In-Situ-Archivierung in Exchange 2013

Gilt für: Exchange Server 2013

Die direkte Archivierung hilft Ihnen, die Kontrolle über die Messagingdaten Ihrer Organisation wiederzuerlangen, indem sie die Notwendigkeit von Persönlichen Speicherdateien (PST)-Dateien entfällt und Benutzern das Speichern von Nachrichten in einem Archivpostfach ermöglicht, auf das in Microsoft Outlook 2010 und höher und Microsoft Office Outlook Web App zugegriffen werden kann.

In Microsoft Exchange Server 2013 bietet In-Place Archivierung Benutzern einen alternativen Speicherort, an dem verlaufsbezogene Messagingdaten gespeichert werden können. Ein In-Place Archive ist ein zusätzliches Postfach (als Archivpostfach bezeichnet), das für einen Postfachbenutzer aktiviert ist. Outlook 2007 und höher und Outlook Web App Benutzer haben nahtlosen Zugriff auf ihr Archivpostfach. Mithilfe einer dieser Clientanwendungen können Benutzer ein Archivpostfach anzeigen und Nachrichten zwischen ihrem primären Postfach und dem Archiv verschieben oder kopieren. In-Place Archivierung bietet Benutzern eine konsistente Ansicht der Messagingdaten und beseitigt den Benutzeraufwand, der für die Verwaltung von PST-Dateien erforderlich ist.

Sie können das Archiv eines Benutzers in derselben Postfachdatenbank wie das primäre Postfach des Benutzers, eine andere Postfachdatenbank auf demselben Postfachserver oder eine Postfachdatenbank auf einem anderen Postfachserver am gleichen Active Directory-Standort bereitstellen. In Hybridbereitstellungen von Exchange 2010 und höher können Sie auch ein cloudbasiertes Archiv für Postfächer bereitstellen, die sich auf Ihren lokalen Postfachservern befinden.

Messagingdaten und PST-Dateien

Outlook verwendet PST-Dateien, um Daten lokal auf den Computern oder Netzwerkfreigaben der Benutzer zu speichern. Im Gegensatz zu Offlinespeicherdateien (OST-Dateien), die von Outlook im Exchange-Cachemodus verwendet werden, um eine Kopie des Postfachs für den Offlinezugriff zu speichern, werden PST-Dateien nicht mit dem Exchange-Postfach des Benutzers synchronisiert. Wenn ein Benutzer Nachrichten in eine PST-Datei verschiebt, werden diese Nachrichten aus dem Postfach entfernt.

Die Verwendung von PST-Dateien zum Verwalten von Messagingdaten kann zu folgenden Problemen führen:

• Nicht verwaltete Dateien: PST-Dateien werden im Allgemeinen von Benutzern erstellt und befinden sich auf ihren Computern oder Netzwerkfreigaben. Sie werden nicht von Ihrer Organisation verwaltet. Daher können Benutzer verschiedene PST-Dateien erstellen, die dieselben oder andere Nachrichten enthalten, und diese ohne organisatorische Steuerung an anderen Speicherorten speichern.

• Erhöhte Ermittlungskosten: Klagen und einige geschäftliche oder behördliche Anforderungen führen manchmal zu Ermittlungsanforderungen. Die Suche nach Messagingdaten, die sich in PST-Dateien auf den Computern der Benutzer befinden, kann sich als kostspieliger manueller Aufwand erweisen. Da sich die Nachverfolgung nicht verwalteter PST-Dateien als schwierig erweisen kann, sind PST-Daten in vielen Fällen möglicherweise unauffindbar. Dies kann für Ihre Organisation unter Umständen rechtliche und finanzielle Risiken nach sich ziehen.

• Unfähigkeit, Messagingaufbewahrungsrichtlinien anzuwenden: Messagingaufbewahrungsrichtlinien können nicht auf Nachrichten angewendet werden, die sich in PST-Dateien befinden. Je nach geschäftlichen oder anwendbaren Bestimmungen entspricht Ihre Organisation daher möglicherweise nicht den geltenden Vorschriften.

• Risiko von Datendiebstahl: Messagingdaten, die in PST-Dateien gespeichert sind, sind anfällig für Datendiebstahl. PST-Dateien werden z. B. häufig auf portablen Geräten wie Laptops und Wechsellaufwerken sowie auf portablen Medien (USB-Laufwerken, CDs und DVDs) gespeichert.

• Fragmentierte Ansicht von Messagingdaten: Benutzer, die Informationen in PST-Dateien speichern, erhalten keine einheitliche Ansicht ihrer Daten. Die in PST-Dateien gespeicherten Nachrichten sind im Allgemeinen nur auf dem Computer verfügbar, auf dem sich die PST-Dateien befinden. Wenn Benutzer mit Outlook Web App oder Outlook auf einem anderen Computer auf ihre Postfächer zugreifen, kann daher nicht auf die in ihren PST-Dateien gespeicherten Nachrichten zugegriffen werden.

