Erstellen und Anwenden von Informationsverwaltungsrichtlinien

Durch aktivieren der Websiterichtlinienfunktion können Websitesammlungsadministratoren Aufbewahrungszeitpläne definieren, die für eine Website und ihren gesamten Inhalt gelten. So aktivieren Sie dieses Feature:

1. Wechseln Sie zur Startseite der Websitesammlung, für die Sie die Websiterichtlinienfunktion aktivieren möchten.

   Wechseln Sie zu Einstellungen , Websiteeinstellungen.

2. Wählen Sie unter Websitesammlungsverwaltung die Option Websitesammlungsfeatures aus.

3. Scrollen Sie zu Websiterichtlinie. Wenn auf der rechten Seite nicht Aktiv angezeigt wird, wählen Sie Aktivieren aus .

Damit sichergestellt ist, dass eine Informationsrichtlinie auf alle Dokumente eines bestimmten Typs in einer Websitesammlung angewendet wird, sollten Sie die Richtlinie auf Websitesammlungsebene erstellen und die Richtlinie dann später auf Inhaltstypen anwenden. Solche Richtlinien werden als Websitesammlungsrichtlinien bezeichnet.

1. Wechseln Sie zu Einstellungen , Websiteeinstellungen.

2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen in der Liste Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungsrichtlinien.

3. Klicken Sie auf der Seite Websitesammlungsrichtlinien auf Erstellen.

4. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie ein, und schreiben Sie dann eine kurze Richtlinienanweisungen, die benutzern erklärt, wofür die Richtlinie vorgesehen ist. Eine Richtlinienanweisung kann bis zu 512 Zeichen umfassen.

5. Unter Erstellen einer Richtlinie für einen Inhaltstyp weiter unten in diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Features einrichten, die Sie der Richtlinie zuordnen möchten.

6. Klicken Sie auf OK , um zur Seite Websitesammlungsrichtlinien zurückzukehren.

Durch Hinzufügen einer Informationsverwaltungsrichtlinie zu einem Inhaltstyp können Richtlinienfeatures problemlos mehreren Listen oder Bibliotheken zugeordnet werden. Sie können einem Inhaltstyp eine vorhandene Informationsverwaltungsrichtlinie hinzuzufügen oder eine einzelne Richtlinie speziell für einen einzelnen Inhaltstyp erstellen.

Darüber hinaus können Sie einem Inhaltstyp, der spezifisch für Listen ist, eine Informationsverwaltungsrichtlinie hinzufügen. Dadurch wird die Richtlinie nur auf Elemente in der Liste angewendet, die den Inhaltstyp verwenden.

1. Wechseln Sie zu Einstellungen , Websiteeinstellungen.

2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Web Designer Kataloge auf Websiteinhaltstypen.

3. Wählen Sie auf der Seite "Einstellungen für den Websiteinhaltstyp" den Inhaltstyp aus, dem Sie eine Richtlinie hinzufügen möchten.

4. Klicken Sie auf der Seite Websiteinhaltstyp im Abschnitt Einstellungen auf Richtlinieneinstellungen für die Informationsverwaltung.

5. Wählen Sie auf der Seite Informationsverwaltungsrichtlinieneinstellungen die Option Richtlinie definieren aus, und klicken Sie dann auf OK.

6. Geben Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie ein, und schreiben Sie dann eine kurze Beschreibung, die benutzern erklärt, wofür die Richtlinie vorgesehen ist. Eine Beschreibung kann bis zu 512 Zeichen lang sein.

7. Wählen Sie in den nächsten Abschnitten die einzelnen Richtlinienfunktionen aus, die Sie der Informationsverwaltungsrichtlinie hinzufügen möchten.

8. Um einen Aufbewahrungszeitraum für Dokumente und Elemente anzugeben, die dieser Richtlinie unterliegen, klicken Sie auf Aufbewahrung aktivieren, und geben Sie dann den Aufbewahrungszeitraum und die Aktionen an, die beim Ablauf der Elemente ausgeführt werden sollen.

