SharePoint 2010: Effektive Bereitstellung von Informationen

Artikel
11/19/2015

Sicherstellt, dass der richtige Inhalt vor der richtige Anwender ist, erfordert Prozesskontrolle sowie Seitenentwurf und effiziente Technik.

Steve Wright und Corey Erkes

Adaptiert von "Pro SharePoint-2010-Governance" (Apress)

Eine wesentliche Verschiebung bei der Nutzung von Technologie in den letzten Jahren ist wie eng Benutzer Merkmale und online-Aktivitäten verfolgt und dann verwendet, um Informationen darüber, wie online-Werbung anzuzeigen. Aufgrund dieser Verschiebung erwarten Benutzer in der Regel, dass relevanter Informationen zu Ihnen, anstatt es auf eigene gesucht gedrückt wird.

Es ist wichtig, in diesen Bedingungen denken, wie Sie bestimmen, wie Inhalte für Benutzer, die Ihren Besuch auf Ihrer SharePoint-Websites zu liefern, ob intern oder extern. Du musst wissen, den besten Weg, um die verschiedenen Arten von Informationen zu liefern, die SharePoint in einer Weise verarbeiten kann, die für den aktuellen Benutzer sinnvoll ist.

Das Publikum zu verstehen

Um die beste Lösung für die Bereitstellung von Inhalten zu identifizieren, ist es wichtig, Ihre Zielgruppe und ihre Bedürfnisse zu verstehen. Auf breiterer Basis ist es auch wichtig, die Art der Benutzer zu verstehen, die das Portal unterstützt wird.

Welche Sprachen müssen Sie unterstützen? Brauchen Sie Sprachpakete installieren und Konfigurieren des Multilingual User Interface (MUI)? Haben das Portal Will , eine enge Zusammenarbeit-Komponente mit Office-Inhalte, wie Word und Excel? Macht es Sinn zum Bereitstellen von Office Web Apps damit Benutzer durchsuchen und Inhalte direkt im Browser nur minimale Änderungen vornehmen, ohne die Clientanwendung zu öffnen? Notwendig, zu teilen und bearbeiten Sie Inhalte mit anderen innerhalb der Organisation? Diese Arten von Fragen Fragen hilft den effektivsten Weg zum Übermitteln von Inhalten zu fahren.

In einem größeren Maßstab ist es wichtig zu verstehen, dass jeder einzelne Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern unterschiedliche Perspektiven und Prioritäten haben. Während alle breiten Themen wie Unternehmen News oder Mitarbeiter Vorteile interessiert sein könnten, sind einzelne Benutzer mehr Elemente, die unmittelbar auf ihre Projekte und die Position innerhalb des Unternehmens oder Teams interessiert.

Anstatt zu erzwingen eines Benutzers zum Navigieren durch Tausende von Berichten, z. B. haben Sie den gewünschten Bericht, der würde ihn direkt an ihn gedrängt interessieren oder haben sie am oberen Rand jeder Suchliste erscheinen. Der Schlüssel ist hier zu verstehen, was jede Gruppe oder geschäftliche Einheit mit interagiert oft gegenüber den Inhalt, die gelegentlich verwiesen werden könnte.

Eine andere Möglichkeit, dies zu betrachten ist zu Fragen, welche Inhalte erforderlich ist, um Geschäftsentscheidungen im Vergleich zu welcher Inhalt unterstützt, wie ein Benutzer tätig ist. Dies erfordert das Arbeiten mit jedem Team zu identifizieren, welche Inhalte am häufigsten verwendet wird und wie es am besten strukturiert werden soll. Dazu gehören Inhalte an Benutzer anstatt umfangreiche Suche oder Navigation schieben.

Tools für die Bereitstellung von Informationen zu definieren

Das alte Sprichwort: "ein Bild sagt mehr als tausend Worte, ist" gilt insbesondere, wenn Sie versuchen, das Layout und die Struktur einer SharePoint-Seite zur Unterstützung der Bereitstellung von Informationen zu definieren. Es gilt insbesondere beim Arbeiten mit Benutzern, die nicht vertraut mit SharePoint und die allgemeine Struktur und das Layout, die das Produkt unterstützt. Karrikatur auf einer SharePoint-Website — einschließlich Navigation, Webparts und branding — kann helfen, den Endbenutzer seine Gedanken zu konzipieren und das Layout zu visualisieren.

