Organisationsweite Haftungsausschlüsse, Signaturen, Fußzeilen oder Kopfzeilen in Exchange Online

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In Exchange Online Organisationen oder Eigenständigen Exchange Online Protection (EOP)-Organisationen ohne Exchange Online Postfächer können Sie einen HTML- oder Nur-Text-Haftungsausschluss, eine Offenlegungserklärung, eine Signatur oder andere Informationen am Anfang oder Ende von E-Mail-Nachrichten hinzufügen, die Ihre E-Mail-Nachrichten eingeben oder verlassen. organization. Zu diesem Zweck können Sie eine Nachrichtenflussregel (auch als Transportregel bezeichnet) erstellen, mit der die erforderlichen Informationen zu E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden.

Hinweise:

  • Benutzer können Signaturen auf ihre eigenen ausgehenden Nachrichten in Outlook oder Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet) anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Outlook im Web.

  • Wenn Sie möchten, dass die Informationen nur an ausgehende Nachrichten angehängt werden, müssen Sie eine entsprechende Bedingungen hinzufügen (z. B. Empfänger außerhalb Ihrer Organisation). Standardmäßig werden Nachrichtenflussregeln auf eingehende und ausgehende Nachrichten angewendet.

  • Wenn Sie vermeiden möchten, dass einer E-Mail-Unterhaltung mehrere Haftungsausschlüsse hinzugefügt werden, fügen Sie eine Ausnahme hinzu, die nach eindeutigen Text im Haftungsausschluss sucht. Diese Ausnahme stellt sicher, dass der Haftungsausschluss nur der ursprünglichen Nachricht hinzugefügt wird.

  • Testen Sie den Haftungsausschluss. Wenn Sie die Nachrichtenflussregel erstellen, haben Sie die Möglichkeit, sie sofort zu verwenden (Erzwingen) oder sie zuerst zu testen und die Ergebnisse zu protokollieren. Es wird empfohlen, alle Nachrichtenflussregeln zu testen, bevor Sie sie auf Erzwingen setzen.

Was sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen?

Tipp

Liegt ein Problem vor? Bitten Sie in den Exchange-Foren um Hilfe. Besuchen Sie die Foren unter Exchange Online oder Exchange Online Protection.

  1. Navigieren Sie im EAC unter https://admin.exchange.microsoft.comzu Nachrichtenflussregeln>. Oder verwenden Sie https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules, um direkt zur Seite Regeln zu wechseln.

  2. Wählen Sie auf der Seite Regelndie Option +Regel hinzufügen und dann Haftungsausschlüsse anwenden aus.

    Klicken Sie im Exchange Admin Center auf der Seite Regeln auf Regel hinzufügen, und wählen Sie dann Haftungsausschlüsse anwenden aus.

  3. Konfigurieren Sie im assistenten für neue Regeln, der geöffnet wird, die folgenden Einstellungen auf der Seite Regelbedingungen festlegen :

    • Name: Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Regel ein.

    • Wenden Sie diese Regel an, wenn: Wählen Sie die Bedingungen aus, die bestimmen, welche Nachrichten den Haftungsausschluss erhalten. Beispiel:

      • Der Empfänger>ist extern/intern
      • Wählen Sie im daraufhin geöffneten Flyout Empfängerstandort auswählendie Option Außerhalb des organization aus, und klicken Sie dann auf Speichern.

      Wenn diese Regel auf jede Nachricht angewendet werden soll, die in den organization ein- oder ausgeht, wählen Sie in der Dropdownliste Diese Regel anwenden, wenn auf alle Nachrichten anwenden aus.

    • Gehen Sie wie folgt vor: Überprüfen Sie , ob Haftungsausschluss auf die Nachricht anwenden und Haftungsausschluss anfügen ausgewählt sind. Wenn Sie den Haftungsausschlusstext lieber am Anfang der Nachricht platzieren möchten, wählen Sie stattdessen Haftungsausschluss voranstellen aus.

      • Wählen Sie den Link Text eingeben aus, um den Text des Haftungsausschlusses einzugeben, und wählen Sie Speichern aus.