   So geben Sie einen Aufbewahrungszeitraum an

   					1.	Klicken Sie auf Aufbewahrungsphase für Datensätze hinzufügen...
   					2.	Wählen Sie eine Option für den Aufbewahrungszeitraum aus, um anzugeben, wann Dokumente oder Elemente ablaufen sollen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Um das Ablaufdatum basierend auf einer Datumseigenschaft festzulegen, klicken Sie im Abschnitt Ereignis auf Diese Phase basiert auf einer Datumseigenschaft für das Element, und wählen Sie dann die Dokument- oder Elementaktion (z. B. Erstellt oder geändert) und das Zeitlimit nach dieser Aktion (z. B. die Anzahl von Tagen, Monaten oder Jahren) aus, wenn das Element ablaufen soll. Um eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsformel zum Bestimmen des Ablaufs zu verwenden, klicken Sie auf Durch eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsformel festlegen, die auf diesem Server installiert ist. Hinweis:  Diese Option ist nur verfügbar, wenn vom Administrator eine benutzerdefinierte Beibehaltungsformel eingerichtet wurde.
   					3.	Die Option Workflow starten ist nur verfügbar, wenn Sie eine Richtlinie für eine Liste, Bibliothek oder einen Inhaltstyp definieren, der bereits ein Workflow zugeordnet ist. Sie erhalten dann eine Auswahl an Workflows zur Auswahl.
   					4.	Wählen Sie im Abschnitt Serie die Option Die Aktion dieser Phase wiederholen, bis die nächste Phase aktiviert wird, und geben Sie an, wie oft die Aktion wiederholt werden soll. Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn die ausgewählte Aktion wiederholt werden kann. So ist es beispielsweise nicht möglich, eine Serie für die Aktion Endgültig löschen festzulegen.
   					5.	Klicken Sie auf OK.

9. Um die Überwachung für die Dokumente und Elemente zu aktivieren, die dieser Richtlinie unterliegen, klicken Sie auf Überwachung aktivieren, und geben Sie dann die Ereignisse an, die Sie überwachen möchten.

   So aktivieren Sie die Überwachung

   					1.	Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Überwachung das Kontrollkästchen Überwachung aktivieren , und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Ereignissen, für die Sie einen Überwachungspfad beibehalten möchten.
   					2.	Um Benutzer aufzufordern, diese Barcodes in Dokumente einzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer zum Einfügen eines Barcodes vor dem Speichern oder Drucken auffordern .
   					3.	Klicken Sie auf OK , um das Überwachungsfeature auf die Richtlinie anzuwenden.
   						Mit dem Richtlinienfeature "Überwachung" können Organisationen Überwachungspfade für Dokumente und Listenelemente wie Aufgabenlisten, Problemlisten, Diskussionsgruppen und Kalender erstellen und analysieren. Dieses Richtlinienfeature bietet ein Überwachungsprotokoll, das Ereignisse aufzeichnet, z. B. wann Inhalte angezeigt, bearbeitet oder gelöscht werden.
   						Wenn die Überwachung als Teil einer Informationsverwaltungsrichtlinie aktiviert wurde, können Administratoren die Überwachungsdaten in Berichten zur Richtlinienverwendung anzeigen, die auf Microsoft Excel basieren und die derzeitige Verwendung zusammenfassen. Auf Basis dieser Berichte können Administratoren feststellen, wie Informationen in der Organisation verwendet werden. Außerdem sind die Berichte hilfreich, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu prüfen und zu dokumentieren und um potenzielle Probleme zu erkennen.
   						Im Überwachungsprotokoll werden die folgenden Informationen erfasst: Name des Ereignisses, Datum und Zeit des Ereignisses sowie Systemname des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat.

10. Wenn Barcodes als Teil einer Richtlinie aktiviert sind, werden sie den Dokumenteigenschaften hinzugefügt und im Kopfzeilenbereich des Dokuments angezeigt, auf das der Barcode angewendet wird. Wie Bezeichnungen können Barcodes auch manuell aus einem Dokument entfernt werden.

    So aktivieren Sie Barcodes

    					1.	Aktivieren Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Barcodes das Kontrollkästchen Barcodes aktivieren .
    					2.	Um Benutzer aufzufordern, diese Barcodes in Dokumente einzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer zum Einfügen eines Barcodes vor dem Speichern oder Drucken auffordern .
    					3.	Klicken Sie auf OK , um das Barcodefeature auf die Richtlinie anzuwenden.
    						Durch die Barcoderichtlinie werden Code 39-Standardbarcodes generiert. Jedes Barcodebild enthält Text unterhalb des Barcodesymbols, das den Barcodewert darstellt. Dadurch wird die Verwendung der Barcodedaten auch dann ermöglicht, wenn keine Scanninghardware zur Verfügung steht. Die Benutzer können die Barcodenummer manuell in das Suchfeld eingeben, um das Element online zu suchen.

