überschreiten dieser Kontingente häufig PST-Dateien. Benutzer können z. B. am Senden von Nachrichten gehindert werden, wenn die Größe ihres Postfachs das Kontingent Senden verbieten überschreitet. Ebenso können Benutzer am Senden und Empfangen von Nachrichten gehindert werden, wenn die Größe ihres Postfachs das Kontingent Senden und Empfangen verbieten überschreitet.

Damit keine PST-Dateien erforderlich werden, ist es wichtig, dass Sie ein Archivpostfach mit Speicherbegrenzungen bereitstellen, die den Anforderungen der Benutzer entsprechen. Gleichzeitig möchten Sie möglicherweise auch eine gewisse Kontrolle über die Speicherkontingente und das Anwachsen von Archivpostfächern behalten und so die Überwachung von Kosten und Erweiterungen unterstützen.

Zu diesem Zweck können Sie Archivpostfächer mit einem Kontingentgrenzwert für Archive und einem Archivierungskontingent konfigurieren. Wenn ein Archivpostfach den angegebenen Kontingentgrenzwert für Archive überschreitet, wird ein Ereignis protokolliert und eine Warnmeldung an den Postfachbenutzer gesendet. Wenn ein Archivpostfach das angegebene Archivierungskontingent überschreitet, werden Nachrichten nicht mehr in das Archiv verschoben, und der Postfachbenutzer erhält eine Warnmeldung. Für den Kontingentgrenzwert für Archive und das Archivierungskontingent ist standardmäßig der Wert Unbegrenzt festgelegt. Genaue Anweisungen zum Konfigurieren dieser Kontingente finden Sie unter Konfigurieren von Kontingenten für persönliche Archive für ein Postfach.