        Der Text des Haftungsausschlusses kann HTML-Tags und Inline-Cascading Stylesheet-Tags (CSS) enthalten. Mit dem IMG-Tag können Sie Bilder hinzufügen. Der Haftungsausschlusstext unterstützt auch die folgenden Token, die Werte des Absenders verwenden:

        • %%Stadt%%
        • %%Unternehmen%%
        • %%CountryOrRegion%%
        • %%Abteilung%%
        • %%DisplayName%%
        • %%Fax%%
        • %%FirstName%%
        • %%HomePhone%%
        • %%Initialen%%
        • %%LastName%%
        • %%Manager%%
        • %%MobilePhone%%
        • %%Notizen%%
        • %%Office%%
        • %%Pager%%
        • %%Phone%%
        • %%Postleitzahl%%
        • %%PostOfficeBox%%
        • %%StateOrProvince%%
        • %%StreetAddress%%
        • %%Title%%
        • %%UserPrincipalName%%
        • %%WindowsEmailAddress%%

      • Wählen Sie den Link Auswählen aus , um die Fallbackaktion einzugeben, wenn der Haftungsausschluss nicht in die Nachricht eingefügt werden kann.

      • Wählen Sie auf der Seite Fallbackaktion angeben einen Wert aus der Dropdownliste aus, und wählen Sie dann Speichern aus.

    • Außer wenn: Um eine Ausnahme hinzuzufügen, die verhindert, dass mehrere Haftungsausschlüsse in einer E-Mail-Unterhaltung hinzugefügt werden, konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:

      • Wählen Sie Betreff oder Text aus , und Betreff oder Text entspricht diesen Textmustern.
      • Geben Sie im daraufhin geöffneten Flyout Wörter oder Ausdrücke angeben die Wörter oder Ausdrücke im Haftungsausschluss ein, wählen Sie Hinzufügen und dann Speichern aus.

    Klicken Sie anschließend auf Weiter.

  4. Konfigurieren Sie auf der Seite Regeleinstellungen festlegen die folgenden Einstellungen:

    • Regelmodus: Lassen Sie den Standardwert Erzwingen ausgewählt, um die Regel sofort zu aktivieren, oder wählen Sie Testen ohne Richtlinientipps aus, um die Ergebnisse zu protokollieren, ohne den Nachrichten tatsächlich den Haftungsausschluss hinzuzufügen.
    • Schweregrad: Weisen Sie den Schweregrad zu, der im Nachrichtenprotokoll angezeigt wird. Gültige Werte sind:
      • Niedrig
      • Mittel
      • High
      • Nicht überwachen
      • Nicht angegeben
    • Diese Regel aktivieren und diese Regel deaktivieren für: Wählen Sie optional einen Datums-/Uhrzeitbereich aus, wenn die Regel aktiv ist.
    • Beenden der Verarbeitung weiterer Regeln: Optional können Sie das Anwenden weiterer Regeln auf eine Nachricht beenden, nachdem die Haftungsausschlussregel die Nachricht verarbeitet hat.
    • Zurückstellen der Nachricht, wenn die Regelverarbeitung nicht abgeschlossen ist: Optional können Sie die Nachricht zurückstellen, wenn die Regel die Nachricht nicht verarbeiten kann.
    • Absenderadresse in Nachricht abgleichen: Wählen Sie einen der folgenden Werte aus:
      • Header: Nur die Nachrichtenheader werden untersucht. Dieser Wert ist der Standardwert.
      • Umschlag: Nur der SMTP-Nachrichtenumschlag wird untersucht.
      • Kopfzeile oder Umschlag: Sowohl die Nachrichtenheader als auch der SMTP-Nachrichtenumschlag werden untersucht.
    • Kommentare: Geben Sie optional Kommentare ein, um die Regel zu beschreiben.

    Klicken Sie anschließend auf Weiter.

  5. Überprüfen Sie auf der Seite Überprüfen und fertig stellen die Einstellungen der Regel, und wählen Sie dann Fertig stellen aus.

Verwenden Sie das Cmdlet New-TransportRule zum Erstellen der Haftungsausschlussregel. Ausführliche Parameterinformationen finden Sie unter Bedingungen und Ausnahmen für Nachrichtenflussregeln (Prädikate) in Exchange Online.