Ein gemeinsames Konzept zu definieren, das Layout und die Struktur ist die Schaffung ein Drahtmodells jede Website oder Seite innerhalb des Portals. Das Drahtgitter sollte des SharePoint-Seiten-Layouts, einschließlich Navigation, Suche-Steuerelemente und verfügbaren Webpartzonen imitieren. Weil dies so üblich ist, hat Microsoft Visio-Shapes zu helfen, diesen Prozess bereitgestellt. Diese Komponenten finden Sie auf der Microsoft download-Seite. Wenn Sie Microsoft Visio nicht haben, können Sie Microsoft PowerPoint verwenden, zum Erstellen von Wireframes für die Definition der Informationsbereitstellung. PowerPoint bietet eine Vielzahl der Formen und Grafiken, die erforderlich sind, um eine raffinierte Design zu erstellen. Ansonsten gibt es zahlreiche Produkte von Drittanbietern, die speziell zum Erstellen von Wireframes vorgesehen sind.

Wireframes sind ein integraler Bestandteil der Bereitstellung von Informationen innerhalb einer SharePoint-Umgebung zu definieren. Die wichtigsten Sehenswürdigkeiten innerhalb von SharePoint müsste zuerst ein Drahtmodell erstellt, um definieren die Inhaltsbereiche und wie dieser Inhalt angezeigt wird. Dieser Ansatz können Sie das Geschäft und ändern die Struktur leichter anstatt zu versuchen, die Seiten oben direkt in SharePoint zu verspotten. Unabhängig von den Tools zur Verfügung ist dies ein Prozess, der nicht übersehen werden darf.

Publikum-bezogene Inhalte

Wie bereits erwähnt, ist es wichtig zu verstehen, welche Inhalte wichtig, welches Team oder eine Gruppe von Benutzern und wie man am besten, um diese Informationen Ihnen logisch ist. Meistens geschieht dies durch Erstellen einer SharePoint-Website, die alle ähnliche Inhalte an einem Ort für diese bestimmte Gruppe nach Bedarf verbraucht hat. Obwohl dies ein ganz guter Ansatz ist, zahlt manchmal es sich, darüber nachzudenken, wie Sie diesen Inhalt auf die Benutzer anstelle von Laufwerk der Benutzer auf den Inhalt zu fahren. SharePoint Zielgruppenadressierung bietet die Möglichkeit, Inhalte gezielt auf Basis der Eigenschaften des aktuellen Benutzers.

Denken Sie daran, dass die Zielgruppenadressierung sollte kein Ersatz für Sicherheit. Zielgruppenadressierung nutzt Mitgliedschaften um einzuschränken, was ein Benutzer zunächst sehen kann. SharePoint Publikum können auf die folgenden Informationen beruhen:

Mitgliedschaft im Active Directory
Verteilerliste
Sicherheitsgruppe
Mitgliedschaft in der SharePoint-Gruppe
Lage in organisatorischen Berichtsstruktur
Öffentliche Eigenschaften im Benutzerprofil

Zielgruppenadressierung Mitgliedschaft in Active Directory oder einer SharePoint-Gruppe erforderlich keine Konfigurationen als Einrichtung einer SharePoint-Gruppe bei Bedarf. Es wird empfohlen, dass Sie Active Directory-Verteilerlisten oder Sicherheitsgruppen, die möglichst viel nutzen, da diese oft auf einer höheren Ebene innerhalb der Organisation gesteuert werden und die Belastung reduzieren von eine SharePoint-Gruppe fortlaufend zu aktualisieren. Es ist wichtig zu erkennen, den Zustand Ihrer Verteilerlisten und Sicherheitsgruppen innerhalb Ihrer Organisation und ob sie effektiv eingehalten sind. Dadurch wird bestimmt, ob Sie die Gruppen innerhalb von Active Directory zu nutzen oder SharePoint-Gruppen nutzen sollten. Sie möglicherweise auch zur Verwendung von SharePoint-Gruppen, wenn Ihre Active Directory Starr ist und es schwierig ist, zusätzliche Gruppen erstellen zurückkehren.

Verwenden das Benutzerprofil für targeting

Zielgruppenadressierung kann auch mithilfe der Eigenschaften aus dem Benutzerprofil SharePoint 2010 ausgeführt werden. SharePoint bietet 58 Benutzerprofileigenschaften, von die einige direkt aus den Eigenschaften in Active Directory zugeordnet sind. Diese Eigenschaften liegen in der Benutzer-Profildienst innerhalb der Zentraladministration. Auf diese Eigenschaften, wechseln zu SharePoint 2010-Zentraladministration, und wählen "Manage Service Applications" unter der Überschrift Anwendungsverwaltung. Wählen Sie aus dem Bildschirm Dienstanwendungen der User Profile Service Application. Die Profileigenschaften finden Sie unter den Benutzereigenschaften verwalten-Link unter dem Volk Überschrift.