11. Wenn Sie festlegen möchten, dass Dokumente, die dieser Richtlinie unterliegen, Bezeichnungen aufweisen, klicken Sie auf Bezeichnungen aktivieren, und geben Sie dann die gewünschten Einstellungen für die Bezeichnungen an.

    So aktivieren Sie Bezeichnungen

    					1.	Damit Benutzer einem Dokument eine Bezeichnung hinzufügen müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer zum Einfügen eines Etiketts vor dem Speichern oder Drucken auffordern. Hinweis: Lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn Bezeichnungen optional sein sollen.
    					2.	Um eine Bezeichnung so zu sperren, dass sie nach dem Einfügen nicht mehr geändert werden kann, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen an Bezeichnungen nach dem Hinzufügen verhindern . Durch die Einstellung wird verhindert, dass Bezeichnungstext aktualisiert wird, nachdem die Bezeichnung in ein Element in einer Clientanwendung wie Word, Excel oder PowerPoint eingefügt wurde. Lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, wenn die Bezeichnung bei jeder Aktualisierung der Eigenschaften für das Dokument oder Element ebenfalls aktualisiert werden soll.
    					3.	Geben Sie im Feld Bezeichnungsformat den Text für die Bezeichnung so ein, wie sie angezeigt werden soll. Bezeichnungen dürfen bis zu 10 Verweise auf Spalten enthalten, die jeweils maximal 255 Zeichen lang sein dürfen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Format für die Bezeichnung zu erstellen: Geben Sie die Namen der Spalten, die in der Bezeichnung enthalten sein sollen, in der Reihenfolge ein, in der sie angezeigt werden sollen. Setzen Sie die Spaltennamen in geschweifte Klammern ({}), wie im Beispiel auf der Seite "Richtlinie bearbeiten" gezeigt. Geben Sie die Wörter für die Spalten außerhalb der Klammern ein, wie im Beispiel auf der Seite "Richtlinie bearbeiten" gezeigt.
    					4.	Um einen Zeilenumbruch hinzuzufügen, geben Sie \n ein, an der der Zeilenumbruch angezeigt werden soll.
    					5.	Wählen Sie den gewünschten Schriftgrad und Schriftschnitt aus, und geben Sie an, ob die Bezeichnung im Dokument links, in der Mitte oder rechts angezeigt werden soll. Tipp: Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass der gewählte Schriftgrad und der Schriftschnitt auf den Computern der Benutzer verfügbar sind. Es ist vom Schriftgrad abhängig, wie viel Text die Bezeichnung enthalten kann.
    					6.	Geben Sie die Höhe und Breite der Bezeichnung ein. Höhe und Breite können zwischen 6,4 Millimetern und 50,8 Zentimetern liegen. Der Text für Bezeichnungen ist im Bild immer vertikal in der Mitte ausgerichtet.
    					7.	Klicken Sie auf Aktualisieren , um eine Vorschau des Bezeichnungsinhalts anzuzeigen.

12. Klicken Sie auf OK.

Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie definieren, die nur für eine bestimmte Liste, Bibliothek oder einen bestimmten Ordner gilt. Wenn Sie jedoch eine Aufbewahrungsrichtlinie auf diese Weise erstellen, können Sie diese Richtlinie nicht auf anderen Listen, Bibliotheken, Ordnern oder Websites wiederverwenden.

Wenn Sie eine einzelne Aufbewahrungsrichtlinie auf alle Typen von Inhalt an einem Standort anwenden möchten, verwenden Sie am besten eine standortbasierte Aufbewahrungsrichtlinie. In den meisten anderen Fällen sollten Sie bestätigen, dass für alle Inhaltstypen eine Aufbewahrungsrichtlinie angegeben ist.

Wenn Sie für eine Liste oder Bibliothek eine Informationsverwaltungsrichtlinie definieren möchten, bei der es sich nicht um eine Aufbewahrungsrichtlinie handelt, müssen Sie für jeden der Liste oder der Bibliothek zugeordneten Listeninhaltstyp eine eigene Informationsverwaltungsrichtlinie definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Richtlinie für einen Websiteinhaltstyp in diesem Artikel.

Sie müssen mindestens über die Berechtigung Listen verwalten verfügen, um die Richtlinieneinstellungen für die Informationsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek zu ändern.

