Doppelte Daten erkennen

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Veröffentlicht: November 2016

Gilt für: Dynamics CRM 2015

Potenzielle Duplikatdatensätze werden in Microsoft Dynamics 365 anhand von Duplikaterkennungsregeln ermittelt. Beim Veröffentlichen einer Duplikaterkennungsregel wird für jeden vorhandenen Datensatz ein Matchcode erstellt. Außerdem wird ein Matchcode für einen Datensatz erstellt, wenn er erstellt oder aktualisiert wird. Während der Erstellung oder Aktualisierung eines Datensatzes kann dessen Matchcode automatisch mit den Matchcodes der vorhandenen Datensätze abgeglichen werden. Standardmäßig enthält Microsoft Dynamics 365 einfache Duplikaterkennungsregeln für Firmen, Kontakte und Leads. Beispielsweise erkennen Sie Duplikate durch Zuordnung von Datensatzfeldern wie E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname.

Wichtig

Sie müssen ein Systemadministrator oder ein Systemanpasser sein, um Duplikaterkennungsregeln für Ihre Organisation erstellen, aktivieren und veröffentlichen zu können.

Wird nach dem Veröffentlichen einer Duplikaterkennungsregel die Länge von Feldern erhöht, die Teil der Duplikaterkennungskriterien sind, wird dies nicht erkannt. Die Feldlänge übersteigt dann möglicherweise die Längenbeschränkung des Matchcodes und kann nicht überprüft werden. Dadurch werden unter Umständen vorhandene Duplikate nicht erkannt.

Sie können mehrere Erkennungsregeln für denselben Entitätstyp erstellen. Sie können jedoch maximal fünf Duplikaterkennungsregeln pro Entitätstyp gleichzeitig veröffentlichen.

Sie können Duplikate erkennen:

  • Wenn Sie Datensätze für Entitäten erstellen oder aktualisieren, die für die Duplikaterkennung aktiviert wurden. Dazu gehören die Datensätze mit Dynamics CRM für Outlook, die in der Webanwendung Microsoft Dynamics 365 nachverfolgt werden. Das Duplikaterkennungsdialogfeld wird nur für Datensätze angezeigt, die in der Dynamics 365-Benutzeroberfläche (UI) erstellt oder aktualisiert wurden. So wird es beispielsweise für von einem Workflow erstellte Dateien nicht angezeigt.

    Hinweis

    Microsoft Dynamics 365 verfügt über die Duplikaterkennungsfunktion für die aktualisierten UI-Entitäten, wenn Sie Datensätze mithilfe der Entitätsformulare oder Tabellenansichten in der Dynamics 365-Webanwendung erstellen oder aktualisieren.

  • Beim Wechseln vom Offlinemodus in den Onlinemodus in Dynamics CRM für Outlook.

  • Beim Importieren von Daten. Sie können angeben, ob während des Imports eine Duplikatprüfung durchgeführt werden soll.

    Hinweis

    Duplikate können nicht erkannt werden, wenn ein Benutzer zwei Datensätze zusammenführt, einen Lead konvertiert oder eine Aktivität als abgeschlossen speichert. Duplikate werden außerdem nicht erkannt, wenn ein Benutzer den Status eines Datensatzes ändert, also z. B. einen Datensatz aktiviert bzw. deaktiviert.

Zur Duplikatprüfung in der Webanwendung können Sie die Funktion Duplikate erkennen unter Weitere Befehle (Schaltfläche "Weitere Befehle" auf der Navigationsleiste in dem Raster verwenden. Die doppelten Datensätze werden auch erkannt, wenn Sie Daten programmatisch oder mit dem Datenimport-Assistenten importieren. Darüber hinaus können Sie nach Duplikaten suchen, indem Sie geplante Duplikaterkennungsaufträge ausführen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu, wie Sie einen Duplikaterkennungsauftrag einrichten, finden Sie unter Ausführen von Systemaufträgen zum Erkennen von Duplikaten.

Ein Duplikaterkennungsauftrag wird im Hintergrund ausgeführt, während Sie in Microsoft Dynamics 365 weiterarbeiten. Auf Wunsch können Sie sich nach Abschluss eines Duplikaterkennungsauftrags von Dynamics 365 per E-Mail benachrichtigen lassen.

Siehe auch

Verwalten der Daten
Importieren von Daten (alle Datensatztypen)
Suchen nach Duplikaten
Einrichten von Duplikaterkennungsregeln
Systemaufträge ausführen, um Duplikate zu erkennen
Massenlöschung von Datensätzen

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