Clientzugriff auf Archivpostfächer

In der folgenden Tabelle sind die Clientanwendungen aufgeführt, die für den Zugriff auf Archivpostfächer verwendet werden können.

Outlook erstellt keine lokale Kopie des Archivpostfachs auf dem Computer eines Benutzers, auch wenn dieser für die Verwendung des Exchange-Cachemodus konfiguriert ist. Benutzer können nur im Onlinemodus auf ein Archivpostfach zugreifen.

Stellvertretungszugriff

Delegatzugriff ist, wenn einem Benutzer oder einer Gruppe von Benutzern Zugriff auf das Postfach eines anderen Benutzers gewährt wird. Es gibt mehrere Szenarien für die Bereitstellung des Delegatenzugriffs, einschließlich:

• Bereitstellen von Zugriff auf das Postfach eines Benutzers, der nicht mehr bei der Organisation beschäftigt ist. In diesem Fall sind benutzer, denen möglicherweise Stellvertretungszugriff gewährt wird, der Vorgesetzte oder Vorgesetzte des verstorbenen Benutzers oder ein anderer Benutzer, der die Verantwortung des verstorbenen Benutzers übernimmt.

• Bereitstellen von Zugriff auf ein freigegebenes Postfach für einen oder mehrere Benutzer.

• Bereitstellen von Zugriff auf die Postfächer der Führungskräfte, die sie unterstützen.

Wenn Sie einem Postfach in Exchange 2013 Vollzugriffsberechtigungen zuweisen, kann der Delegat, dem Sie die Berechtigungen zuweisen, auch auf das Archiv des Benutzers zugreifen. Stellvertretungen müssen Outlook verwenden, um auf das Postfach zuzugreifen, und sie müssen eine Verbindung mit einem Clientzugriffsserver von Exchange 2010 SP1 oder höher für AutoErmittlungszwecke herstellen. AutoErmittlung ist ein Exchange-Dienst, der Konfigurationseinstellungen zum automatischen Konfigurieren von Outlook-Clients bereitstellt. Wenn Stellvertretungen Outlook für den Zugriff auf ein Exchange 2013-Postfach verwenden, sind sowohl das primäre Postfach als auch das Archiv, auf das sie Zugriff haben, in Outlook sichtbar.

Verschieben von Nachrichten in das Archivpostfach

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Nachrichten in Archivpostfächer zu verschieben:

• Manuelles Verschieben oder Kopieren von Nachrichten: Postfachbenutzer können Nachrichten aus ihrem primären Postfach oder einer PST-Datei manuell in ihr Archivpostfach verschieben oder kopieren. Das Archivpostfach wird als ein anderes Postfach oder pst-Datei in Outlook und Outlook Web App angezeigt.

• Verschieben oder Kopieren von Nachrichten mithilfe von Posteingangsregeln: Postfachbenutzer können Posteingangsregeln in Outlook oder Outlook Web App erstellen, um Nachrichten automatisch in einen Ordner in ihrem Archivpostfach zu verschieben. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln.

• Verschieben von Nachrichten mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien: Sie können Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um Nachrichten automatisch in das Archiv zu verschieben. Benutzer können auch ein persönliches Tag anwenden, um Nachrichten in das Archiv zu verschieben. Ausführliche Informationen zu Archiv- und Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie weiter unten in diesem Thema unter Archiv- und Aufbewahrungsrichtlinien.

  Hinweis

  Persönliche Tags sind nur in Outlook Web App und Outlook 2010 und höher verfügbar.

• Importieren von Nachrichten aus PST-Dateien: In Exchange 2013 können Sie eine Postfachimportanforderung verwenden, um Nachrichten aus einer PST-Datei in das Archiv oder primäre Postfach eines Benutzers zu importieren. Weitere Informationen finden Sie unter Import- und Exportanforderungen für Postfächer. Sie können auch das PST-Erfassungstool verwenden, um nach PST-Dateien auf Computern in Ihrer Organisation zu suchen und PST-Dateidaten in Benutzerarchive zu importieren.

Archiv- und Aufbewahrungsrichtlinien

In Exchange 2013 können Sie Archivrichtlinien auf ein Postfach anwenden, um Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum automatisch aus dem primären Postfach eines Benutzers in das Archivpostfach zu verschieben. Archivrichtlinien werden durch Erstellen von Aufbewahrungstags implementiert, die die Aufbewahrungsaktion In Archiv verschieben verwenden.