Die tatsächliche Anzahl von Objekten aus Active Directory, die Benutzerprofileigenschaften zugeordnet werden können, hängt von wie aufgefüllt und organisierte die Eigenschaften sind in Active Directory. Um ein Publikum zu definieren, die Benutzerprofileigenschaften verwendet, muss eine Regel erstellt werden. Regeln bestehen aus drei Komponenten:

Operanden: Benutzer oder Eigenschaft
Betreiber:

Operanden Benutzer
Berichte unter
Mitglied des
Eigenschaft-Operand
=, >, >=, <, <=, <>
Enthält, nicht enthält

Wert: Zeichenfolge oder Benutzer-Suche

Wir durchqueren Sie ein paar Beispiele, so können Sie besser verstehen, wie ein Publikum erstellen die Bereitstellung von Informationen profitieren kann. Im ersten Beispiel vielleicht möchten Sie neue Mitarbeiter-Informationen, z. B. Formulare und Checklisten, nur diejenigen Mitarbeiter, die neu in die Gesellschaft zeigen. In der Regel wie folgt konnte erstellt und auf Inhalte Zugriff auf Arbeitnehmer beschränkt, die innerhalb dieses Kalenderjahres begonnen angewendet werden:

Operanden: Eigenschaft: Einstellungsdatum
Betreiber: “<”
Wert: 01/01/2011

Ein weiteres Beispiel könnte sein, erstellen Sie eine Regel für die Content-Verteilung nur Mitarbeitern dieses Berichts an den Director of Human Resources:

Operanden: Postfach
Betreiber: Berichte unter
Wert: Sally Gold (Name des Director of Human Resources)

Diese dieselbe Regel konnte auf eine etwas andere Weise erstellt werden:

Operanden: Eigenschaft: Department
Betreiber: “=”
Wert: Personalwesen

Schließlich ist sehr häufig notwendig, um bestimmte Informationen basierend auf Speicherort, z. B. ein Mittagessen-Menü oder Site-News:

Operanden: Eigenschaft: Location
Betreiber: “=”
Wert: Omaha

Publikum zunächst kompiliert werden, um die Liste der Benutzer zu erstellen, die die gegebene Regel erfüllen müssen, sondern sie auch häufig kompiliert werden müssen — wie Eigenschaften in Active Directory zu ändern, ändern Sie die Zielgruppen innerhalb von SharePoint sowie. Sie können auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis erstellt werden; der Kompilierung Zeitplan hängt stark von den Umfang der Änderungen, die innerhalb der Organisation stattfinden.

Inhaltsadressierung für Benutzergruppen

Wir empfehlen Ihnen zunächst die Umwelt zu überprüfen und bestimmen, wohin man geht, Zielgruppenadressierung verwendet werden, um Inhalte zu liefern, bevor man durch den Prozess des Erstellens von Publikum. Es ist nicht immer notwendig, direkt in der Zentraladministration und ein Publikum, um Inhalte zu erstellen. Denken Sie daran, dass Sie Active Directory-Mitgliedschaften direkt in den Inhalt sowie auch nutzen können. Darunter könnte eine Verteilerliste für eine Abteilung oder ein Bürostandort. Verbringen Sie einige Zeit, die Untersuchung von Active Directory-Gruppen, und was steht vor dem Tauchen auf und erstellen Ihre eigenen. In den folgenden Abschnitten beschreiben die Zielgruppenadressierung Methoden, die innerhalb von SharePoint verwendet.

Liste der Elemente, die im Webpart für Inhaltsabfragen angezeigt The Content Query Web Teil (CQWP) bietet die Möglichkeit, Inhalte aus vielen verschiedenen Listen zu ziehen und in einem Container aufrollen. Im Bereich CQWP-Tool unter Abfrage ermöglicht das Webpart angewendet Publikum Filtern von Listen, die das Webpart in Anspruch nimmt. Dies ist unabhängig von der Möglichkeit Publikum Ziel das gesamte Webpart, der unter Abschnitt "Erweitert" im Bereich "Werkzeug" gefunden werden kann.

Webparts jeder SharePoint-Webparts können auf eine Zielgruppe ausgerichtet werden. Dies kann erreicht werden, indem Sie auswählen, die entsprechende Zielgruppe, Verteilerliste oder SharePoint-Gruppe und eingeben, die in den Zielgruppen-Fragen im Abschnitt "Erweitert" im Webpart-Toolbereich.