1. Navigieren Sie zu der Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie angeben möchten.

2. Klicken Sie für eine Dokumentbibliothek auf Einstellungen , Bibliothekseinstellungen.

   Wenn diese Menüelemente oder eine Liste nicht angezeigt werden, klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Bibliothek oder Liste , und klicken Sie dann auf Bibliothekseinstellungen oder Listeneinstellungen.

3. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Richtlinieneinstellungen für die Informationsverwaltung.

4. Überprüfen Sie auf der Seite "Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie", ob die Aufbewahrungsquelle für die Liste oder Bibliothek auf "Bibliothek und Ordner" festgelegt ist. Wenn Inhaltstyp als Quelle angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:

   • Klicken Sie auf Quelle ändern.

   • Wählen Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Quelle der Aufbewahrung die Option Bibliothek und Ordner aus. Sie werden darauf hingewiesen, dass Aufbewahrungsrichtlinien für Inhaltstypen ignoriert werden.

   • Klicken Sie auf OK.

5. Geben Sie auf der Seite Richtlinie bearbeiten im Abschnitt Bibliotheksbasierter Aufbewahrungszeitplan eine kurze Beschreibung für die Richtlinie ein, die Sie erstellen.

6. Klicken Sie unter Nicht-Datensätze auf Aufbewahrungsphase hinzufügen...

   Wichtig:  Unter Datensätze können Sie unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien für Datensätze definieren, indem Sie die Option Unterschiedliche Aufbewahrungsphasen für Datensätze definieren auswählen.

7. Wählen Sie im Dialogfeld Phaseneigenschaften eine Aufbewahrungsdauer aus, um anzugeben, wann Dokumente oder Elemente ablaufen sollen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Um das Ablaufdatum basierend auf einer Datumseigenschaft festzulegen, klicken Sie im Abschnitt Ereignis auf Diese Phase basiert auf einer Datumseigenschaft für das Element, und wählen Sie dann die Dokument- oder Elementaktion (z. B. Erstellt oder geändert) und das Zeitlimit nach dieser Aktion (z. B. die Anzahl von Tagen, Monaten oder Jahren) aus, wenn das Element ablaufen soll.

   • Um eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsformel zum Bestimmen des Ablaufs zu verwenden, klicken Sie auf Durch eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsformel festlegen, die auf diesem Server installiert ist.

     Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn vom Administrator eine benutzerdefinierte Beibehaltungsformel eingerichtet wurde.

   • Geben Sie unter Aktion an, was geschehen soll, wenn das Dokument oder Element abläuft. Um eine bestimmte Aktion für das Dokument oder Element zu aktivieren (z. B. löschen), wählen Sie eine Aktion aus der Liste aus.

8. Die Option Workflow starten ist nur verfügbar, wenn Sie eine Richtlinie für eine Liste, Bibliothek oder einen Inhaltstyp definieren, der bereits ein Workflow zugeordnet ist. Sie erhalten dann eine Auswahl an Workflows zur Auswahl.

9. Wählen Sie im Abschnitt Serie die Option Die Aktion dieser Phase wiederholen, bis die nächste Phase aktiviert wird, und geben Sie an, wie oft die Aktion wiederholt werden soll.

   Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn die ausgewählte Aktion wiederholt werden kann. So ist es beispielsweise nicht möglich, eine Serie für die Aktion Endgültig löschen festzulegen.

10. Klicken Sie auf OK.

Wenn bereits Informationsverwaltungsrichtlinien als Websitesammlungsrichtlinien für Ihre Website erstellt wurden, können Sie eine der Richtlinien auf einen Inhaltstyp anwenden. Auf diese Weise können Sie ein und dieselbe Richtlinie auf mehrere Inhaltstypen in einer Websitesammlung anwenden, die nicht denselben übergeordneten Inhaltstyp gemeinsam nutzen.

1. Navigieren Sie zu der Liste oder Bibliothek, die den Inhaltstyp enthält, auf den Sie eine Richtlinie anwenden möchten.

2. Klicken Sie für eine Dokumentbibliothek auf Einstellungen , Bibliothekseinstellungen.

   Wenn diese Menüelemente oder eine Liste nicht angezeigt werden, klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Bibliothek oder Liste , und klicken Sie dann auf Bibliothekseinstellungen oder Listeneinstellungen.

3. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Richtlinieneinstellungen für die Informationsverwaltung.

4. Stellen Sie sicher, dass die Quelle für die Richtlinie auf Inhaltstypen festgelegt ist, und wählen Sie unter Auf dem Inhaltstyp basierende Richtlinien den Inhaltstyp aus, auf den die Richtlinie angewendet werden soll.