Nachrichten werden in einen Ordner im Archivpostfach verschoben, dessen Name mit dem Namen des Quellordners im primären Postfach übereinstimmt. Wenn im Archivpostfach ein Ordner mit demselben Namen vorhanden ist, wird dieser erstellt, sobald eine Nachricht vom Assistenten für verwaltete Ordner verschoben wird. Wenn im Archivpostfach dieselbe Ordnerhierarchie erstellt wird, können Benutzer Nachrichten einfach finden.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungstags und zur Aufbewahrungsaktion In Archiv verschieben finden Sie unter Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien.

Standard-MRM-Richtlinie

Exchange 2013-Setup erstellt eine Standardarchiv- und Aufbewahrungsrichtlinie namens Standard-MRM-Richtlinie. Diese Richtlinie enthält Aufbewahrungstags, die über die Aktion In Archiv verschieben verfügen, wie in der folgenden Tabelle veranschaulicht.

Wenn Sie einen In-Situ-Speicher für einen Postfachbenutzer aktivieren und dem Postfach nicht bereits eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen ist, wird automatisch die Standardarchiv- und -aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen. Nachdem der Assistent für verwaltete Ordner das Postfach verarbeitet hat, werden diese Tags dem Benutzer zur Verfügung gestellt, der dann Ordner oder Nachrichten markieren kann, die in das Archivpostfach verschoben werden sollen. Standardmäßig werden E-Mail-Nachrichten aus dem gesamten Postfach nach zwei Jahren verschoben.

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre Benutzer vor der Bereitstellung der Archivpostfächer über die Archivrichtlinien informieren, die auf ihr Postfach angewendet werden, und ihnen anschließende Schulungen oder Dokumentationen bereitstellen, um ihren Anforderungen zu entsprechen. Das sollte Details zu den folgenden Themen umfassen:

• Verfügbare Funktionen im Archiv, Standardarchiv und Aufbewahrungsrichtlinien.
• Informationen dazu, wann Nachrichten automatisch in das Archiv verschoben werden können.
• Informationen zur Ordnerhierarchie, die im Archivpostfach erstellt wurde.
• Anwenden persönlicher Tags (angezeigt im Menü Richtlinie archivieren in Outlook und Outlook Web App).

Informationen zur Compliance und Archivierung in Outlook 2010 und höher finden Sie unter Planen von Compliance und Archivierung in Outlook 2010.

Archivierungskontingente

Archivpostfächer sind dazu gedacht, dass Benutzer ältere Messagingdaten außerhalb ihres primären Postfachs speichern können. Benutzer verwenden aufgrund geringer Kontingente für die Postfachspeicherung und der Einschränkungen beim Überschreiten dieser Kontingente häufig PST-Dateien. Benutzer können z. B. am Senden von Nachrichten gehindert werden, wenn die Größe ihres Postfachs das Kontingent für Senden verbieten übersteigt. Ähnlich können Benutzer am Senden und Empfangen von Nachrichten gehindert werden, wenn die Größe ihres Postfachs das Kontingent für das Sende- und Empfangsverbot übersteigt.

Sie können ein Archivpostfach mit Speichergrenzwerten bereitstellen, die den Anforderungen der Benutzer entsprechen, damit keine PST-Dateien mehr benötigt werden. Sie möchten jedoch möglicherweise die Kontrolle über die Speicherkontingente und über das Wachstum der Archivpostfächer behalten, um bei der Überwachung der Kosten und der Erweiterung zu helfen.

Zu diesem Zweck können Sie Archivpostfächer mit einem Kontingentgrenzwert für Archive und einem Archivierungskontingent konfigurieren. Wenn die Größe eines Archivpostfachs den Kontingentgrenzwert für Archive überschreitet, wird im Anwendungsereignisprotokoll ein Warnereignis protokolliert. Wenn ein Archivpostfach das angegebene Archivierungskontingent überschreitet, werden Nachrichten nicht mehr in das Archiv verschoben, ein Warnereignis im Anwendungsereignisprotokoll protokolliert und der Postfachbenutzer erhält eine Kontingentmeldung. Standardmäßig ist in Exchange 2013 das Archivwarnungskontingent auf 45 Gb und das Archivkontingent auf 50 GB festgelegt.

In der folgenden Tabelle sind die protokollierten Ereignisse und Warnmeldungen aufgeführt, die beim Erreichen des Kontingentgrenzwerts für Archive und des Archivierungskontingents gesendet werden.

In-Place Archives and other Exchange features

In diesem Abschnitt werden die Funktionen zwischen In-Place Archives und verschiedenen Exchange-Features erläutert:

• Exchange-Suche: Die Möglichkeit, Nachrichten schnell zu durchsuchen, wird bei Archivpostfächern noch wichtiger. For Exchange Search, there's no difference between the primary and archive mailbox. Content in both mailboxes is indexed. Because the archive mailbox isn't cached on a user's computer (even when using Outlook in Cached Exchange Mode), search results for the archive are always provided by Exchange Search. Beim Durchsuchen des gesamten Postfachs in Outlook 2010 und höher und Outlook Web App enthalten die Suchergebnisse das primäre Postfach und das Archivpostfach der Benutzer.