Im folgenden Beispiel wird eine neue Nachrichtenflussregel erstellt, die einen Haftungsausschluss mit einem Bild am Ende aller E-Mail-Nachrichten hinzufügt, die außerhalb des organization gesendet werden:

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

Im folgenden Beispiel wird eine neue Nachrichtenflussregel erstellt, die am Anfang aller ausgehenden Nachrichten eine Ankündigung für einen Monat hinzufügt:

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

Woher wissen Sie, dass dieses Verfahren erfolgreich war?

Um zu überprüfen, ob Sie erfolgreich einen Haftungsausschluss erstellt haben und ob der Haftungsausschluss wie erwartet funktioniert, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  • Senden Sie eine reine Text-E-Mail und eine HTML-E-Mail an sich selbst, die alle Bedingungen und Ausnahmen erfüllt, die Sie definiert haben, und prüfen Sie, ob der Text wie beabsichtigt erscheint.
  • Wenn Sie eine Ausnahme hinzugefügt haben, um das Hinzufügen des Haftungsausschlusses zu nachfolgenden Nachrichten in einer Unterhaltung zu vermeiden, leiten Sie Ihre Testnachrichten an sich selbst weiter, um sicherzustellen, dass Sie keine zusätzliche Kopie des Haftungsausschlusses erhalten.
  • Senden Sie sich selbst einige Nachrichten, die den Haftungsausschluss nicht erhalten sollten, und vergewissern Sie sich, dass der Haftungsausschluss nicht enthalten ist.

Alternative Optionen für Regeln zu Haftungsausschlüssen

Wenn eine Nachrichtenflussregel die Nachricht nicht ändern kann, um den Haftungsausschluss hinzuzufügen (z. B. ist die Nachricht verschlüsselt), müssen Sie angeben, was zu tun ist. Diese Notfallsentität wird als Fallbackoption für die Regel bezeichnet. Die verfügbaren Fallbackoptionen für Haftungsausschlussregeln sind:

  • Umbruch: Eine neue Nachricht wird erstellt, und die ursprüngliche Nachricht wird als Anlage hinzugefügt. Der Haftungsausschlusstext wird der neuen Nachricht hinzugefügt, die an die Empfänger übermittelt wird. Dieser Fallbackoptionsname ist der Standardwert.

    • Nachfolgende Nachrichtenflussregeln, die Nachrichteneigenschaften untersuchen (z. B. der Betreff der Nachricht oder text im Nachrichtentext), untersuchen die neue Nachricht, nicht die ursprüngliche Nachricht (die jetzt eine Anlage in der neuen Nachricht ist). Wenn Sie möchten, dass andere Regeln die ursprüngliche Nachricht untersuchen und darauf reagieren, stellen Sie sicher, dass diese Regeln vor der Haftungsausschlussregel angewendet werden, indem Sie eine niedrigere Priorität für die Haftungsausschlussregel und eine höhere Priorität für andere Regeln verwenden.
    • Wenn beim Einfügen der ursprünglichen Nachricht als Anlage in die neue Nachricht ein Fehler auftritt, wird die ursprüngliche Nachricht nicht zugestellt. Die ursprüngliche Nachricht wird in einem Nichtzustellbarkeitsbericht (auch als NDR oder Unzustellbarkeitsnachricht bezeichnet) an den Absender zurückgegeben.

  • Ignorieren: Die Regel wird ignoriert, und die ursprüngliche Nachricht wird ohne haftungsausschluss übermittelt.

  • Ablehnen: Die ursprüngliche Nachricht wird in einem NDR an den Absender zurückgegeben.

In der Exchange-Verwaltungskonsole wählen Sie die Ausweichoption in der Regelaktion aus. In Exchange Online PowerShell verwenden Sie den Parameter ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction.

Weitere Informationen

Nachdem Sie eine Haftungsausschlussregel konfiguriert haben, finden Sie unter Verwalten von Nachrichtenflussregeln Informationen zum Anzeigen, Ändern, Aktivieren, Deaktivieren oder Entfernen der Regel.