5. Klicken Sie im Abschnitt Richtlinie angeben auf Websitesammlungsrichtlinie verwenden, und wählen Sie dann in der Liste die Richtlinie aus, die Sie anwenden möchten.

   Hinweis:  Wenn die Option Websitesammlungsrichtlinie verwenden nicht verfügbar ist, wurden für die Websitesammlung keine Websitesammlungsrichtlinien definiert.

6. Klicken Sie auf OK.

   Wichtig: Wenn die Liste oder Bibliothek, mit der Sie arbeiten, die Verwaltung mehrerer Inhaltstypen unterstützt, können Sie unter Inhaltstypen auf den Inhaltstyp klicken, für den Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie angeben möchten. Dadurch gelangen Sie direkt zum oben aufgeführten Schritt 5.

Freigeben von Inhaltstypen über Websitesammlungen hinweg mithilfe einer Dienstanwendung für verwaltete Metadaten zum Einrichten der Inhaltstypveröffentlichung. Die Inhaltstypveröffentlichung hilft Ihnen, Inhalte und Metadaten auf Ihren Websites konsistent zu verwalten, da Inhaltstypen zentral erstellt und aktualisiert werden können und Updates in mehreren abonnierenden Websitesammlungen oder Webanwendungen veröffentlicht werden können.

Sie können eine Informationsverwaltungsrichtlinie definieren und dann auf deren Grundlage eine Vorlage erstellen, die bei Bedarf websitesammlungsübergreifend verwendet werden kann. Wenden Sie diese Methode an, wenn Sie eine Sicherung Ihrer Informationsrichtlinien erstellen möchten, oder nutzen Sie diese Methode als Alternative zur Inhaltstypveröffentlichung für das websitesammlungsübergreifende Anwenden einer Richtlinie. Zum Erstellen einer Vorlage oder Sicherung der Richtlinie exportieren Sie die Richtlinie aus einer Websitesammlung an einen sicheren Ort oder in eine andere Websitesammlung.

Exportieren einer Richtlinie

1. Wechseln Sie in der Websitesammlung, in der sich die Richtlinie befindet, zu Einstellungen , Websiteeinstellungen.

2. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungsrichtlinien.

3. Klicken Sie auf die Richtlinie, die Sie exportieren möchten, scrollen Sie zum Ende der Richtlinie, und klicken Sie dann auf Exportieren.

4. Klicken Sie an der Eingabeaufforderung zum Speichern oder Öffnen der Datei auf Speichern, und wählen Sie dann einen Speicherort aus, in dem die Datei gespeichert werden soll. Wählen Sie auf jeden Fall einen Pfad aus, der für die Websitesammlungen zugänglich ist, die die Richtlinie importieren sollen.

5. Wenn das Dialogfeld Download abgeschlossen angezeigt wird, klicken Sie auf Schließen.

Importieren einer Richtlinie in eine andere Websitesammlung

Wenn Sie eine Informationsverwaltungsrichtlinie importieren, können Sie sie in einer vorhandenen Websitesammlung auf mehrere Inhaltstypen auf Website- oder Listenebene anwenden. Dadurch ergeben sich zwei Vorteile: Sie müssen die Richtlinie nicht für jeden Inhaltstyp erneut definieren und anwenden, und Sie können Richtlinienänderungen einfacher verwalten, indem Sie Änderungen an der Richtlinie nur an einer Stelle ausführen.

1. Wechseln Sie auf der Startseite der Websitesammlung, auf die Sie die Richtlinie anwenden möchten, zu Einstellungen , Websiteeinstellungen.

2. Klicken Sie im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungsrichtlinien.

3. Klicken Sie auf der Seite Websitesammlungsrichtlinien auf Importieren, und klicken Sie dann auf Durchsuchen , um die XML-Datei für die Richtlinie zu suchen.

4. Wählen Sie die XML-Datei aus, in der die Richtlinie gespeichert wurde, und klicken Sie dann auf Öffnen.

5. Klicken Sie auf der Seite Websitesammlungsrichtlinie importieren auf Importieren , um die Richtlinie der Websitesammlung hinzuzufügen.

Die importierte Richtlinie kann nun auf einen oder mehrere Inhaltstypen auf Website- oder Listenebene angewendet werden. Siehe Anwenden einer Websitesammlungsrichtlinie auf einen Inhaltstyp weiter oben in diesem Artikel.