• In-Situ eDiscovery: Wenn ein Ermittlungs-Manager eine In-Place eDiscovery-Suche ausführt, werden auch die Archivpostfächer der Benutzer durchsucht. Es gibt keine Option, Archivpostfächer auszuschließen, wenn im Exchange Admin Center (EAC) eine Discoverysuche erstellt wird. Wenn Sie die Exchange-Verwaltungsshell zum Erstellen einer Ermittlungssuche verwenden, können Sie das Archiv mithilfe des Schalters DoNotIncludeArchive ausschließen. Weitere Informationen finden Sie unter New-MailboxSearch. Weitere Informationen finden Sie unter Compliance-eDiscovery.

  Wichtig

  Sie können In-Place eDiscovery nicht verwenden, um ein getrenntes Postfach zu durchsuchen.

• In-Situ-Aufbewahrung und Beweissicherung für Rechtsstreitigkeiten: Wenn Sie ein Postfach in In-Place Aufbewahrungs- oder Beweissicherungsverfahren platzieren, wird der Haltebereich sowohl für das primäre postfach als auch für das Archivpostfach platziert. Weitere Informationen zu Compliance-Archiv und Beweissicherungsverfahren finden Sie unter In-Situ-Speicher und Beweissicherungsverfahren.

• Ordner "Wiederherstellbare Elemente": Das Archivpostfach enthält seinen eigenen Ordner "Wiederherstellbare Elemente" und unterliegt den gleichen Ordnerkontingenten für wiederherstellbare Elemente wie das primäre Postfach. To learn more about recoverable items, see Recoverable Items folder.

• Archivieren von Lync-Inhalten in Exchange: Sie können Chatunterhaltungen und freigegebene Onlinebesprechungsdokumente im primären Postfach des Benutzers archivieren. Das Postfach muss sich auf einem Exchange 2013-Postfachserver befinden, und Sie müssen Microsoft Lync 2013 in Ihrer Organisation bereitgestellt haben. Details hierzu finden Sie unter Integration with SharePoint and Lync.

Verwalten von Archivpostfächern

In Exchange 2013 ist das Erstellen und Verwalten von Archivpostfächern in allgemeine Postfachverwaltungsaufgaben integriert, einschließlich:

• Erstellen eines Archivpostfachs: Sie können beim Erstellen eines Postfachs ein Archivpostfach erstellen oder ein Archivpostfach für ein vorhandenes Postfach aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten In-Place Archives in Exchange 2013.

• Verschieben eines Archivpostfachs: Sie können das Archivpostfach eines Benutzers unabhängig vom primären Postfach in eine andere Postfachdatenbank auf demselben Postfachserver oder auf einen anderen Server verschieben. Sie müssen eine Verschiebungsanforderung für ein Postfach erstellen, um das Archivpostfach eines Benutzers zu verschieben. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von lokalen Verschiebungen.

  Wichtig

  Das Auffinden des Postfachs und Archivs eines Benutzers in verschiedenen Versionen von Exchange Server wird nicht unterstützt.

• Deaktivieren eines Archivpostfachs: Möglicherweise möchten Sie das Archivpostfach eines Benutzers zur Problembehandlung deaktivieren oder wenn Sie das primäre Postfach in eine Version von Exchange verschieben, die In-Place Archivierung nicht unterstützt. Das Deaktivieren eines Archivs ist mit dem Deaktivieren eines primären Postfachs vergleichbar. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten In-Place Archives in Exchange 2013. In lokalen Bereitstellungen bleibt ein deaktiviertes Archivpostfach in der Postfachdatenbank erhalten, bis der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Postfächer für diese Datenbank erreicht wird. Während dieses Zeitraums können Sie das Archiv erneut mit einem Postfachbenutzer verbinden. Wenn der Aufbewahrungszeitraum für das gelöschte Postfach erreicht ist, wird das getrennte Archivpostfach dauerhaft aus der Postfachdatenbank gelöscht.

• Abrufen von Postfachstatistiken und Ordnerstatistiken: Sie können Postfachstatistiken und Postfachordnerstatistiken für das Archivpostfach eines Benutzers abrufen, indem Sie den Schalter Archiv mit den Cmdlets Get-MailboxStatistics und Get-MailboxFolderStatistics verwenden.

• Testen der Archivkonnektivität: In Exchange 2013 können Sie das Cmdlet Test-ArchiveConnectivity verwenden, um die Konnektivität mit dem lokalen oder cloudbasierten Archiv eines bestimmten Benutzers zu testen.