Webseiten Teil wenn der SharePoint publishing Feature ist aktiviert, eine Bibliothek, die unter dem Namen Pages wird erstellt. Diese Bibliothek enthält alle unterstützenden Seiten der Website. Wie Webpartskönnen diese Seiten mit Publikum, Verteilerlisten oder SharePoint-Gruppen ausgerichtet werden. Jedoch anstatt Publikum Informationen innerhalb der Web-Toolbereich einzugeben, müssen Sie bearbeiten Sie die Eigenschaften der Seite-Element in der Liste und fügen Sie das benötigte Publikum.

Navigations-Links Navigations-Links, in globale Navigation und Quick-start-Navigation, auf Zielgruppen ausgerichtet werden können. Links können den nautischen Bereichen innerhalb von SharePoint 2010 hinzugefügt werden, indem Sie auf Websiteaktionen | Website-Einstellungen und wählen Sie Navigation unter Abschnitt Look & Feel. Einige Links möglicherweise nicht in der Lage sein Publikum ausgerichtete, wie sie Teil der integrierten Website sind. Dieser Ansatz bietet eine einfache Methode des Zielens der Navigation basierend auf das Publikum. Mithilfe dieser Funktion könnte sich als sehr nützlich bei der Definition der gesamten Hierarchie.

Bewertungen eine neue soziale Komponente von SharePoint 2010 ist Bewertungen. Sie haben wahrscheinlich gesehen, dies auf beliebte Händler-Websites wie Amazon.com, die die Popularität eines Elements basierend auf Benutzer-Feedback in Form von eins bis fünf Sterne Bewertung zeigt. SharePoint 2010 hat diesen Ansatz angenommen; Sie können jedes Listenelement oder Dokument-Bibliothekselement mit ein Sterne-Bewertung von eins bis fünf bewerten. Während der Mauszeiger über die Sterne, klicken Sie einfach auf das entsprechende Rating und Ihre Bewertung wird gespeichert.

Während dies eine einzelne Gruppe oder einem Publikum deiner nicht, bietet dieses Feature große Einblick, was andere Benutzer fühlen sich möglicherweise gut oder schlecht ist. Diese Bewertungen auch kommen ins Spiel während der Suche, wo wird Inhalt, der hat eine höhere Bewertung höher in den Suchergebnissen als Inhalt zurückgegeben, eine niedrigere Sternbewertung aufweist. Bewertungen sind nicht auf einer Liste oder Bibliothek standardmäßig aktiviert. Um dieses Feature zu aktivieren, navigieren Sie zu der Registerkarte Medienbibliothek Einstellungen der Liste oder Dokument Bibliothek, wählen Sie Einstellungen, und Rating-Einstellungen unter dem Abschnitt Allgemeine Einstellungen. Dies muss durchgeführt werden, für jede Liste oder Bibliothek, die die Bewertungen-Funktion erfordert.

Diese SharePoint-Features als auch das Publikum und Content targeting Taktiken verwenden, können Sie sicherstellen, dass der richtige Inhalt leicht zugänglich für diejenigen ist, die es am dringendsten benötigen. Erleichtert für Personen, die Inhalte zu finden, die sie suchen, Sie verbessern ihre Erfahrungen und Produktivität.

Steve Wright

Steve Wright ist senior Manager im Bereich Business Intelligence Management (BIM) für Sogeti USA LLC in Omaha, Neb. Jahren zuletzt formte arbeitete Wright Air Traffic Control, Finanz-, Versicherungs- und eine Vielzahl anderer Typen von Systemen. Er verfasst und technische Rezensionen für viele vorherige Titel für Microsoft-Produkte, einschließlich Windows, SharePoint, SQL Server und BizTalk durchgeführt.

Corey Erkes ist ein Manager-Berater für Sogeti USA LLC in Omaha, Neb. Erkes arbeitete mit einer Vielzahl von Firmen zu verschiedenen Zeitpunkten der Lebenszyklen ihrer SharePoint-Implementierungen. Er gehört zu den Gründungsmitgliedern der Omaha-SharePoint-Benutzer-Gruppe.

© 2012 Apress Inc. Alle Rechte vorbehalten. Gedruckt mit Genehmigung von Apress. Copyright 2012. "Pro SharePoint 2012 Governance" von Steve Wright und Corey Erkes. Für weitere Informationen zu diesem Titel und andere ähnliche Bücher, besuchen Sie bitte apress.com.